淺議從檔案管理理念入手實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化

高靚

摘 要：隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，國(guó)家不斷加強(qiáng)對(duì)檔案管理的重視程度，并對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理模式進(jìn)行了創(chuàng)新性調(diào)整，將信息化技術(shù)融入檔案管理的過(guò)程中，以此來(lái)讓檔案管理工作更好順應(yīng)時(shí)代發(fā)展潮流的同時(shí)，提升檔案管理質(zhì)量和效率。對(duì)于現(xiàn)階段的檔案管理工作而言，科學(xué)合理的檔案管理理念尤為重要。因?yàn)楠?dú)特的管理理念不僅是管理工作開(kāi)展的基礎(chǔ)，更是保證管理工作質(zhì)量的重要條件。本篇文章從檔案管理理念入手淺談實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化方面的內(nèi)容，希望對(duì)國(guó)家檔案管理信息化的發(fā)展有所幫助。

關(guān)鍵詞：檔案管理；理念；信息化

就目前的發(fā)展?fàn)顩r來(lái)看，新型的檔案管理理念雖然給檔案管理信息化的發(fā)展帶來(lái)了明顯的幫助，但同時(shí)也為其帶來(lái)了不小的挑戰(zhàn)。以網(wǎng)絡(luò)安全為例，電子檔案在管理的過(guò)程中就會(huì)由于信息傳輸不當(dāng)或者存儲(chǔ)設(shè)備損壞而造成檔案信息的破壞或丟失，給檔案管理工作造成嚴(yán)重的影響。因此如何從檔案管理理念入手實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的發(fā)展，成為了檔案管理部門(mén)需要面對(duì)的問(wèn)題。

1 檔案管理信息化的優(yōu)點(diǎn)

1.1 有利于提高檔案管理效率

傳統(tǒng)的檔案管理方式十分復(fù)雜而且速度較慢，因?yàn)檩斎肱c管理檔案信息全部需要人力，人難免會(huì)出現(xiàn)一些錯(cuò)誤，導(dǎo)致傳統(tǒng)的檔案管理方式的可靠性不能得到保障?，F(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)的普及，為檔案管理方式提高了技術(shù)保證，檔案管理方式可以擺脫傳統(tǒng)的人工管理，創(chuàng)新管理方式，實(shí)現(xiàn)管理的信息化。傳統(tǒng)的檔案管理工作主要是手工管理，因此容易受到人為因素的影響，常常出現(xiàn)漏寫(xiě)或者漏抄的現(xiàn)象發(fā)生，影響了檔案的全面性和誰(shuí)確性，同時(shí)由于檔案管理工作對(duì)于用筆以及筆跡有著嚴(yán)格的要求，因此對(duì)于人員的要求比較高，不利于檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。

1.2 資源共享更加方便和快捷

傳統(tǒng)的檔案管理，因?yàn)闄n案管理是紙質(zhì)的，查閱不方便，沒(méi)法進(jìn)行資源共享，并且檔案管理的內(nèi)容不可以復(fù)制，所以要查閱檔案要去檔案管理部門(mén)，這樣十分復(fù)雜。傳統(tǒng)的資源管理，檔案資源的傳遞以及共享的困難較大，因此多數(shù)價(jià)值較高的資源都處于閑置狀態(tài)，造成了資源的浪費(fèi)，也造成了我國(guó)資金的浪費(fèi)，提高檔案管理工作的信息化進(jìn)程可以提高資源的利用效率，人們運(yùn)用資料和查找資料也更加方便，檔案管理部門(mén)將現(xiàn)有的檔案進(jìn)行系統(tǒng)管理，并且不斷提高管理系統(tǒng)的完善性，同時(shí)將檔案管理系統(tǒng)利用網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)資源的共享，提高了檔案資源的利用率。

2 檔案管理信息化面對(duì)的挑戰(zhàn)

2.1 網(wǎng)路媒介影響檔案管理的保密性

網(wǎng)絡(luò)的快速發(fā)展，為信息共享帶來(lái)方便的同時(shí)，也為檔案管理的保密性和安全性提出了挑戰(zhàn)。由于檔案管理人員信息管理的安全意識(shí)不夠，以及計(jì)算機(jī)技術(shù)的不成熟，和黑客的惡意攻擊，使檔案管理的安全受到了極大挑戰(zhàn)，因此必須從管理人員與管理技術(shù)方面尋求改進(jìn)措施。

2.2 案管理部門(mén)之間合作意識(shí)不高

檔案管理工作中，由于競(jìng)爭(zhēng)激烈使內(nèi)部工作人員缺少合作意識(shí)，影響了管理檔案的溝通與交流。檔案管理人員互相協(xié)調(diào)，實(shí)現(xiàn)信息處理自動(dòng)化，提高信息管理效率和技術(shù)是現(xiàn)階段檔案管理信息化需要處理的關(guān)鍵問(wèn)題。因此，提高檔案管理部門(mén)之間的合作意識(shí)十分重要，這關(guān)系到檔案管理的安全與效率。

2.3 電子檔案管理方式存在缺陷

電子檔案的大量存在使人們必須認(rèn)真地思考其管理方式，從電子檔案的數(shù)據(jù)處理方式和數(shù)據(jù)保存方式及如何保證網(wǎng)絡(luò)流通中的安全進(jìn)行創(chuàng)新。因此，要建立一個(gè)正確完整的科學(xué)管理方式，使檔案管理朝著更加快捷、安全的未來(lái)前進(jìn)。傳統(tǒng)的文件傳遞方式，文件在傳遞的過(guò)程中受到人為因素的影響，造成文件的丟失，同時(shí)用郵寄的方式來(lái)傳輸文件，也會(huì)影響傳輸?shù)募皶r(shí)性，這就給檔案管理工作帶來(lái)了困難，但是利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行文件的傳輸，可以有效地縮短傳輸?shù)臅r(shí)間，保障了檔案資源的安全性，提高了檔案管理工作的效果。

3 實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的措施

3.1 完善檔案管理信息化制度

要想有效提升檔案管理信息化的運(yùn)作水平，就需要相關(guān)管理部門(mén)對(duì)檔案管理信息化制度加以完善，并根據(jù)管理內(nèi)容的需要，對(duì)檔案管理理念進(jìn)行適當(dāng)?shù)膭?chuàng)新，這樣才能對(duì)實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化有所幫助。在傳統(tǒng)的檔案管理過(guò)程中，工作人員的管理流程沒(méi)有得到明確的規(guī)范，相關(guān)的管理制度也不全面，所以會(huì)導(dǎo)致檔案管理工作開(kāi)展的過(guò)程中，出現(xiàn)這樣那樣的問(wèn)題。面對(duì)新時(shí)代下的檔案管理工作，就需要管理部門(mén)摒棄傳統(tǒng)的檔案管理方式，建立一套符合時(shí)代發(fā)展需求的管理方式，完善制度中存在的不足之處，以此為檔案管理信息化的發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。另外，針對(duì)不同類(lèi)型的檔案，管理部門(mén)還有制定出不同的管理制度，讓工作人員意識(shí)到檔案針對(duì)性管理的重要性，還要間接提升工作人員的檔案管理水平，這樣才能讓檔案管理信息化制度實(shí)現(xiàn)真正的價(jià)值。

3.2 提升檔案管理信息化的意識(shí)

根據(jù)相關(guān)調(diào)查結(jié)果顯示，很多工作人員不重視檔案管理工作的重要性，常常以一種事不關(guān)己的心態(tài)面對(duì)工作，從而使得檔案管理工作出現(xiàn)很多問(wèn)題，間接的導(dǎo)致檔案管理信息化一直得不到明顯的提升。所以為了有效提升檔案管理工作的質(zhì)量，就需要相關(guān)工作人員提升檔案管理信息化的意識(shí)，認(rèn)真對(duì)待自己的本職工作。另外，在進(jìn)行檔案管理工作的時(shí)候，工作人員要對(duì)檔案的類(lèi)型或者重要信息有所了解。對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)管理的時(shí)候，有效利用信息化的優(yōu)勢(shì)，提升檔案分類(lèi)管理質(zhì)量。

3.3 確保檔案管理信息化的安全性

安全性是開(kāi)展檔案管理信息化工作的重要前提，所以相關(guān)管理部門(mén)需要對(duì)這方面內(nèi)容加以重視。因?yàn)樵诂F(xiàn)階段的發(fā)展過(guò)程中，信息化的檔案管理模式被廣泛的應(yīng)用，所以很多檔案會(huì)以電子數(shù)據(jù)的形式存放在計(jì)算機(jī)或者存儲(chǔ)設(shè)備中。雖然這種方式在很大程度上提升了檔案管理的水平，減輕的檔案管理工作人員的負(fù)擔(dān)，但是卻降低了檔案管理的安全性。例如，存儲(chǔ)檔案資料的設(shè)備由于因?yàn)樵虺霈F(xiàn)損壞，而且檔案管理人員沒(méi)有對(duì)這部分檔案信息進(jìn)行備份處理，那么就會(huì)導(dǎo)致檔案信息的損壞或者丟失，不僅給檔案管理工作造成嚴(yán)重的影響，還會(huì)給人們?cè)斐衫_。所以要加強(qiáng)對(duì)檔案管理信息化安全性的重視程度。

結(jié)束語(yǔ)

從文章上面的內(nèi)容可以發(fā)現(xiàn)，檔案管理理念在檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)中不僅起著引導(dǎo)作用，還是檔案管理信息化開(kāi)展的必要條件。雖然近年來(lái)，相關(guān)科研人員對(duì)檔案管理理念進(jìn)行了適當(dāng)?shù)恼{(diào)整，并加入了一些創(chuàng)新性元素，但是實(shí)際的效果并不明顯，從而影響了檔案管理信息化的發(fā)展。因此，要想有效的提升檔案管理信息化的運(yùn)作水平，就需要相關(guān)科研部門(mén)對(duì)檔案管理理念和檔案管理信息化之間的關(guān)系進(jìn)行深入的研究，根據(jù)實(shí)際情況，對(duì)管理理念進(jìn)行新的變革，以此為檔案信息化的發(fā)展提供保障。

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