檔案管理工作問題分析及其創(chuàng)新

問少冠

摘 要：檔案是信息的重要載體，檔案管理是十分重要的工作，管好用好檔案，對(duì)資源開發(fā)起著重要作用。為了更好地完善檔案管理工作，加強(qiáng)檔案管理和解決檔案管理工作中的問題，本文針對(duì)性地提出實(shí)現(xiàn)檔案管理工作創(chuàng)新的途徑，以保障檔案管理工作順利進(jìn)行。

關(guān)鍵詞：檔案管理；問題；對(duì)策；創(chuàng)新

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展以及時(shí)代的不斷進(jìn)步，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無法滿足時(shí)代發(fā)展的需求，亟需對(duì)檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新。檔案是重要的信息資源，是活動(dòng)業(yè)務(wù)開展的憑證和記錄，對(duì)促進(jìn)企業(yè)和事業(yè)單位的發(fā)展起到重要的作用。而檔案管理工作的有效開展能夠提高檔案資源利用率，基于此，筆者進(jìn)行了相關(guān)介紹。

1 檔案管理中的問題分析

1.1 管理制度缺乏規(guī)范性

迄今為止，雖然我國的檔案管理較之前的模式來看已經(jīng)有了很大的變化，逐步進(jìn)入了電子信息化的管理模式，但是依然沿用了之前的管理模式和管理制度，在一定程度上不能完全適應(yīng)新型的管理方式，管理有一定的盲目性。檔案管理的人員也沒有進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)，相關(guān)的內(nèi)容都不是非常了解，檔案管理的相關(guān)步驟也并不熟練，都是從傳統(tǒng)檔案館里的有關(guān)部門調(diào)度過來的。

近些年來，我國相關(guān)部門出臺(tái)了一些關(guān)于檔案管理的法律法規(guī)，由于法律的約束力檔案管理工作取得了一些成績，但是檔案管理工作還是有一些欠缺，制度上存在不完美的部分，像是沒有完整規(guī)定的部門去整理卷宗，也沒有固定的相關(guān)人員對(duì)檔案進(jìn)行管理，這樣一來出現(xiàn)問題的話就會(huì)難以解決。

1.2 管理意識(shí)不強(qiáng)，檔案管理的方法落后

在現(xiàn)代社會(huì)的企事業(yè)單位，由于文件管理投入不足，文件管理方式仍處于傳統(tǒng)的手工管理模式，采用手工采集、整理、編輯、檢索文件?，F(xiàn)代信息技術(shù)的使用使得檔案管理符合現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展，搜索過程復(fù)雜且容易出錯(cuò)。在降低工作效率的過程中，文件信息的準(zhǔn)確性不能保證，這對(duì)企事業(yè)單位是不利的。盡管許多組織對(duì)文件管理的重視程度越來越高，但在實(shí)際的文件管理工作中，由于工作人員對(duì)文件管理的理解不夠，在收集和整理數(shù)據(jù)的過程中經(jīng)常會(huì)遇到很多困難。

1.3 檔案載體保存和安全

因?yàn)樾畔n案管理是以計(jì)算機(jī)電子文件的形式保存，材料一般是CD或磁盤來存儲(chǔ)的，某些情況下磁盤是容易產(chǎn)生生理反應(yīng)的，會(huì)發(fā)生卷曲，磁性脫落無法讀碟，這樣就會(huì)損害里面的文件，這樣相比之下，紙質(zhì)檔案的保存壽命更長，電子產(chǎn)品的保存壽命正常情況為十年左右，在這期間就要求我們需要對(duì)文件進(jìn)行更新整理，而紙質(zhì)檔案就可以較為長時(shí)間的保存。由于電子檔案有很大的脆弱性，很容易受到損害使數(shù)據(jù)無法讀取。

2 實(shí)現(xiàn)檔案管理工作創(chuàng)新的途徑

2.1 思想觀念的創(chuàng)新

想要對(duì)檔案管理進(jìn)行創(chuàng)新在觀念層次便要進(jìn)行改革，新的思想理念要從始至終伴隨著檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展。檔案管理工作的創(chuàng)新必須依靠于現(xiàn)代化的技術(shù)和新興的管理制度，對(duì)檔案管理要進(jìn)行社會(huì)與網(wǎng)絡(luò)的同步改善，將創(chuàng)新知識(shí)在檔案管理的脈絡(luò)中體現(xiàn)出來，轉(zhuǎn)變落后的思想，讓藏起來的各類檔案信息重見天日。此時(shí)必須建立兩種觀念：一種是將有用信息轉(zhuǎn)變?yōu)橐庾R(shí)的積極觀念。檔案管理工作十分復(fù)雜，檔案信息庫非常巨大，現(xiàn)實(shí)中各類檔案被分散保存在各個(gè)單體檔案中，在有需求時(shí)，將相關(guān)檔案文件尋找歸類，發(fā)揮其根本作用，所以講檔案信息進(jìn)行編輯整理加工為更加直接的信息是檔案工作的關(guān)鍵。另一種是利用檔案更加便捷有效率的觀念。在檔案管理工作的過程中應(yīng)該認(rèn)識(shí)到管理檔案的根本在于將檔案信息有效的利用起來，從思想觀念方面入手，提高對(duì)工作的認(rèn)識(shí)和重視程度，這樣才能更好的提高工作效率，對(duì)檔案信息加以有效的運(yùn)用，這樣才能將檔案管理工作的價(jià)值發(fā)揮到極致。

2.2 加大資金投入

檔案管理信息化建設(shè)需要投入大量的資金，建設(shè)的前提就是館藏檔案的數(shù)字化，檔案部門在硬件設(shè)備方面應(yīng)該積極引進(jìn)必需的應(yīng)用設(shè)備，通常工作人員應(yīng)該借助先進(jìn)科學(xué)的硬件設(shè)備，轉(zhuǎn)化、掃描、補(bǔ)充、整理館藏檔案資源，注重各環(huán)節(jié)的具體要求，利用各類文檔處理軟件來整理建立的數(shù)據(jù)庫，保障檢索服務(wù)的高效性；或者是建立各類網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)系統(tǒng)，注重?cái)?shù)據(jù)信息的備份與加密等工作。

2.3 服務(wù)方式的創(chuàng)新

檔案管理工作在社會(huì)工作中的地位非常重要，由于檔案管理工作的性質(zhì)檔案管理工作也是服務(wù)類，也是需要提供服務(wù)來表達(dá)它的工作職能。而檔案管理的服務(wù)也是檔案管理工作的核心之處。不斷提高檔案管理服務(wù)質(zhì)量，促進(jìn)檔案管理工作蓬勃發(fā)展，促進(jìn)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展，必須要堅(jiān)持可持續(xù)發(fā)展。改善檔案服務(wù)現(xiàn)狀應(yīng)從兩個(gè)方面著手：第一，豐富創(chuàng)新檔案服務(wù)的內(nèi)在。由于社會(huì)經(jīng)濟(jì)水平的提高，檔案服務(wù)的范圍愈加廣泛，內(nèi)容愈發(fā)豐富，因此豐富創(chuàng)新檔案服務(wù)十分重要。第二，由于科技的進(jìn)步，信息化技術(shù)也有了長足的發(fā)展，檔案服務(wù)的方法隨著檔案工作條件的不斷變化和改進(jìn)，也不斷進(jìn)行創(chuàng)新。因此需要在現(xiàn)實(shí)中不斷對(duì)服務(wù)方式進(jìn)行創(chuàng)新，在實(shí)踐中進(jìn)行豐富及改善服務(wù)活動(dòng)。工作過程中，必須不斷改善檔案服務(wù)的現(xiàn)狀，使其更加主動(dòng)及時(shí)和有針對(duì)性，不斷加大對(duì)檔案工作各方面的研究，在了解檔案工作的需求方面更應(yīng)重視，實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)障礙的進(jìn)一步減少，創(chuàng)新服務(wù)。

2.4 檔案系統(tǒng)的創(chuàng)新

對(duì)檔案管理工作進(jìn)行跨越時(shí)代的進(jìn)步，首先要做的就是對(duì)檔案的系統(tǒng)進(jìn)行創(chuàng)新，重中之重在于對(duì)檔案管理的脈絡(luò)進(jìn)行新的梳理，將各項(xiàng)復(fù)雜的檔案管理脈絡(luò)進(jìn)行簡化，同時(shí)為了實(shí)現(xiàn)信息時(shí)代背景下的檔案管理創(chuàng)新，需要適當(dāng)?shù)夭捎每茖W(xué)的信息化手段進(jìn)行檔案管理，如此一來，能夠大大的提升檔案管理的效率，還能夠在一定程度上保證檔案管理的信息準(zhǔn)確性，不僅如此，現(xiàn)今來說，大部分的檔案分為兩種形式，一種是實(shí)體文本格式，另一種是電子文本格式，都需要進(jìn)行準(zhǔn)確的分類與儲(chǔ)存，這些都需要科學(xué)化、信息化的檔案管理系統(tǒng)來進(jìn)行，由此可見，檔案系統(tǒng)的創(chuàng)新是現(xiàn)代化發(fā)展的必然選擇，想要更好的進(jìn)行檔案管理的工作就要有新方法新思路。

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