試論中職學校電子檔案規(guī)范化管理

張元遜

摘 要：隨著社會經濟和各項科學技術的不斷發(fā)展，電子信息技術被廣泛應用在了各種不同的領域。而將電子信息技術充分應用于中職學校的檔案管理當中，在很大程度上提高了中職學校檔案管理工作的效率，使檔案管理工作得到了有效的創(chuàng)新。本文針對中職學校的電子檔案管理工作展開了探討，分析了當前我國中職學校在電子檔案管理方面現存的主要問題，并提出了相應的規(guī)范化措施，旨在對進一步加快我國教育事業(yè)的發(fā)展步伐起到幫助作用。

關鍵詞：中職學校；電子檔案；規(guī)范化管理

中職學校的檔案管理之中包含著教學管理工作、黨政管理工作、教研實訓工作、招生畢業(yè)工作等各項工作環(huán)節(jié)中形成的具有查詢利用價值的文字、聲像、表格等不同形式及媒介的歷史記錄，包括文書檔案、教學檔案、聲像檔案、會計檔案、招生檔案、學籍檔案等等形式的檔案。學校的檔案管理是校部領導正確決策、教學管理、發(fā)展方向的重要依據，具有十分重要的憑證和參考作用，更是學校管理水平的一個重要表現。在中職校檔案管理中的發(fā)展中，檔案管理者應以時代的視角反思自身發(fā)展，不斷優(yōu)化傳統(tǒng)檔案管理方法，規(guī)范管理模式。

電子檔案是以電子信息的方式將傳統(tǒng)的紙質檔案加以存儲，其基礎就是電子信息技術。在網絡信息技術迅猛發(fā)展的形勢下，電子檔案早已在各政府部門和企業(yè)的檔案管理中得到了普遍的使用。然而，對于中職學校而言，仍有較多學校在電子檔案管理方面仍缺乏規(guī)范性，這就導致了中職學校在檔案管理方面的工作水平參差不齊，管理效率發(fā)展緩慢?；诖?，本文就針對如何提高中職學校電子檔案管理的規(guī)范性展開了探討。

1 我國中職學校在電子檔案管理方面存在的主要問題

1.1 缺乏創(chuàng)新管理思維

中職校的檔案工作是教育視野的重要組成部分，是學校管理的基礎，是反映和維護學校發(fā)展歷史真實、為教學管理服務、為學校建設服務的堅實基礎。但就現階段而言，我國部分中職學校在檔案管理方面的思想觀念仍較為保守，在進行檔案管理時，依舊僅用紙質檔案的管理方式。這主要是由于中職學校在進行檔案管理的過程中欠缺現代化的電子信息技術經驗，認為檔案管理僅局限于紙質檔案。同時，從事檔案管理工作的相關人員思想相對保守，較少參加現代化檔案管理培訓，幾十年一直沿用傳統(tǒng)的檔案管理方式，缺乏創(chuàng)新管理思維。

1.2 硬件設備不夠完善

電子檔案管理工作的開展以計算機為基礎，但是常有中職學校較為忽視檔案管理工作，盡管明知檔案管理工作中有諸如檢索困難、重要紙質檔案損害等問題，仍難將學校的經費資金投入到檔案管理的工作當中。硬件設施的缺乏使中職學校在電子檔案的管理方面缺少相應的基礎設施，導致電子檔案的管理工作的開展無從談起。

1.3 軟件系統(tǒng)過于陳舊，缺乏符合不同中職校特點的定制系統(tǒng)

電子檔案管理工作的有效開展，不僅要配備完善的硬件設備，還要有與時俱進的軟件系統(tǒng)以及“因地制宜”的個性化定制。全國各省市中職校專業(yè)設置培養(yǎng)方向呈多元化發(fā)展，每個地區(qū)、每個專業(yè)類型的中職校在檔案管理中的要求大相徑庭，而電子檔案的管理軟件在開發(fā)時，開發(fā)人員和管理人員常忽視對不同中職校的同專業(yè)設置、教學模式、管理運行的個性化、細節(jié)化的考量，致使軟件操作系統(tǒng)與中職校的檔案管理“水土不服”，工作使用中深感各種不便利或資源浪費。此外系統(tǒng)軟件的后期維護和更新也應引起重視，軟件系統(tǒng)過于陳舊或在很大程度上降低了電子檔案管理工作的效率。

1.4 缺少檔案管理的專業(yè)人才

中職校的檔案管理工作關系著學校的發(fā)展，必須具備相關的專業(yè)人才。結合當前檔案管理人才的要求，雖然在各中職院校中都基本配備了的檔案管理人員，但是進入新時期之后，對于檔案管理工作也提出了很多新的要求， 在較多的中職學校中，檔案管理工作人員或為多崗位兼職；或不具較強的計算機應用能力；或中職學校在人力資源的配置方面難以引進相關的專業(yè)人才，這就導致了檔案管理工作進展不順，電子檔案管理不能開展或不能發(fā)揮出其應有的作用等問題。

2 提高中職學校電子檔案管理規(guī)范性的相關措施

2.1 轉變檔案管理的思想觀念

中職學校作為當今為社會輸送各類專業(yè)人才的堅實陣地，應深刻認識到檔案管理及檔案背后的發(fā)展歷史，管理能力、辦學特色、文化積淀及分析數據為中職校的辦學方向提供了最有力的支撐，更可為人才培養(yǎng)模式的開拓夯實基礎。中職校的檔案管理水準即是學校的整體管理的重要體現，學校應當深刻認識到檔案管理中使用電子檔案管理所帶來的高效、便捷、及安全性。校部管理層應將檔案電子檔案管理工作列入重要的工作議程之中，加強《檔案法》的學習和宣傳，組成檔案工作領導小組，敦促協助檔案管理工作人員一同建立檔案管理中電子檔案管理的體制，增強各科室各教研組的電子檔案管理工作意識，保證電子檔案工作有章可循，全校教師人人重視，檔案工作與時俱進的良好趨勢。

2.2 不斷完善相關的硬件設備

不斷完善相關的硬件設備是提高中職學校電子檔案管理工作的根本條件。中職學校的檔案管理領導小組在已經具備較完善的電子檔案管理思路的前提下，認真研究電子檔案管理之下所涉及經費、網絡、辦公場所等硬件需求，作出嚴謹的購置預算及完善的布局安排、管理維護辦法，向學校申請采購相關的硬件設備，以此提高檔電子檔案管理工作開展的進行效率。在使用過程中，各中職校檔案管理領導小組應要求檔案管理人員應定期檢測電子檔案所使用的硬件設備的運行安全及保障措施，定期備份，先行做好硬件損壞或老化處理預案。

2.3 定制個性化管理系統(tǒng)、實施維護更新制度

中職校在完善的電子檔案管理硬件設施配備后，應以前瞻性的眼光定制符合各中職校管理特性的系統(tǒng)軟件。檔案管理領導小組應組織檔案管理部門以學校目前的規(guī)模、學生的數量和檔案管理工作的具體需求為依據，以學校的專業(yè)設置、教學模式為框架，定制開發(fā)最適宜本校且最具經濟性與高效性特點的電子檔案管理系統(tǒng)。在軟件開發(fā)初期，檔案管理部門應將本校的檔案管理流程及細節(jié)問題與開發(fā)方溝通開發(fā)一一梳理，方便開發(fā)部門更好的制定出高效的電子檔案管理系統(tǒng)。為更好地服務于教學，檔案工作人員應協助開發(fā)部門開設方便教師們查閱的檢索頁面端口，如文書、教學、編研檔案的全引目錄，案卷目錄，全宗介紹，專題目錄；在教師查詢時實現關鍵字檢索，更方便利用；各級文件及檔案查閱權限設置清晰，方便檔案借閱管理；二維碼、條形碼等掃碼技術的引入會讓檔案管理的收納及借閱查詢中更便捷有序。

此外，在使用中，軟件的及時更新及維護也是電子檔案管理正常運行的注意要點，應建立健全軟件系統(tǒng)的維護制度和時間要求，嚴格執(zhí)行，防患于未然做好系統(tǒng)備份工作。

2.4 有效開展培訓活動

有效開展檔案管理的相關培訓進修活動能夠在很大程度上提高中職學校的檔案管理工作效率。中職學校應積極鼓勵從事檔案管理崗位的工作人員不斷提高自身的工作能力，堅持完成檔案技術培訓的在職教育，高度重視電子檔案管理有效應用，向一些在電子檔案管理方面比較成功的高校借鑒經驗，多進行實地的參觀和學習。學校也可聘請相關專家到校園里進行指導，使檔案管理人員能夠在實際工作中更好的發(fā)揮出工作能力，以此提高中職學校電子檔案管理工作的整體效率。

3 結束語

綜上所述，電子檔案管理作為當今社會更高效、更便捷、更安全的信息化管理方法，推動著中職校檔案管理的工作的高效進程。在各類專業(yè)人才供不應求的社會背景下，中職學校職業(yè)化教育的重要性日益突出：學生數量的不斷增多，中職學校專業(yè)設置更多元化，學校的檔案管理及檔案管理背后的數據分析為學校發(fā)展方向提供了更強有力的支持，將傳統(tǒng)的檔案管理模式轉變?yōu)殡娮訖n案管理模式，不斷提高電子檔案管理的規(guī)范性，使檔案管理工作更加順利的進行，以此更進一步推動各中職教育事業(yè)的發(fā)展，為我國的職業(yè)教育發(fā)展增磚添瓦。