關(guān)于新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式的改革探究

顧曉蓉

摘 要：事業(yè)單位檔案屬于事業(yè)單位無(wú)價(jià)的資產(chǎn)，其信息資源全面且符合實(shí)際地反映了事業(yè)單位發(fā)展歷程以及現(xiàn)實(shí)情況。新形勢(shì)下信息技術(shù)的迅速發(fā)展令事業(yè)單位原有檔案管理體系和體制已然無(wú)法適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求，應(yīng)當(dāng)加大對(duì)事業(yè)單位檔案管理體系和服務(wù)模式的創(chuàng)新力度，特別是事業(yè)單位檔案管理信息化的變革。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理

1 事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀問(wèn)題

目前事業(yè)單位檔案管理上有諸多未完善之處，具體有以下幾點(diǎn)：

第一，在事業(yè)單位檔案管理工作方面。沒(méi)有充分意識(shí)到無(wú)論何時(shí)何地搜集資料的重要性，而且在檔案管理制度中沒(méi)有加以落實(shí)，在收集檔案整理和存檔步驟中經(jīng)常陷于被動(dòng)，出現(xiàn)收集和跟蹤脫節(jié)導(dǎo)致資料收集延遲以及分散的問(wèn)題。

第二，在檔案管理技術(shù)方面，盡管大部分事業(yè)單位已經(jīng)引入和應(yīng)用電子檔案管理形式，不過(guò)依然存在著這檔案利用率以及查詢(xún)效率偏低問(wèn)題，究其原因，主要是電子檔案管理模式讓事業(yè)單位原本的檔案管理人員短時(shí)間內(nèi)不能適應(yīng)和熟練應(yīng)用，因?yàn)樗鼘儆谝豁?xiàng)新生事物，除此之外，對(duì)于年紀(jì)較輕的檔案管理員也缺少專(zhuān)業(yè)的培訓(xùn)，因此不能熟練應(yīng)用電子檔案系統(tǒng)。大體上說(shuō)，一些事業(yè)單位的檔案管理技術(shù)水準(zhǔn)依然處在偏低的狀態(tài)。

第三，一些事業(yè)單位管理工作沒(méi)有成立對(duì)應(yīng)的負(fù)責(zé)部門(mén)或者專(zhuān)門(mén)的負(fù)責(zé)人員，而是讓其他部門(mén)人員兼職管理。這種兼職管理的現(xiàn)狀一方面因?yàn)榧媛毴藛T忙于本職而忘記了檔案管理工作，令其工作效果難以立見(jiàn)成效，經(jīng)常被其他工作內(nèi)容占用時(shí)間；另一方面因?yàn)槿鄙儆嘘P(guān)專(zhuān)業(yè)技能，對(duì)檔案工作質(zhì)量造成了不利影響。

2 新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理特點(diǎn)及信息化管理改革的必要性

新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理信息化水平隨著數(shù)字信息化社會(huì)進(jìn)程加速而不斷得到提高，令數(shù)字信息化事業(yè)單位檔案管理特點(diǎn)得以有效發(fā)揮，一方面數(shù)字化信息化檔案管理不僅能夠有效推動(dòng)檔案管理工作所投入資金得以下降，并且有利于提高工作效率；另一方面數(shù)字化信息化檔案管理工作的開(kāi)展對(duì)和其他部門(mén)交流具有積極作用，在很大意義上促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作的工作效率以及質(zhì)量得以提升。

事業(yè)單位檔案管理信息化是指在檔案管理中基于現(xiàn)代信息技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，對(duì)事業(yè)單位的檔案進(jìn)行數(shù)字化和信息化處理，繼而更深一步并且保持高效率地履行服務(wù)職能，因此，檔案管理信息化的構(gòu)建和發(fā)展是非常有必要的。

第一，隨著現(xiàn)代數(shù)字化信息化技術(shù)的持續(xù)改進(jìn)，其典型代表為云計(jì)算以及物聯(lián)網(wǎng)在，在各個(gè)行業(yè)中得以普遍應(yīng)用，特別是在處理檔案管理工作困難方面，所以檔案管理信息化是跟隨時(shí)代社會(huì)技術(shù)發(fā)展趨勢(shì)的要求。

第二，目前事業(yè)單位制度變革正處在重要階段，其中一個(gè)改革核心之處就是現(xiàn)代事業(yè)單位體制變革，在此過(guò)程中和信息化平臺(tái)的建立息息相關(guān)，為檔案管理數(shù)字化信息化建設(shè)奠定了基礎(chǔ)，所以事業(yè)單位檔案管理信息化是事業(yè)單位進(jìn)行改革的需要。

第三，傳統(tǒng)檔案管理步驟繁多，流程復(fù)雜，還有信息資料整理具有較高難度的問(wèn)題，特別是查詢(xún)歷史資料或者其他信息時(shí)經(jīng)常碰到信息缺失還有資料不全的問(wèn)題，而事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)能夠令這一問(wèn)題得到解決，所以事業(yè)單位檔案管理信息化符合檔案管理工作發(fā)展的需求。

3 事業(yè)單位檔案管理信息化改革內(nèi)容

事業(yè)單位檔案管理工作應(yīng)當(dāng)依照機(jī)制構(gòu)建準(zhǔn)則，也就是加強(qiáng)多樣化以及規(guī)范化建設(shè)，確立職責(zé)，著重于動(dòng)靜態(tài)結(jié)合等，而事業(yè)單位檔案管理信息化改革內(nèi)容包括以下幾點(diǎn)：

第一，數(shù)字化檔案管理模式建設(shè)。目前比較具有代表性的數(shù)字化技術(shù)包括掃描身份證技術(shù)等，而檔案信息資料經(jīng)過(guò)數(shù)字化技術(shù)轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字檔案信息后，能夠?qū)π畔①Y料進(jìn)行更新整理以及補(bǔ)充完整等，數(shù)字化建設(shè)是事業(yè)單位極其重要的一項(xiàng)無(wú)形資產(chǎn)，檔案數(shù)字化建設(shè)能夠推動(dòng)事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)社會(huì)效益。

第二，自動(dòng)化檔案管理模式的構(gòu)建。事業(yè)單位檔案管理信息化變革的其中一項(xiàng)組成便是檔案管理工作自動(dòng)化，具有代表性的技術(shù)包括電子標(biāo)簽，數(shù)碼掃描還有OCR識(shí)別等，自動(dòng)化檔案管理模式能夠令信息資料批量自動(dòng)處理功能得以有效實(shí)現(xiàn)。

第三，體系化檔案管理模式的構(gòu)建。事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)和以往的檔案管理模式有所區(qū)別，是一個(gè)體系化的歷程，包括部門(mén)銜接、檔案文檔、內(nèi)部流程一體化等，基于數(shù)據(jù)融合和集成技術(shù)以及數(shù)據(jù)庫(kù)機(jī)械能夠令信息數(shù)據(jù)兼容和通用得以有效加強(qiáng)。

4 事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式的改革措施

對(duì)于目前信息化社會(huì)發(fā)展需要還有事業(yè)單位檔案管理情況的問(wèn)題，應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化事業(yè)單位服務(wù)模式改革以及檔案管理創(chuàng)新的力度，具體有以下幾點(diǎn)：

第一，強(qiáng)化對(duì)檔案管理人員綜合素養(yǎng)以及專(zhuān)業(yè)能力的培訓(xùn)力度，以讓管理人員工作責(zé)任意識(shí)得到加強(qiáng)，檔案管理工作的效率以及質(zhì)量取決于管理人員的專(zhuān)業(yè)能力和綜合素養(yǎng)。檔案管理工作而言是極為重要的基礎(chǔ)，檔案管理人員責(zé)任意識(shí)的提高有利于檔案工作合理化規(guī)范化發(fā)展。

第二，加大檔案管理手段以及加大完善檔案管理的力度，且和事業(yè)單位發(fā)展需求相符的檔案管理機(jī)制需要進(jìn)行不停的改善，這樣才能提升檔案管理工作人員的服務(wù)水準(zhǔn)，強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)以及建立檔案革新管理，繼而提高檔案管理效率和質(zhì)量。

第三，通過(guò)優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理工作流程以及標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化，令重組業(yè)務(wù)流程得以實(shí)現(xiàn)。通過(guò)不停開(kāi)拓檔案管理服務(wù)范疇以及服務(wù)的方式和內(nèi)容等，進(jìn)行檔案管理服務(wù)能力的延伸；通過(guò)不停強(qiáng)化事業(yè)單位管理軟件和硬件的構(gòu)建，以及各種信息的重組整理，實(shí)行檔案管理信息化平臺(tái)的構(gòu)建；通過(guò)加強(qiáng)檔案管理信息安全舉措以及引進(jìn)先進(jìn)的新生力量，推動(dòng)檔案管理組織結(jié)構(gòu)的整合。

除此之外，對(duì)于事業(yè)單位非固定人員的檔案管理，應(yīng)當(dāng)根據(jù)特定的信息統(tǒng)計(jì)來(lái)進(jìn)行創(chuàng)新。一方面，加強(qiáng)杰出的流動(dòng)性人才信息檔案的保存工作，另一方面，簡(jiǎn)單化流動(dòng)人員的管理模式，制定符合單位實(shí)際的流動(dòng)人員檔案管理方針，以推動(dòng)流動(dòng)人員檔案管理的工作效率以及質(zhì)量。

5 結(jié)論

綜合以上，事業(yè)單位檔案管理工作的有效進(jìn)行是事業(yè)單位其中一項(xiàng)重要工作內(nèi)容，事業(yè)單位是否能夠?qū)崿F(xiàn)穩(wěn)定持續(xù)發(fā)展，取決于檔案管理工作能否有效開(kāi)展，對(duì)于目前事業(yè)單位檔案管理狀況以及新形勢(shì)下數(shù)字化信息化社會(huì)發(fā)展的需要，強(qiáng)化事業(yè)單位檔案管理信息化力度變革是必然的事情。

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