企業(yè)文件控制工作研究

宋海燕

摘 要：文件是整個企業(yè)開始工程項目研究或建設(shè)的主要依據(jù)，也是企業(yè)科研、生產(chǎn)和經(jīng)營活動中指導(dǎo)人們行為的依據(jù)。本文將著重對建設(shè)項目中文控工作的建立及體系的健全進(jìn)行探討。

關(guān)鍵詞：文控；項目管理；文檔一體化

1 引言

文件是企業(yè)科研、生產(chǎn)和經(jīng)營活動中指導(dǎo)人們行為的依據(jù)。因此，文件的編制、審批、發(fā)布和實施都應(yīng)受到嚴(yán)格控制，并應(yīng)處于高效運行狀態(tài)。這樣才能保證企業(yè)獲得最高效的收益。因此，建立一個健全的文件控制管理體系并且保證該體系的有效運行尤為重要。

2 企業(yè)文控工作的概念與作用

2.1 企業(yè)文控工作的概念

文控是文件控制的略稱，是指對文件的編制、評審、批準(zhǔn)、發(fā)放、使用、更改、再次批準(zhǔn)、標(biāo)識、回收和作廢等全過程活動的管理，目的是確保文件的使用現(xiàn)場獲得有關(guān)文件的適用版本，防止使用作廢文件。

文控工作是為了規(guī)范企業(yè)或企業(yè)研究項目的資料管理，加強資料的收集和管理工作，有效的保護(hù)和利用資料，為企業(yè)或企業(yè)研究項目的各項工作提供服務(wù)。

2.2 企業(yè)文控工作的目標(biāo)和作用

1）文控工作的目標(biāo)。文件控制的目標(biāo)是確保單位經(jīng)營活動的效率性和效果性、資產(chǎn)的安全性、經(jīng)濟信息和財務(wù)報告的可靠性等。主要作用包括：一是有助于管理層實現(xiàn)既定方針和目標(biāo)；二是保護(hù)單位各項資產(chǎn)的安全和完整，防止資產(chǎn)流失；三是保證業(yè)務(wù)經(jīng)營信息和其他資料的真實性和完整性。

2）企業(yè)項目文控工作的作用。第一，文件控制是項目管理過程最基本、又是最關(guān)鍵的一個管理機制。第二，它為項目管理者對整個項目的宏觀了解、掌握、控制以及微觀跟蹤、解決、處理提供了最廣泛、最準(zhǔn)確、最精確、最有說服力的書面依據(jù)。第三，隨著很多企業(yè)走出國門，與國際接軌的情況下，作為完整而有效的項目管理這部分的文控工作在項目的實施過程中越來越重要。

3 企業(yè)文控工作的內(nèi)容與重點

3.1 企業(yè)文控工作的內(nèi)容

總體來說，文控管理首先要確定文件資料的范圍，從內(nèi)容、文種、載體等多方面考慮，以便于資料的收集。其次，要確定管理體制和機構(gòu)職責(zé)，這規(guī)定了文控工作部門及人員的具體職責(zé)。第三，規(guī)定文件材料的管理工作，這便于資料的管理和有效的保護(hù)利用。最后，還要規(guī)定文件資料的鑒定和銷毀。

文控管理的流程就是指在一個項目從總體規(guī)劃開始到最終結(jié)束所形成的一系列文件的收集、整理、歸檔、鑒定、分類、保管、利用，這些文件包括工程檔案、施工圖紙、廠商文件、技術(shù)協(xié)議、日常傳真、信函、工作聯(lián)絡(luò)單等。

3.2 企業(yè)文控工作的控制要點

1）預(yù)先明確項目文控工作的核心。不論是項目初期的文檔工作策劃還是文檔管理人員對于系統(tǒng)的開發(fā)和定制的參與，都是為了保證項目文件的有效性、時效性。項目文檔“控制”工作還表現(xiàn)在通過對項目各類文件收發(fā)、審批時間等要素的跟蹤，控制項目文件、項目各部門工作的進(jìn)程，還可以以此作為項目索賠的依據(jù)。

2）注重文控工作流程設(shè)計。文控工作流程制定的好與壞將直接影響到企業(yè)項目的文控工作，甚至影響到企業(yè)項目的有效運行。一個優(yōu)秀的文控工作流程需要規(guī)定文件的受控范圍，確定受控范圍才能首先確保文件的統(tǒng)一性。

3）文件審查是文件形成控制的關(guān)鍵。在文件校核之前，文件管理員對文件的編碼、格式、版次及分發(fā)范圍等進(jìn)行審核，實施文件的前端控制。對文件的技術(shù)性審查、標(biāo)準(zhǔn)化審查、工藝性審查規(guī)定具體的要求，使各專業(yè)人員在文件審查中有較強的針對性，使之為提高工作效率和保證文件質(zhì)量創(chuàng)造條件。

4）文件更改控制是全程文控的要點。文件控制必須對文件更改的時間、方法、流程有嚴(yán)格的要求。使之更適合文件的實施過程，更加有力地促進(jìn)生產(chǎn)和管理的科學(xué)化、規(guī)范化。

3.3 企業(yè)文控工作的現(xiàn)狀

從文控工作職責(zé)看企業(yè)文控工作現(xiàn)狀，一些企業(yè)的做法非常規(guī)范。他們有明確的文控部門和文控人員，分工明確。然而還有一些企業(yè)并不重視文控工作，全公司沒有文控部門，甚至連文控人員都沒有。

從文控工作流程看企業(yè)文控工作現(xiàn)狀，有的企業(yè)做的很好。比如在一些大型央企集團中，在文控部里又分為文秘組與圖檔組兩個部分，文秘組主要負(fù)責(zé)的是項目類的文控管理工作和日常的秘書工作，圖檔組主要負(fù)責(zé)公司的文件管理，包括底圖、藍(lán)圖和其他重要文件。重要文件在項目過程中出現(xiàn)后就馬上歸檔，實現(xiàn)電子入庫。歸檔時的編號是按照公司的統(tǒng)一編號進(jìn)行歸檔的實現(xiàn)了文檔一體化。有一部分企業(yè)沒有按照文控工作流程工作，文件管理混亂，還有一些不足之處在于人為因素，如發(fā)文、收文時間拖延，丟失后沒有及時處理等。

4 企業(yè)文控工作體系建設(shè)措施

4.1 加強企業(yè)文控工作組織建設(shè)

第一，企業(yè)需要建立專門文控部門，有按照既定方針安排工作。第二，要明確文控人員的工作崗位并提高文控工作人員的專業(yè)素質(zhì)，使文控工作有條不紊地進(jìn)行，并發(fā)揮其最大作用。

4.2 加強文控工作流程建設(shè)

文件控制管理程序是機構(gòu)進(jìn)行項目文件控制管理的重要依據(jù)和另一前提，機構(gòu)必須根據(jù)項目文件組成的特點制定該程序。文件控制管理程序制定完成后，結(jié)合意見修改、補充和完善后進(jìn)行審核確認(rèn)，無誤后批準(zhǔn)實施。

4.3 加強文控工作的信息化技術(shù)手段建設(shè)

現(xiàn)代信息技術(shù)飛速發(fā)展，使得文控工作的模式出現(xiàn)了巨大的變革，信息化管理模式成為了文件控制管理的主要手段。因此，需要在傳統(tǒng)模式的基礎(chǔ)上，更新、改革、建立新的資料信息化管理模式，結(jié)合實際情況建立一個更具開放性的辦公室文件控制管理體系，對傳統(tǒng)的辦公室文件控制管理進(jìn)行必要的補充，以提高文件控制管理的質(zhì)量和效率。

1）開發(fā)文控電子流程。通過對電子流程的應(yīng)用，對文件的產(chǎn)生、運轉(zhuǎn)和歸檔實現(xiàn)了電子化，既提高了效率，又較好地履行了控制職能。電子流程具體覆蓋了行政發(fā)文、行政收文、程序文件、對外函件、函件收文、請示報告、工作聯(lián)系單等。文件的起草、編寫、校核、審定、會簽、質(zhì)保審查、批準(zhǔn)、生效、分發(fā)、歸檔均從電子流程實現(xiàn)。在創(chuàng)建電子流程時，對傳統(tǒng)的文件會簽環(huán)節(jié)進(jìn)行改進(jìn)，提高了工作效率。

2）利用“文檔一體化”方法規(guī)范電子文控。為了保證數(shù)字文件的真實完整和準(zhǔn)確有效，為了有效的管理和控制電子文件，我們必須利用“文檔一體化”方法規(guī)范電子文控，文檔一體化管理，也就是檔案的全程管理。

3）電子文件的版本管理。電子文件應(yīng)該按版本進(jìn)行控制管理，保留每一個生效版本狀態(tài)的電子文件。應(yīng)該對電子文件的每個版本進(jìn)行狀態(tài)控制，以最新有效發(fā)布版本為現(xiàn)行有效版本，以輸出版本為基本參考依據(jù)。電子文件經(jīng)過修改后，應(yīng)該保存上一版本電子數(shù)據(jù)以及修改原因、修改人、修改日期等要素。電子文件編制應(yīng)使用統(tǒng)一版本的工具進(jìn)行編制和查看，在切換編制工具版本時應(yīng)充分考慮軟件的向下兼容特性及歷史數(shù)據(jù)的處理。

5 結(jié)論

綜上所述，抓住文控工作的重點，重視文控組織建設(shè)，加強文控工作流程建設(shè)，提高文控工作的信息化技術(shù)手段建設(shè)，就可以初步實現(xiàn)建立一個健全的文件控制管理體系并且保證該體系的有效運行。做好文件資料控制工作，不僅可以提高企業(yè)的經(jīng)營效益，同時也可以保證文檔一體化的進(jìn)程日趨完善。

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