淺析信息時代下電子檔案管理工作

袁萍

摘 要：隨著社會的發(fā)展，科技的進(jìn)步，經(jīng)濟(jì)全球化的現(xiàn)象日益顯著，社會經(jīng)歷的豐富多彩必然也促使了個人檔案的紛繁復(fù)雜， 如何有效清晰的管理個人檔案也在不斷摸索中找到了合適的方法。手寫檔案復(fù)雜的過程促使電子檔案隨著信息時代的進(jìn)步而產(chǎn)生，已成為管理檔案的一項手段。因此，本國檔案管理者也應(yīng)該適于現(xiàn)在發(fā)展的變化，準(zhǔn)確地了解電子檔案的便利，增強(qiáng)對電子檔案管理的研究，推動本國檔案管理的信息化的步伐。

關(guān)鍵詞：信息時代；電子檔案

跟著信息技術(shù)的不斷進(jìn)步，傳統(tǒng)的檔案管理辦法漸漸被電子檔案管理辦法所取代，這種管理手段更加方便和快捷，不僅是節(jié)省了傳統(tǒng)檔案管理繁瑣的時間，紙張的節(jié)約也大大縮減了管理成本，同時很大程度程度上提高了檔案管理和查詢的工作效率。 社會的不斷進(jìn)步，人類生活的各方面都離不開信息化，由此必然產(chǎn)生了許多電子檔案。通俗來說電子檔案就是在社會實踐中形成的、具有多次利用價值的、由計算機(jī)系統(tǒng)處理和存儲的機(jī)讀材料和其他載體形式的記錄，電子檔案的生成、保存和管理與之前紙質(zhì)檔案所用方法不同，對檔案管理來說是一次重要的挑戰(zhàn)，信息化時代的發(fā)展給檔案管理者帶來的便利是無窮的。對電子檔案管理工作如何有效進(jìn)行提出了如下觀點：

1 技術(shù)革命時代下傳統(tǒng)檔案管理難以生存

1.1 大部分檔案管理部門的近況

一是紙質(zhì)檔案留存的數(shù)量龐大，其保留時間不會太久。二是電子檔案一步一步的取代傳統(tǒng)的，大部分單位檔案管理人員對其性能以及操作還沒有較深入的了解，更談不上靈活運用。 三是檔案該如何利用也成為難題。由于電子檔案還不夠普及，導(dǎo)致了電子檔案和紙質(zhì)檔案同時存在的尷尬局面，檔案利用首先需要界定各類檔案的保留方法的限定，在翻閱紙質(zhì)檔案時，檔案員需要不時來回于辦公室和保管室之間，檔案類別沒有明確劃分的話就會事倍功半。四是紙質(zhì)檔案信息量大，大部分單位沒有對傳統(tǒng)檔案進(jìn)行系統(tǒng)化的規(guī)劃和整理歸檔。許多的紙質(zhì)文件，只能手工操作標(biāo)記分門別類，再記錄在厚厚一疊的記錄簿上，無法實時的展現(xiàn)檔案的具體動向及查閱情況，缺少一套對檔案借入和借出的動態(tài)監(jiān)督的管理系統(tǒng)。以有形載體保存的檔案文件，實現(xiàn)不了與單位管理系統(tǒng)磨合使用的愿望，在我看來傳統(tǒng)檔案最大的不當(dāng)之處在于無法多人同時使用，工作效率也隨之降低了不少。最后是傳統(tǒng)的與現(xiàn)代的同時存在的現(xiàn)狀下，對電子檔案保管相關(guān)硬件設(shè)施的引進(jìn)是絕對有必要的，可現(xiàn)實情況卻因為很多單位經(jīng)費不足而無法實現(xiàn)。

1.2 科技進(jìn)步帶動檔案管理變化

信息化時代的不斷發(fā)展進(jìn)步中，電子檔案的出現(xiàn)讓許多單位都倍感喜悅，便捷的使用技術(shù)讓人贊不絕口，對于電子檔案如何規(guī)范化管理沒有明確表示，我國有關(guān)部門只是提出了對檔案管理同時備份的實施辦法，也就是紙質(zhì)與電子同時保留，確保檔案不會全部遺失。社會在進(jìn)步，科技在創(chuàng)新，以往的理念與新想法的相互碰撞和融合，其引起的變化對檔案管理是不容小覷的：一是檔案保存方法發(fā)生了變化。在保存方法中，老式的保存方法無論用何種形式，檔案的信息和承載信息的有形物質(zhì)都是一個完整的個體且是不可有兩份存在的，但是現(xiàn)代的電子檔案卻是可以有多種無形保存形式的同時區(qū)別于傳統(tǒng)的就是電子檔案是可以有多份相同內(nèi)容存在的，并且可以根據(jù)使用者的需要存儲于不同的載體。二是檔案管理發(fā)生了變化。曾經(jīng)的紙張、案卷、文件袋等有形物體都是檔案信息的載體。在電子檔案時期，無形的檔案信息只存在于計算機(jī)中，一條命令指令就可解決整理檔案時或是編撰時的所耗費時間精力等問題，也為后續(xù)的檔案查找提供了極為方便的途徑。三是檔案管理系統(tǒng)研究方向發(fā)生了變化。檔案的外在保留形式有了明顯的改變，隨之而來的就是科研工作者對其實質(zhì)的也發(fā)生了一系列的改觀。相比較紙質(zhì)文件的容易辨別且不便于修改等，電子文件的隨意修改也成為了一種弊端，電子文檔的存在形式多種多樣，就算是在同一文件夾中都是有可能會有不同的版本存在的，例如 PDF、WORD EXCEL等。我們應(yīng)該慶幸的是計算機(jī)功能的強(qiáng)大，我們可以隨時查詢電腦中對相關(guān)文件的修改記錄，并核對文件是否有被篡改的可能性，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)達(dá)讓我們對網(wǎng)絡(luò)病毒是退避三舍，進(jìn)行必要的網(wǎng)絡(luò)病毒篩查也是很重要的。

2 做好電子檔案管理的措施

2.1 檔案管理標(biāo)準(zhǔn)要整齊劃一

第一點是對檔案信息和管理要一起進(jìn)行，同時發(fā)展改善；第二點是要要將檔案辦理的最初規(guī)劃和監(jiān)督作為相關(guān)部門應(yīng)該承擔(dān)的責(zé)任，保證文件在檔案管理部門督察引導(dǎo)下從初始狀態(tài)存檔接著后續(xù)翻閱使用等有序進(jìn)行；第三點是要擬定有效的電子文檔管理準(zhǔn)則；最后，形成最終文件傳送給檔案部門時，最后的檔案部門的審查也是至關(guān)重要的，應(yīng)確保檔案不失真。

2.2 管理電子檔案的安全至上

提高對檔案管理部門的硬件設(shè)施標(biāo)準(zhǔn)。電子檔案固然是便捷的，但他存在于電腦中也就有了隨之而來一個不可預(yù)見的隱患，電腦病毒，操作不當(dāng)，電腦卡頓等，都會導(dǎo)致文件丟失，甚至造成計算機(jī)、儲存設(shè)備的硬軟件瞬間崩塌，造成無法挽回的損失。倘若配備一些性能穩(wěn)定、配置較高的設(shè)備，創(chuàng)造一個相對可靠的安全環(huán)境為檔案資料多一道堅固的防線。

2.3 培訓(xùn)創(chuàng)新形式的檔案管理職員

信息化時代之下，懂技術(shù)又具有進(jìn)步思想的人員是必不可少的，對檔案管理人員的挑選和培訓(xùn)是重中之重。首先是要多角度挖掘有能力有技術(shù)的人員；其次就是要對之前的傳統(tǒng)手工操作人員進(jìn)行繼續(xù)教育，從技術(shù)和思想上讓他們充分認(rèn)識到電子信息化帶來的巨大便利，并要求他們緊跟時代發(fā)展提高自身的技能。時代的不斷發(fā)展對我們檔案管理職員要求越來越高，僅限于傳統(tǒng)的手工技能已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)無法滿足單位的需要，基于此，檔案管理部門需要抓景時間選拔出有較高素質(zhì)，能夠配合電子檔案管理要求的團(tuán)隊。

檔案信息化建設(shè)是電子檔案管理的最終目標(biāo)。今天時代已經(jīng)是瞬息萬變的時代，緊跟發(fā)展將傳統(tǒng)檔案管理轉(zhuǎn)變形式就能更高效的促進(jìn)社會發(fā)展，不僅僅是檔案管理硬件設(shè)施的完善，信息化時代的到來已經(jīng)迫使我們要將科技用于日常工作中并與工作完美結(jié)合，軟件發(fā)展需求也隨之而來，我們只有不斷更新自己的知識，提高自己的技能，在不斷學(xué)習(xí)，不斷交流中摸索著如何在信息化時代下優(yōu)化電子檔案管理，跟上技術(shù)發(fā)展的腳步，精確無誤且又高效的提供有用的信息

資源。

參考文獻(xiàn)

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