社保檔案管理現(xiàn)代化的實(shí)現(xiàn)途徑探析

王娟

摘 要：社會(huì)保障體系是社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的重要支柱，健全完善的社保體系不僅有利于市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的穩(wěn)步健康發(fā)展，同時(shí)也能保障社會(huì)的和諧穩(wěn)定。作為社保體系重要組成部分的檔案管理工作就顯得十分重要。本文在對(duì)當(dāng)前社保檔案管理問題分析的基礎(chǔ)上，從五個(gè)方面對(duì)社保檔案管理現(xiàn)代化的實(shí)現(xiàn)途徑進(jìn)行了探析。

關(guān)鍵詞：社保檔案；管理；現(xiàn)代化

近些年來，隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展，社會(huì)保險(xiǎn)制度改革的不斷深化，社會(huì)保險(xiǎn)在服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展大局、保證人民群眾正常生產(chǎn)生活中扮演著愈加重要的角色，其影響力也不斷擴(kuò)大。與此同時(shí)，社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理也承擔(dān)著更加繁重的工作，面臨著嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。根據(jù)社會(huì)發(fā)展形勢(shì)及社保發(fā)展要求，不斷推進(jìn)社保檔案管理的現(xiàn)代化可以說已經(jīng)迫在眉睫。

1 社保檔案管理的內(nèi)涵及特點(diǎn)

社會(huì)保險(xiǎn)工作在向參保人提供服務(wù)的過程中，需要使用大量的文件檔案和記錄有關(guān)信息。在這些文件檔案信息使用過后，對(duì)其進(jìn)行收集、歸檔、整理、保存的過程就是社保檔案管理。社保檔案管理是構(gòu)建社會(huì)保險(xiǎn)體系的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)性工作，同時(shí)也是一項(xiàng)比較復(fù)雜的系統(tǒng)性工程。

社會(huì)保險(xiǎn)檔案是在服務(wù)于社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)的過程中形成的，對(duì)其管理具有如下幾個(gè)特點(diǎn)。首先，社保檔案管理具有很強(qiáng)的服務(wù)性。它不僅要為參保人提供繳費(fèi)情況記錄，為養(yǎng)老金計(jì)發(fā)標(biāo)準(zhǔn)提供依據(jù)，同時(shí)還要為政策制定提供數(shù)據(jù)支撐。社保檔案管理的服務(wù)性特征決定了其必須不斷優(yōu)化管理手段、管理過程，這樣才能更好地服務(wù)于社保各項(xiàng)工作的開展。其次，社保檔案管理具備很強(qiáng)的復(fù)雜性、系統(tǒng)性。社保檔案不僅要管理個(gè)人參保信息、單位參保信息、養(yǎng)老金支付情況、保險(xiǎn)費(fèi)收繳情況、未支付保險(xiǎn)金收回情況，還需要管理在確定社會(huì)保險(xiǎn)權(quán)利時(shí)所需要的文件、要求領(lǐng)取保險(xiǎn)金的申請(qǐng)等，因此客觀上要求社保檔案管理必須盡快實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化、信息化，這樣才能不斷滿足社保工作精細(xì)化發(fā)展需求。最后，社保檔案管理具有實(shí)時(shí)更新的顯著特征。社會(huì)保險(xiǎn)檔案有別于其他專門檔案，由于參保對(duì)象的工作單位、繳費(fèi)情況是不斷變動(dòng)的，因此社保檔案就需要多次輸入、經(jīng)常存檔。因此，社保檔案管理急需引入流程化管理手段，這樣才能逐步實(shí)現(xiàn)管理的制度化、規(guī)范化。

2 當(dāng)前社保檔案管理過程中存在的問題

首先，發(fā)展速度慢且發(fā)展不均衡。事實(shí)上，社保管理信息化目標(biāo)至今已提出二十余年，進(jìn)展比較迅速的已經(jīng)完成管理軟件的二次、三次開發(fā)，而進(jìn)展較為遲緩的則還停留在初始開發(fā)階段，在某些西部地區(qū)甚至存在著計(jì)算機(jī)閑置多年而未使用的情況。從技術(shù)角度看，水平也是參差不齊，有的地區(qū)起點(diǎn)較低，既缺乏總體性規(guī)劃，也無系統(tǒng)性考慮。而有的地區(qū)則起點(diǎn)較高，不僅開發(fā)出了功能較為完備的管理系統(tǒng)，而且還準(zhǔn)備配備小型機(jī)，實(shí)行全省網(wǎng)絡(luò)化管理。

其次，缺乏完善的檔案信息管理系統(tǒng)。在當(dāng)前“互聯(lián)網(wǎng)+”迅猛發(fā)展的背景下，網(wǎng)絡(luò)化、信息化手段已經(jīng)成為推動(dòng)社保檔案管理現(xiàn)代化的重要力量。它不僅能夠滿足自身工作的需求，而且還能夠提高社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作的整體效率。然而現(xiàn)實(shí)情況卻是，各地在開發(fā)信息化管理系統(tǒng)時(shí)，更多考慮的是本地區(qū)工作開展的需要，而忽略了全省性乃至全國(guó)性的大局，主要表現(xiàn)就是在管理系統(tǒng)的整體結(jié)構(gòu)、硬件和軟件的選型、應(yīng)用軟件的規(guī)范、數(shù)據(jù)格式和網(wǎng)絡(luò)功能及通訊等諸多方面都各行其是，其中尤以數(shù)據(jù)庫問題最為突出。這不僅會(huì)導(dǎo)致財(cái)力物力的極大浪費(fèi)，同時(shí)也給今后整體工作的開展造成很大困難，可以說是一種極為短視的行為。

最后，對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理和數(shù)據(jù)庫重視不夠。由于對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理認(rèn)識(shí)不足，有相當(dāng)一部分地區(qū)為了應(yīng)對(duì)日益繁重、復(fù)雜的社保檔案管理工作而開發(fā)了一些基礎(chǔ)性業(yè)務(wù)軟件，對(duì)于完整的數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)則根本未加考慮。同時(shí)，由于各種因素制約，當(dāng)前不少社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)的管理方法中仍夾雜著許多行政性手段，加之管理對(duì)象大多仍以企業(yè)為主，而不直接面對(duì)投保人和受益人，因此對(duì)諸如社保未來發(fā)展的規(guī)劃、組織和精算研究等，還未引起人們的足夠重視，在數(shù)據(jù)的處理上也還存在不少漏洞。

3 實(shí)現(xiàn)社保檔案管理現(xiàn)代化的途徑

針對(duì)上述問題，實(shí)現(xiàn)社保檔案管理現(xiàn)代化可以從以下五個(gè)方面著手。

第一，加大宣傳力度，轉(zhuǎn)變管理理念。管理工作歸根結(jié)底仍需要人來完成，再規(guī)范的管理流程、再先進(jìn)的管理系統(tǒng)，如果不能得到很好的執(zhí)行，最終也難以發(fā)揮任何作用。因此，管理理念的轉(zhuǎn)變是做好社保檔案管理的前提和基礎(chǔ)。當(dāng)前，要通過在社保檔案管理隊(duì)伍中加大宣傳力度，讓新管理理念真正被內(nèi)化于心、外化于行。同時(shí)，要通過強(qiáng)化制度紀(jì)律的執(zhí)行、問責(zé)，倒逼新管理理念的養(yǎng)成與固化。

第二，建設(shè)現(xiàn)代化專業(yè)人才隊(duì)伍。檔案管理現(xiàn)代化人才的培養(yǎng)與引進(jìn)是一個(gè)長(zhǎng)期過程。當(dāng)前，一方面要抓好現(xiàn)有人才的培訓(xùn)，通過各種教育手段提升其管理意識(shí)、管理能力。另一方面要做好人才的選拔、引進(jìn)工作，著力吸收一批既有現(xiàn)代檔案管理理念，同時(shí)又熟悉社保工作的優(yōu)秀人才。

第三，進(jìn)一步推動(dòng)檔案管理的制度化、規(guī)范化。社保檔案管理的現(xiàn)代化既需要優(yōu)秀的人才和技術(shù)，同時(shí)也離不開規(guī)范、嚴(yán)密的制度保障。雖然信息技術(shù)手段的廣泛應(yīng)用更加便利了檔案管理工作的開展，但同時(shí)也帶來了不少隱患，這就需要一整套標(biāo)準(zhǔn)化管理體系來加以預(yù)防。當(dāng)前比較可行的就是各地區(qū)結(jié)合自身實(shí)際，制定出適合本地區(qū)的制度體系。這其中不僅應(yīng)包括操作流程、操作規(guī)范，還應(yīng)該加入紀(jì)律執(zhí)行、問責(zé)等內(nèi)容，以確保制度得以落實(shí)。

第四，做好編研與開發(fā)工作，實(shí)現(xiàn)深層次發(fā)展。為了真正做好檔案管理工作，當(dāng)前要編研出一套高質(zhì)量的社會(huì)保險(xiǎn)檔案資料，并在社會(huì)保險(xiǎn)檔案人員中大力推廣，爭(zhēng)取為更多的社會(huì)保險(xiǎn)人員提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。同時(shí)，在編研過程中要注意三個(gè)方面的內(nèi)容：一是要盡可能地滿足當(dāng)前社會(huì)發(fā)展及社保檔案管理工作需要，提升編研的科學(xué)性、全面性；二是要能為政府機(jī)構(gòu)決策提供服務(wù)，做到有方向性、針對(duì)性編研；三是要以促進(jìn)社會(huì)發(fā)展為目的，以實(shí)現(xiàn)社會(huì)保險(xiǎn)為基礎(chǔ)，保證檔案管理方式的靈活性，以充分發(fā)揮檔案信息的潛在價(jià)值。

第五，加強(qiáng)信息化手段的應(yīng)用與開發(fā)。信息化手段的應(yīng)用與開發(fā)已經(jīng)成為社保檔案管理的核心。當(dāng)前，要加強(qiáng)信息技術(shù)的引入，并以拓展區(qū)域社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的聯(lián)網(wǎng)工作為基礎(chǔ)，對(duì)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)進(jìn)行規(guī)范處理，從而實(shí)現(xiàn)檔案信息與數(shù)據(jù)的共享共有，并提高信息數(shù)據(jù)的利用率。此外，還需要不斷擴(kuò)展業(yè)務(wù)管理流程的多樣性，積極擴(kuò)大管理系統(tǒng)的使用范圍，提升社保檔案管理的質(zhì)量與效率?？紤]到社保檔案管理涉及內(nèi)容的繁復(fù)性，還要高度重視并加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫的開發(fā)與應(yīng)用。在開發(fā)過程中，不但要保證系統(tǒng)的適用性、可靠性，還要為數(shù)據(jù)庫實(shí)施數(shù)據(jù)共享，以盡力避免出現(xiàn)數(shù)據(jù)重復(fù)，保證數(shù)據(jù)的完整性。

綜上所述，實(shí)現(xiàn)社保檔案管理現(xiàn)代化是一個(gè)長(zhǎng)期過程，需要不斷糾正偏差、積累經(jīng)驗(yàn)。但從總體上看，建設(shè)好人才隊(duì)伍、實(shí)現(xiàn)制度化管理、構(gòu)建信息系統(tǒng)是這個(gè)過程的中心環(huán)節(jié)，只要抓好這三個(gè)環(huán)節(jié)，就抓住了實(shí)現(xiàn)社保檔案管理現(xiàn)代化的“牛鼻子”。

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