信息化建設(shè)永遠(yuǎn)在路上

章貫

摘要：本文從企業(yè)財(cái)務(wù)，業(yè)務(wù)及管理角度展開分析，提出財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化系統(tǒng)的實(shí)施思路，就金蝶K3 Cloud系統(tǒng)的實(shí)施效果進(jìn)行探究，以期促進(jìn)新時(shí)代背景下智能化財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化系統(tǒng)的建設(shè)與推廣。

關(guān)鍵詞：信息化;財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化系統(tǒng);金蝶Cloud ERP

在經(jīng)濟(jì)全球化發(fā)展中，財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)一體化是企業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)，對(duì)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展具有重要意義。財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化的基本思想是，將企業(yè)經(jīng)營(yíng)中的三大主要流程即業(yè)務(wù)流程、財(cái)務(wù)流程、管理流程有機(jī)融合，建立基于業(yè)務(wù)事件驅(qū)動(dòng)的財(cái)務(wù)一體化信息處理流程，使財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)融為一體。這種方式能最大限度地實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，實(shí)時(shí)控制經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，真正將財(cái)務(wù)管理職能發(fā)揮出來(lái)。

一、企業(yè)財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)的現(xiàn)狀

隨著企業(yè)迅速擴(kuò)張，原有的總經(jīng)理扁平化管理模式無(wú)法再繼續(xù)有效實(shí)施;為了應(yīng)對(duì)迅速擴(kuò)張，成立了事業(yè)部，新的事業(yè)部負(fù)責(zé)人仍由原職能部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任，由于缺少全局管理經(jīng)驗(yàn)和思維，不能以公司整體利益為出發(fā)點(diǎn)，容易形成部門本位主義;因?yàn)樾袠I(yè)和體制原因，電子信息行業(yè)節(jié)奏快，一切以滿足客戶和解決問(wèn)題為出發(fā)點(diǎn)，只強(qiáng)調(diào)速度和結(jié)果，沒有將解決方案和流程固定下來(lái)形成制度，容易造成一任領(lǐng)導(dǎo)一個(gè)處理方案或者同一個(gè)事項(xiàng)前后兩次處理方式不同的現(xiàn)象，基層員工無(wú)所適從，無(wú)法主動(dòng)工作;在企業(yè)實(shí)施信息化的過(guò)程中，過(guò)分強(qiáng)調(diào)軟件的功能，沒有考慮軟件的拓展性和兼容性，從而導(dǎo)致花費(fèi)大量資金購(gòu)置了很多行業(yè)內(nèi)優(yōu)秀軟件，卻形成了信息孤島[1]。

二、新的財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化系統(tǒng)的實(shí)施過(guò)程

（一）一體化系統(tǒng)功能

筆者在花了將近六個(gè)月時(shí)間熟悉某企業(yè)的業(yè)務(wù)，調(diào)研完計(jì)劃、采購(gòu)、生產(chǎn)、銷售等一系列生產(chǎn)流程及部門需求后，得出一個(gè)結(jié)論：該企業(yè)缺乏一套能把所有部門業(yè)務(wù)用流程串起來(lái)，并能鎖定管理漏洞的系統(tǒng)。考慮到修補(bǔ)已經(jīng)無(wú)法解決原有的用友財(cái)務(wù)系統(tǒng)所出現(xiàn)的問(wèn)題，也很難再次重啟OA，PLM，IM等軟件的整合;同時(shí)考慮到財(cái)務(wù)核算規(guī)范及集團(tuán)合并財(cái)務(wù)報(bào)表等因素，因此決定向集團(tuán)和總經(jīng)理建議將財(cái)務(wù)系統(tǒng)更換為金蝶Cloud ERP系統(tǒng)。新的系統(tǒng)務(wù)必將業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)整合在一起，同時(shí)財(cái)務(wù)要深入到日常的業(yè)務(wù)管理中去，由記賬會(huì)計(jì)向管理會(huì)計(jì)轉(zhuǎn)變，擬實(shí)現(xiàn)以下功能：

1.業(yè)務(wù)流程化：全流程下推單據(jù)，數(shù)量、金額禁止人為錄入或者修改;流程全程可視化，可追蹤。

2.核算精準(zhǔn)化：成本核算系統(tǒng)精準(zhǔn)及時(shí)，為管理決策提供依據(jù)。

3.審批移動(dòng)化：業(yè)務(wù)審批，管理報(bào)表手機(jī)端實(shí)時(shí)推送，滿足管理層移動(dòng)辦公需要，真正實(shí)現(xiàn)“信息化”。

4.管理制度化：編寫全流程操作手冊(cè)，不會(huì)因?yàn)閱T工離職而導(dǎo)致繼任員工手足無(wú)措。

5.財(cái)務(wù)統(tǒng)一化：統(tǒng)一財(cái)務(wù)制度、財(cái)務(wù)軟件、關(guān)聯(lián)交易規(guī)范;啟用合并報(bào)表模塊。

（二）促進(jìn)業(yè)務(wù)辦理流程規(guī)范化

在新系統(tǒng)實(shí)施過(guò)程中，規(guī)范了很多業(yè)務(wù)，廢除了大量“約定俗成”的做法，之前一些借由“方便”而沒有被納入管理體系的業(yè)務(wù)，全部被納入系統(tǒng)或者按規(guī)范做了變更，因此遇到了很大阻力。但是我們堅(jiān)持系統(tǒng)的設(shè)計(jì)思路和管理原則不動(dòng)搖，同時(shí)也在積極同業(yè)務(wù)部門溝通、培訓(xùn)，消除大家認(rèn)為系統(tǒng)只是為了管控他們的錯(cuò)誤觀念：

1.制度化并不是一種限制和束縛，而是將企業(yè)中最優(yōu)秀的做法固定下來(lái)，使得不同的人來(lái)做都可以做得最好，以最短的時(shí)間發(fā)揮最高效率。

2.制度化是用制度規(guī)范業(yè)務(wù)，從而最大程度降低違法的可能，降低企業(yè)違法成本。

3.制度化也不是僵化、一成不變的，需要根據(jù)企業(yè)實(shí)際業(yè)務(wù)需求，不斷地創(chuàng)新和改進(jìn)。實(shí)際實(shí)施過(guò)程中針對(duì)前期沒有調(diào)研到或者新增業(yè)務(wù)，本著先處理問(wèn)題再梳理規(guī)范的原則，遇到一件規(guī)范一件并編寫進(jìn)操作手冊(cè)[2]。

三、金蝶K3 Cloud財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化系統(tǒng)的實(shí)施效果

新系統(tǒng)上線后，業(yè)務(wù)流全程鎖定，單據(jù)下推，杜絕了手動(dòng)輸入錯(cuò)誤的可能;同時(shí)業(yè)務(wù)全程可視化，可追蹤，經(jīng)辦人可直接在流程圖中查詢當(dāng)前節(jié)點(diǎn)審核人，并通過(guò)金蝶云之家（金蝶Cloud整合企業(yè)通訊軟件）進(jìn)行溝通，推進(jìn)業(yè)務(wù)進(jìn)行。金蝶Cloud ERP根據(jù)業(yè)務(wù)類型，為不同業(yè)務(wù)設(shè)置了相應(yīng)的審批流，以一部銷售為例，它從“開始節(jié)點(diǎn)”出發(fā)，將業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)反饋給“一部銷售審核”節(jié)點(diǎn)，然后再將數(shù)據(jù)傳輸至“關(guān)務(wù)審核”，進(jìn)入“財(cái)務(wù)終審”節(jié)點(diǎn)。進(jìn)入此節(jié)點(diǎn)后，同時(shí)進(jìn)行“知會(huì)發(fā)起人”、“結(jié)束節(jié)點(diǎn)”操作。其核心思想是：審批流必須經(jīng)過(guò)業(yè)務(wù)鏈條的所有部門，可以“知會(huì)”平行或者有業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)的其他部門，以最短的流程實(shí)施高效的管理監(jiān)控與信息共享。

經(jīng)過(guò)一段時(shí)間的調(diào)校打磨，現(xiàn)在金蝶Cloud成本系統(tǒng)自動(dòng)計(jì)算出來(lái)的成本，可以精確到小數(shù)點(diǎn)后第四位，并且同標(biāo)準(zhǔn)成本完全匹配。

移動(dòng)審批也順利上線，滿足了移動(dòng)辦公的需要;后臺(tái)自動(dòng)推送經(jīng)營(yíng)數(shù)據(jù)，管理層可隨時(shí)隨地掌握經(jīng)營(yíng)動(dòng)態(tài)，做出管理決策。為了盡可能滿足外勤工作人員的辦公需要，一體化系統(tǒng)也進(jìn)行了移動(dòng)化開發(fā)，安卓、iOS系統(tǒng)的APP可以直接從手機(jī)端接入此系統(tǒng)，并進(jìn)行相關(guān)業(yè)務(wù)操作。

金蝶Cloud項(xiàng)目組及財(cái)務(wù)部在系統(tǒng)設(shè)置及培訓(xùn)過(guò)程中同步編寫WORD版系統(tǒng)操作手冊(cè)，并下發(fā)給相關(guān)操作人員。

在上線三個(gè)月后，系統(tǒng)自動(dòng)生成了首張合并報(bào)表，流程化單據(jù)也順利地銜接了上下游部門間的業(yè)務(wù);各業(yè)務(wù)部門看到系統(tǒng)的便捷和高效后開始逐步接受和認(rèn)同系統(tǒng)，有些部門開始主動(dòng)要求金蝶Cloud ERP項(xiàng)目組去協(xié)助、推進(jìn)，優(yōu)化之前不規(guī)范流程。至此，項(xiàng)目組通過(guò)自己的付出、包容、堅(jiān)持得到了大家的認(rèn)可，系統(tǒng)設(shè)計(jì)之初的五大功能也全部實(shí)現(xiàn)。

四、結(jié)語(yǔ)

在整個(gè)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化的實(shí)施過(guò)程中，離不開上級(jí)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的支持以及該企業(yè)管理層的決心，也離不開金蝶公司的默契配合，更離不開企業(yè)項(xiàng)目組及財(cái)務(wù)部同仁的艱苦付出，是所有人的心血凝聚成就了該項(xiàng)目的成功落地。

參考文獻(xiàn)：

[1]楊文靜.基于共享經(jīng)濟(jì)思想的大型央企集團(tuán)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化共享模式研究[J].中國(guó)注冊(cè)會(huì)計(jì)師，2018 （09）：99-102+3.

[2]陳水.財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)、審核、支付一體化信息系統(tǒng)方案——蘇中建設(shè)集團(tuán)的信息化實(shí)踐[J].施工企業(yè)管理，2018 （05）：80-81.