論重大活動(dòng)檔案收集存在問(wèn)題與對(duì)策

王穎

摘 要：檔案材料是重要的記錄性材料，主要的功能是對(duì)重要信息進(jìn)行記錄。檔案材料的種類也比較多，除了常見(jiàn)的個(gè)人信息檔案、實(shí)物檔案等材料之外，檔案管理人員還需要對(duì)重大的活動(dòng)信息記錄存檔，這種檔案材料的特殊性使其管理工作開(kāi)展的難度也相對(duì)比較高，因此在重大活動(dòng)類型的檔案的收集工作之中存在很多問(wèn)題，只有對(duì)這類管理問(wèn)題給出合適的處理方式，才能保證這類檔案材料被有效保存。本文根據(jù)對(duì)管理重大活動(dòng)類型的檔案材料的管理經(jīng)驗(yàn)，對(duì)待解決問(wèn)題以及應(yīng)對(duì)對(duì)策進(jìn)行分析。

關(guān)鍵詞：重大活動(dòng)檔案；收集；問(wèn)題；對(duì)策

當(dāng)企業(yè)根據(jù)經(jīng)營(yíng)需求組織了重大活動(dòng)，或者社會(huì)開(kāi)展的大規(guī)模的社會(huì)活動(dòng)時(shí)，相關(guān)人員需要對(duì)活動(dòng)開(kāi)展的基本情況進(jìn)行記錄，并將記錄數(shù)據(jù)進(jìn)行存檔，這種檔案也是檔案館的管理人員的重點(diǎn)管理對(duì)象，但是在對(duì)這類檔案材料實(shí)施管理的時(shí)候，常常會(huì)出現(xiàn)管理問(wèn)題，導(dǎo)致重大活動(dòng)的檔案材料出現(xiàn)缺失的問(wèn)題，因此檔案管理人員必須要根據(jù)相關(guān)檔案管理規(guī)范，來(lái)改變重大活動(dòng)檔案材料的管理現(xiàn)狀，保持這類檔案材料的完整性，本文根據(jù)對(duì)重大檔案材料管理體系的了解，對(duì)當(dāng)值管理水平低的原因以及解決管理問(wèn)題的方法進(jìn)行分析。

1 主要問(wèn)題分析

在對(duì)重大活動(dòng)這個(gè)類型的檔案進(jìn)行收集與管理的時(shí)候，筆者發(fā)現(xiàn)了以下幾種管理問(wèn)題，這些問(wèn)題給檔案處理工作帶來(lái)了極大的負(fù)面影響。

1.1 概念問(wèn)題

重大活動(dòng)實(shí)際上是一個(gè)比較模糊的概念，一些管理人員并沒(méi)有認(rèn)真地閱讀檔案管理的相關(guān)規(guī)范，因此并沒(méi)有對(duì)重大活動(dòng)這個(gè)概念進(jìn)行明確，這也就導(dǎo)致管理工作難以開(kāi)展到位，管理人員并不能對(duì)開(kāi)展的活動(dòng)的重大程度進(jìn)行有效判斷，概念的不明確使得管理人員會(huì)漏掉一些活動(dòng)的檔案，因此想要規(guī)范這種檔案的管理工作，管理人員就必須要先對(duì)重大活動(dòng)這一概念進(jìn)行清晰地界定。

1.2 管理要求不明確

與一般的人事檔案相比，重大活動(dòng)檔案的材料構(gòu)成相對(duì)復(fù)雜，不僅僅只有紙質(zhì)材料，還包括音像、實(shí)物等其他類型的材料，因此需要借助明確的管理要求來(lái)對(duì)各種材料進(jìn)行具體的管理，但是相關(guān)的管理規(guī)范中并沒(méi)有提出管理特殊材料的方法，這就給歸檔人員的工作造成了一定的困難。

1.3 收集工作問(wèn)題

在管理概念不清晰，管理要求不明確的前提之下，檔案收集者的工作也面臨巨大困難，其中一個(gè)問(wèn)題就是檔案材料的收集工作存在滯后性問(wèn)題，當(dāng)檔案管理者接收到采集活動(dòng)檔案信息的任務(wù)時(shí)，活動(dòng)已經(jīng)結(jié)束，收集人員只能通過(guò)轉(zhuǎn)述等方法收集信息，檔案信息的準(zhǔn)確度也會(huì)有所欠缺。

1.4 協(xié)調(diào)問(wèn)題

重大活動(dòng)之中涉及到的檔案類型比較多，與之相關(guān)的工作人員也有很多，因此檔案收集者還需要對(duì)與活動(dòng)相關(guān)的各個(gè)部門的基本信息材料進(jìn)行收集，收集工作開(kāi)展的同時(shí)，管理人員還需要進(jìn)行協(xié)調(diào)與溝通，這類繁雜的工作使檔案管理人員的收集效率降低。

1.5 特殊檔案難收集

聲像檔案收集難這個(gè)長(zhǎng)期困繞檔案收集工作的難題在重大活動(dòng)檔案資料收集中也不例外，仍有個(gè)別同志把照片檔案當(dāng)作自己的私有財(cái)產(chǎn)，不愿意提供給檔案部門。

1.6 其他問(wèn)題

收集工作啟動(dòng)滯后，收集工作必然需要更多時(shí)間。概括而言，這個(gè)環(huán)節(jié)的工作通常需要三個(gè)步驟才能結(jié)束，第一步找到具體人員，說(shuō)明收集內(nèi)容，展開(kāi)收集工作；第二步協(xié)商確定收集時(shí)間、收集方式，辦理檔案收集相關(guān)事宜：第三步主動(dòng)上門收集，辦理交接手續(xù)。一般情況下，這三個(gè)步驟下來(lái)， 已經(jīng)過(guò)去幾個(gè)月時(shí)間了。

重大活動(dòng)檔案資料整理的復(fù)雜性，主要體現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：一是類型眾多，形式多樣。其中有紙質(zhì)檔案，也有電子文件、聲像檔案；有標(biāo)準(zhǔn)規(guī)格的文件，也有形狀不一的圖形圖紙；有紙質(zhì)載體的文件材料，也有以光盤為載體的電子文檔；有單份裝訂的，也有匯集成冊(cè)的文件匯編，等等，這些不同類型、不同載體的檔案要按照規(guī)范分別進(jìn)行整理，程序繁雜。二是數(shù)量巨大的照片檔案， 需要一張張甄別。三是這些檔案資料本應(yīng)與各單位的文書(shū)檔案一起立卷整理，如此才能保持文件材料之間的歷史聯(lián)系，現(xiàn)在單獨(dú)收集到檔案館后， 因無(wú)法與其它文書(shū)檔案一起整理，需要單獨(dú)確定檔案類別和整理方法等等，這些問(wèn)題導(dǎo)致整理工作異常復(fù)雜。

2 解決對(duì)策分析

2.1 建設(shè)管理規(guī)范

黨的群眾路線教育活動(dòng)很重要的一個(gè)環(huán)節(jié)，就是要求對(duì)存在的問(wèn)題建章立制， 限時(shí)整改，因而能使“四風(fēng)”頑疾迅速得以糾正。重大活動(dòng)檔案資料收集也要借鑒這種立竿見(jiàn)影式的解決問(wèn)題方法。任何一項(xiàng)重大活動(dòng)，都必須將形成的各種類型的檔案資料歸檔一份，交檔案部門保存。對(duì)此，檔案工作主管機(jī)關(guān)要出臺(tái)專門的重大活動(dòng)檔案資料收集制度，對(duì)歸檔工作提出具體要求，尤其要明確歸檔范圍、時(shí)間和方式等，使相關(guān)部門人員明確職責(zé)，按制度開(kāi)展工作。

2.2 做好籌劃工作

重大活動(dòng)檔案資料的收集，爭(zhēng)取上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的重視很重要。為了做好這項(xiàng)工作，應(yīng)做好兩個(gè)方面的提前籌劃：一是檔案工作主管機(jī)關(guān)提前做好工作籌劃，努力爭(zhēng)取上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)重大活動(dòng)的組織方提出明確的檔案收集歸檔要求，明確收集內(nèi)容、收集方式和收集時(shí)限；二是擔(dān)負(fù)檔案收集任務(wù)的部門和人員也要提前做好工作籌劃，適時(shí)展開(kāi)收集工作，確保收集齊全，確保歸檔及時(shí)，確保移交及時(shí)。提前籌劃應(yīng)大力提倡的一種做法是：檔案工作主管機(jī)關(guān)及擔(dān)負(fù)檔案收集任務(wù)的部門人員，都應(yīng)將重大活動(dòng)檔案資料收集列入年度工作計(jì)劃，作為年度工作的一項(xiàng)內(nèi)容，在實(shí)際工作中為檔案收集預(yù)留出必要的時(shí)間、人力和物力做保障，只有這樣，才能確保收集任務(wù)的順利完成。

2.3 采取跟蹤收集的方法進(jìn)行檔案收集工作

筆者建議盡可能從完善相應(yīng)制度機(jī)制來(lái)解決重大活動(dòng)檔案收集中存在的問(wèn)題。另外，筆者提出跟蹤收集這一概念，是覺(jué)得它不同于我們常講的主動(dòng)收集。主動(dòng)收集強(qiáng)調(diào)的是檔案部門主動(dòng)去收集應(yīng)歸檔的檔案資料，而這種主動(dòng)接下來(lái)會(huì)遇到各種各樣的問(wèn)題，筆者更關(guān)注的是這些問(wèn)題的解決過(guò)程，因而提出跟蹤收集這一概念。所謂跟蹤收集是指收集人員要密切跟蹤收集進(jìn)度，做到鍥而不舍，一而再，再而三地催收檔案，協(xié)調(diào)解決遇到的任何難題，直至收集任務(wù)最終完成，要有一種不達(dá)目的誓不休的態(tài)度，這也是解決重大活動(dòng)檔案收集工作現(xiàn)實(shí)問(wèn)題所不可缺少的。

3 結(jié)束語(yǔ)

重大檔案材料是一種極為特殊的檔案材料，只有對(duì)這種材料進(jìn)行有效管理，才能保證檔案管理體系的完整性。檔案材料的價(jià)值在于能夠真實(shí)地反映歷史信息，這類歷史信息具有的價(jià)值主要是研究?jī)r(jià)值，因此管理人員對(duì)重大活動(dòng)類型的檔案進(jìn)行管理的時(shí)候，首先需要對(duì)檔案材料的類型進(jìn)行區(qū)分，將這類檔案材料當(dāng)作管理工作之中的重點(diǎn)，借助合理的管理機(jī)制來(lái)進(jìn)行檔案的處理工作，從收集檔案工作開(kāi)展規(guī)范檔案管理活動(dòng)，實(shí)現(xiàn)高效管理重大活動(dòng)檔案材料。

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