淺談基層公安機關(guān)檔案信息化建設(shè)

催立志 許陽

摘 要：檔案對基層公安機關(guān)的日常工作起著重要的支持作用，不僅關(guān)系到人民群眾的利益，還會涉及到國家和社會的利益。公安機關(guān)的檔案資料種類繁多，信息量巨大，傳統(tǒng)的檔案管理方式已不能滿足當前工作所需，新時代下，基層公安機關(guān)做好檔案管理的信息化建設(shè)能夠有效提高工作效率，只有這樣，才能更好的服務人民群眾。

關(guān)鍵詞：基層公安機關(guān)；檔案管理；檔案信息化建設(shè)

新時代的大背景下，公安機關(guān)的檔案管理工作也需要積極創(chuàng)新發(fā)展。公安機關(guān)的檔案是國家的重要資源和知識積累。積極尋求新時代下符合基層公安機關(guān)更好發(fā)展的檔案管理方式有利于國家資源的充分利用，促使檔案管理的科學化。

1 基層公安檔案信息化建設(shè)工作大環(huán)境

隨著我國信息技術(shù)的不斷發(fā)展和進步，信息化建設(shè)在人們的生活與工作之中發(fā)揮了十分重要的作用。在檔案管理過程中不難發(fā)現(xiàn)，過去的紙質(zhì)檔案存在著保存困難、使用不便等問題，而利用信息化技術(shù)進行檔案的開發(fā)與利用能夠大大的方便檔案管理人員的日常工作，提升檔案調(diào)動和管理的便捷性，這也是目前我國檔案管理未來發(fā)展的大趨勢。特別是在當前電子載體廣泛應用和檔案信息數(shù)量劇增的大背景下，基層公安機關(guān)開展檔案信息化建設(shè)是必然也是必須的一項工作。日常工作中不僅有書面資料需要存儲，視頻、音頻文件的存儲需求也越來越大，因此必須加快檔案信息化建設(shè)的步伐。

2 檔案信息化建設(shè)的的意義

將檔案進行信息化存儲和開發(fā)有利于檔案的保護和調(diào)動。以往檔案的調(diào)動和查詢手續(xù)十分繁瑣且困難，但是，借助信息技術(shù)，檔案的調(diào)動利用只需要在電腦上申請操作，極大的縮短了查詢的時間。這就是檔案信息化管理給人們帶來的便捷之處。另外，將檔案進行信息化存儲和保存的安全性也是遠遠高于傳統(tǒng)檔案存儲方式的。

2.1 便于檔案儲存和查詢

過去的檔案管理人員收集，整理，管理檔案，不僅工作量大，而且影響工作效率。檔案管理信息化建設(shè)能夠減少檔案管理人員工作時間，提高工作效率。檔案管理實行信息化后，檔案數(shù)據(jù)只需要一次的錄入就可以多次的循環(huán)利用，實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。檔案的檢索可以通過網(wǎng)絡實時的查詢，無論在時間上還是空間上都更加方便。

2.2 提高檔案管理的工作效率

運用信息化技術(shù)進行檔案管理，管理人員可以更好的進行檔案編號和檔案整理，對提高部門的工作效率起到了很大的幫助作用。同時，檔案信息化建設(shè)能夠提高部門的技術(shù)水平，適應社會的發(fā)展進步要求。

2.3 減輕管理人員的工作量

傳統(tǒng)的檔案收集管理工作，難免使一些重要的檔案損壞或丟失，檔案管理信息化建設(shè)能夠避免這個問題。通過完善檔案信息平臺，使檔案部門能夠形成一個完整的檔案信息網(wǎng)絡，更加方便的管理收集檔案，減輕員工的工作負擔。

2.4 方便更新檔案信息

將檔案進行信息化，數(shù)字化更有利于檔案的更新完善。在過去的紙質(zhì)檔案存儲時代，如果個人需要更改檔案需要攜帶證明到檔案所在地進行更改，這樣十分的不便。很多人就不會進行及時的檔案信息變更。如今，公安機關(guān)檔案管理網(wǎng)絡的不斷完善，調(diào)閱個人檔案變得十分方便，使得異地信息變更成為可能，人們也會更愿意及時的更新自己的檔案信息。

2.5 更加安全的保護檔案信息

相比于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案來說，檔案信息化建設(shè)能夠更加安全的保護檔案信息。通過網(wǎng)絡對檔案信息進行管理，并不止單純的給檔案上了一把鎖。信息化檔案還可以對其存儲元件進行加密或者改用其他進制字符進行加密，所以說安全性相對較高。

3 推進檔案信息化建設(shè)的途徑

檔案信息化建設(shè)是基層公安機關(guān)工作中的一項重要任務。我們要深刻認識檔案信息化建設(shè)對基層公安機關(guān)日常管理工作的重要性，深入開發(fā)和應用信息化技術(shù)，加快基層公安機關(guān)檔案信息化建設(shè)的進程。

3.1 定期培訓檔案管理人員

檔案管理人員的專業(yè)水平是檔案管理的基本。如今是信息技術(shù)高速發(fā)展的時代，檔案管理工作人員需要了解工作的專業(yè)需要，進行自我培訓和積極思考。對于檔案管理工作中存在的問題進行及時反饋和提出創(chuàng)新建議。在檔案管理工作中做到寧查一百，不放一誤。要有持之以恒的耐心，以集體利益為重。例如可以定期組織檔案管理人員進行培訓，上級領(lǐng)導可以定期對各單位的檔案管理工作進行檢查。對他們檔案管理工作中存在的問題給出相關(guān)意見和指導，傳授檔案管理的技能知識，從而解決檔案信息化建設(shè)中遇到的問題，不斷提高檔案管理人員的實際動手能力和操作能力。

3.2 集中統(tǒng)一管理檔案信息

信息化時代下，檔案管理需要集中統(tǒng)一管理。不能像以往一樣分散各個地區(qū)進行管理?？梢詫⒏鱾€地區(qū)的檔案資源上傳到統(tǒng)一檔案資料庫之中，如果有需要時再從資料庫之中進行調(diào)閱查詢。這樣更加方便了檔案的管理，也減少了人力、物力、財力的浪費。要加強集中管理力度，建設(shè)一個檔案管理系統(tǒng)，避免重復浪費，提升中央系統(tǒng)的軟硬件能力。在加拿大，警方會設(shè)置專門的檔案管理小組，根據(jù)檔案的重要性將他們分成3種類型：對外開放型檔案，限制型檔案，保密型檔案。檔案的科學化、法制化管理能夠推進檔案管理事業(yè)的發(fā)展。

3.3 建立檔案信息共享平臺

目前，各地公安機關(guān)的檔案資料庫都是各地單獨建設(shè)，共享化程度不高。調(diào)閱相對較為困難。在處理一些跨地區(qū)案件時調(diào)閱異地資料存在一定的困難，這給日常工作帶來了不便。基層公安機關(guān)可以建設(shè)一個中心檔案庫，多個地區(qū)進行檔案填充。各個地方可在中心庫中占據(jù)一席，這樣不僅對本地資源調(diào)閱方便，對于其它地方資源也能夠方便查閱到，有助于日常工作的開展。

3.4 做好基礎(chǔ)工作，規(guī)范管理手段

基層公安機關(guān)在開展檔案信息化建設(shè)之前需要做好一些基礎(chǔ)工作，把提供利用主體范圍內(nèi)的準備工作做好，完善信息開發(fā)渠道，建立規(guī)范、有效的管理機制，只有堅持先把基礎(chǔ)工作做好，才能有條件、有能力、高效能地為民警日常工作服務。如，建立警務檔案系統(tǒng)，可以先在基層推廣使用，再以最快的速度服務于一線的民警，如此能夠使檔案信息有所依托。再有，可以通過采集檔案基礎(chǔ)信息，組織人員集中力量對常用的治安、勞教、刑偵、重口、看守所在押人犯等重點監(jiān)控人員的檔案資源全部錄入警務檔案系統(tǒng)，共享信息資源，為打擊現(xiàn)行犯罪搶得先機。同時擴大檔案收集載體，廣泛收集各項工作中形成的各類視聽檔案和電子檔案，最大限度地擴充利用渠道和

領(lǐng)域。

3.5 公安系統(tǒng)關(guān)聯(lián)檔案管理系統(tǒng)

將公安檔案信息系統(tǒng)加入到公安信息警務平臺中是當前基層公安檔案信息信息化建設(shè)的重點?？梢詫ΤＳ玫膽艏畔ⅰ⒅伟?、禁毒、刑偵、重點人員以及監(jiān)所在押人員等現(xiàn)存檔案資料，全部整合到檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)地區(qū)全局聯(lián)網(wǎng)，共享信息資源，充分挖掘有價值的檔案資源，同時建立統(tǒng)一標準、統(tǒng)一規(guī)范。開發(fā)具有良好系統(tǒng)兼容性的數(shù)據(jù)庫，開通檔案網(wǎng)絡利用服務，提供遠程查詢和瀏覽服務，對非涉密檔案進行全文檢索，徹底改變以往人工查找的模式，實現(xiàn)檔案利用高效服務，減少民警查檔時間，提高服務效能。

4 結(jié)論

檔案信息化建設(shè)是基層公安機關(guān)信息化建設(shè)的重要組成部分，新時代下，推進檔案信息化建設(shè)使檔案管理工作上升到一個新的層面，不僅是檔案管理工作上的創(chuàng)新，也是基層公安機關(guān)內(nèi)部管理的創(chuàng)新。對此，就需要基層公安機關(guān)在進行檔案收集管理的時候充分發(fā)揮信息技術(shù)的作用，更好的為國家和人民群眾服務。

參考文獻

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