淺談電力企業(yè)文秘工作與檔案管理的有效結(jié)合

王 蕾

（國網(wǎng)湖北省電力有限公司利川市供電公司，湖北 利川 445400）

文秘是電力企業(yè)中一個非常重要的職位，文秘工作主要是負(fù)責(zé)會議安排和文件處理之類的事務(wù)，而在處理這些事務(wù)的過程中，肯定會產(chǎn)生大量的公文資料并且大多都會被作為檔案資料保存起來，檔案資料又是電力企業(yè)日?；顒拥挠涗洠渖婕暗姆矫姹容^多，所以需要專業(yè)人員保管，因此，電力企業(yè)就必須做好檔案管理工作，有效結(jié)合文秘工作與檔案管理工作，不能讓文秘工作出現(xiàn)失職，如果文秘工作一旦出現(xiàn)紕漏，就會直接影響檔案管理，這就需要電力企業(yè)必須做好文秘工作，這樣才能順利開展檔案管理。

1 電力企業(yè)文秘工作與檔案管理有效結(jié)合的重要意義

1.1 有效提高文秘工作和檔案管理的質(zhì)量

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，電力企業(yè)的文秘工作和檔案管理都已經(jīng)邁入信息化，網(wǎng)絡(luò)計算機(jī)的運用極大地提升了工作效率，在電力企業(yè)的日?；顒又校浞掷矛F(xiàn)代化的電子設(shè)備能夠促使辦公室的自動化，節(jié)約大量的勞動力，為電力企業(yè)的日常工作提供很大便利，極大地減少工作失誤，文秘工作和檔案管理的有效結(jié)合在很大程度上提升了計算機(jī)的準(zhǔn)確率，有效提高文秘工作和檔案管理的質(zhì)量。

1.2 增強(qiáng)辦公人員的專業(yè)素養(yǎng)

文秘人員在電力企業(yè)內(nèi)部起著非常重要的銜接和輔助作用，是電力企業(yè)內(nèi)部的重要組成部分，檔案管理人員不僅要歸納分類處理文件，還要給領(lǐng)導(dǎo)及時提供所需資料，確保查詢服務(wù)的準(zhǔn)確性，隨著工作量的不斷增加，這就需要文秘工作人員注重提升自身的工作效率，而如何才能做到這點呢？這就需要其具備較強(qiáng)的職業(yè)素養(yǎng)，檔案管理是對文秘工作成果的管理，只有把兩者有效結(jié)合起來，才能不斷提高他們的專業(yè)素養(yǎng)，確保工作環(huán)節(jié)的連貫性，提升文秘工作的時效性，并為檔案管理奠定良好基礎(chǔ)。

2 電力企業(yè)文秘工作與檔案管理有效結(jié)合的策略

2.1 注重加強(qiáng)文檔的一體化建設(shè)

在現(xiàn)代信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，人們越來越重視電力企業(yè)文檔的一體化建設(shè)，如今越來越多的電力企業(yè)投入到文檔一體化建設(shè)過程中，引進(jìn)了各種現(xiàn)代自動化的辦公設(shè)備，文檔一體化建設(shè)能夠促進(jìn)電力企業(yè)文秘工作與檔案管理的有效融合，其可以為電力企業(yè)創(chuàng)設(shè)良好的發(fā)展環(huán)境，因此，電力企業(yè)就必須注重計算機(jī)的應(yīng)用，同時建立檔案管理信息系統(tǒng)，把文秘人員歸檔的各種文件資料都有效存儲到平臺中在，這樣不僅能為電力企業(yè)各個部門查詢檔案信息提供很大便利，還能真正實現(xiàn)文檔的一體化建設(shè)。

2.2 建立綜合性的工作制度

電力企業(yè)的文秘工作和檔案管理是緊密相連的，在具體工作中必須有效融合組織制度，科學(xué)合理地管理文檔，在大多數(shù)電力企業(yè)中，文秘部門和檔案管理部門都是屬于獨立運行的個體，由于在工作中溝通的不到位，導(dǎo)致檔案質(zhì)量很難得到有效保障，這就使得檔案管理面臨很大困難，還有的是由于檔案管理出現(xiàn)了一些問題，所以在開展文秘工作時往往會遇到一定困擾，而如果把文秘工作和檔案管理工作有效結(jié)合起來，綜合考慮兩者的實際情況，建立起一個綜合性的工作制度，要注意是的必須建立在我國相關(guān)法律條例基礎(chǔ)上來制定，這樣才能確保公文的質(zhì)量，另外還要緊密結(jié)合電力企業(yè)的實際管理狀況，建立嚴(yán)密的檔案人員網(wǎng)絡(luò)，確保各個部門的檔案管理真正做到責(zé)任到人，并形成一個相互配合的管理體系，這樣才能促進(jìn)文秘工作和檔案管理的共同發(fā)展。

2.3 嚴(yán)格規(guī)范文書格式

電力企業(yè)公文格式的規(guī)范性直接影響了文秘工作與檔案管理的一體化，在起草文書時一定要認(rèn)真謹(jǐn)慎，嚴(yán)格按照國家規(guī)定的格式來編寫，確保文書規(guī)模的準(zhǔn)確性，尤其要注意文書的各方面細(xì)節(jié)，版記是文秘工作與檔案管理銜接的重要標(biāo)記，其極大地影響了文檔的一體化建設(shè)，這就要求文秘工作人員必須充分重視這個環(huán)節(jié)，必須準(zhǔn)確無誤地標(biāo)記出文件的印發(fā)部門和具體打印時間，并且要在電腦上做好詳細(xì)記錄，在流轉(zhuǎn)后就必須立即立卷歸檔，只有確保文書格式的規(guī)范化，才能確保檔案管理的規(guī)范化。

3 結(jié)語

綜上所述，隨著電力企業(yè)的不斷發(fā)展，必然會日積月累產(chǎn)生大量有價值的文檔，而做好文秘工作能夠為電力企業(yè)的檔案管理工作提供重要參考，確保電力企業(yè)的有效運轉(zhuǎn)，在自動化辦公不斷更新的時代背景下，對電力企業(yè)的文秘工作和檔案管理提出了新的要求，要求電力企業(yè)必須確保文秘工作與檔案管理工作的一體化。