房管檔案整理和數(shù)字化外包安全問題及對策

沈揚(yáng)

摘 要：隨著房管業(yè)務(wù)范圍的不斷調(diào)整和房地產(chǎn)交易數(shù)量的不斷增加，給房屋管理局帶來了巨大的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。隨著檔案信息化進(jìn)程的不斷發(fā)展，對檔案數(shù)字化提出了更高的要求和標(biāo)準(zhǔn)，房屋管理局要想在激烈的競爭中占據(jù)一席之地，就要對檔案進(jìn)行不斷的管理。由于檔案整理和數(shù)字化的任務(wù)比較繁重、人手也比較緊張，大部分相關(guān)部門會(huì)選擇業(yè)務(wù)外包的形式，雖然在管理上具有一定的創(chuàng)新，但是客觀上根依舊存在一些問題，造成了非常嚴(yán)重的安全隱患。因此，本文對房管檔案整理和數(shù)字化外包的安全問題進(jìn)行了認(rèn)真的分析與研究，并提出了具有針對性的解決對策。

關(guān)鍵詞：房管檔案整理；數(shù)字化外包；安全問題；對策

目前，科學(xué)合理的檔案管理工作不僅可以有效提高房屋管理局工作效率，而且也能夠在一定程度上推動(dòng)房屋管理局的文化建設(shè)、經(jīng)濟(jì)建設(shè)以及日常工作的順利進(jìn)行。因此，房屋管理局要順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的潮流，不斷調(diào)整工作方針，同時(shí)也要加大對檔案的管理力度，并在實(shí)踐的過程中積極創(chuàng)新與改善檔案管理的方法，不斷緩解檔案行政管理部門檔案管理的壓力和負(fù)擔(dān)，為相關(guān)部門獲取最大的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益奠定良好的基礎(chǔ)。

1 房管檔案整理和數(shù)字化外包安全問題

1.1 房管檔案部門安全責(zé)任意識有待加強(qiáng)，監(jiān)管措施尚需完善

近些年，房管系統(tǒng)檔案管理部門對相關(guān)機(jī)構(gòu)進(jìn)行了有效的調(diào)整，由于房管業(yè)務(wù)范圍和工作量的迅速增加，檔案管理的人力資源也逐漸缺乏，使一些具有專業(yè)性的人才逐漸流失，在檔案安全管理的過程中出現(xiàn)了落實(shí)不到位的現(xiàn)象。在當(dāng)前形式下，在房管系統(tǒng)檔案業(yè)務(wù)外包中，監(jiān)督和管理制度還不夠完善，有待加強(qiáng)[1]。外包主體單位嚴(yán)重缺乏安全責(zé)任意識和保密意識，同時(shí)也沒有建立健全的安全管理體系。除此之外，在其他調(diào)查中發(fā)現(xiàn)在承包單位的選擇上、合同的管理上、規(guī)章制度的建設(shè)上等都存在嚴(yán)重的漏洞，需要對其及時(shí)的進(jìn)行改進(jìn)和完善，做到防患于未然。

1.2 相關(guān)部門沒有充分的認(rèn)識到檔案管理工作的重要性

目前，雖然我國房管檔案管理已經(jīng)形成了網(wǎng)絡(luò)格局，但是其中一部分的檔案管理人員以及相關(guān)工作人員沒有認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，而且單純的認(rèn)為檔案管理工作就是機(jī)械化的對信息進(jìn)行抄錄和保管，對于相關(guān)部門的長遠(yuǎn)發(fā)展以及經(jīng)濟(jì)利益沒有直接的關(guān)系，從而忽視了檔案管理工作。

1.3 檔案管理水平較低

據(jù)調(diào)查，大多數(shù)的檔案中介機(jī)構(gòu)從事的一線操作人員都不具有一定的專業(yè)性，缺乏對檔案整理的要求和標(biāo)準(zhǔn)，在加上這些檔案管理人員沒有經(jīng)過專業(yè)的培訓(xùn)與指導(dǎo)，嚴(yán)重缺乏專業(yè)的檔案管理知識以及熟練的業(yè)務(wù)能力，甚至還有些工作人員不具備從業(yè)資格[2]。因此，檔案管理人員在對檔案進(jìn)行管理、歸納和裝訂的過程中嚴(yán)重缺乏操作的規(guī)范性，保密意識也非常的薄弱，缺乏對檔案實(shí)體保護(hù)的認(rèn)知和能力，使得其檔案管理水平的逐漸低下，給檔案留下了非常嚴(yán)重的安全隱患。

2 加強(qiáng)房管檔案整理和數(shù)字化外包安全的有效對策

2.1 數(shù)字化加工設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境與數(shù)據(jù)載體的安全管理

第一、檔案數(shù)字化在加工過程中一定要使用檔案部門所提供的專業(yè)設(shè)備，除此之外，還要使用數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)設(shè)備，檔案部門要對其進(jìn)行設(shè)備的安全性進(jìn)行全面性的檢查。

第二、檔案數(shù)字化在加工過程中，對于設(shè)備軟件的使用盡可能的要使用國產(chǎn)并具有正版的軟件。對于數(shù)據(jù)安全與網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控軟硬件要選擇國家安全認(rèn)證的國產(chǎn)品牌產(chǎn)品。除了一些必要的操作系統(tǒng)、殺毒軟件等，檔案數(shù)字化加工計(jì)算機(jī)不可以擅自安全加工不存在聯(lián)系的軟件。

第三、檔案數(shù)字化過程中對于所使用的移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)和刻錄設(shè)備要由檔案部門專業(yè)的工作人員進(jìn)行保管，并對其實(shí)際情況進(jìn)行詳細(xì)的記錄和分析[3]。對于檔案數(shù)字化的成果要非常注重，對結(jié)果進(jìn)行拷貝和刻錄的時(shí)候一定要進(jìn)行集中操作。檔案部門要選擇專門的工作人員對移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)的數(shù)量進(jìn)行清點(diǎn)，數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)如果完成拷貝或者是刻錄的數(shù)據(jù)介質(zhì)一定要及時(shí)將其交給檔案部門的相關(guān)人員并在第一時(shí)間做好辦理的交接手續(xù)。

2.2 健全制度，完善機(jī)制，制定切實(shí)可行的操作規(guī)范

在安全管理的過程中規(guī)章制度起著決定性的作用。只有利用科學(xué)完善的規(guī)章制度和科學(xué)合理的業(yè)務(wù)流程才可以建立健全監(jiān)督管理機(jī)制，保證檔案外包服務(wù)單位可以在執(zhí)行的過程中可以按照規(guī)章制度進(jìn)行執(zhí)行，保證相關(guān)成員可以嚴(yán)格的約束自己，使項(xiàng)目任務(wù)可以在安全的狀態(tài)下順利開展。由于各個(gè)行業(yè)的專業(yè)檔案都具有一定的差異性，所以房管系統(tǒng)檔案管理部門順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的潮流，著眼于行業(yè)的實(shí)際發(fā)展情況，根據(jù)檔案業(yè)務(wù)外包在實(shí)踐中所體現(xiàn)出的具體問題，從多個(gè)方面進(jìn)行入手制定具有針對性的相關(guān)制度，可以在很大程度上建立保障檔案的相關(guān)制度。發(fā)包位需要在正式開展之前，根據(jù)房管專業(yè)檔案的特點(diǎn)和項(xiàng)目的實(shí)際需求，并根據(jù)實(shí)際情況制定檔案業(yè)務(wù)外包服務(wù)安全的相關(guān)制度[4]。例如：《安全保障工作實(shí)施細(xì)則》可以在實(shí)施過程中降低風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生頻率；安全培訓(xùn)制度，加強(qiáng)對工作人員的培訓(xùn)和指導(dǎo)，可以提高相關(guān)人員的安全責(zé)任意識和工作人員的專業(yè)知識和專業(yè)技能水平。

2.3 重視檔案管理的作用，加強(qiáng)工作人員的素質(zhì)教育

在我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展的新時(shí)期，外包公司要想長遠(yuǎn)的發(fā)展，首先就要重視檔案管理作用的重要性。首先，設(shè)立專門的培訓(xùn)機(jī)構(gòu)，對管理人員進(jìn)行專業(yè)知識的培訓(xùn)和指導(dǎo)，加強(qiáng)他們的學(xué)習(xí)，另外，外包公司要不斷加強(qiáng)對檔案管理人員的組織教育，通過定期的培訓(xùn)與學(xué)習(xí)來提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力以及專業(yè)素養(yǎng)；其次，為了提高管理水平，外包公司要加大宣傳力度，增強(qiáng)檔案管理人員以及相關(guān)工作人員的檔案管理意識，要使相關(guān)的管理人員將工作全面的落實(shí)，從而提高管理人員的責(zé)任意識，對相關(guān)工作更加的了解和認(rèn)識，避免出現(xiàn)不正確的管理行為。檔案管理人員還要根據(jù)相關(guān)的法律規(guī)定，對檔案進(jìn)行規(guī)范性與合理性的管理，始終貫徹《檔案法》，并以此為法律依據(jù)。最后，制定健全的激勵(lì)機(jī)制和考核機(jī)制，可以在很大程度上是提高管理人員對工作的主動(dòng)性，充分發(fā)揮他們自身的職能作用，優(yōu)化管理方式，并在激勵(lì)機(jī)制的作用下激發(fā)管理人員的積極性，提高自身的管理水平，并且也可以為相關(guān)部門的重要決策提供有價(jià)值的參考，為相關(guān)部門的可持續(xù)發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

2.4 加強(qiáng)業(yè)務(wù)建設(shè)，提高檔案管理水平

房管檔案管理部門在日常的工作過程中可以收集并儲(chǔ)存大量的信息與數(shù)據(jù)，從而在一定程度上提高了檔案管理的準(zhǔn)確性與科學(xué)性，并且也可以為外包公司長遠(yuǎn)的發(fā)展規(guī)劃以及重要決策提供有價(jià)值的參考。檔案管理的收集工作主要包括的內(nèi)容都非常復(fù)雜，多種多樣，可以在很程度上保證檔案資料的原始性。檔案的整理工作以及檔案管理工作的相關(guān)原則與方法，通過把一些繁雜的資料信息進(jìn)行系統(tǒng)化的處理，并進(jìn)行分類整理與歸檔，為日后的查閱以及保管工作提供了極大的便利。

3 結(jié)束語

綜上所述，房管檔案管理部門在日常管理工作中最重要的一部分工作就是對檔案進(jìn)行管理，在新形勢下，檔案管理對于房屋管理局的發(fā)展規(guī)劃有十分重要的意義。因此，房管檔案管理部門一定要重視檔案管理工作，加快檔案管理的制度規(guī)范化建設(shè)，對檔案整理和數(shù)字化的全過程進(jìn)行有效的監(jiān)督和管理。加大安全設(shè)備的投入，加強(qiáng)對員工的培訓(xùn)和指導(dǎo)，激發(fā)員工的潛能，提高員工專業(yè)的技術(shù)和綜合素養(yǎng)，使房屋管理局可以朝著規(guī)范化、制度化、現(xiàn)代化的目標(biāo)前進(jìn)。

參考文獻(xiàn)

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