新時代檔案事業(yè)發(fā)展的幾點思考

王新民

(濟南市皇亭競技體育學校，山東 濟南 250011)

檔案事業(yè)要以習近平新時代中國特色社會主義思想和黨的十九大精神武裝頭腦，適應新時代、新形勢、新任務的要求，牢記“檔案工作姓黨”，切實提高政治站位，嚴守政治紀律和政治規(guī)矩，實現(xiàn)事業(yè)的高質量發(fā)展。檔案工作要緊緊圍繞黨的中心工作，主動融入新時代中國特色社會主義經濟社會發(fā)展的大格局，在依法管理、開放、現(xiàn)代化上下功夫，在服務經濟建設、政治建設、文化建設、社會建設、生態(tài)文明建設和服務群眾等各個方面展現(xiàn)新作為。

一、以服務人民為中心，以為新時代中國特色社會主義建設服務為目的，加強檔案資源的收集、整理和管理工作

各級檔案部門，要堅持以服務人民為中心，以重在便民、旨在利民為原則，以檔案資源建設為基礎，拓展服務渠道，豐富服務內容，努力為社會公眾提供優(yōu)質檔案信息資源，不斷滿足社會各界不斷增長的檔案信息資源要求，從而實現(xiàn)為新時代中國特色社會主義建設服務的目的。

(一)加大檔案收集工作力度，豐富檔案資源

豐富充足的檔案信息資源，是做好檔案服務工作的基礎。否則，服務社會便會成為一句空話，成為無本之木、無源之水。這就要求各級綜合檔案館館藏檔案的種類要齊全，數(shù)量要足夠豐富，結構要合理，反映經濟、文化、科學、技術活動的比重要比反映行政事務、行政管理活動的比重大，專業(yè)檔案、科技檔案要比文書檔案多，圖表、聲像等載體特別是電子檔案要多于紙質載體檔案。因此，豐富館藏檔案種類和內容應成為各級檔案工作的當務之急。

首先，進館單位的范圍要擴大。原有的傳統(tǒng)做法是國家綜合檔案館主要接收黨政機關的檔案，現(xiàn)在，要按照國家檔案局第9號令《各級各類檔案館收集檔案范圍的規(guī)定》精神，進一步增加進館單位范圍，有計劃、有步驟地將原來沒有進館任務的單位形成的檔案接收進館。同時，各級檔案行政管理部門要對這些單位檔案的收集、整理、保管和利用等工作加強指導和監(jiān)督，確保檔案收集齊全、整理規(guī)范、管理安全，為將來的進館工作打下堅實基礎。

其次，檔案進館范圍也要有所擴大。適時制定文件材料的歸檔和進館范圍，將其納入到進館范圍中，隨時了解、掌握本地方經濟、軍事、文化、科學、技術、文化、宗教等活動中形成的文件材料內容、數(shù)量、存放地點和重要程度等情況，做到及時接收、收集和整理。另外，還要加大城市社區(qū)、農村等新領域和重大活動中形成的檔案以及反映本地方特色檔案的接收力度。

最后，加強檔案征集力度。利用各種渠道及時掌握散存檔案的有關線索，通過提倡持有人捐贈、寄存或有償征集的方式，主動將散存在一些單位和個人手中的檔案征集進館，更好地發(fā)揮社會效益。例如一些英雄人物或者名人，在他們成名以前形成的個人及家庭的歷史記錄就是非常珍貴的檔案資料，對我們研究歷史或者挖掘素材有著非常重要的作用，檔案部門應當加強宣傳力度，積極創(chuàng)造條件，將這些檔案資料征集進館。

(二)及時滿足人民對檔案工作的需要，發(fā)揮檔案工作的作用

管理是基礎，利用是目的。要注重做好檔案利用工作，滿足經濟建設、國防建設、教學科研等其他各項事業(yè)對檔案工作的需要。當前，一些檔案館存在利用者少、檔案利用率低的現(xiàn)象。扭轉這種局面，需要檔案工作者及時研究和掌握利用者的需求，“對口”提供有價值的檔案信息，從而使館藏檔案的社會效益和借鑒作用充分發(fā)揮出來。

一是關注現(xiàn)實生活和社會發(fā)展中的熱點問題。大規(guī)模的市政建設經常要動遷一些單位或住戶，涉及拆遷補償、安置等內容的檔案很有可能成為今后的一個利用熱點。另外，機構改革中必然涉及到人員精簡問題，工齡、退休等政策規(guī)定又將成為利用熱點。

二是掌控檔案用戶的查閱需求，做好檔案查閱登記工作。根據(jù)檔案文件利用率的高低，定期分析借閱登記簿上記載的借閱信息，歸納出用戶的利用需求內容和要求?；蛘咄ㄟ^發(fā)放調查問卷、征求意見表等形式，了解用戶的利用需求。加強檔案的查閱登記制度，強化登記細節(jié)，提高檔案的利用效率。

三是根據(jù)用戶需求及時公布檔案信息資源。通過認真分析用戶需求，把這些需求與館藏檔案信息資源有機結合起來，有的放矢地公布切合用戶需求的檔案信息。

(三)創(chuàng)新檔案利用手段，提高檔案服務水平

創(chuàng)新是檔案事業(yè)持續(xù)發(fā)展的不竭動力，檔案工作要始終秉承創(chuàng)新思想，在強化窗口服務這一基本形式的基礎上，不斷拓寬服務渠道，提高服務水平，努力做到服務效率高、服務內容新、服務地域廣。

一方面，結合現(xiàn)代技術手段，不斷提高服務效率。各級各類檔案館要加快信息數(shù)字化的步伐，監(jiān)督和指導機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織完善檔案數(shù)字化工作，同時組織專門力量開發(fā)研制檔案計算機管理軟件，持續(xù)提高檔案檢索和提供利用的信息化水平，提高服務效率。

另一方面，抓好檔案開放服務工作，不斷更新服務內容。比如，網(wǎng)絡時代下的文件開放工作填補了檔案開放滯后、內容時效性差的不足，成為政務信息公開的一項重要舉措。今后要繼續(xù)深化現(xiàn)行文件開放服務工作，加大收集宣傳力度、拓寬利用渠道，為社會提供更優(yōu)質的查閱服務。

同時，建設完善數(shù)字檔案館，不斷擴大服務地域。檔案行政管理部門及工作者要積極做好制定規(guī)范標準、采集檔案信息、完善基礎設施等工作，持續(xù)完善數(shù)字檔案館的功能，突破傳統(tǒng)檔案利用工作的時空限制，積極提供遠程服務，使不同地域的利用者共享檔案資源。

二、以問題為導向，加強監(jiān)督和指導檔案工作，著力解決好檔案保護和利用工作中的困難和問題

目前，檔案工作還有不盡如人意的地方，檔案行政管理部門及檔案機構和檔案工作人員還存在著一些問題：在人才結構上，具備歷史、計算機等相關學科專業(yè)知識和技能的人員較少；在管理手段上，滯后于數(shù)字信息化和網(wǎng)絡化的發(fā)展；在理論建設上，傳統(tǒng)檔案理論在解決新型載體檔案管理的實際問題時遇到了障礙；在地域分布上，城鄉(xiāng)之間的發(fā)展還不平衡；在服務方向上，對經濟建設及社會發(fā)展的服務不夠等。

要以問題為導向，加強監(jiān)督和指導工作，著眼于檔案工作的大局，統(tǒng)籌兼顧地推動檔案工作各方面、各環(huán)節(jié)的良性發(fā)展。

(一)按照經濟社會發(fā)展的要求，努力為經濟建設及社會各界服務

服務新時代中國特色社會主義建設、服務經濟和社會發(fā)展是檔案工作的題中應有之義。而現(xiàn)實情況是檔案部門為經濟建設和社會發(fā)展的服務力度還有欠缺、服務質量還有待提高、與人民對檔案資源的需求還有差距。在信息化的時代背景下，檔案部門要以需求為導向，創(chuàng)新服務機制，堅持以促進經濟建設和社會發(fā)展為目標，提高服務能力和服務質量。積極主動發(fā)揮好兩個作用，一是積極為各方面工作的開展提供資政信息和決策依據(jù)，發(fā)揮參謀助手作用；二是要為群眾的切身利益服務，發(fā)揮好服務人民的作用。

(二)統(tǒng)籌發(fā)展城鄉(xiāng)檔案工作，促進城鄉(xiāng)檔案事業(yè)均衡發(fā)展

我國的檔案事業(yè)發(fā)展存在著城鄉(xiāng)不協(xié)調問題。在城市，各類型檔案室的工作已步入規(guī)范化的軌道，多層次、多門類的檔案館網(wǎng)體系也基本形成。但是，在農村，存在檔案工作發(fā)展緩慢、檔案館網(wǎng)體系建設滯后、檔案開放服務水平不適應經濟社會發(fā)展等現(xiàn)象。因此，當前要統(tǒng)籌發(fā)展城鄉(xiāng)檔案工作，加強監(jiān)督和指導，建立健全農村檔案工作，進一步提高村級檔案管理水平和規(guī)范程度，積極探索檔案服務工作下鄉(xiāng)、進村、到戶的有效途徑，努力促進城鄉(xiāng)檔案事業(yè)均衡發(fā)展。

(三)及時解決檔案工作的新問題，加強檔案理論研究和創(chuàng)新工作

傳統(tǒng)的檔案理論、規(guī)范和標準存在著各種各樣的問題，解決這些問題就要創(chuàng)新思路?，F(xiàn)代化管理技術手段在檔案工作中的應用，提高了檔案管理的水平與效率，同時也帶來了新的挑戰(zhàn)，如電子文件的記錄性和效力問題，檔案的數(shù)字化問題，數(shù)碼照片的安全管理問題等。所以要開展檔案理論研究，完善工作標準和規(guī)范，妥善解決新問題，用先進的理論推動檔案工作在實踐中向前發(fā)展。

(四)提高管理的現(xiàn)代化水平，更新檔案管理手段

隨著社會的快速發(fā)展，在自動化技術和互聯(lián)網(wǎng)手段已經取得長足發(fā)展的今天，要主動轉變檔案管理手段，提高檔案管理水平。首先，要提高檔案館管理的現(xiàn)代化水平，建立靈敏的館室管理預警機制，將各種安全隱患消滅在萌芽狀態(tài)，使館室的溫濕度調節(jié)、防火、防盜等安全防護工作走上自動化的軌道。其次，要打破檔案信息資源利用服務的瓶頸，提高檔案檢索利用的水平，做到技術設備現(xiàn)代化、管理軟件智能化、檔案檢索自動化。

(五)加強檔案工作人員隊伍建設，促進檔案事業(yè)不斷發(fā)展

一要加強對現(xiàn)有人員的在職培訓，以更新知識結構，提高業(yè)務水平為目的，努力把檔案人員培養(yǎng)成學習型、研究型和創(chuàng)新型人才。二要改變檔案人員只熟悉檔案專業(yè)理論、不掌握相關學科知識技能的現(xiàn)狀，積極引進全知識型的人才。三要建立競爭激勵機制和人員進出機制，按照事業(yè)留人、感情留人、待遇留人的要求，使檔案人員做到對學習有熱情、對工作有感情、對創(chuàng)新有激情，從而營造一個良好的工作氛圍。

三、貫徹五大發(fā)展理念，加強檔案研究整理工作，推動檔案事業(yè)高質量發(fā)展

檔案資源的研究整理，要科學合理，要滿足當代人的需要。檔案資源的利用，要以“五大發(fā)展理念”為統(tǒng)領，即堅持創(chuàng)新、協(xié)調、綠色、開放、共享的理念，加強檔案研究整理利用，做到科學合理、永續(xù)利用。在檔案的利用工作中統(tǒng)籌處理好保管和利用問題，在檔案鑒定工作中統(tǒng)籌處理好查考價值和利用價值、現(xiàn)實作用和歷史作用問題。

(一)重視當前利用檔案，同時不能忽視長遠利用檔案

檔案的當前利用與長遠利用，在處理這二者的關系時，不能顧此失彼。要積極創(chuàng)造條件，既要滿足當前對檔案信息利用的需要，又要采取措施加強對檔案資料的技術保護，努力延長檔案原件的保存期限，進而實現(xiàn)檔案的長久保管和長遠利用。

(二)妥善保管檔案資源，同時滿足社會利用檔案需求

檔案的長期保管和經常性利用之間存在著矛盾，正確解決二者之間的矛盾，要做到“兩個不能”。首先要做到不能便于利用而將檔案保全拋之腦后?？梢酝ㄟ^提供復制件、縮微件、數(shù)字檔案等原件的替代品為用戶服務，這是二者兼得的好辦法。其次要做到不能借口保護檔案材料而拒不提供利用，雖然多數(shù)情況下可通過原件替代品滿足用戶需要，但在特定情況下檔案的原件具有無可替代性和憑證作用，當用戶必須利用原件時，也要積極提供以滿足需要。

(三)發(fā)揮檔案對本單位的查考價值，同時挖掘對社會各界利用價值

檔案對形成單位具有第一價值，是以史鑒今、提升單位工作質量的重要資源；對形成單位之外的社會各界具有第二價值，是相關領域研究的重要素材。檔案工作者應當深刻認識這兩方面的價值，正確處理檔案的第一價值和第二價值的關系。各級檔案館及檔案室，處在檔案形成積累的源頭位置，在決定檔案存毀時，不僅要從本單位的工作需要出發(fā)、準確判斷檔案的第一價值，還要站到更高的角度全面分析每一份檔案材料對社會經濟、政治、文化等各方面的作用，準確判斷檔案的第二價值。只有這樣才能避免檔案鑒定工作中的片面性，為實現(xiàn)檔案價值的充分利用奠定堅實基礎。

(四)重視檔案的現(xiàn)實作用，同時不要忽視其歷史作用

檔案工作者在判斷檔案的價值時，一定要正確處理檔案的現(xiàn)實作用和歷史作用的關系，既要看到對當前各方面工作的現(xiàn)實作用，也要科學預測到對今后工作的歷史性作用，為明天的工作做好今天的準備。

綜上所述，由于檔案具有其真實性、原始性，具有其它任何材料不可替代的依據(jù)和憑證作用，是我們積累和傳播知識的重要載體，也是我們國家和民族文化建立歷史記憶、傳承文明的重要載體，是“今世可以知古，后世可以知今”的重要素材。