職業(yè)院校加強(qiáng)教學(xué)檔案管理工作的思考

裴宇奇

摘 要：本文筆者結(jié)合多年教學(xué)檔案管理工作的經(jīng)驗(yàn)歸納出教學(xué)檔案的五個(gè)重要特性，針對(duì)教學(xué)檔案管理工作中普遍存在的問題，提出了加強(qiáng)該工作的對(duì)應(yīng)措施。

關(guān)鍵詞：職業(yè)院校；檔案管理；教學(xué)檔案

教學(xué)檔案是職業(yè)院校在教學(xué)管理和教學(xué)活動(dòng)中形成的文件、文檔、數(shù)據(jù)、圖表、影音、圖片等材料匯總而成，是教學(xué)過程的歷史記錄和客觀反映。它是職業(yè)院校檔案管理工作的重點(diǎn)內(nèi)容。而檔案管理工作是職業(yè)院校管理工作的重要組成部分，是衡量一個(gè)職業(yè)院校教育質(zhì)量和管理水平的重要標(biāo)志，

1 教學(xué)檔案重要特性

職業(yè)院校工作的核心內(nèi)容就是教學(xué)，教學(xué)活動(dòng)形成的教學(xué)檔案是衡量職業(yè)院校教學(xué)質(zhì)量、管理水平的重要依據(jù)。筆者結(jié)合多年教學(xué)檔案管理工作的經(jīng)驗(yàn)，認(rèn)為教學(xué)檔案具有以下五個(gè)重要特性。

1.1 真實(shí)性

教學(xué)檔案是職業(yè)院校的教務(wù)處在教學(xué)管理、上課實(shí)訓(xùn)、實(shí)習(xí)實(shí)踐、教育研究等活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的教學(xué)文檔資料，這些原始記錄是教學(xué)活動(dòng)的真實(shí)反映，具有真實(shí)客觀性。如教學(xué)管理中的任課表、教學(xué)日志、試卷分析等客觀反映了教師一個(gè)學(xué)期的教學(xué)過程，如實(shí)訓(xùn)實(shí)習(xí)實(shí)踐中直接形成的教學(xué)實(shí)習(xí)錄像和公開課教學(xué)錄像等，加以簡要文字說明就具有直觀性、紀(jì)實(shí)性、真實(shí)性、典型性等特點(diǎn)。

1.2 科學(xué)性

教學(xué)檔案的收集和管理不是簡單的把教學(xué)活動(dòng)形成的教學(xué)文檔集中到一起，應(yīng)該按照教學(xué)檔案的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行科學(xué)化管理。收存和整理的時(shí)要充分考慮到文檔間的邏輯性和關(guān)聯(lián)性，科學(xué)規(guī)劃，為日后檔案的鑒定、保管和使用打下良好的基礎(chǔ)。

1.3 完整性

由于職業(yè)院校的學(xué)生從招生入校到畢業(yè)具有周期性，教學(xué)活動(dòng)又以學(xué)年為周期，在這個(gè)周期更迭過程中，形成的教學(xué)材料間具有一定的規(guī)律，存在程序銜接、互相制約的內(nèi)在關(guān)系，所以包含對(duì)象、任務(wù)和效果完整記錄的教學(xué)檔案，具有鮮明的完整性。

1.4 多樣性

教學(xué)活動(dòng)形式多樣、內(nèi)容豐富，參與記錄教學(xué)活動(dòng)的介質(zhì)有很多種，所以使得教學(xué)檔案的載體形式多樣化，除傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔外，有電子文檔、影像、照片、錄音等電子載體，還有存檔價(jià)值高的實(shí)物如幻燈片、獎(jiǎng)杯、證書、標(biāo)本等。

1.5 廣泛性

學(xué)校在教學(xué)活動(dòng)中形成的一切具有保存價(jià)值的文件、資料、照片均歸屬教學(xué)檔案。教學(xué)檔案主要有教學(xué)管理類，學(xué)生管理類，教師管理類，教材管理類，課堂教學(xué)類，實(shí)習(xí)實(shí)訓(xùn)類，職業(yè)培訓(xùn)類等類別，而這些教學(xué)檔案來源廣泛、分散。有來自教育廳的指導(dǎo)文件通知、公告等，有來自教務(wù)處、學(xué)生處等部門的管理文件、教學(xué)標(biāo)準(zhǔn)、排課表等，有來自系、部、教研室等教學(xué)單位的系部管理、教學(xué)研究等，有來自于教師教案、計(jì)劃總結(jié)、學(xué)生的作業(yè)試卷等。

2 教學(xué)檔案管理存在的問題

2.1 規(guī)章制度滯后，管理體制陳舊

多數(shù)職業(yè)院校雖然制定了一套完整的教學(xué)檔案規(guī)章制度，但并沒有隨著現(xiàn)代檔案技術(shù)發(fā)展完成規(guī)章制度的修改和補(bǔ)充，已經(jīng)無法滿足新時(shí)代的需要。職業(yè)院校教學(xué)管理體制陳舊，缺少專職的懂計(jì)算機(jī)技術(shù)的檔案管理人員，人員的配置方面基本上能夠完成教學(xué)檔案的日常收集、整理、歸檔等工作，但是在教學(xué)檔案的開發(fā)和利用方面做的很不夠。

2.2 檔案管理不規(guī)范，缺漏遺失嚴(yán)重

職業(yè)院校教學(xué)檔案涉及的圍廣、人員散、資料多，所以教學(xué)檔案的管理是一項(xiàng)繁雜辛苦的工作。而目前教學(xué)檔案管理不規(guī)范，以及人們對(duì)檔案管理重視程度不夠，致使教學(xué)檔案材料在產(chǎn)生、收集、整理、利用等運(yùn)轉(zhuǎn)過程中存在著一定的漏洞，可能會(huì)遺失大量的檔案，造成教學(xué)檔案的不完整。當(dāng)教學(xué)評(píng)估或者上級(jí)驗(yàn)收時(shí)才開始集中整理，查缺補(bǔ)漏，使教學(xué)檔案失去了真實(shí)性。

2.3 檔案信息化程度低，資源開發(fā)利用差

隨著信息化建設(shè)的發(fā)展，職業(yè)院校大部分都搭建了校園網(wǎng)，但校園網(wǎng)還沒有充分的利用起來，特別是校園網(wǎng)基本上沒有開發(fā)電子檔案系統(tǒng)，再加上教學(xué)檔案缺乏整體規(guī)劃，不同管理部門制度不統(tǒng)一，自行其是，這就使得整個(gè)學(xué)校在檔案管理、數(shù)據(jù)查找、資源共享等方面造成諸多的不便，嚴(yán)重的影響了教學(xué)檔案資源的開發(fā)和利用。

2.4 歸檔程序不明確，存儲(chǔ)載體不安全

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的普及，很多的原始教學(xué)文檔都是以電子文件形式存在的，而目前很多職業(yè)院校沒有明確規(guī)定電子文件的歸檔程序，從而導(dǎo)致很多教學(xué)文檔分散存儲(chǔ)于不同的計(jì)算機(jī)中，未能及時(shí)集中脫機(jī)保管。一旦計(jì)算機(jī)系統(tǒng)崩潰或者硬盤損壞，極有可能破壞了教學(xué)電子文檔，造成教學(xué)檔案的不完整，嚴(yán)重的甚至?xí)縼G失。

2.5 教師檔案不健全，人員素質(zhì)待提高

教師業(yè)務(wù)檔案是把一個(gè)教師的教學(xué)情況、教學(xué)考核、培訓(xùn)學(xué)習(xí)、論文論著、職務(wù)聘任、計(jì)劃總結(jié)和獎(jiǎng)懲等材料建立的個(gè)人業(yè)務(wù)檔案。教師業(yè)務(wù)檔案，充分體現(xiàn)了學(xué)校對(duì)知識(shí)和人才的尊重。大部分職業(yè)院校還沒有認(rèn)識(shí)到教師業(yè)務(wù)檔案的重要價(jià)值，從而未能更好地為教學(xué)第一線提供服務(wù)。

部分職業(yè)院校教學(xué)檔案信息資源建設(shè)落后，缺乏專職教學(xué)檔案管理人員，而且檔案管理人員思想觀念守舊、信息意識(shí)淡薄，缺少應(yīng)有的開拓精神，在信息化、數(shù)字化等方面的素質(zhì)有待提高。

3 加強(qiáng)教學(xué)檔案管理工作的具體舉措

3.1 健全教學(xué)檔案管理制度

教學(xué)檔案具有科學(xué)性，所以建立健全科學(xué)的教學(xué)檔案管理制度，對(duì)加強(qiáng)教學(xué)檔案管理工作有著重大的意義。職業(yè)院校教務(wù)管理部門應(yīng)根據(jù)院校的檔案管理相關(guān)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)及具體情況，制定出教學(xué)檔案管理實(shí)施細(xì)則和檔案管理人員崗位管理制度，如在教學(xué)檔案的搜集、整理、歸檔、保管和利用等方面要有具體的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)并且有專人負(fù)責(zé)，明確教學(xué)檔案管理人員的職責(zé)范圍，做到責(zé)權(quán)明確。不僅如此，還必須制定相應(yīng)的制度來充分調(diào)動(dòng)起有關(guān)管理部門、所有教職工和學(xué)生的積極性讓他們自覺參與到教學(xué)檔案的工作中，使教學(xué)檔案的管理工作更加標(biāo)準(zhǔn)、更加科學(xué)。

3.2 加強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，提高檔案利用率

如果只重視教學(xué)檔案的整理、歸檔，而不積極地開發(fā)利用，那么教學(xué)檔案就失去了自身的價(jià)值。建立健全教師個(gè)人業(yè)務(wù)檔案。在教學(xué)檔案管理的過程中，檔案管理人員要加強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，向教師積極宣傳教師業(yè)務(wù)檔案的重要性，在教師歸檔、查檔時(shí)做好配合工作，讓教師逐步體會(huì)到教師個(gè)人業(yè)務(wù)檔案歸檔的好處與價(jià)值，從而能夠積極主動(dòng)提供這些材料。

教學(xué)檔案除教學(xué)評(píng)估使用外，教育研究室還應(yīng)通過教學(xué)研究給教學(xué)改革提供重要依據(jù)，從而提升職業(yè)院校教學(xué)質(zhì)量和教學(xué)管理的整體水平。所以應(yīng)全方位調(diào)動(dòng)教學(xué)檔案管理人員的積極性，提高教學(xué)檔案的利用率，從而充分發(fā)揮教學(xué)檔案在教學(xué)科研中的重要作用。

3.3 提升教學(xué)檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和能力

提升教學(xué)檔案的管理水平必須先提升教學(xué)檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力。所以必須多渠道、多層次、多形式對(duì)教學(xué)檔案管理人員進(jìn)行教學(xué)檔案管理、計(jì)算機(jī)應(yīng)用、多媒體技術(shù)、現(xiàn)代通訊、掃描攝像等知識(shí)的系統(tǒng)培訓(xùn)，來提升教學(xué)檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。通過政治學(xué)習(xí)和明確崗位責(zé)任，提升教學(xué)檔案管理人員的責(zé)任感和敬業(yè)精神，充分調(diào)動(dòng)他們的積極性，從而能主動(dòng)摸索教學(xué)檔案管理工作的規(guī)律，使得教學(xué)檔案管理工作得以優(yōu)化。

3.4 提高教學(xué)檔案管理工作的現(xiàn)代化水平

教學(xué)檔案管理人員應(yīng)加強(qiáng)學(xué)習(xí)更新觀念，在具體的教學(xué)檔案管理工作中引入先進(jìn)的檔案管理技術(shù)和檔案管理設(shè)備，逐步實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案的信息化、網(wǎng)絡(luò)化管理，從而提高了教學(xué)檔案管理的現(xiàn)代化水平。