我國(guó)地質(zhì)資料向“單軌制”轉(zhuǎn)型前景及面臨問(wèn)題分析

齊釩宇，李曉蕾，商云濤

(1.中國(guó)地質(zhì)調(diào)查局發(fā)展研究中心，北京 100037；2.全國(guó)地質(zhì)資料館，北京 100037)

地質(zhì)資料具有檔案屬性，是一種特殊的專業(yè)類科技檔案[1]。目前，我國(guó)地質(zhì)資料在匯交、管理等業(yè)務(wù)工作采用檔案領(lǐng)域相關(guān)理論和標(biāo)準(zhǔn)。2016年國(guó)家檔案局開(kāi)始部署在有條件的部門開(kāi)展電子檔案單套制(即電子設(shè)備生成的檔案僅以電子方式保存)、單軌制(即不再生成紙質(zhì)檔案)管理試點(diǎn)[2]。相對(duì)于以往地質(zhì)資料“雙軌制”，“單軌制”理論研究及實(shí)踐相對(duì)匱乏，要完成地質(zhì)資料“雙軌制”向“單軌制”的轉(zhuǎn)型尚需時(shí)日。本文基于地質(zhì)資料業(yè)務(wù)領(lǐng)域，探討地質(zhì)資料向“單軌制”轉(zhuǎn)型的前景及面臨的問(wèn)題。

1 我國(guó)地質(zhì)資料運(yùn)行的“雙軌制”模式

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息技術(shù)的發(fā)展，我國(guó)地質(zhì)資料已經(jīng)歷了由紙質(zhì)資料為主，到紙電并行的階段。截至目前，我國(guó)地質(zhì)資料運(yùn)行使用“雙軌制”模式，即地質(zhì)資料在驗(yàn)收、匯交、管理和服務(wù)的運(yùn)行過(guò)程中，紙質(zhì)資料和電子資料同步隨業(yè)務(wù)流程運(yùn)轉(zhuǎn)。地質(zhì)資料運(yùn)行過(guò)程中，紙質(zhì)資料和電子資料處于同等地位，均需經(jīng)歷接收、驗(yàn)收等業(yè)務(wù)工作流程，最終歸檔是紙質(zhì)資料和電子資料兩份保存，備份是多份紙質(zhì)資料和電子資料同時(shí)備份。

2 “雙軌制”模式存在的問(wèn)題和不足

1) 造成資源浪費(fèi)。隨著計(jì)算機(jī)的普及，絕大部分地質(zhì)資料原生形態(tài)就是數(shù)字化的，將這些生而數(shù)字化的地質(zhì)資料打印成多份紙質(zhì)地質(zhì)資料，再進(jìn)行匯交、驗(yàn)收、歸檔、備份等地質(zhì)資料業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，大量的紙張被浪費(fèi)使用。在提倡環(huán)境保護(hù)和節(jié)約的當(dāng)今，地質(zhì)資料“雙軌制”的弊端就在于地質(zhì)資料業(yè)務(wù)工作流程中大量環(huán)節(jié)需要的打印成冊(cè)，這樣造成了資源的浪費(fèi)。

2) 紙介質(zhì)的局限性。地質(zhì)工作原始記錄和成果是一個(gè)多維度多形式的信息復(fù)合體，包括相互關(guān)聯(lián)的報(bào)告、文獻(xiàn)、表格、數(shù)據(jù)和數(shù)據(jù)庫(kù)、圖形等。紙介質(zhì)資料更像是一個(gè)壓縮版，將多維度立體的過(guò)程記錄和成果，簡(jiǎn)單的壓制成一個(gè)傳統(tǒng)的紙介質(zhì)資料，失去了地質(zhì)資料原本的特性，也失去了地質(zhì)資料間的關(guān)聯(lián)關(guān)系。同時(shí)，根據(jù)全國(guó)地質(zhì)資料服務(wù)統(tǒng)計(jì)，電子地質(zhì)資料已占據(jù)地質(zhì)資料服務(wù)的絕對(duì)地位，紙質(zhì)地質(zhì)資料在服務(wù)過(guò)程中的比例逐年減少，這也說(shuō)明了紙質(zhì)地質(zhì)資料在服務(wù)過(guò)程的作用逐漸變小。

3) 增加工作量及成本。地質(zhì)資料“雙軌制”運(yùn)行意味著每份文件從制作、評(píng)審、傳輸、驗(yàn)收到歸檔、備份等環(huán)節(jié)，都是需要電子和紙質(zhì)兩個(gè)版本同時(shí)存在并運(yùn)轉(zhuǎn)。相對(duì)于傳統(tǒng)紙質(zhì)文件運(yùn)行模式，雙軌運(yùn)行增加了電子版本的辦理及管理的工作量。同時(shí)，也降低了工作效率[3]。

4) 紙質(zhì)資料保存要求高，不利于長(zhǎng)期保存。作為紙質(zhì)檔案，其保存過(guò)程需要很苛刻的保存條件。我國(guó)歷史上很早就有檔案記錄，目前能保存的時(shí)間久的檔案材料均是非紙質(zhì)的，而紙質(zhì)檔案保存下來(lái)的也就一二百年，可見(jiàn)紙質(zhì)資料保存時(shí)間短的特性。其次，紙質(zhì)資料保存過(guò)程中對(duì)溫度、濕度要求也較高，常溫下保存時(shí)間短。此外，地質(zhì)資料中圖件在噴墨且無(wú)覆膜的情況下，保存周期與保存狀況也十分堪憂，需要定期進(jìn)行更加復(fù)雜和昂貴的紙質(zhì)地質(zhì)資料修復(fù)工作。

5) 紙質(zhì)資料占用資源高。對(duì)于地質(zhì)資料館而言，兩套并存，無(wú)疑將大量增加了庫(kù)房占用量。而對(duì)紙質(zhì)資料庫(kù)房的投入，不僅僅是排架，防水、防潮、防火、防蟲(chóng)等投入量也是巨大的。長(zhǎng)此以往，隨著地質(zhì)資料匯交量逐年增長(zhǎng)，排架和庫(kù)房均隨之增長(zhǎng)，無(wú)疑會(huì)造成庫(kù)房使用的緊張，不僅增加地質(zhì)資料管理部門的經(jīng)濟(jì)負(fù)擔(dān)，也不利于地質(zhì)資料的長(zhǎng)期可持續(xù)發(fā)展[4]。

3 國(guó)外“單軌制”研究進(jìn)展

目前，國(guó)外“單軌制”理論研究和技術(shù)實(shí)踐均取得實(shí)質(zhì)性進(jìn)展，具有代表性的是澳大利亞數(shù)字連續(xù)性政策和美國(guó)生命周期理論。

3.1 澳大利亞數(shù)字連續(xù)性政策

2011年7月，澳大利亞政府為提髙政府工作效率發(fā)布了《政府?dāng)?shù)字轉(zhuǎn)型政策》(The Government’s Digital Transition Policy)，旨在敦促澳大利亞政府機(jī)構(gòu)轉(zhuǎn)向以數(shù)字化形式進(jìn)行文件管理，要求2015年后原生形態(tài)是電子形式的文件將只以電子形式移交至國(guó)家檔案館。這意味著政府機(jī)構(gòu)的絕大部分文件將以數(shù)字形式創(chuàng)建、保存和管理，不再形成新的紙質(zhì)文件，以實(shí)現(xiàn)澳大利亞政府機(jī)構(gòu)文檔管理的全面電子化[5-6]。

對(duì)于檔案與地質(zhì)資料管理的單軌制，其理論基礎(chǔ)就是數(shù)字連續(xù)體理論，其要點(diǎn)為信息要有價(jià)值；信息要以數(shù)字化形式保存；信息、系統(tǒng)及業(yè)務(wù)過(guò)程要能互操作。

澳大利亞第一個(gè)行動(dòng)計(jì)劃出臺(tái)于2011年。2015年發(fā)布最新的《數(shù)字連續(xù)性2020》，它的頂層設(shè)計(jì)更加充分，且政策不斷更新，顯現(xiàn)了由信息管理轉(zhuǎn)向信息治理乃至政府治理的趨向，政策框架更加完善，增加原則與案例研究?jī)纱缶S度。

目前，在澳大利亞聯(lián)邦檔案館的指導(dǎo)下，澳大利亞聯(lián)邦法院、澳大利亞地球科學(xué)公司、澳大利亞漁業(yè)管理局等多家政府機(jī)構(gòu)和公司基于數(shù)字連續(xù)體理論，實(shí)現(xiàn)了業(yè)務(wù)檔案全流程“單軌制”運(yùn)轉(zhuǎn)。

3.2 美國(guó)生命周期理論

美國(guó)檔案領(lǐng)域更加遵循文件生命周期管理理論，與數(shù)字連續(xù)性背后的文件連續(xù)體理念有相異之處，沒(méi)有提出數(shù)字連續(xù)性戰(zhàn)略與計(jì)劃。美國(guó)檔案領(lǐng)域更加強(qiáng)調(diào)前端控制與全程管理，在數(shù)字基礎(chǔ)設(shè)施、無(wú)紙辦公、數(shù)字保存、開(kāi)發(fā)與利用等方面發(fā)布了一系列戰(zhàn)略、計(jì)劃與規(guī)范，旨在建立國(guó)家信息資源全流程創(chuàng)新生態(tài)系統(tǒng)?？偟膩?lái)說(shuō)，美國(guó)相關(guān)政策覆蓋了從數(shù)字形成、流通、管理、保存到處置、開(kāi)發(fā)及利用的全生命周期流程，其目標(biāo)與數(shù)字連續(xù)性保障信息的長(zhǎng)久可用是一致的[7]。

美國(guó)NASA在1998年為數(shù)字保存和長(zhǎng)期利用開(kāi)啟ERA項(xiàng)目的研究，美國(guó)國(guó)會(huì)圖書(shū)館在2000年啟動(dòng)國(guó)家數(shù)字信息基礎(chǔ)設(shè)施和保存項(xiàng)目，旨在為未來(lái)保存數(shù)字內(nèi)容做好理論與技術(shù)基礎(chǔ)。2012年，美國(guó)總統(tǒng)奧巴馬簽署文件管理指令，要求聯(lián)邦政府在2019年12月31日之前實(shí)現(xiàn)無(wú)紙辦公，保證以電子形式管理所有永久保存的文件，本質(zhì)上就是數(shù)字連續(xù)性所要求的以數(shù)字形式形成、管理、保存與利用信息。

4 “雙軌制”模式向電子文件“單軌制”的轉(zhuǎn)變前景

從社會(huì)和技術(shù)發(fā)展的角度來(lái)看，地質(zhì)資料“雙軌制”模式向“單軌制”模式轉(zhuǎn)變是必然的。

1) 經(jīng)濟(jì)角度。紙質(zhì)地質(zhì)資料業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)過(guò)程復(fù)雜，期間需要多次、多份打印地質(zhì)資料，還需運(yùn)輸、異地備份等大量費(fèi)用支出。此外，紙質(zhì)地質(zhì)資料在利用、存儲(chǔ)、查詢、統(tǒng)計(jì)、服務(wù)等方面需要耗費(fèi)大量人力、物力和財(cái)力，增加了工作強(qiáng)度和經(jīng)濟(jì)成本。

2) 技術(shù)發(fā)展角度。紙質(zhì)地質(zhì)資料是紙張、印章和簽字的結(jié)合，有極強(qiáng)的安全性和憑證性，這也是目前檔案“雙軌制”無(wú)法轉(zhuǎn)型成“單軌制”的重要原因之一。但隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，電子文件在可信倉(cāng)儲(chǔ)、長(zhǎng)期保存等技術(shù)方面有著突飛猛進(jìn)的進(jìn)展，這也為地質(zhì)資料“單軌制”鋪平了道路。隨著人工智能技術(shù)的發(fā)展，批量檢查和驗(yàn)收電子資料的時(shí)代可期，這也將使地質(zhì)資料“單軌制”轉(zhuǎn)型成為必然。

3) 可持續(xù)發(fā)展角度。地質(zhì)資料“單軌制”讓地質(zhì)資料走上可持續(xù)發(fā)展的道路。目前，庫(kù)房緊張是各專業(yè)、各級(jí)檔案館均面臨的問(wèn)題。絕大部分檔案館中資料均是永久保存的，這也導(dǎo)致了庫(kù)房只進(jìn)不出。各個(gè)檔案館只能通過(guò)年年增加排架、租用庫(kù)房等形式來(lái)解決這一問(wèn)題，但卻無(wú)法根治。地質(zhì)資料“單軌制”將有效解決資料庫(kù)房緊張這一問(wèn)題，讓地質(zhì)資料發(fā)展走上可持續(xù)發(fā)展的道路。

4) 社會(huì)發(fā)展角度。時(shí)代在發(fā)展，社會(huì)在進(jìn)步。人類歷史上記錄檔案的載體很多，從遠(yuǎn)古結(jié)繩記事、甲骨、青銅器、簡(jiǎn)牘、縑帛、紙張[8]，到當(dāng)代的數(shù)字化記錄載體，檔案記錄載體隨著社會(huì)發(fā)展而改變。當(dāng)今社會(huì)，是信息技術(shù)高速發(fā)展的時(shí)代，也是檔案載體改變的重要轉(zhuǎn)折點(diǎn)。

5 我國(guó)地質(zhì)資料實(shí)行“單軌制”面臨問(wèn)題

5.1 完善的頂層設(shè)計(jì)和政策法規(guī)體系

無(wú)論是地質(zhì)資料還是檔案，想要推進(jìn)“單軌制”，勢(shì)必先要學(xué)習(xí)澳大利亞國(guó)家檔案館，開(kāi)展頂層設(shè)計(jì)的編寫(xiě)。完成頂層設(shè)計(jì)后，相應(yīng)的政策法規(guī)將是“單軌制”必不可少的支撐。澳大利亞構(gòu)建了完備的法規(guī)體系，包括法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)和指南等，用以推動(dòng)數(shù)字轉(zhuǎn)型政策的實(shí)施。首先，法律法規(guī)對(duì)電子文件證據(jù)效力予以認(rèn)可，對(duì)相關(guān)主體的權(quán)利、義務(wù)進(jìn)行規(guī)范；其次，指南工具則為機(jī)構(gòu)科學(xué)地實(shí)施數(shù)字轉(zhuǎn)型提供策略；最后，標(biāo)準(zhǔn)體系為機(jī)構(gòu)具體操作提供基準(zhǔn)，保證國(guó)家文件、檔案信息資源的一致性和互通性。在我國(guó)現(xiàn)階段的地質(zhì)資料管理體制中，全國(guó)地質(zhì)資料館有帶動(dòng)省級(jí)館藏機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)工作的任務(wù)。省級(jí)館藏機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)工作水平參差不齊，需要完善的頂層設(shè)計(jì)和相應(yīng)的政策法規(guī)做基礎(chǔ)，指導(dǎo)其向“單軌制”的業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)型。

5.2 長(zhǎng)期保存技術(shù)與可信數(shù)字倉(cāng)儲(chǔ)

與紙質(zhì)資料一樣，電子資料也面臨著長(zhǎng)期保存的問(wèn)題。長(zhǎng)期保存是電子文件進(jìn)入檔案管理階段后的主要管理目的，對(duì)于地質(zhì)資料館藏機(jī)構(gòu)，保存電子文件信息的期限通常是永久保存，所以長(zhǎng)期保存技術(shù)對(duì)地質(zhì)資料“單軌制”的實(shí)現(xiàn)起著至關(guān)重要的作用。地質(zhì)資料長(zhǎng)期保存需要關(guān)注技術(shù)變化的影響，包括新介質(zhì)、載體及數(shù)據(jù)格式等。

可信數(shù)字倉(cāng)儲(chǔ)(Trustworthy Digital Repository，簡(jiǎn)稱TDR)是負(fù)責(zé)數(shù)字資源長(zhǎng)期、可靠的管理和維護(hù)的機(jī)構(gòu)組織，它按照普遍接受的協(xié)議和標(biāo)準(zhǔn)設(shè)計(jì)完整的運(yùn)行系統(tǒng)，制定切實(shí)可行的政策和實(shí)施方案，并且有持續(xù)的財(cái)政支持和規(guī)范的評(píng)價(jià)系統(tǒng)，能夠?yàn)橘Y源提供者和用戶長(zhǎng)期負(fù)責(zé)。數(shù)字檔案館本身是運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)數(shù)字檔案信息進(jìn)行采集、加工、存儲(chǔ)、管理，并通過(guò)各種網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)提供公共檔案信息服務(wù)和共享利用的檔案信息集成管理系統(tǒng)，應(yīng)當(dāng)將其定位為適用于電子文件長(zhǎng)期保存的可信數(shù)字倉(cāng)儲(chǔ)，它既是實(shí)體概念，也是系統(tǒng)概念[9-10]。

地質(zhì)資料“單軌制”另一個(gè)技術(shù)難點(diǎn)是如何保證電子地質(zhì)資料的可信度，換而言之，要確保電子地質(zhì)資料在保存過(guò)程中未經(jīng)過(guò)修改，是可信賴的數(shù)字資源。數(shù)字信息的特性決定了其存在的短暫性，長(zhǎng)期保存難度較大，傳統(tǒng)資源的保存方法難以應(yīng)用于數(shù)字資源，并且隨著數(shù)字信息的指數(shù)級(jí)增長(zhǎng)，沒(méi)有任何一個(gè)機(jī)構(gòu)能夠獨(dú)自承擔(dān)保存責(zé)任，需要眾多機(jī)構(gòu)、組織和個(gè)人共同參與。如何建立可靠安全的長(zhǎng)期保存與可信數(shù)字倉(cāng)儲(chǔ)制度，是地質(zhì)資料“單軌制”實(shí)現(xiàn)的重要技術(shù)保障。

6 結(jié) 語(yǔ)

綜上所述，我們可以看出，“單軌制”是地質(zhì)資料發(fā)展的方向，并已在世界上部分發(fā)達(dá)國(guó)家開(kāi)展了相應(yīng)的研究試點(diǎn)工作。我國(guó)檔案界在“單軌制”問(wèn)題上起步較晚，缺少明確的“單軌制”的研究和規(guī)劃目標(biāo)。相對(duì)于國(guó)外的檔案界，我們需要更加認(rèn)真的學(xué)習(xí)其理念及技術(shù)，確保我國(guó)檔案界可以由“雙軌雙套制”向“單軌單套制”轉(zhuǎn)型，節(jié)約社會(huì)成本，提高檔案利用效率。如今是地質(zhì)資料發(fā)展的轉(zhuǎn)折時(shí)期，加強(qiáng)“單軌制”的研究及工作部署有益于地質(zhì)資料未來(lái)的發(fā)展。在社會(huì)高速發(fā)展的今天，檔案載體介質(zhì)的升級(jí)勢(shì)在必行，我們要與時(shí)俱進(jìn)，不斷創(chuàng)新，不能局限在守舊的檔案保管思路中，爭(zhēng)取在“單軌制”方面政策、技術(shù)走在世界前列。