供應鏈系統(tǒng)管理下財務核算優(yōu)化

鄧敏婕

摘要：當今企業(yè)普遍出現(xiàn)內(nèi)部使用多個系統(tǒng)的現(xiàn)象，部門與部門之間數(shù)據(jù)難以整合分析。近年來，企業(yè)都紛紛開始了解并使用供應鏈系統(tǒng)，把企業(yè)內(nèi)多個業(yè)務系統(tǒng)統(tǒng)一由一個新系統(tǒng)覆蓋。通過存儲方式一致的系統(tǒng)，當需要統(tǒng)計并分析數(shù)據(jù)的時候，提取數(shù)據(jù)工作的高效性、數(shù)據(jù)整合、連貫性和結(jié)果的可參考性能大大提高。文章基于用友NC系統(tǒng)上線及后續(xù)使用，提出財務核算的關鍵點及其優(yōu)化對策。

關鍵詞：供應鏈系統(tǒng)；系統(tǒng)初始化；財務核算優(yōu)化；用友NC系統(tǒng)

一、引言

供應鏈系統(tǒng)是指為終端客戶提供商品、服務或信息，從最初的材料供應商一直到最終用戶的整條鏈上的企業(yè)的關鍵業(yè)務流程和關系的一種集成。供應鏈是圍繞核心企業(yè)，通過對信息流、物流、資金流的控制，把供應商、制造商、分銷商、零售商直到最終用戶連成一個整體的功能網(wǎng)鏈結(jié)構(gòu)模式。供應鏈的系統(tǒng)特征主要體現(xiàn)在以下幾點：1.供應鏈的整體功能；2.供應鏈系統(tǒng)的目的性；3.供應鏈合作伙伴間的密切關系；4.供應鏈系統(tǒng)的環(huán)境適應性；5.供應鏈系統(tǒng)的層次性。

二、供應鏈系統(tǒng)管理下財務核算的關鍵點

（一）賬齡表的拆分難度大

除零售業(yè)外，一般以賒銷形式經(jīng)營的企業(yè)，應收模塊都會出現(xiàn)以下會計科目：1.“應收賬款——應收賬款”——代表貨物已出貨已開發(fā)票，在NC系統(tǒng)通過制作“銷售應收單”來完成。2.“應收賬款——暫估”——代表貨物已出貨未開發(fā)票，在NC系統(tǒng)通過制作“銷售暫估單”來完成。期初賬齡表的拆分正確與否十分重要，初始化考慮不夠周全很容易導致后期數(shù)據(jù)不準確，因此如何正確拆分應收賬款期初余額為賬齡表的初始數(shù)據(jù)顯得十分關鍵。其中應關注以下幾點：1.應收賬款余額拆分為賬齡表的規(guī)則。2.應收賬款期初余額為負數(shù)的情況（已開票和未開票兩種）。3.產(chǎn)生客戶質(zhì)量投訴的系統(tǒng)操作（分為退貨和只扣款不退貨兩種情況）

（二） 客商結(jié)構(gòu)的混亂情況普遍

舊系統(tǒng)對客戶和供應商的管理沒有形成企業(yè)層面一體化的管理，銷售部、采購部、財務部三個部門對客商管理方法各有不同，各自部門內(nèi)的獨立系統(tǒng)對客商進行統(tǒng)計分析，因此很容易出現(xiàn)管理混亂和部門之間無法對比分析的情況。在NC系統(tǒng)客商錄入時，需要解決以下幾個問題：1.確定客商唯一編碼，此編碼要求能避免重復錄入、更名等情況能正確識別。2.企業(yè)存續(xù)時間越長，客戶和供應商的數(shù)量也隨之而增多，眾多客商中，很可能存在母子公司、總分公司、關聯(lián)公司的關系，如果客商管理不嚴，會容易在統(tǒng)計分析上造成混亂。例如：A客戶由于拖欠貨款時間過長已被企業(yè)列為客戶黑名單，但是該A客戶用其子公司或關聯(lián)公司B繼續(xù)與企業(yè)交易，若企業(yè)沒有及時發(fā)現(xiàn)，可能會引起新一輪壞賬風險。

（三）生產(chǎn)企業(yè)成本核算復雜

生產(chǎn)企業(yè)從原材料的購進開始，通過企業(yè)內(nèi)部加工形成產(chǎn)成品，這是一個很復雜而且需要精細化的運算過程，當中運算規(guī)則的輕微改變也能形成產(chǎn)成品的成本發(fā)生重大差異。每個企業(yè)在成本核算的方法上選擇都不一樣，供應鏈系統(tǒng)如何配合生產(chǎn)企業(yè)計算出準確的產(chǎn)成品、半成品成本，為企業(yè)節(jié)省更多基礎核算的財力物力，并能為財務成本管理分析提供大量可參考性數(shù)據(jù)，已經(jīng)成為生產(chǎn)企業(yè)在選擇供應鏈系統(tǒng)的關鍵模塊。

（四）企業(yè)各部門存貨分類難統(tǒng)一

企業(yè)在日常的內(nèi)部管理中普遍出現(xiàn)這種問題：原材料或者產(chǎn)成品的分類在采購部、銷售部、財務部等各個部門中分類都不一致，原因在于各部門對數(shù)據(jù)的使用、分析角度不一致，例如：采購部/倉庫對原材料按照體積大少、部件連貫性、采購牌子等方式進行分類，但財務部則按照重點材料、次重點材料、一般材料分類。分類不同則無法整合分析各部門的數(shù)據(jù)，這為企業(yè)的全面管理帶來困難。

三、供應鏈系統(tǒng)管理下財務核算的優(yōu)化策略

（一）準確拆分賬齡分析表，優(yōu)化應收管理

想做到NC系統(tǒng)賬齡表準確無誤，初始錄入及日常數(shù)據(jù)操作都十分重要。要達到理想分析效果，首先應該要了解NC系統(tǒng)應收模塊方面的業(yè)務流程及取數(shù)規(guī)則，從銷售訂單確認后的業(yè)務流程為：倉庫發(fā)貨（銷售暫估）——對賬開票——款項收回。

1. 應收賬款賬齡表的拆分規(guī)則為：第一，已開發(fā)票：從最新的月份開始，若本月的開票數(shù)據(jù)大于余額，則應收余額賬齡為最新的月份。若本月的開票數(shù)據(jù)小于余額，則本月的賬齡數(shù)據(jù)為開票數(shù)據(jù)，再對比上月開票數(shù)據(jù)與余額扣除本月開票數(shù)后的金額，大于的余額扣除本月開票數(shù)后的金額為上月賬齡數(shù)，小于即上月開票數(shù)為上月賬齡數(shù)，如此類推，直至扣完為止。第二，暫估數(shù)據(jù)：與已開發(fā)票一致，開票數(shù)據(jù)換成暫估數(shù)據(jù)。已開發(fā)票賬齡數(shù)據(jù)和暫估賬齡數(shù)據(jù)完成后組合起來才形成完整的應收賬款賬齡表。

2. 賬齡表的組成中，有以下特點：第一：應收賬款余額由兩部分組成，已開發(fā)票及暫估數(shù)據(jù)，所以賬齡表總表應拆分成兩份，已開票賬齡和暫估數(shù)據(jù)賬齡。第二：賬齡表原則上不應該出現(xiàn)負數(shù)余額，若出現(xiàn)負數(shù)余額，應該區(qū)分負數(shù)的數(shù)據(jù)屬于已開票數(shù)據(jù)還是暫估數(shù)據(jù)，按照不同情況分為兩類解決辦法：（1）已開票數(shù)據(jù)和暫估數(shù)據(jù)均為負數(shù)、已開票數(shù)據(jù)和暫估數(shù)據(jù)其一為負數(shù)，另外一方為零，這些情況賬齡表上錄入都為最新一個月的賬齡。（2）已開票數(shù)據(jù)和暫估數(shù)據(jù)其一為負數(shù)，另外一方不為零，則兩者顯示的賬齡區(qū)間應保持一致。

3. 在日常銷售中，出現(xiàn)客戶質(zhì)量投訴是很普遍的一種異常處理方式，一般分為退貨退款和不退貨只扣款兩種情況。在退貨退款的情況下，企業(yè)應在實物退回時錄入負數(shù)的銷售暫估單，待與客戶確認后開票扣款。在不退貨只扣款的情況下，由于沒有實物退回，因此在客戶確認開票時直接增加扣款行加以表示即可。應收模塊的核銷規(guī)則是：收款單只能核銷銷售應收單（已開票數(shù)），不能核銷銷售暫估單（已發(fā)貨未開票數(shù)）。按照此規(guī)則，一切銷售收款單都是基于銷售應收單，而不是銷售暫估單。企業(yè)在日常財務操作上應多加注意。

（二）對客商的梳理有助降低交易風險

針對上述客戶和供應商管理中的問題提相應對策：1.為了避免人為問題，例如：客商名稱錄入不全、錯別字、重復錄入，客觀問題，例如：客商更改名稱等，企業(yè)在設定NC系統(tǒng)識別的項目應該選擇客商的“納稅人編號”，因為無論人為問題還是客觀問題，所有企業(yè)的納稅人編號絕對唯一。因此只要使用“納稅人編號”作為識別客商是否重復的檢測規(guī)則，就能確定企業(yè)的客商管理唯一性。2.在NC系統(tǒng)的客商管理下設置關聯(lián)公司檔案，作為關聯(lián)企業(yè)相互影響，當企業(yè)與客戶訂立新訂單的時候，如果該客戶存在關聯(lián)公司有嚴重逾期款項未歸還時，盡管該客戶并無信用不良記錄，NC系統(tǒng)也會跳出風險預警，提醒企業(yè)在與該客戶交易時應與其關聯(lián)公司的信用情況一起考慮。另外，客商的關聯(lián)設置并不影響日常的賬務處理，但是作為銷售部、財務部、采購部的客商管理分析報表時，關聯(lián)設置會把關聯(lián)公司作為一個整體企業(yè)來看待，對其銷售量、回款情況、采購量、信用記錄等進行合并分析，更能準確評價客戶和供應商，在后續(xù)的交易中把握客商關鍵點，爭取處于最有利的談判位置。endprint

（三）成本核算應按照企業(yè)自身特點量身定制

在企業(yè)的會計準則中，可供選擇的成本核算方法有很多種，企業(yè)在選擇時，會遵循“取數(shù)容易”、“運算簡便”、“能真實反應產(chǎn)品的成本”這幾種原則。而在這些原則中，“能真實反應產(chǎn)品的成本”這個是最重要的把握點，因此企業(yè)應首先確定適合自身特點的成本核算方法，以產(chǎn)品成本差異較大的企業(yè)為例，這種企業(yè)應該選擇標準成本法核算產(chǎn)品成本，首先應確定成本的單位標準成本BOM（Bill of Materials），通過當月產(chǎn)量與BOM的乘積得出該產(chǎn)品當月的標準成本，全部成本的標準成本再與實際成本的之差為當月?lián)p耗，再通過損耗率分攤至各個產(chǎn)品中得出該產(chǎn)品當月的實際成本。企業(yè)在NC系統(tǒng)中應保證所有產(chǎn)品的BOM數(shù)據(jù)及損耗率錄入真實準確，當生產(chǎn)部門完成當月原材料消耗數(shù)據(jù)時，系統(tǒng)能通過設定好的標準成本法核算規(guī)則迅速計算出當月各產(chǎn)品的實際成本。

（四）權衡各部門分析重點，合計制定存貨分類

供應鏈系統(tǒng)是為了統(tǒng)一各部門數(shù)據(jù)口徑，所以在存貨分類的統(tǒng)一界定中，企業(yè)應該加以重視。首先，對各部門進行調(diào)查，了解部門存貨數(shù)據(jù)分析的側(cè)重點。然后，綜合各部門的分類特點總結(jié)出統(tǒng)一的分類方式。再從舊系統(tǒng)中對原來的存貨按照新的分類方式整合數(shù)據(jù)，為初始化數(shù)據(jù)后續(xù)核對做準備。接著來關于NC系統(tǒng)中的存貨編碼設定，必需按照新確定的存貨分類方式設定編碼規(guī)則，讓使用者能很容易根據(jù)編碼分辨出存貨類別。最后就是按照新的分類及編碼逐個統(tǒng)計每一件存貨。這個初始化過程應該是在整個NC系統(tǒng)上線的過程中耗費時間最長、耗用人力物力最大的一個模塊，尤其是庫存量大而且分類十分復雜的企業(yè)。但這個模塊的初始化工作必須高度重視，因為初始化的分類設計合適與否能直接影響日后管理分析的準確性。

四、結(jié)語

重視用友NC系統(tǒng)的初始化工作，對日后運作的財務管理優(yōu)化工作也起促進作用。用友NC系統(tǒng)的使用可以大幅度減少企業(yè)各部門人員的工作量， 員工可以用更少的時間完成日常核算工作， 將精力更多地投入到企業(yè)的分析與管理中。而且用友NC系統(tǒng)更好地對企業(yè)管理進行集約化管理，財務管理是一個綜合部門， 需要與企業(yè)內(nèi)部各個部門打交道，用友NC的使用大大提高了交流效率。財務核算與管理過程的規(guī)范性與合規(guī)性得到提高， 降低了人為失誤的概率， 使會計政策執(zhí)行效果加強。

參考文獻：

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[2]陸沁園.財務信息化建設推進精細化管理——淺談用友NC財務系統(tǒng)的使用[J].國際商務財會，2012（05）.

（作者單位：珠海紅塔仁恒包裝股份有限公司）endprint