淺析辦公自動化的現(xiàn)狀與發(fā)展方向

王勤

摘 要：辦公自動化（Office Automation，簡稱OA）系統(tǒng)，是利用先進的電子信息技術和現(xiàn)代辦公設備構成的人機信息處理系統(tǒng)，輔助管理人員進行各種辦公活動。實現(xiàn)辦公自動化建設的目的是為了讓決策更加的有效。利用辦公自動化，或者是數(shù)字化辦公的實現(xiàn)，對管理組織結構進行優(yōu)化，并且進行管理體制的調整，在效率提高的情況下，切實增加協(xié)調辦公能力，讓決策更加一致，提高決策的實際效能。推行辦公自動化是高等學校在信息時代的必然選擇。

關鍵詞：辦公自動化 電子信息技術 現(xiàn)代辦公設備

中圖分類號：G647 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2017）10（c）-0185-02

1 辦公自動化的發(fā)展現(xiàn)狀

辦公自動化的實質就是提高工作效率。在全球信息化、網絡化的背景下，我們的工作方式及生活方式正在發(fā)生著重大的改變，提高信息化建設成為社會各個階層發(fā)展的必然趨勢。但在實際的應用中存在以下問題。

1.1 辦公自動化與上網相混淆

辦公自動化是利用先進的電子信息技術，接合現(xiàn)代辦公設備，輔助管理人員進行各種多樣的辦公活動。但在實際操作中卻很容易與上網相混淆。以政府上網工程為例，政府部門把一些政務信息到Internet上，進而在網上建立與老百姓溝通的渠道，以實現(xiàn)政務公開和政府行為接受監(jiān)督的目的。但是實際效果并不是特別的明顯，究其原因，主要是政府公開網站上發(fā)布的政務信息多數(shù)是靜態(tài)，實質進展性的工作很少。及時性、實質動態(tài)性的信息相對較少。很多部門將上網工程與辦公自動化混為一談。以為政務公開了就是實際了辦公自動化。其實不然，辦公自動化工程要求我們要把內部工作利用先進的電子信息技術真正地實際數(shù)字化辦公，進而優(yōu)化管理組織結構，提高辦事效率。政務公開屬于政府的外網建設，只有內部真正實際辦公自動化，才能更及時有效地發(fā)布信息，實現(xiàn)動態(tài)化辦公，做到真正的政務公開，真正的為民服務，與老百姓溝通，并接受社會及大眾的監(jiān)督。

1.2 辦公自動化的數(shù)字程度尚處于初級階段

隨著互聯(lián)網信息技術的高速發(fā)展，辦公軟件理論與技術也得到了快速的發(fā)展，這對于實現(xiàn)辦公自動化是有很大的促進作用的。但是目前想要達到真正意義上的數(shù)字化辦公還是很一定的距離的。我們的數(shù)字化辦公程序還處于初級階段。所謂數(shù)字化辦公即幾乎所有的辦公業(yè)務都在網絡環(huán)境下實現(xiàn)。這勢必對我們現(xiàn)有的管理體制有一定的沖擊，使現(xiàn)有管理體制發(fā)生變革，同時現(xiàn)有的工作習慣、工作方式和法律體系亦會發(fā)生變化。而這些變化并不是我們短時間內能操控和修正的，是需要時日來慢慢改變和適應的。盡管如此，全面實現(xiàn)數(shù)字化辦公是辦公自動化發(fā)展的必然趨勢。

2 辦公自動化發(fā)展方向

數(shù)字化辦公不同于傳統(tǒng)的OA，也不等同于MIS的建設，它的基礎是Intranet網絡平臺，將整個內部看成一個整體，依托網絡服務，對所有的用戶進行集中管理，對所有的網絡資源分層授權，自上而下，行之有效的進行管理、操作和分配。

辦公自動化經歷了這幾年的發(fā)展，已經被我們所接受并有所了解。大到政府，小到企業(yè)都在不同程度的提倡并實踐著數(shù)字化辦公。深入理解管理以及搜集相關的信息是辦公自動化最根本的工作內容，這些也是實現(xiàn)辦公自動化的方式方法。辦公軟件是辦公自動化的關鍵，也是決定辦公自動化能否真實高效的關鍵。同時，數(shù)字化辦公環(huán)境下的硬件也是必不可少的。安全穩(wěn)定的網絡環(huán)境是數(shù)字化辦公的基礎及保障，數(shù)字化辦公是具有開放性的，這就使得安全的信息以及使用的分層需要靠授權來完成，這也是數(shù)字化辦公系統(tǒng)啟用的必要條件，這樣做，就使得信息得到共享以及開放。隨著越來越多的人加入到辦公自動化，使得移動辦公協(xié)同工作越來越重要，我們可以隨時通過網絡處理工作，使得工作的效率得到大大地提升，同時也使得辦公的費用減少了。安全性控制功能是辦公自動化系統(tǒng)安全應用的前提條件。辦公自動化系統(tǒng)安全控制功能，就是指針對一些辦公自動化中出現(xiàn)的不正常行為的用戶的進入，以及一些內容的具體限制，以及加上密碼。

3 高校推行辦公自動化的必要性

推行辦公自動化是高等院校在信息時代的必然選擇，也是高等院校自身建設、改革和發(fā)展的必然要求。

（1）推行辦公自動化是學?？茖W管理的需要。通過集成處理與發(fā)布信息平臺，可以有效解決信息收集、處理和發(fā)布問題，實現(xiàn)資源共享，更能推動各部分間的高效協(xié)同工作。同時，高校管理者也可以通過信息平臺，隨時了解學校各部門的工作進度、學校運行情況，做到及時交流與溝通，提高管理和決策的水平；通過辦公自動化，還可以規(guī)范工作流程，剔除不必要的程序運作，節(jié)省時間，提高效率；同時還可以明確每個部分及每個責任人的職責，增加工作的責任心，最大限度的減少部分之間的相互扯皮和推諉。

（2）推行辦公自動化是現(xiàn)在高校多校區(qū)辦公的需要。隨著高校管理體制的改革和高校布局結構的調整，現(xiàn)在高校一般都會有多個校區(qū)，且地理位置各異，傳統(tǒng)辦公方式就難于滿足上傳下達的及時性及有效性，這就迫切要求數(shù)字化辦公的出現(xiàn)。

（3）推行辦公自動化是高校移動辦公的需要。隨著開放性程序的不斷提高，高校領導外出參加學術研討及考察已經是成為經常性的常規(guī)工作。這時移動辦公的優(yōu)勢就顯現(xiàn)出來了，領導可以不受時間和空間的約束，隨時隨地的辦公。

（4）推行辦公自動化是高校提高效率、節(jié)約成本的需要。無紙化辦公在節(jié)約大量紙張油墨等耗材的同時，更能使信息傳遞及時快速，節(jié)省大量時間成本及人力成本，同時提高工作效率及管理水平。

（5）推行辦公自動化是高校信息溝通、民主管理的需要。在辦公自動化環(huán)境下，可以設置一個交流區(qū)，高校領導這樣能夠比較好地聽到師生的建議和意見。網絡本身便是匿名的，在這種情況下師生可以將自己的想法說出來，對于這些問題，學校領導以及相關部門也能夠根據針對性來進行答復和解決，這樣能夠提高高校管理工作本身的有效性。實施辦公自動化也能夠讓院務公開，教職工可以根據自動化系統(tǒng)的相關信息來了解工作開展的情況，提高高校管理的民主性。

4 順利推行高校辦公自動化工作的建議

4.1 加強領導，更新觀念

加強領導，更新觀念是高校推行辦公自動化的基礎。高校辦公自動化涉及到高校工作的方方面面，需要高校領導的重視，并積極提倡。這樣才能將辦公自動化落到實處，使人人都能更新觀念，積極配合學校的數(shù)字化建設。

4.2 加強管理，科學規(guī)劃

辦公自動化是一個復雜的系統(tǒng)，它涵蓋高校管理的方方面面，這就需要加強管理，科學規(guī)劃，突出時效，逐步實施。做到由急到緩，由簡到繁，結合實際需要，不斷補充、調整，真正建成適合本校需要的高效完善的辦公自動化系統(tǒng)。

4.3 制訂制度，健全機制

高校在辦公自動化系統(tǒng)推進的時候，需要根據本校的實際情況，進行相關規(guī)章制度的完善和健全，從而保證系統(tǒng)本身的安全、保證管理的科學性、信息的有效性以及文件發(fā)布的嚴肅和規(guī)范。并且還需要做好考核和檢查工作，并且還應該定期派人進入到各個部門中去檢查相關情況，需要定期進行考核，并且還應該組織經驗交流，從而推動辦公自動化更好的進行。

總之，高校辦公自動化系統(tǒng)的實施和應用是一項復雜的系統(tǒng)工程，辦公自動化的順利實施與管理者、參與者的觀念、素質，學校的硬件、軟件配置、管理水平以及資金狀況密切相關，的以，我們必須進行充分細致的調查和縝密的分析，堅持以需求為導向，選擇適當?shù)南到y(tǒng)功能并不斷完善，敢于發(fā)現(xiàn)問題、正視問題、解決問題，以應用促發(fā)展。

參考文獻

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