淺談電子政務環(huán)境下檔案信息資源的開發(fā)與利用

翟明明

摘 要 在當前電子政務的背景下，檔案部門的主要任務之一就是通過檔案信息資源的開發(fā)和利用為社會提供更好的檔案服務。檔案信息資源的開發(fā)和利用不但可以充分發(fā)揮檔案應用的價值，還可以進一步提升檔案的服務能力。但是在開發(fā)和利用檔案資源的過程中不但要結合紙質檔案和數字檔案，同時還必須遵循開發(fā)和保密相統(tǒng)一的原則。本文主要對電子政務環(huán)境下開發(fā)與利用檔案信息資源的措施進行了具體的研究與分析。

關鍵詞 電子政務環(huán)境 檔案信息資源 開發(fā)與利用

一、前言

在信息化時代，電子政務快速發(fā)展，并成為一個重要的領域，其是通過有機結合電子信息技術和管理而形成的。電子政務在政府和社會方面的作用都是非常重要的，其與政府職能以及公眾的日常生活之間的聯系非常緊密，而且實施電子政務在一定程度上也影響了檔案信息資源的開發(fā)和利用。[1]因此，具體研究電子政務環(huán)境下檔案信息資源的開發(fā)與利用具有非常重要的現實意義。

二、電子政務環(huán)境下開發(fā)和利用檔案信息資源的重要性

（一）充分發(fā)揮檔案的價值

檔案在經濟社會發(fā)展及公民權益維護等方面具有重要作用，這也體現了檔案的重要性。但是，在被實際開發(fā)和利用之前，檔案信息資源具有隱藏性，只有通過開發(fā)和利用才能夠使其現實價值得以實現，將其在經濟效益和社會效益方面的作用充分發(fā)揮出來。[2]電子政務時代的到來，為檔案信息資源共享提供了有利條件，而且計算機技術的發(fā)展為開發(fā)和利用檔案信息資源提供了有力的保障，所以政府和公眾只有足夠重視檔案信息資源的開發(fā)工作，才能夠充分發(fā)揮檔案的價值。

（二）提升檔案的服務能力

與其他信息資源相比，檔案的優(yōu)勢是不可比擬的，所以電子政務在經濟發(fā)展和社會穩(wěn)定方面發(fā)揮的作用是顯而易見的。近幾年，我國在檔案信息化建設和基礎設施方面取得了顯著的成效，同時全面啟動檔案館建設和工作服務網站建設等工作，這些都大大提升了檔案部門的地位和檔案服務能力。所以，有效地開發(fā)和利用檔案信息資源，不但可以增強檔案服務能力，同時可以充分展現檔案部門的新形象。

三、電子政務環(huán)境下開發(fā)和利用檔案信息資源的原則

（一）結合紙質檔案和數字檔案

從檔案信息內容上來看，紙質檔案和數字檔案只是使用不同的載體，其本質上沒有區(qū)別。數字檔案具有較快的記錄速度和較大的信息容納量，但其也有缺點，如被銷毀的風險較大等。在這種情況下，需要有效結合紙質檔案和數字檔案，將各自的優(yōu)勢充分發(fā)揮出來，進而更好地開發(fā)信息資源，為社會提供更好的服務。

（二）開放與保密統(tǒng)一的原則

在開發(fā)和利用檔案信息資源的過程中，《檔案法》等有關規(guī)定是必須遵守的，其要求重新規(guī)劃、開發(fā)和利用檔案信息資源的范圍，將應該開放的檔案及時開放。另外，《保密法》的有關規(guī)定也是必須遵守的，在開發(fā)和利用檔案信息資源時做好密級文件的解密和降密工作，為檔案信息資源的安全提供保障。[3]

四、電子政務環(huán)境下開發(fā)和利用檔案信息資源的對策

（一）加大檔案信息資源數字化建設力度

檔案資源的建設對檔案事業(yè)的發(fā)展具有決定性的影響，要想更好地開發(fā)和利用檔案信息資源，必須加大檔案資源數字化的建設力度。所以，根據相應文件的要求，要加快接收電子文件及采集重要數字信息等建設數字檔案資源的速度和建設檔案信息數字化資源庫的速度，從而為實現檔案信息交流和共享的目標提供有力的保障。[4]在這個過程中，要逐步建立和完善多媒體全文數據庫網絡管理系統(tǒng)，主要目的是提升檔案信息資源開發(fā)與利用能力管理的效率。另外，為了與社會發(fā)展和時代發(fā)展要求相符合，需要積極開展檔案計算機檢索及檔案信息公開發(fā)布等相關工作。并且要通過對現有條件的合理利用，加大檔案信息資源數字化建設力度，從而為檔案用戶提供更加優(yōu)質的服務。

（二）搭建檔案信息資源服務平臺

在電子政務環(huán)境下，檔案信息用戶逐漸對檔案的使用范圍和服務能力等提出了更高的標準要求。針對這種狀況，檔案部門的主要工作之一就是在現有的檔案信息資源的基礎上挖掘新的檔案信息資源。在這個工作中，檔案部門應該始終遵守檔案的最大開放范圍以及檔案最小保密范圍的原則，按照不同時代的發(fā)展需求調整工作內容，不斷強化檔案服務意識。當前是創(chuàng)新型社會，在這樣的社會背景下，要加大創(chuàng)新檔案信息工作服務力度，合理和充分地利用網絡和檔案信息數據庫等各種現代化技術，從而開發(fā)多樣和深層次的數字檔案信息資源，進而滿足各部門和社會對檔案信息資源的需求。[5]另外，可以利用檔案網站等形式構建信息資源服務平臺，積極舉辦各種檔案專題展覽，為檔案用戶提供更加方便的服務，從而充分利用檔案信息資源。要為檔案使用者提供多樣和高質量的服務，這樣可以進一步拓展服務領域，全方位推進數字化檔案信息資源建設，增強服務能力。

（三）不斷提升檔案人員的素質

開發(fā)和利用檔案信息資源是一項長期性的任務，而且具有較大的難度和復雜性，因此必須不斷提升檔案人員的綜合素質，進一步強化檔案人員的責任意識，讓檔案人員及時和全面地掌握檔案專業(yè)相關的知識和技能等，培養(yǎng)與信息時代要求相符合的檔案管理團隊，從而為檔案信息資源的有效開發(fā)和利用提供有力的保障。

（四）不斷優(yōu)化開發(fā)和利用檔案信息資源的環(huán)境

各級政府都非常重視檔案工作，而且開發(fā)利用檔案信息資源專項制定等相關內容已經納入電子政務規(guī)劃工作中，其在電子政務工作中具有重要的地位。這需要檔案部門增加對檔案信息資源庫建設的經費投入，同時避免低層次、重復建設的現象，從而為數字檔案館及基礎信息資源庫等的正常運行提供有力的保障。另外，要執(zhí)行并進一步推廣與國家檔案局有關的技術規(guī)范標準等，通過各種形式向社會公眾展示檔案信息資源的重要性，進一步增強社會公眾和相關部門的檔案意識，進而為開發(fā)和利用檔案信息資源提供有力的保障。

五、結語

我國信息化的不斷發(fā)展為完善電子政務提供了保障，開發(fā)和利用檔案信息資源工作也得到了進一步完善和發(fā)展，而且這項工作對社會發(fā)展的作用是非常重要的。因此在開發(fā)和利用檔案信息資源的過程中，相應的部門和人員應該通過加大檔案信息資源數字化建設力度以及不斷優(yōu)化開發(fā)和利用檔案信息資源的環(huán)境等措施更好地完成相應的工作。

（作者單位為清遠電力規(guī)劃設計院有限公司）

參考文獻

[1] 朱慧偉.電子政務環(huán)境下檔案信息資源的開發(fā)與利用探析[J].辦公室業(yè)務，2014，15（23）：626-627.

[2] 章鄴.試論電子政務環(huán)境下檔案信息資源的開發(fā)與利用[J].佳木斯大學社會科學學報，2015，29（06）：174-176.

[3] 李東業(yè)，江中略.電子政務環(huán)境下政府信息資源開發(fā)利用探析[J].電子政務，2015，23 （08）：678-679.

[4] 馬智鑫，劉東紅.試論電子政務環(huán)境下的檔案信息資源利用 [J].云南檔案，2016，19（07）：193-194.

[5] 華淑華.電子政務環(huán)境下政府信息資源開發(fā)利用研究[J].現代商貿工業(yè)，2017，25（11）：345-347.endprint