新時期對醫(yī)院綜合檔案管理工作優(yōu)化的思考

程曉琳

摘 要：檔案管理是各類單位或個人歷史記錄式的文件管理，在城市、單位或個人的發(fā)展中均起到重要作用，對醫(yī)院來說也不例外。醫(yī)院綜合檔案囊括了醫(yī)院各方面的信息，如黨群管理、醫(yī)院建設(shè)、醫(yī)療活動、藥品器械管理等，是醫(yī)院發(fā)展過程的歷史見證，為醫(yī)院各項重大決策提供了依據(jù)。因此，如何做好醫(yī)院綜合檔案管理，提高檔案的提取、利用效率，增強檔案管理的專業(yè)性和服務(wù)的高效性，是醫(yī)院檔案管理部門需不斷探索的課題。本文即從檔案管理的現(xiàn)狀談起，分析其中存在的各種問題，并試圖探討可行的對策，以期為實際工作提供必要的理論依據(jù)。

關(guān)鍵詞：新時期；醫(yī)院綜合檔案管理；優(yōu)化

作為醫(yī)院歷史文化的沉積與醫(yī)院發(fā)展運作的如實記錄，綜合檔案包括書面文字、照片、圖表、錄像等各種材料，在醫(yī)院的發(fā)展中起到重要作用，為醫(yī)院的發(fā)展道路提供了可靠的理論與事實依據(jù)，也對醫(yī)院未來發(fā)展規(guī)劃的制定有著不可或缺的意義。目前，正處于社會轉(zhuǎn)型的新時期，新醫(yī)改政策的不斷深入，對醫(yī)院的檔案管理不斷提出了新要求。但在實際工作中，醫(yī)院綜合檔案管理仍存在不少問題。

1 醫(yī)院檔案管理問題

1.1 醫(yī)院對檔案管理工作欠重視

不少醫(yī)院的管理層在醫(yī)院建設(shè)及各項事務(wù)中，主要重心放在可以明顯創(chuàng)收或提高醫(yī)院知名度的項目上，比如臨床業(yè)務(wù)的管理、新技術(shù)新項目的開展等，對檔案管理工作缺乏足夠的重視，認為該項工作并不能給醫(yī)院帶來直接利益，在資金、人員投入上均較缺乏，對檔案管理工作內(nèi)容、時效性等方面也缺乏必要的認知。醫(yī)院管理層面的忽視，導(dǎo)致許多檔案資料未能及時整理、歸檔，檔案管理工作效率低下，甚至?xí)霈F(xiàn)檔案資料泄露、缺失等問題。同時，檔案管理部門的各項設(shè)施較為落后，也會影響到該項工作的效率。

1.2 檔案管理制度欠完善

多數(shù)醫(yī)院在各醫(yī)療職能部門、管理部門均有明確的規(guī)章制度，卻唯獨在檔案管理上缺乏明確的管理方案和手段，導(dǎo)致該項管理工作的混亂。同時，在檔案資料收集上缺乏一定的標準，許多管理人員并不清楚哪些資料需要收集，哪些不需要，也導(dǎo)致了許多應(yīng)納入管理范圍的資料未能被及時收集、整理、歸檔，影響了醫(yī)院綜合檔案保存的完整性。而且，不少醫(yī)院在檔案目錄編排時也沒有統(tǒng)一標準，檔案管理部門人員在發(fā)生職位變動時，也沒有做好清楚、完整的工作移交，都給檔案的查找、保存等帶來了難度。

1.3 管理人員專業(yè)素質(zhì)欠缺

檔案管理部門往往缺乏有足夠?qū)I(yè)素質(zhì)的管理人員，大多學(xué)歷偏低，對其專業(yè)要求、工作內(nèi)容及重要性認識普遍不足，缺乏足夠的工作經(jīng)驗及先進的管理辦法，難以達到檔案管理工作需求。除了專業(yè)技術(shù)上的欠缺外，不少管理人員還沒有充足的責(zé)任心，思想觀念松散，工作效率低，服務(wù)態(tài)度差，總體素質(zhì)偏低。

1.4 電子檔案管理缺失

隨著信息技術(shù)發(fā)展，電子文檔在檔案中所占比例日益增大，此種方式有著容量大、空間小，查找方便、傳遞速度快等優(yōu)勢，在現(xiàn)代檔案管理中發(fā)揮了重要作用。但在實際工作中，對于電子檔案的管理方式、歸檔規(guī)范、格式標題要求等均缺乏一定的標準，導(dǎo)致多數(shù)電子文檔都不符合管理要求。再加上電子檔案缺乏足夠的保護措施，有被任意修改的風(fēng)險，影響了文檔的安全性、可靠性。而且，對于一些保存環(huán)境要求較高的電子檔案，稍有不慎還可能造成資料載體不能得到妥善保存，從而出現(xiàn)其中儲存文件的損毀。

2 優(yōu)化醫(yī)院檔案管理工作的對策

2.1 提高醫(yī)院管理層對檔案管理的重視

醫(yī)院需提高對檔案管理工作的重視，特別是醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)班子，需首先意識到檔案管理對醫(yī)院發(fā)展的重要性，加強檔案管理部門建設(shè)。加強對檔案管理部門的資金投入，用于更新設(shè)備，設(shè)立專門的檔案室，購入一整套檔案管理系統(tǒng)，由專人定期維護，以保證其正常、安全的運行。對檔案管理工作，需結(jié)合該項工作的具體內(nèi)容，設(shè)置一定的評價標準和有效的績效考核制度，將其與個人的獎懲、晉升等相結(jié)合，一方面加強監(jiān)督，另一方面也激發(fā)檔案管理人員提高責(zé)任心，主動加強自身業(yè)務(wù)素質(zhì)建設(shè)。

2.2 完善綜合檔案管理制度

在新時期，醫(yī)院想要獲得長遠的發(fā)展，就要不斷扎實檔案管理這一基石，構(gòu)建良好的檔案管理機制，不斷鞏固醫(yī)院本身的點滴建設(shè)，為醫(yī)院各項重大策略提供切實的依據(jù)，也為醫(yī)院發(fā)展奠定基礎(chǔ)、指明方向。因此，醫(yī)院管理部門需結(jié)合本院實際，建立切實可行的檔案管理制度，對檔案管理部門各工作崗位都規(guī)定明確的權(quán)責(zé)，做到責(zé)任到人，避免出現(xiàn)互相推諉的情況。在管理制度中，也需要明確規(guī)定檔案的收集范圍，規(guī)范目錄編排標準，對各項分支工作需確立細節(jié)標準，以進一步保證檔案的真實、完整性。

2.3 提高檔案管理人員綜合素質(zhì)

在新時期，隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展、工作節(jié)奏的加快，我國社會的發(fā)展對各行各業(yè)均提出了新的標準和要求，對檔案管理工作的質(zhì)量、效率的要求也不斷提高，對工作人員隊伍建設(shè)的要求也就自然不斷提高。因此，醫(yī)院需健全人員的培訓(xùn)教育機制，打造高素質(zhì)的員工隊伍。根據(jù)檔案信息化的要求，加強員工處理信息的能力和計算機運用能力，定期組織部門人員進行計算機相關(guān)培訓(xùn)以及檔案管理學(xué)科的專業(yè)培訓(xùn)，讓檔案工作人員能時常接觸到較前沿的檔案管理知識、技能，并自覺應(yīng)用于實際工作中，同時，也不斷提高人員對新事物、新技術(shù)的接受能力。

2.4 加強電子檔案的管理

檔案信息化是醫(yī)院檔案管理的發(fā)展趨勢，檔案管理部門需收集完紙質(zhì)材料后，進行及時的掃描、歸檔及信息錄入，認真整理各項信息資料，建立并完善檔案信息數(shù)據(jù)庫。檔案管理部門需設(shè)立專門的檔案庫房，妥善保存紙質(zhì)資料。在建立電子文檔時，要規(guī)范相關(guān)格式、標題，提高分類的可辨識度。在電子文檔提取、使用中，設(shè)立一定的權(quán)限，避免產(chǎn)生任何人都可以隨意修改的情況，以保證信息庫資料的可靠與真實。同時，醫(yī)院信息檔案平臺要有專人維護，對其中各項軟件需進行定期更新、殺毒等處理，保證醫(yī)院檔案的安全性。

3 小結(jié)

總之，新時期背景下，醫(yī)院綜合檔案管理工作的重要性日益引起人們的重視。各醫(yī)院要認真分析本院檔案管理中存在的問題，提高對檔案管理的重視，提高管理人員素質(zhì)，完善管理制度，加強信息化建設(shè)，使醫(yī)院的檔案管理質(zhì)量與服務(wù)水平不斷提升，加強檔案管理、使用的效率，讓醫(yī)院的檔案能最大化發(fā)揮自身價值。

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