淺談新時(shí)期基本建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作的一些看法

黃曉紅

摘 要：項(xiàng)目檔案在城市建設(shè)中具有重要的作用，是國(guó)家檔案工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容，做好項(xiàng)目檔案的管理工作，對(duì)于推動(dòng)城市建設(shè)發(fā)展和檔案事業(yè)的發(fā)展具有舉足輕重的作用和意義。本文從昆山市城市建設(shè)中形成的項(xiàng)目檔案管理的現(xiàn)狀出發(fā)，進(jìn)行了分析，并提出了相關(guān)建議。

關(guān)鍵詞：項(xiàng)目建設(shè)檔案；檔案管理；建議

從1978年到2018年，中國(guó)改革開(kāi)放已經(jīng)走過(guò)了將近40個(gè)年頭，這40年來(lái)，全國(guó)上下可謂發(fā)生了翻天覆地的變化，無(wú)論是城市，還是農(nóng)村，面貌的煥然一新是有目共睹的。而昆山，作為全國(guó)百?gòu)?qiáng)縣之首，在城市的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)項(xiàng)目上投入了大量的人力、物力和財(cái)力，期間也形成了大量的城市基本建設(shè)項(xiàng)目（以下簡(jiǎn)稱：項(xiàng)目）檔案。項(xiàng)目檔案是國(guó)家檔案的重要組成部分，是城市建設(shè)的記錄。做好對(duì)項(xiàng)目檔案的管理，對(duì)于項(xiàng)目后期的檢查、維護(hù)、使用改造的起到了至關(guān)重要的作用，也是相關(guān)部門(mén)進(jìn)行監(jiān)督、審計(jì)、管理、驗(yàn)收的依據(jù)和憑證。

1 項(xiàng)目檔案的基本內(nèi)容

國(guó)家檔案局， 國(guó)家計(jì)委1988年頒布的《基本建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理暫行規(guī)定》（以下簡(jiǎn)稱：規(guī)定）中定義基本建設(shè)項(xiàng)目檔案資料是指：在整個(gè)建設(shè)項(xiàng)目從醞釀、策劃到建成投產(chǎn)（使用）的全過(guò)程中形成的、應(yīng)當(dāng)歸檔保存的文件，包括基本建設(shè)項(xiàng)目的提出、調(diào)研、可行性研究、評(píng)估、決策、計(jì)劃；測(cè)設(shè)計(jì)、施工、調(diào)試、生產(chǎn)準(zhǔn)備、竣工、試生產(chǎn)（使用）等工活動(dòng)中形成的文字材料、圖紙、圖表、計(jì)算材料、聲像材料等形式與載體的文件材料。

各級(jí)基本建設(shè)主管部門(mén)、檔案行政管理部門(mén)要負(fù)責(zé)監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)本部門(mén)、本地區(qū)建設(shè)項(xiàng)目的檔案資料工作。檔案行政管理部門(mén)應(yīng)參加重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案資料的檢查驗(yàn)收。

2 做好項(xiàng)目檔案管理的意義

項(xiàng)目檔案是在整個(gè)工程建設(shè)過(guò)程中形成的，應(yīng)當(dāng)歸檔保存的各種文件材料，是工程建設(shè)及竣工投產(chǎn)、交付使用的必備條件，是對(duì)工程進(jìn)行檢查、維護(hù)、管理、使用、改建、擴(kuò)建的依據(jù)和憑證。因此，做好項(xiàng)目檔案的收集和管理，合理地利用這些檔案可以為項(xiàng)目的科學(xué)管理、正常運(yùn)行養(yǎng)護(hù)、維修改造等工作提供重要的參考作用，從而產(chǎn)生巨大的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益；可以為項(xiàng)目的稽查監(jiān)管、責(zé)任追究提供依據(jù)；可以保證工程質(zhì)量、保障城市秩序、維護(hù)公共安全、解決經(jīng)濟(jì)社會(huì)糾紛，促進(jìn)社會(huì)和諧發(fā)展有著重要的意義。

3 昆山城市建設(shè)項(xiàng)目檔案管理現(xiàn)狀和原因

昆山的城市建設(shè)開(kāi)工量在江蘇省范圍內(nèi)是排在前列的，對(duì)于城市基本建設(shè)的項(xiàng)目也涉及到多個(gè)領(lǐng)域，包括：城市建設(shè)、市政道路、水利管網(wǎng)、軌道交通等多個(gè)方面。這些利用了政府財(cái)政資金的項(xiàng)目涉及到的主管部門(mén)比較分散，長(zhǎng)期以來(lái)，由于專業(yè)限制等原因，項(xiàng)目檔案的收集和管理也經(jīng)歷了一個(gè)逐步規(guī)范的過(guò)程。目前在實(shí)際過(guò)程中有以下3類：

1）對(duì)于房建類項(xiàng)目，如果涉及到不動(dòng)產(chǎn)權(quán)證辦理的，則可以通過(guò)不動(dòng)產(chǎn)登記中心辦理進(jìn)行把關(guān)，要求建設(shè)單位將項(xiàng)目檔案移交市城建檔案館后，再辦理相關(guān)的手續(xù)。

2）對(duì)于那些無(wú)需辦理不動(dòng)產(chǎn)權(quán)證的項(xiàng)目，類似市政道路項(xiàng)目檔案，因?yàn)闊o(wú)需辦理不動(dòng)產(chǎn)權(quán)證，在很長(zhǎng)一段時(shí)間內(nèi)，未能及時(shí)將項(xiàng)目檔案移交城建檔案館。造成部分項(xiàng)目檔案的遺失。對(duì)此，在2009年，由市檔案局牽頭、聯(lián)合財(cái)政局、住建局頒發(fā)《關(guān)于加強(qiáng)我市重點(diǎn)項(xiàng)目檔案管理的通知》（昆檔發(fā)﹝2009﹞28號(hào)）文件明確“納入市重點(diǎn)工程項(xiàng)目在5000萬(wàn)以上，并由財(cái)政撥付資金的項(xiàng)目，建設(shè)單位在組織竣工驗(yàn)收前，應(yīng)當(dāng)提請(qǐng)市檔案局和城建檔案管理機(jī)構(gòu)對(duì)工程檔案驗(yàn)收。工程竣工后建設(shè)單位向城建檔案管理機(jī)構(gòu)報(bào)送一套完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的建設(shè)工程檔案資料。”2010年，昆山市住建局印發(fā)了《關(guān)于昆山市政府投資建設(shè)項(xiàng)目檔案管理暫行辦法的通知》（昆住建﹝2010﹞337號(hào)），進(jìn)一步明確“政府投資項(xiàng)目竣工后，工程資料要經(jīng)市城建檔案館驗(yàn)收合格，作為建設(shè)項(xiàng)目審計(jì)或者評(píng)審的必備條件，做到檔案項(xiàng)目管理和建設(shè)項(xiàng)目“三同步””。通過(guò)財(cái)政、審計(jì)部門(mén)對(duì)無(wú)需辦理不動(dòng)產(chǎn)權(quán)證的項(xiàng)目（主要是市政工程項(xiàng)目）進(jìn)行把關(guān)，保證項(xiàng)目檔案的及時(shí)進(jìn)館。

3）對(duì)于城建檔案管理部門(mén)進(jìn)館以外的項(xiàng)目檔案，類似交通、水利等檔案，則由其檔案形成的管理部門(mén)進(jìn)行收集歸檔和管理。

縱觀昆山市目前項(xiàng)目檔案管理模式來(lái)看，存在項(xiàng)目檔案歸檔不及時(shí)，進(jìn)館不規(guī)范，口徑不統(tǒng)一的狀況，有些項(xiàng)目檔案甚至已經(jīng)缺失，極大的影響了該類檔案的后期利用效果，究其原因所在，本人認(rèn)為有以下3點(diǎn)：

1）項(xiàng)目檔案管理機(jī)制不夠完善。目前在昆山有2個(gè)檔案館，一是市綜合檔案館（隸屬于市檔案局）、二是市城建檔案館（隸屬于昆山市住房和城鄉(xiāng)建設(shè)局）。市檔案局（館）依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、和《江蘇省檔案管理?xiàng)l例》、《蘇州市檔案條例》等法律法規(guī)對(duì)機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他組織的文書(shū)檔案、會(huì)計(jì)檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案進(jìn)行接收管理。而市城建檔案館依據(jù)《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》、《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》和《江蘇省城建檔案管理辦法》等有關(guān)規(guī)定對(duì)建設(shè)單位的項(xiàng)目檔案進(jìn)行接收和管理。綜上，類似交通、水利等工程項(xiàng)目未列入市檔案局（館）和城建檔案館的進(jìn)館接收范圍，也缺乏對(duì)應(yīng)的檔案接收管理辦法。

2）各管理部門(mén)的檔案管理水平參差不齊。從市檔案館和市城建檔案館的接收范圍來(lái)看，對(duì)于交通、水利等部門(mén)形成的項(xiàng)目檔案沒(méi)有對(duì)應(yīng)的接收依據(jù)，目前只能留存于各個(gè)專業(yè)管理部門(mén)，而這類管理部門(mén)的檔案管理水平直接影響了項(xiàng)目檔案的收集和管理。有些管理部門(mén)人員管理水平較差，比如：將建設(shè)項(xiàng)目前期文件歸入文書(shū)檔案，甚至按文件種類進(jìn)行分類排列，破壞了建設(shè)項(xiàng)目檔案的成套性。有的只重視紙質(zhì)文件的收集整理，而忽視聲像檔案、電子文件的收集，不利于檔案后期的開(kāi)發(fā)再利用。

3）各建設(shè)單位的檔案意識(shí)不強(qiáng)。昆山每年都有幾百個(gè)甚至更多的基建項(xiàng)目開(kāi)工實(shí)施，有些還是重點(diǎn)實(shí)事工程項(xiàng)目，關(guān)系到老百姓生活的方方面面。對(duì)于這類建設(shè)項(xiàng)目，很對(duì)建設(shè)單位存在“重建設(shè)、輕檔案”的觀念，忽略了對(duì)項(xiàng)目過(guò)程檔案的收集和整理。目前，昆山每年的重點(diǎn)實(shí)事工程項(xiàng)目進(jìn)度和資金統(tǒng)計(jì)由市重點(diǎn)工程指揮辦公室進(jìn)行監(jiān)督和匯總，主要側(cè)重項(xiàng)目的進(jìn)度和資金，對(duì)于項(xiàng)目檔案的收集缺未及時(shí)跟進(jìn)。

4 相關(guān)建議和意見(jiàn)

1）完善法律法規(guī)體系，爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)的重視。近年來(lái)，國(guó)家對(duì)項(xiàng)目檔案管理工作愈來(lái)愈重視，先后出臺(tái)了《國(guó)家重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理登記辦法》、《國(guó)家重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》、《國(guó)家重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》等條例及規(guī)定，我們應(yīng)該抓住這個(gè)契機(jī)，由市委、市政府出臺(tái)相關(guān)管理文件，明確昆山市基建項(xiàng)目檔案部門(mén)管理職責(zé)，明確項(xiàng)目檔案的驗(yàn)收流程、移交辦法、扎口收集和管理部門(mén)，以及相關(guān)單位應(yīng)承擔(dān)的法律責(zé)任。

2）提升人員綜合素質(zhì)，樹(shù)立統(tǒng)一的管理意識(shí)。從基層抓起，由業(yè)務(wù)管理部門(mén)派專人負(fù)責(zé)項(xiàng)目檔案的管理，做好統(tǒng)籌安排，協(xié)調(diào)推進(jìn)，從專業(yè)角度制定適合本部門(mén)的檔案歸檔流程和制度，為項(xiàng)目檔案的進(jìn)館奠定扎實(shí)的基礎(chǔ)。全市重點(diǎn)實(shí)事工程項(xiàng)目由市重點(diǎn)辦聯(lián)合市城建檔案館進(jìn)行專項(xiàng)驗(yàn)收，其他項(xiàng)目則由各管理部門(mén)聯(lián)合市城建檔案館進(jìn)行專項(xiàng)驗(yàn)收。市城建檔案館負(fù)責(zé)對(duì)全市項(xiàng)目檔案進(jìn)行統(tǒng)一著錄和保管，并將項(xiàng)目檔案的電子檔案信息共享給市檔案館和相關(guān)管理部門(mén)。從而實(shí)現(xiàn)對(duì)項(xiàng)目檔案的“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理”的格局，保證項(xiàng)目檔案安全、完整。

3）完善項(xiàng)目檔案接收歸檔內(nèi)容。項(xiàng)目檔案，尤其是涉及民生的重點(diǎn)項(xiàng)目檔案，建議加強(qiáng)在施工過(guò)程中的影像資料的收集和歸檔。例如：領(lǐng)導(dǎo)的視察和檢查，新工藝、新技術(shù)成果、新材料、新工藝在施工階段的使用，工程過(guò)程中展示黨和國(guó)家政治、思想工作以及體現(xiàn)時(shí)代風(fēng)采的職工面貌的資料等。另外，對(duì)于展示整個(gè)項(xiàng)目工程的高空影像資料也是可收集的范圍之一。