探究高職院校學(xué)籍檔案管理的規(guī)范化路徑

摘要：學(xué)籍檔案管理是學(xué)校管理工作中不可或缺的一項(xiàng)，能夠使學(xué)校第一時(shí)間了解學(xué)生的個(gè)人信息，并推進(jìn)人才的培養(yǎng)過(guò)程。其管理的規(guī)范化要從多角度出發(fā)，新時(shí)期更應(yīng)以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理作為基礎(chǔ)，加強(qiáng)學(xué)習(xí)檔案管理。就目前高職院校學(xué)籍檔案管理現(xiàn)狀，筆者提出了具體的解決方案。

關(guān)鍵詞：高職院校；學(xué)籍檔案管理；規(guī)范化；路徑

學(xué)籍檔案管理模式隨著時(shí)代和技術(shù)的發(fā)展而發(fā)生一定的變化，其中紙質(zhì)檔案向網(wǎng)絡(luò)檔案的轉(zhuǎn)變成為主要特點(diǎn)。這給現(xiàn)代檔案管理人員提出了新的挑戰(zhàn)，信息化檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理不同，雖然其存儲(chǔ)變得方便，但是要注重其安全，加強(qiáng)對(duì)病毒等問(wèn)題的防御。高職院校的學(xué)籍管理工作受重視程度正在提高，這一定程度上使得學(xué)籍檔案管理更加專業(yè)，一方面使檔案管理問(wèn)題明顯地體現(xiàn)出來(lái)。

一、 高職院校學(xué)籍檔案管理規(guī)范性的必要性

檔案管理涉及學(xué)生日后的工作和生活，并且對(duì)學(xué)校管理具有指導(dǎo)作用，因此應(yīng)得到學(xué)校的重視，檔案管理的規(guī)范性具有必要性。規(guī)范的人事檔案管理要具有與時(shí)俱進(jìn)的特征，適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的特點(diǎn)，從時(shí)代局勢(shì)出發(fā)，提高學(xué)校對(duì)于學(xué)籍檔案的認(rèn)知，并且要提高其管理水平。學(xué)籍檔案的管理工作還能夠體現(xiàn)出檔案管理的自身價(jià)值，并且可就學(xué)校建設(shè)與發(fā)展問(wèn)題來(lái)維持其可持續(xù)發(fā)展。運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)后，網(wǎng)絡(luò)信息檔案管理更加合理，并且使學(xué)校管理更加便捷，第一時(shí)間掌握學(xué)生的現(xiàn)狀，為其推薦工作和學(xué)習(xí)方式。通過(guò)學(xué)習(xí)管理，學(xué)校也更加真實(shí)地反應(yīng)學(xué)生的情況，從而尊重事實(shí)，時(shí)刻從事實(shí)出發(fā)，對(duì)學(xué)生進(jìn)行評(píng)價(jià)和選拔。目前，要完成這一過(guò)程中，要從硬件和軟件兩個(gè)方面入手，加強(qiáng)檔案管理，才能保證學(xué)校管理的順利。其具體的過(guò)程下文將具體地分析。

二、 高職院校學(xué)籍檔案管理規(guī)范性的途徑

（一） 加強(qiáng)文書(shū)處理工作

人事檔案管理工作的規(guī)范化可以保證高職院校實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案管理的規(guī)范性，在搞好硬件建設(shè)的同時(shí)，還應(yīng)做好文書(shū)處理這一基本的工作。日益豐富的工作實(shí)踐表明，雖然文書(shū)處理工作與檔案工作之間存在不同，并且具有獨(dú)立性，但是文書(shū)的檔案來(lái)源是保持一致的。因此，學(xué)籍檔案的管理從本質(zhì)上就是文書(shū)管理。二者之間緊密相關(guān)，首先必須要加強(qiáng)思維管理意識(shí)，樹(shù)立文書(shū)處理工作規(guī)范化與檔案工作。規(guī)范化同行管理者的思想。時(shí)刻要避免檔案管理過(guò)程中的重復(fù)管理，以節(jié)省管理實(shí)踐，保證資源的最大利用價(jià)值以及最佳的管理方式，在立卷上，應(yīng)以解決問(wèn)題為主，堅(jiān)持立卷規(guī)定原則，即歸檔的文件要以本單位生成的文件為主的原則。

（二） 明確立卷重點(diǎn)

學(xué)籍檔案管理的本質(zhì)是文件的管理，學(xué)生眾多，高職院校要明確管理重點(diǎn)，才能提高管理效率。因此這一過(guò)程中的最主要問(wèn)題就是準(zhǔn)確地掌握文件立卷歸檔的時(shí)效性，也就是要完成文件階段的任務(wù)后，才能進(jìn)行接下來(lái)的工作。立卷要恰到好處。雖有未完成檢查的檔案信息均不能歸檔，了解重點(diǎn)方便于正確分工和提高效率，在以往的檔案管理過(guò)程中，經(jīng)常出現(xiàn)遺漏或者重復(fù)的管理，因此要求明確立卷重點(diǎn)，并以此來(lái)構(gòu)建檔案管理過(guò)程是必要的。在這一過(guò)程中，還必須保證檔案的完整性，注意全面的保護(hù)，進(jìn)行全面的檔案管理規(guī)章制度制定，學(xué)校、學(xué)生和企業(yè)要及時(shí)溝通，完善管理流程，重視管理細(xì)節(jié)，要求函授管理點(diǎn)要嚴(yán)格按照規(guī)定進(jìn)行操縱，函授管理是一項(xiàng)重要任務(wù)，具有系統(tǒng)性和復(fù)雜性，并且檔案管理工作枯燥，因此應(yīng)適當(dāng)?shù)靥岣邫n案管理人員的待遇，保證學(xué)習(xí)檔案管理人員的工作積極性，使立卷歸檔后所形成的檔案不僅完整，詳細(xì)且不復(fù)雜，推進(jìn)我國(guó)高職院校學(xué)籍檔案的規(guī)范化管理過(guò)程。

（三） 建立并發(fā)揮信息化系統(tǒng)的作用

計(jì)算機(jī)技術(shù)在學(xué)籍檔案規(guī)范化的管理中起到了重要作用，學(xué)籍檔案管理要通過(guò)軟件和硬件的匹配來(lái)提高管理效率和管理安全性。信息檔案數(shù)字化管理所應(yīng)讀出的信息需要檢索技術(shù)支撐，當(dāng)然，現(xiàn)代技術(shù)更新較快，學(xué)校不可能隨時(shí)更換系統(tǒng)，要求其盡量選擇當(dāng)下最先進(jìn)的技術(shù)。因此現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)下，學(xué)籍檔案管理效率提高，但是也面臨部分問(wèn)題，其中包括安全性的保證。選擇操作管理系統(tǒng)時(shí)應(yīng)注重信息的真實(shí)性，對(duì)信息進(jìn)行核實(shí)，并且載體的性質(zhì)要進(jìn)行檢查，保證其安全性。要具有可靠性，尤其是操作管理系統(tǒng)的使用更新，要嚴(yán)格監(jiān)管，操作系統(tǒng)會(huì)因其他原因而進(jìn)行更新，技術(shù)更新過(guò)程中還要注重不穩(wěn)定因素的排除，尤其是安全隱患問(wèn)題，信息丟失將造成高校的損失。學(xué)籍管理要通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)建立強(qiáng)大的管理平臺(tái)，加強(qiáng)平臺(tái)的管理作用和能力，提高其防御能力，畢竟目前所面臨的最重要的問(wèn)題就是學(xué)習(xí)檔案丟失，人事檔案信息在進(jìn)行數(shù)字化編輯過(guò)程中、剪貼、復(fù)制或者是保存的時(shí)候，要求具有較高的軟件基礎(chǔ)，避免使人事檔案信息被輕易復(fù)制，從而確保該系統(tǒng)具有系統(tǒng)仿真性。

三、 總結(jié)

總之，對(duì)于高職院校而言，學(xué)籍檔案管理是其發(fā)展中不可缺少的工作項(xiàng)目，是保證學(xué)生信息真實(shí)，教學(xué)開(kāi)展的重要手段。學(xué)習(xí)檔案管理已經(jīng)逐漸地清晰化和規(guī)范化，但是這一過(guò)程中存在諸多的問(wèn)題需要及時(shí)解決。針對(duì)高職檔案管理現(xiàn)狀，從三個(gè)角度對(duì)其進(jìn)行了分析。從高職院校自身發(fā)展而言，使學(xué)習(xí)檔案管理規(guī)劃，便于學(xué)生和人力資源部門(mén)查找是其主要任務(wù)，這一過(guò)程中要制定合理的管理制度，并且嚴(yán)格執(zhí)行，確保學(xué)籍檔案管理積極作用的發(fā)揮。

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作者簡(jiǎn)介：

林月麗，廣西壯族自治區(qū)南寧市，廣西金融職業(yè)技術(shù)學(xué)院。endprint