醫(yī)院內(nèi)部控制信息化管理優(yōu)化策略

華蕾菲

隨著國家醫(yī)藥改革的不斷深入，信息化技術(shù)已普遍運(yùn)用在公立醫(yī)院的日常經(jīng)營活動中，醫(yī)院信息系統(tǒng)HIS的部署是醫(yī)院采用現(xiàn)代化管理技術(shù)的重要體現(xiàn)。醫(yī)院信息化系統(tǒng)已由單一系統(tǒng)擴(kuò)展到多系統(tǒng)共享數(shù)據(jù)信息，建立了較為完善的內(nèi)部控制體系，提高了醫(yī)院管理的綜合水平。根據(jù)2014年國家出臺的《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范》，作為行政事業(yè)單位的公立醫(yī)院如何在信息化的大環(huán)境下對醫(yī)院內(nèi)部控制進(jìn)行優(yōu)化和提升是擺在醫(yī)院財(cái)務(wù)部門管理者面前的一項(xiàng)重要工作。

一、醫(yī)院實(shí)施內(nèi)部控制信息化的意義

1.日常經(jīng)營活動得到優(yōu)化?；颊叩竭_(dá)醫(yī)院的第一步就是掛號收費(fèi)，目前絕大多數(shù)的醫(yī)院都是采用人工排隊(duì)掛號，患者光排隊(duì)就需要花費(fèi)很多時(shí)間，尤其不利于單身前來就診的患者。采用自助掛號信息化系統(tǒng)就無需患者排隊(duì)掛號，只需將社?？ā⑨t(yī)?？ㄔ谧灾鷴焯枡C(jī)上劃卡就可實(shí)現(xiàn)自助式掛號收費(fèi)，方便快捷，無需排隊(duì)，極大地減輕患者焦慮等待的心理狀態(tài)，最大限度地避免患者帶有怨氣的與一線醫(yī)務(wù)工作者交流，縮短就診時(shí)間，提高就診效率。通過信息化系統(tǒng)可將來診患者的信息與各職能科室進(jìn)行共享，了解患者所需要配備的藥品、醫(yī)療器械、檢查設(shè)備等，為后續(xù)藥品、醫(yī)療器械、醫(yī)療設(shè)備采購、維護(hù)、保養(yǎng)提供真實(shí)有效的數(shù)據(jù)，方便財(cái)務(wù)部門對各項(xiàng)原始數(shù)據(jù)進(jìn)行采集、整理、過濾、匯總，能更準(zhǔn)確的為醫(yī)院管理層提供財(cái)務(wù)分析報(bào)告，為醫(yī)院各部門的進(jìn)一步資源分配提供有效的數(shù)據(jù)信息支持。

2.提高各項(xiàng)業(yè)務(wù)的安全性。所有財(cái)務(wù)相關(guān)人員都需要分配一個(gè)操作賬號和密碼，對財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的查詢和輸入分別設(shè)置不同的權(quán)限，不同級別的人員所能接觸到的數(shù)據(jù)資源是不同的，越是對核心數(shù)據(jù)的輸入修改需要的權(quán)限要求就越高。不同業(yè)務(wù)不同部門所能查詢的數(shù)據(jù)資源也是不同的。因?yàn)槊總€(gè)業(yè)務(wù)人員的業(yè)務(wù)流程不同，其輸入的數(shù)據(jù)如果有錯(cuò)，就能很方便的在他的業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)找出問題，不會牽涉到其他業(yè)務(wù)人員，能夠大幅減少數(shù)據(jù)錯(cuò)誤糾錯(cuò)時(shí)間，提高財(cái)務(wù)人員的日常工作效率。

3.實(shí)現(xiàn)了業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的共享。針對不同級別的醫(yī)院員工都能從信息化系統(tǒng)中獲取自身所需的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，各部門管理者能及時(shí)查詢到當(dāng)前門診、住院的相關(guān)數(shù)據(jù)，為進(jìn)一步計(jì)劃分配本部門人員、設(shè)備等醫(yī)療資源提供幫助。醫(yī)院管理層能實(shí)時(shí)查詢到各類財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，對醫(yī)院當(dāng)前的經(jīng)營狀況有大致了解。信息系統(tǒng)應(yīng)用到各部門后，財(cái)務(wù)人員不再需要等待各部門匯總整理上報(bào)數(shù)據(jù)，而是直接使用信息系統(tǒng)里的數(shù)據(jù)即可，方便快捷，及時(shí)有效地完成醫(yī)院各類賬目，充分發(fā)揮數(shù)據(jù)共享的效果。

4.為管理者提供決策依據(jù)。按照統(tǒng)一協(xié)調(diào)、分工負(fù)責(zé)、上下聯(lián)動、有效監(jiān)督的原則，全面梳理業(yè)務(wù)流程，并將其固化，建立預(yù)算管理、資金管理、內(nèi)控與風(fēng)險(xiǎn)管理、供應(yīng)鏈管理、核算管理、績效管理等模塊，按照管理權(quán)限為各級管理者提供有數(shù)據(jù)、有分析的表單，風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警和消息，以及可供選擇的解決方案，通過信息化管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)識別、風(fēng)險(xiǎn)評估、風(fēng)險(xiǎn)對策、風(fēng)險(xiǎn)控制、風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)督等相關(guān)功能。

二、醫(yī)院實(shí)施內(nèi)部控制信息化的成效

1.增強(qiáng)數(shù)據(jù)核算的準(zhǔn)確性?，F(xiàn)代醫(yī)院采用了HIS信息系統(tǒng)作為整個(gè)醫(yī)院信息系統(tǒng)的中繼站，所有涉及到此系統(tǒng)的操作人員都有明確的業(yè)務(wù)范圍和職責(zé)要求，并根據(jù)職務(wù)級別授予不同的操作權(quán)限。財(cái)務(wù)部門可通過HIS信息系統(tǒng)隨時(shí)檢查核對前臺收費(fèi)情況，收費(fèi)人員是否嚴(yán)格按照業(yè)務(wù)流程操作。醫(yī)院要樹立“正確收費(fèi)”的管理理念，建立完善的HIS系統(tǒng)收費(fèi)復(fù)核機(jī)制，通過HIS信息系統(tǒng)定期檢查醫(yī)院門診、住院病人人數(shù)及計(jì)費(fèi)情況，及時(shí)確保收支安全。專職物價(jià)員定期進(jìn)行督查追蹤，建立“大費(fèi)用抽查復(fù)核機(jī)制”，并能做好問題導(dǎo)向的后期處理、改善與提高。

2.提高固定資產(chǎn)精細(xì)化管理水平。由于擁有大型醫(yī)療檢測設(shè)備和高精尖精密儀器的數(shù)量是衡量一家醫(yī)院綜合實(shí)力的一項(xiàng)重要考核指標(biāo)，所以固定資產(chǎn)管理是醫(yī)院內(nèi)部控制的一個(gè)重要組成部分。但由于檢測儀器和設(shè)備分布范圍廣、使用人員眾多、數(shù)量大而很難集中管理。必須借助現(xiàn)代信息技術(shù)，運(yùn)用固定資產(chǎn)信息管理系統(tǒng)，高效、全面、及時(shí)、準(zhǔn)確地掌握醫(yī)院各部門固定資產(chǎn)的使用情況。固定資產(chǎn)管理人員要定期將固定資產(chǎn)變更信息錄入系統(tǒng)，以方便醫(yī)院其他員工查詢設(shè)備信息，使財(cái)務(wù)人員能及時(shí)掌握各部門固定資產(chǎn)購買、使用、維護(hù)、保養(yǎng)、報(bào)廢等情況，對固定資產(chǎn)使用進(jìn)行全程有效監(jiān)督，提高固定資產(chǎn)使用率和管理水平。開展固定資產(chǎn)條形碼管理，有效節(jié)約人力資源成本，降低資產(chǎn)重復(fù)購置率，實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)的精細(xì)化管理，確保國有資產(chǎn)的保值增值。同時(shí)，要及時(shí)在財(cái)務(wù)報(bào)表上準(zhǔn)確的反映固定資產(chǎn)折舊及報(bào)廢情況，保障會計(jì)信息數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。

3.有效提高存貨管理水平。藥品、試劑、耗材作為醫(yī)院直接成本，數(shù)量多、使用量大且出庫入庫頻率高，屬于醫(yī)院內(nèi)部控制中的重要部分。應(yīng)當(dāng)完全采用信息化技術(shù)，建立存貨的出入庫管理系統(tǒng)，規(guī)范存貨的申請、采購、入庫、保管、領(lǐng)用、調(diào)撥及盤點(diǎn)控制流程，定期對各庫房的存貨進(jìn)行盤點(diǎn)，清點(diǎn)實(shí)物，核對賬目，發(fā)現(xiàn)有盤盈、盤虧現(xiàn)象，及時(shí)查找原因，經(jīng)上級主管部門、財(cái)政部門批準(zhǔn)后做賬務(wù)調(diào)整處理，確保賬賬相符、賬實(shí)相符。同時(shí)，對管理人員進(jìn)行權(quán)限分類，分級授權(quán)，采購人員、庫管人員、會計(jì)人員權(quán)限不可混用，不能以多種身份進(jìn)入信息系統(tǒng)操作，采用日志管理規(guī)則限制操作人員多次刪改輸入數(shù)據(jù)，禁止非信息系統(tǒng)認(rèn)可的外部人員操作系統(tǒng)，賦予相關(guān)人員查詢的權(quán)限以提高信息系統(tǒng)的使用效率。

4.強(qiáng)化全面預(yù)算管理的實(shí)施。醫(yī)院的全面預(yù)算管理系統(tǒng)是醫(yī)院實(shí)行現(xiàn)代化管理的一個(gè)重要標(biāo)志，將全面預(yù)算管理系統(tǒng)與醫(yī)院HIS系統(tǒng)通過接口技術(shù)進(jìn)行連接，實(shí)現(xiàn)2個(gè)系統(tǒng)的互連，共享信息數(shù)據(jù)。全面預(yù)算管理能夠?qū)︶t(yī)院日常經(jīng)營活動進(jìn)行有效控制、監(jiān)督，減少業(yè)務(wù)執(zhí)行中的錯(cuò)誤，降低業(yè)務(wù)執(zhí)行中的風(fēng)險(xiǎn)，對違反預(yù)算規(guī)則的行為進(jìn)行實(shí)時(shí)預(yù)警和制止。財(cái)務(wù)部門通過年度預(yù)算編審、每月執(zhí)行追蹤分析等環(huán)節(jié)，及時(shí)披露薄弱環(huán)節(jié)中存在的問題，分析原因，采取調(diào)整措施，在實(shí)際工作中有效發(fā)揮預(yù)算的調(diào)控作用，確保年度預(yù)算目標(biāo)順利完成。

三、優(yōu)化醫(yī)院內(nèi)部控制信息化管理的策略endprint

1.醫(yī)院管理層高度重視?，F(xiàn)代醫(yī)院是一個(gè)專業(yè)性、技術(shù)性、針對性非常強(qiáng)的行業(yè)，只有醫(yī)院內(nèi)部從上至下，從管理層到各職能科室相互協(xié)作配合，才能把信息化系統(tǒng)與內(nèi)部控制這兩者高效地結(jié)合在一起。醫(yī)院管理層人員要學(xué)會充分利用現(xiàn)代化信息系統(tǒng)進(jìn)行查詢、檢索，獲取自己需要的相關(guān)信息，認(rèn)識到信息系統(tǒng)的重要性、必要性。從而推動醫(yī)院整體的信息化建設(shè)，進(jìn)一步強(qiáng)化內(nèi)部建設(shè)。增強(qiáng)了醫(yī)院在市場上的競爭力，提高了醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)效益。通過醫(yī)院HIS系統(tǒng)，將醫(yī)院各個(gè)信息系統(tǒng)有機(jī)結(jié)合起來，才能高效地實(shí)現(xiàn)醫(yī)院現(xiàn)代化管理流程，做到事前預(yù)測、過程控制、事后分析、人員考核評定，整體提高醫(yī)院內(nèi)部控制水平。

2.完善內(nèi)部監(jiān)督體系。信息化技術(shù)有著很強(qiáng)的專業(yè)性，在醫(yī)院部署過程中需要應(yīng)用軟件開發(fā)商全力協(xié)助，培訓(xùn)指導(dǎo)員工操作，提供各類注意事項(xiàng)，需要聘請專業(yè)化內(nèi)部控制業(yè)務(wù)咨詢公司制定符合醫(yī)院自身日常經(jīng)營的業(yè)務(wù)流程。通過網(wǎng)絡(luò)互連開發(fā)出一套完整完善數(shù)據(jù)共享的內(nèi)部控制信息系統(tǒng)。醫(yī)院內(nèi)部財(cái)務(wù)人員、管理層都需要接觸機(jī)密數(shù)據(jù)，信息系統(tǒng)的安全性尤為重要，對數(shù)據(jù)的共享、獲取、安全性要求較高，權(quán)限分配要合理，需要建立一整套安全監(jiān)督機(jī)制，防范數(shù)據(jù)泄露，加強(qiáng)數(shù)據(jù)安全性及事后的責(zé)任追究制度。聯(lián)網(wǎng)計(jì)算機(jī)都需要定期查殺病毒，硬件也要定期維護(hù)，以保護(hù)數(shù)據(jù)的安全。

3.提高財(cái)務(wù)人員綜合素質(zhì)。信息化技術(shù)在帶給我們便利的同時(shí)也給相關(guān)操作人員提出了更高的從業(yè)要求。隨著財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)的日益多樣化、廣泛化、復(fù)雜化、技術(shù)化、專業(yè)化，財(cái)務(wù)人員的綜合素質(zhì)就顯得尤為重要。財(cái)務(wù)人員不僅需要掌握普通的財(cái)會知識，更要懂得財(cái)務(wù)核算、財(cái)務(wù)管理、信息化技術(shù)、內(nèi)部管理控制。醫(yī)院內(nèi)部要定期對財(cái)務(wù)收費(fèi)人員、庫房管理會計(jì)進(jìn)行業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)、普及網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用、數(shù)據(jù)維護(hù)知識，加強(qiáng)業(yè)務(wù)操作流程，樹立內(nèi)部控制觀念，使財(cái)務(wù)人員能在日常工作中始終把內(nèi)部控制放在首位，在提高自身業(yè)務(wù)能力的同時(shí)加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)防范意識。

4.加強(qiáng)對關(guān)鍵環(huán)節(jié)的控制。在醫(yī)院日常管理中，對關(guān)鍵環(huán)節(jié)的控制是醫(yī)院能否成功實(shí)施內(nèi)部控制管理的重點(diǎn)，醫(yī)院必須對資金進(jìn)行管控，比如：資金使用效率、資金使用監(jiān)督、各類經(jīng)費(fèi)支出，科室預(yù)算的執(zhí)行情況。對于每年上報(bào)的投資項(xiàng)目都要進(jìn)行可行性分析，嚴(yán)格按照資金審批流程進(jìn)行評估和審核。最大限度地避免發(fā)生任何資金風(fēng)險(xiǎn)。要確保各部門預(yù)算計(jì)劃的合理性，設(shè)定各個(gè)部門計(jì)劃指標(biāo)，對于部門突然提高的預(yù)算計(jì)劃要嚴(yán)格審查。改善收入分配機(jī)制，避免將科室收入與個(gè)人收入掛鉤，造成各類“以藥養(yǎng)醫(yī)”的局面，避免醫(yī)患關(guān)系緊張。對于固定資產(chǎn)要在申請、審批、采購、驗(yàn)收、入庫、出庫、報(bào)廢等環(huán)節(jié)加強(qiáng)控制，杜絕各類有形無形資產(chǎn)流失損耗。只有充分依靠內(nèi)部控制管理手段才能確保醫(yī)院日常經(jīng)營活動正常開展，只有會計(jì)數(shù)據(jù)真實(shí)可靠準(zhǔn)確無誤才能確保醫(yī)院各類資產(chǎn)安全與完整。

四、結(jié)語

在我國的醫(yī)療衛(wèi)生體制改革大環(huán)境下，醫(yī)院必然要加強(qiáng)內(nèi)部控制管理，才能不斷提高醫(yī)院的服務(wù)水平和綜合業(yè)務(wù)能力。現(xiàn)代醫(yī)院通過改善內(nèi)部控制環(huán)境，健全內(nèi)部控制管理機(jī)制，提高應(yīng)對各類風(fēng)險(xiǎn)的管控能力，并運(yùn)用信息化技術(shù)必然引導(dǎo)醫(yī)院內(nèi)部控制的進(jìn)一步發(fā)展，對醫(yī)院整體市場競爭力有進(jìn)一步提升，加強(qiáng)信息化建設(shè)，加強(qiáng)內(nèi)部控制，促進(jìn)醫(yī)院向更深層次的現(xiàn)代化發(fā)展，使醫(yī)院能夠不斷應(yīng)對新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，促進(jìn)了醫(yī)院各項(xiàng)事業(yè)健康、可持續(xù)發(fā)展。

（作者單位：無錫市第三人民醫(yī)院）endprint