淺析新形勢下檔案管理工作的規(guī)范化

田春

摘 要：隨著社會的不斷發(fā)展，檔案管理工作被日益重視，它在整個社會主義建設中意義重大。但是，在當前的檔案管理中，仍然存在一些誤區(qū)，對檔案管理工作的重視程度不高。本文主要立足現(xiàn)狀，分析了檔案管理中的問題，提出了有針對性的舉措。

關鍵詞：新形勢；檔案管理；規(guī)范化

進行檔案管理是管理工作的重要組成部分之一，與此同時，檔案也是人民群眾身份信息和單位詳細事物的真實反映，是人民群眾的基本信息數(shù)據(jù)的綜合，對于人民群眾的基本情況有著直接的反饋作用，是社會進行對人民群眾進行考校的重要參考指標，也是單位進行自身行為制定的重要參考指標。在這樣的背景下，進行檔案管理工作的規(guī)范化處理有助于提升檔案管理工作的管理效率提升，有著非常重要

意義。

1 新形勢下檔案管理工作的規(guī)范化要解決的問題

截至目前為止，在進行檔案管理工作的過程中，由于存在著很多的規(guī)范性問題，嚴重的制約了檔案管理工作作用的發(fā)揮：

1.1 不具備足夠的參考理念

在進行檔案管理工作的規(guī)范化管理過程中，并沒有完善的檔案管理工作相關理念可以作為參考依據(jù)，這就導致檔案管理工作的規(guī)范性和管理效率難以得到有效保證。具體的來說，近幾年來，雖然我國已經(jīng)出來了關于很多的檔案管理類法規(guī)，但是，在實際的應用過程中，由于檔案管理工作是一種涉及到很多層面的管理過程，這就導致檔案管理工作的規(guī)范化問題并沒有得到一個專門的法規(guī)來進行指導。在這樣的背景下，現(xiàn)行的檔案管理機制往往就很容易存在著多樣化的問題。但是，在實際的檔案管理過程中，無論是哪一種檔案管理方式，都沒有相應的標桿作為參考，這就導致檔案管理工作的規(guī)范性難以得到有效保證，進而導致檔案管理工作效率難以得到有效提升。

1.2 沒有足夠重視檔案管理工作

在進行檔案管理工作的過程中，檔案管理工作長期處于管理的次要層面，在這樣的背景下，由于得到的重視度不夠，這就導致在進行檔案管理工作的過程中，沒有形成一個標準的管理規(guī)范，進而導致檔案管理工作出現(xiàn)了雜亂無章的管理狀態(tài)。例如，某單位在進行檔案管理工作的過程中，并沒有將各種的檔案管理手續(xù)完全的整合在一起，存在著很多的檔案登記表上沒有本人簽名的情況，嚴重的影響到了檔案管理工作的規(guī)范性。甚至有的登記表上連該具備的公章都沒有。產(chǎn)生諸如此類問題的根本原因就在于檔案管理工作人員沒有仔細審查就把相關的檔案管理資料入庫，嚴重阻礙了檔案管理規(guī)范性的提升。

1.3 沒有采用先進的檔案管理方法

截至目前為止，在進行檔案管理工作的過程中，沒有充分的意識到先進的管理方法在進行檔案管理工作的過程中發(fā)揮的重要作用，依然采用著傳統(tǒng)的檔案管理方式，這就導致檔案管理工作效率難以得到有效的提升。隨著擴招運動的日益發(fā)展，社保局檔案管理所要管理的檔案數(shù)目會大幅度增長，在這樣的背景下，檔案管理的工作效率難以得到充分的保證。

1.4 檔案管理工作人員的綜合素質水平亟需提升

在進行檔案管理工作的過程中，檔案管理人員的綜合素質水平和檔案管理的規(guī)范化水平有著直接的關系，但是，在實際的檔案管理過程中，檔案管理的工作人員的綜合素質水平和專業(yè)技術水平還存在著一定的不足。在這樣的背景下，檔案管理工作人員在進行檔案管理工作的過程中，受限于其技術水平，往往會出現(xiàn)檔案收錄不夠完全、檔案資料整理不夠完善的情況，嚴重的制約了檔案管理工作作用的

發(fā)揮。

2 對檔案管理工作價值的分析

2.1 檔案管理工作是社會發(fā)展的需要

檔案管理工作有利于推動社會的不斷發(fā)展，也是主體實現(xiàn)進步的需要，同時，也是日常工作不可或缺的組成部分，能夠實現(xiàn)對工作人員職業(yè)素養(yǎng)的有效衡量，記錄主體的歷史發(fā)展歷程，為工作人員工作成果的評估提高依據(jù)。推動檔案管理工作的規(guī)范化和標準化，能夠滿足社會發(fā)展的需求，為決策者提供更加詳實、準確的資料，有助于檔案主體作出更加滿足自身特點的發(fā)展規(guī)劃，同時，檔案也能夠夠幫助決策者更加全面地了解自身發(fā)展狀況，總結經(jīng)驗和教訓，掌握人員素質情況，對發(fā)展規(guī)劃進行改進，從而對工作進行積極、有效的調整。

2.2 檔案管理工作有利于推動市場經(jīng)濟的發(fā)展

對于檔案管理工作，能夠有效推動市場經(jīng)濟的發(fā)展，增強主體在行業(yè)競爭中的地位。因此，隨著市場經(jīng)濟影響的深入，整個經(jīng)濟和社會環(huán)境面臨嚴峻的挑戰(zhàn)，要發(fā)揮檔案管理工作的功能，提升社會價值，同時，對檔案管理的工作模式進行創(chuàng)新和完善，對發(fā)展狀態(tài)進行如實的記錄。

3 新形勢下檔案管理工作的規(guī)范化途徑探析

為了有效促進檔案管理規(guī)范性的提升，從上文提到的幾個問題進行分析，可以從以下幾個方面入手，促進檔案管理工作的規(guī)范性的提升：

3.1 完善檔案管理工作法律法規(guī)

針對上文提到的檔案管理工作規(guī)范性存在的不足，可以看出，其根本性原因就在于沒有得到相應的法律法規(guī)的規(guī)范。在這樣的背景下，就需要不斷完善現(xiàn)有的檔案管理法律法規(guī)，讓檔案管理工作真實的做到“有法可依”。具體的來說，由當?shù)氐恼毮懿块T牽頭，持續(xù)的進行對檔案管理規(guī)范性的具體規(guī)章條例的完善和制定，提升檔案管理工作的規(guī)范性，進而有效的提升檔案管理的工作效率。

3.2 形成滿足時代發(fā)展需要的檔案管理方案

當前，信息技術發(fā)展迅速，計算機得到較為廣泛的普及，網(wǎng)絡的作用更加深入，使得檔案管理工作面臨極大的挑戰(zhàn)，因此，對于當前檔案管理工作人員，要結合時代發(fā)展特征，重視對工作的創(chuàng)新。這就要求管理人員要總結以往的工作經(jīng)驗，善于進行問題的分析與總結，提高服務的品質，重視知識儲備，同時，注重人員的專業(yè)培訓，提高管理水平，運用現(xiàn)代化的管理模式和方法，形成新的管理方案，突出傳統(tǒng)方式的束縛，提高檔案利用效率。同時，鑒于網(wǎng)絡的不安全因素，要求管理人員重視日常管理，提高鑒別能力，做好保管工作，在根本上保證檔案的完整性和真實性。

3.3 加強檔案管理工作人員的專業(yè)技能培訓工作

為了保證檔案管理的利規(guī)范合理進行，在進行檔案管理工作的過程中，要根據(jù)檔案管理工作的實際需要進行檔案管理工作隊伍的專業(yè)技能培訓，提升檔案管理工作人員的專業(yè)技能素養(yǎng)。例如，可以專門設置檔案管理工作室，并在檔案管理工作室內部成立專門的檔案管理隊伍，定期開展檔案管理人員的培訓，促進檔案管理規(guī)范性的提升，進而促進檔案管理效率的提升。

3.4 緊跟時代步伐，提升檔案管理的信息化水平

對于檔案管理，其信息化水平直接決定管理的秩序性和規(guī)范性。但是，在當前的很多單位中，在檔案管理中忽視信息化管理的重要性，信息管理的手段不高，很難有效推進檔案管理的規(guī)范化。因此，當前，檔案管理的信息化成為其發(fā)展的趨勢。首先，要重視數(shù)字化技術和網(wǎng)絡技術在檔案管理中的功能，為規(guī)范化的檔案管理奠定基礎。例如，可以結合實際，建立檔案管理的信息化系統(tǒng)，重視對管理人員進行網(wǎng)絡信息技術培訓。這種信息化的管理系統(tǒng)，能夠保證信息收集、分類和整理的一體化，保證管理的規(guī)范化。另外，要發(fā)揮現(xiàn)代化管理軟件的作用，提高管理效率，在一定程度上減少人工操作，控制傳統(tǒng)管理中的不足。

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