電子檔案安全管理研究

摘 要：隨著現(xiàn)代科學技術的不斷發(fā)展，計算機在電子檔案的管理中逐漸應用和普及，利用其網(wǎng)絡傳輸、數(shù)字化管理，代替了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理，這能夠使檔案的管理更加便捷，提高資源的利用程度。但是在這個過程中，檔案的完整性和保密性都受到了一定的威脅，如果不注意這些問題，造成的損失是不可估量的。因此，要加強電子檔案的信息安全管理問題。

關鍵詞：電子檔案；安全管理；對策

信息技術的發(fā)展和進步給電子檔案的信息安全管理問題帶來了一定的威脅和隱患，這就要保證電子檔案在創(chuàng)建、存儲時的安全性和保密性，對一些非法的訪問和改動要進行技術防范，以此來保障電子人事檔案信息的安全性和保密性。因此，加強技術管理就顯得尤為重要。

1 電子檔案信息概述

隨著我國信息化的發(fā)展，檔案信息的管理工作對網(wǎng)絡的依賴性也逐漸增加，網(wǎng)絡的危險性也威脅著檔案信息的安全性。電子文件是數(shù)字信息化時代的產(chǎn)物，具有一定的時代意義。電子檔案，就是指通過對檔案數(shù)字化，利用計算機磁盤等設備進行存儲，與紙質(zhì)檔案相對應、相互關聯(lián)的通用電子圖像文件集合。電子檔案在人們的生活和生產(chǎn)活動中具有較高的使用率，包括記錄文字、公民信息、圖表等，具有一定的保存價值和反復調(diào)閱的必要性。

2 加強電子檔案安全管理的重要性

當今社會是一個數(shù)字化社會，隨著網(wǎng)絡化的日新月異，只有促進當前電子檔案安全管理工作，才能使檔案信息的采集、使用更加跟緊時代的步伐。電子檔案的安全管理能夠保障檔案信息資料的完整性，使檔案信息采集的收集、整理更加便捷，且準確率較高。

在當今的數(shù)字化時代，計算機得到廣泛應用，檔案信息的電子文件也越來越多，例如學校中的學生檔案資料、醫(yī)院中的患者信息資料等都對檔案信息的安全性提出了要求。因此通過相應軟件可以減小檔案管理的難度，提高管理效率。電子檔案的收集和管理是檔案工作人員的主要工作內(nèi)容，做好檔案工作首先要做好這兩項內(nèi)容。但是當前的檔案管理工作的普遍問題是，檔案管理工作人員對檔案的安全意識不高，在實際工作中對檔案管理的重要性得不到切實的認識，對檔案的保管沒有做到整齊分類和定期保養(yǎng)，在檔案發(fā)揮使用價值時，過多無價值的信息或者保存不完善的情況時有發(fā)生。只有加大對檔案管理的工作強度和重視力度，才能使檔案在使用時能夠迅速發(fā)揮作用。檔案保存的目的不是束之高閣，而是對資料內(nèi)容的價值維護，因此，保證檔案資料的完整性和安全性關系到檔案資料的價值體現(xiàn)。

3 電子檔案信息安全保護技術

（一）電子檔案信息認證與恢復技術

1.簽署技術

電子檔案的簽署技術一般為數(shù)字化的手寫和證書簽名。手寫的數(shù)字簽名是在相關軟件中嵌入專用的模塊，作者可以用一些專用的筆在對應區(qū)域進行簽名，與紙質(zhì)的簽名類似。證書的數(shù)字簽名是利用自己的密鑰進行處理生成數(shù)字簽名，再將相關的文件發(fā)出去。

2.加密技術

進行加密是為了保證電子檔案信息的隱秘性，其方式比較多。一般在傳輸?shù)倪^程中通常會有兩個密鑰：加密和解密。這是兩種不同的密鑰，外人想進行惡意訪問和攻擊要先進行解密，但是很難截獲。這對于傳輸?shù)碾娮游臋n具有較好的保護效果。

3.身份驗證

身份的驗證最通常的就是給每個用戶一個ID，可以是字母、數(shù)字、特定符號以及相互混合，代表該用戶的身份。用戶想要進入系統(tǒng)前，就要輸入自己的ID以及驗證碼，計算機將與存儲的有關該ID的相關信息進行驗證，若驗證符合，則是合法用戶，反之則會被拒絕訪問。這是防止對系統(tǒng)進行惡意訪問或者破解的有效防護。

4.防寫措施

部分計算機外有只讀光盤，使用者可以讀出信息但是不能進行修改或擦除。對于一些一次寫入式的光盤，可以進行一次或者多次寫入，但是對原有的信息不能進行更改和擦除。這種光盤可以提高電子檔案的安全性，防止某些惡意的篡改。還可以對光盤設置為只讀模式，使用者在使用的過程中只能讀取文件中原有的資料，不能進行修改和擦除。

5.硬盤還原卡技術

在使用硬盤還原卡后，用戶可以對硬盤中的電子檔案進行隨意改動，一旦關機重啟，硬盤就會恢復至初始狀態(tài)，不會留下改動過的痕跡，這能夠防止對硬盤內(nèi)容操作失誤，保護了電子檔案數(shù)據(jù)的原始性和安全性。

（二）電子檔案防病毒技術

計算機病毒是具有較強破壞力的計算機程序，能夠在非授權的情況下進入一些程序和數(shù)據(jù)文件中進行破壞。隨著信息技術的發(fā)展，病毒的入侵也更加頻繁和迅猛，病毒攻擊的案例也越來越多，對病毒的防護也成為保護電子檔案的重要方式。

1.計算機病毒的防護

使用最新的殺毒軟件，這能夠處理常見的一些代碼，但是要記得對殺毒軟件及時進行升級，使得計算機的安全級別更高；安裝防火墻，防火墻是根據(jù)連接網(wǎng)絡的數(shù)據(jù)包來進行監(jiān)控的。防火墻可以將系統(tǒng)的各個端口進行隱藏，黑客在惡意攻擊時端口不容易找到，這就在一定程度上保證了系統(tǒng)的安全。及時對一些漏洞補丁進行更新，日常WINDOWS系統(tǒng)自帶的功能會在計算機閑置時間自動進行更新操作系統(tǒng)，但是為了保險和安全起見，要手動進行安全漏洞的掃描，及時下載和更新一些補丁程序，以此來修復操作系統(tǒng)中存在的安全隱患和漏洞。不要隨意打開陌生的電子郵件附件，如果要打開的話，也要用純文本來獲取信件，這是由于目前郵件的病毒也比較多，所以要提防和注意，更不要對這些陌生郵件進行回復，防止黑客反向入侵。對于收到的電子郵件，要進行病毒掃描，不要輕易打開不明電子郵件的附件。

2.電子檔案備份

對于電子檔案，除了日常的使用外，一定要進行定期備份，這是為了防止系統(tǒng)崩潰或者受到入侵及病毒的感染等情況，這能夠為信息的有效恢復提供保障，是一種非常規(guī)的輔助措施。

4 結語

綜上所述，電子檔案信息管理需要通過有效的方式和技術來提供保護，做好信息安全規(guī)范是維護計算機信息的有力保障。在這個過程中，要全方位采取措施，防止人為的惡意襲擊以及在使用過程中出現(xiàn)的意外，從而保證電子人事檔案信息的安全，避免造成不必要的損失。

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作者簡介

曾曉瑩（1981-），女，廣東省河源市，大學本科，中級，研究方向：事業(yè)單位檔案管理。endprint