淺談新知識對提高企業(yè)檔案管理水平的重要性

摘 要：企業(yè)檔案是指在企業(yè)自建設(shè)起所有的生產(chǎn)運(yùn)營活動(dòng)以及企業(yè)員工的個(gè)人信息錄入的一個(gè)基本信息，也是企業(yè)在以后的發(fā)展決策中能依據(jù)的重要信息，又是一個(gè)企業(yè)基本發(fā)展信息的載體，還是企業(yè)考核工作的一個(gè)憑證，具有非常重要的保存價(jià)值，隨著時(shí)代的發(fā)展，普通傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)跟不上發(fā)展的節(jié)奏，所以在物聯(lián)網(wǎng)新知識的普及下，我們應(yīng)該采用新的技術(shù)手段來對企業(yè)檔案進(jìn)行管理。

關(guān)鍵詞：新知識；檔案管理水平；重要性

當(dāng)今社會(huì)，科學(xué)技術(shù)日新飛速發(fā)展。尤其是在企業(yè)方面尤為突出，技術(shù)更新速度體現(xiàn)為企業(yè)的發(fā)展速度。作為企業(yè)發(fā)展信息的承載部門，企業(yè)檔案管理部門對于新技術(shù)的敏銳性就顯得尤為重要。可以說，掌握并應(yīng)用新技術(shù)對于企業(yè)檔案管理來說意義重大，關(guān)系到企業(yè)檔案管理是否能夠適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的需求。因此，建立以掌握企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化為核心的企業(yè)檔案管理模式是做好今后企業(yè)檔案管理發(fā)展的趨勢。

1 當(dāng)前時(shí)代背景下的企業(yè)管理檔案

1.1 企業(yè)檔案管理與現(xiàn)代化的關(guān)系

當(dāng)前社會(huì)，科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展，企業(yè)檔案管理與這些現(xiàn)代化技術(shù)存在著密切的聯(lián)系，首先因?yàn)槠髽I(yè)檔案管理管理著企業(yè)的一些重要資源，核心資源，新的技術(shù)得到開發(fā)之后必將進(jìn)入企業(yè)的檔案管理中。因?yàn)檫@屬于企業(yè)的核心資料。因此企業(yè)檔案管理具有不斷更新技術(shù)，儲(chǔ)存新技術(shù)的功能。因此掌握了企業(yè)檔案管理，新的技術(shù)也同時(shí)被掌握。其次更新的現(xiàn)代化技術(shù)水平對于促使企業(yè)檔案管理向更高層面發(fā)展也有著重大的影響作用。

1.2 文檔一體化

在現(xiàn)代化企業(yè)檔案管理制度下，檔案管理部門不僅需要積極的建構(gòu)電子文件還需要積極的參與文檔一體化的管理，在現(xiàn)代化檔案管理制度的要求下，企業(yè)檔案部門需要將最新的檔案的實(shí)行全程管理，因?yàn)檫@樣一方面在相關(guān)制度下明確檔案管理部門的權(quán)限，檔案管理部門有權(quán)利將檔案的管理權(quán)限拓展到任何地方，也有權(quán)利對檔案文檔的形成等的監(jiān)控。另一方面，檔案管理部門在參與電子文件管理系統(tǒng)的構(gòu)建過程中，檔案管理部門需要通過文件的形式，對檔案管理的人員提供相關(guān)的指導(dǎo)和一些管理建議。同時(shí)加強(qiáng)與檔案管理技術(shù)人員和業(yè)務(wù)部人員進(jìn)行相關(guān)的溝通，將檔案管理部門的權(quán)限錄入檔案系統(tǒng)中。而這些都是傳統(tǒng)的檔案管理工作中所沒有的。其次集成文件流與業(yè)務(wù)流需要檔案管理部門快速的掌握現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，文件與檔案的管理需要在其中加物流管理，其目的是確保在業(yè)務(wù)運(yùn)行過程中所有的文件都能被控制。

2 建立企業(yè)檔案知識庫

2.1 建立與企業(yè)檔案管理相關(guān)的互聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)

首先對于當(dāng)下社會(huì)的一些先進(jìn)技術(shù)，企業(yè)檔案管理工作人員不僅是其的掌握著和服務(wù)者，同時(shí)也不是檔案知識的管理者，在當(dāng)下這個(gè)社會(huì)和一些現(xiàn)代化管理理念下，企業(yè)管理人員不僅需要熟悉當(dāng)下社會(huì)的一些新技術(shù)還要了解其新的要求，通過企業(yè)檔案知識庫學(xué)習(xí)一些新的企業(yè)檔案管理業(yè)務(wù)方面的知識，從而更加的了解企業(yè)檔案管理中的業(yè)務(wù)活動(dòng)和相關(guān)的流程，并掌握相關(guān)的新的專業(yè)知識。與此同時(shí)，企業(yè)檔案管理人員，需要更加提高自己服務(wù)意識，加強(qiáng)與相關(guān)部門聯(lián)系，尤其是業(yè)務(wù)部門，及時(shí)的了解業(yè)務(wù)部門的新的需求變化，主動(dòng)的提供檔案中的新的知識服務(wù)。其次要提供更加多元化的新知識產(chǎn)品服務(wù)。具體第一主要是指基于豐富多樣的知識資源提供一些資源訂閱服務(wù)、檔案目錄通報(bào)更新等業(yè)務(wù)，這些業(yè)務(wù)不僅可以根據(jù)不同的人的需要不同，為用戶提供個(gè)性化的服務(wù)，還可以根據(jù)業(yè)務(wù)的需要進(jìn)行主動(dòng)的推送。第二應(yīng)當(dāng)整理歸類好各個(gè)文檔庫，并為其添加相關(guān)的索引，也就是人們常說的檢索，將各個(gè)文檔中的文檔和知識聯(lián)系起來，實(shí)現(xiàn)企業(yè)資源的共享。

2.2 建立新的企業(yè)文檔管理制度

建立新的文檔企業(yè)管理制度，首先關(guān)鍵的一點(diǎn)就是要掌握和應(yīng)用新的知識技術(shù)，因?yàn)槠髽I(yè)檔案知識管理對先進(jìn)技術(shù)有著較強(qiáng)的依賴性，與此同時(shí)不同的階段需要應(yīng)用不同的信息技術(shù)，其次要建立和優(yōu)化企業(yè)文檔知識管理的工作人員的管理制度，這項(xiàng)管理制度的設(shè)立，首先應(yīng)當(dāng)設(shè)立一個(gè)檔案知識管理骨干力量，在這一業(yè)務(wù)的指導(dǎo)下，對企業(yè)檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行構(gòu)建和實(shí)施，同時(shí)并加強(qiáng)與不同的部門進(jìn)行溝通交流，其次，通過多種形式保證所有企業(yè)檔案管理的工作人員成為企業(yè)檔案知識管理者或者一些決策的支持者，使相關(guān)的工作人員掌握一定的相關(guān)知識技能和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，最后還應(yīng)該建立激勵(lì)制度，鼓勵(lì)所有的形成文件和檔案的第一人，都成為知識的創(chuàng)造者。

3 企業(yè)檔案管理應(yīng)注意的事項(xiàng)

3.1 牢牢把握企業(yè)檔案管理的主線

在企業(yè)檔案管理中，我們應(yīng)該牢牢把握企業(yè)檔案管理這一主線，檔案管理的業(yè)務(wù)范疇仍然是檔案管理，因此在檔案管理中要以檔案為核心，同時(shí)還應(yīng)當(dāng)注意對檔案信息安全的保護(hù)，檔案的信息安全包括檔案的初始原樣、檔案真實(shí)性、檔案完整性等主要的幾個(gè)方面。

3.2 把握知識管理應(yīng)遵循的原則

企業(yè)檔案知識管理主要是以知識管理為主要的管理方式，因此在管理中應(yīng)該注意一下幾個(gè)原則，首先要根據(jù)企業(yè)目標(biāo)和業(yè)務(wù)需求篩選最重要的檔案的信息，促進(jìn)效益的最大化，其次對于企業(yè)檔案知識管理，注重的是對其的管理，其次還應(yīng)當(dāng)對管理管理的結(jié)果進(jìn)行創(chuàng)新。然后還要保存好檔案的信息來源，最后，企業(yè)檔案知識管理無論是共享還是繼續(xù)編輯建構(gòu)，都不能破壞其內(nèi)部的各種聯(lián)系。

3.3 加強(qiáng)企業(yè)文化建設(shè)

企業(yè)知識管理需要建設(shè)不同類型的組織文化，從而促進(jìn)企業(yè)知識管理人才資源的建設(shè)和人力資源管理的優(yōu)化，形成管理知識和共享知識的強(qiáng)烈氛圍，同時(shí)保證企業(yè)的各級人員都參與到企業(yè)檔案管理知識的推進(jìn)工作中去。無論是領(lǐng)導(dǎo)還是其他的普通員工，都應(yīng)積極地參與到這份工作中來。這不僅對提高檔案工作人員的工作積極性有著重要的幫助，還提高了企業(yè)檔案知識的共享力度，豐富了檔案知識資源。

4 總結(jié)

企業(yè)檔案是企業(yè)成長足跡的真實(shí)記錄，是企業(yè)的寶貴財(cái)富，對于企業(yè)實(shí)行經(jīng)營戰(zhàn)略規(guī)劃、提高管理效率具有深遠(yuǎn)的影響。因此，做好檔案管理工作是每個(gè)企業(yè)必須履行的重要職責(zé)。同樣作為一名管理人員，應(yīng)站在對歷史負(fù)責(zé)、對企業(yè)負(fù)責(zé)的高度做好檔案管理工作，不斷創(chuàng)新提升檔案管理水平，使檔案管理在企業(yè)經(jīng)營發(fā)展工作中發(fā)揮更加積極的作用。

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作者簡介

高紅（1975-），女，漢，內(nèi)蒙古呼和浩特人，檔案館員，本科，研究方向：檔案的重要性。