淺談電子文件檔案的優(yōu)越性及其風險防控措施

邢艷波

摘 要：隨著國家經濟發(fā)展水平和科技實力的提升，檔案管理事業(yè)的發(fā)展現狀與過去相比發(fā)生著巨大的改變，尤其在電子檔案領域的發(fā)展中，更是得到了創(chuàng)新與突破。近年來。國家相關部門不斷提高對電子文件檔案管理的重視程度，并將先進的管理理念和技術應用其中，以此來為管理工作的開展提供便利條件。但是一些企業(yè)單位在進行電子檔案管理的過程中，會出現一些問題，對于相關風險防范措施也不能進行有效的掌握。因此，電子文件檔案管理事業(yè)的發(fā)展還需要得到進一步的提高。本篇文章就電子文件檔案的優(yōu)越性及其風險防控措施進行簡單的論述，并提出了一些看法，僅供相關人士參考。

關鍵詞：電子文件檔案；優(yōu)越性；風險；防控

電子文件檔案管理在現階段社會發(fā)展中扮演著非常重要的作用。在這個大數據時代，如果各企業(yè)單位在發(fā)展過程中不能選擇有效的電子檔案管理措施，那么就會嚴重阻礙企業(yè)單位的發(fā)展，同時還會在一定程度上威脅到企業(yè)單位員工的權益。因此很多企業(yè)單位在近幾年的發(fā)展過程中，會提高對電子文件檔案的重視程度。對于一些風險防范問題也會進行深入的研究與掌握。但是電子文件檔案的風險具有一定的不可控性，還需要相關管理團隊能夠根據風險出現的原因和風險特征制定合理的解決方案，同時還要對相應的風險進行有效的防范。這樣才能在最大程度上提升電子文件檔案的管理質量，促進電子檔案行業(yè)整體的發(fā)展。

1 電子文件檔案的優(yōu)越性

1.1 提高工作效率

與傳統(tǒng)的檔案管理方式相比，電子文件檔案管理能夠有效的提升管理工作的效率。因為傳統(tǒng)的檔案管理方式多適用于紙質檔案管理，如果將其投入到電子文件檔案管理中，那么不僅會阻礙電子檔案管理工作的開展，還會增加工作人員的工作壓力。隨著互聯網信息化時代的到來，檔案管理逐漸趨于電子管理模式發(fā)展。這種檔案管理模式能夠在減輕相關工作人員工作壓力的同時，降低工作難度，有效的提升檔案管理工作的效率和質量，是一種受到很多企業(yè)單位認可的檔案管理方式。

1.2 節(jié)省檔案存貯空間

在對紙質檔案進行管理的過程中會占據企業(yè)單位很大的空間。因為檔案的種類和數量都比較大，所以需要準備充足的空間，供紙質檔案的存放。另外，紙質檔案在管理過程中還會出現一些問題，比如紙質檔案會受到氣候環(huán)境的影響而出現潮濕現象；紙質檔案由于存儲不當會出現破損或丟失現象。這些情況的出現不僅會給檔案的管理工作增加一定的難度，還會浪費大量管理實踐和成本。

但是電子文件檔案的出現就能在很大程度上解決這些問題。因為電子文件檔案在管理的過程中，相關工作人員只要通過計算機等設備將檔案信息進行錄入，那么檔案資料就會存放到計算機或電子設備中。這種方式不僅能提高工作人員的工作效率和質量，節(jié)省了管理時間，降低了管理成本，還會大大節(jié)省大量存儲檔案的空間。另外，電子文件檔案不會受到環(huán)境因素的影響而出現潮濕等情況，對檔案起著有效的保護作用。

1.3 保密性高

前人為了將重要的紙質檔案很好地保留，防止被人窺見其中辛密，多會建造類似于現代防空洞一樣的幽深密室，亦或在隱秘之地挖掘秘密窯洞將檔案深埋，費時費心費力還多有此地無銀三百兩之嫌。而檔案管理的電子化就省事得多了，將所有的文檔歸于小小的計算機里，一個保密設置密碼鎖一上，任你是有千軍萬馬還是能工巧匠均無法窺探絲毫。并且電子檔案可設置成單分文件閱讀，如此就連卷宗的查閱修改人員也只能查閱其所需要的部分，無法借機閱讀檔案的其他文件，從而保證了文件的保密性。

1.4 便于查閱

傳統(tǒng)的紙質檔案是人工進行編輯、修訂的，立卷人多是根據自己的理解進行編譯，對于立卷標準的尺度掌握帶有強烈的主觀意識。這就為后來翻閱的人增加了閱讀理解難度，常言一百個讀者有一百個哈姆雷特。但若文書檔案由微機進行管理編譯成電子文檔。檔案人員就可以從繁瑣的整理工作中解脫出來，從而把時間和精力放在檔案編研及二次信息開發(fā)利用上來，這就較好地提高了文書檔案的管理工作質量和利用效率，從而保證了文書檔案能夠發(fā)揮出更好的時效價值。

2 電子文件檔案的風險防控措施

電子文件檔案的形成得益于高速發(fā)展的電子科技，它有著傳統(tǒng)紙質文檔所無法比擬的優(yōu)越性，但也有著其自身固有的風險性。我們不僅要充分利用計算機技術和網絡技術，更要建立健全電子文件及電子資料管理制度，提高電子文件制作及電子檔案管理人員的素質。

2.1 做好電子檔案使用中的控制與管理

首先，要進行使用權限的審核，根據各種人員設置利用級別，進行利用權限的認定。其次，要嚴格控制電子檔案的可轉換性以保證電子檔案的安全。做好拷貝的提供與回收管理。應盡量避免把載體上存儲的信息全部拷貝，采取技術手段防止所提供拷貝的資料再復制。第三，要加強電子檔案使用中的安全措施，對電子檔案的信息內容根據密級層次進行有效管理，系統(tǒng)要對利用的全過程進行有效的跟蹤監(jiān)控。

2.2 建立統(tǒng)一的電子文件管理體制

首先，應實行文件管理與檔案管理統(tǒng)一領導和規(guī)劃，使二者同步發(fā)展；其次，要將文件管理的前期指導與控制納入檔案部門的工作職責，確保從文件的形成、歸檔到查閱、利用等各環(huán)節(jié)都在檔案部門的統(tǒng)一監(jiān)督指導下進行；再次，要制定科學、合理、統(tǒng)一的電子文件歸檔管理標準；最后，檔案部門在接收電子文件時，要對歸檔電子文件信息內容的原始性，真實性進行鑒定。

2.3 優(yōu)化專業(yè)結構，建立一批新時代的檔案管理人員隊伍

檔案部門應重視和加強對檔案管理人員的培養(yǎng)。一方面，要多渠道引進專業(yè)的技術和管理人員，盡量使用素質高，思想好，責任心強的人員做文書、檔案工作。另一方面要對現有的檔案人員進行專業(yè)培訓，特別是加大對現代科技知識和電子技術的培訓。檔案管理部門應盡快改變保管型人員過多、結構單一的檔案隊伍現狀，建立一支具有較高素質，結構合理，適應信息時代電子檔案管理需要的新型檔案工作人員隊伍。

結束語

雖然在現階段的發(fā)展過程中，很多企業(yè)單位都能對電子文件檔案管理加以重視，同時還會建立符合發(fā)展需要的管理制度，以此來提升電子檔案管理效率和質量。但是電子文件檔案管理過程中的風險問題還是時常發(fā)生。這種情況的出現不僅體現著電子文件檔案管理工作仍然存在難點，還間接的反應出現階段電子文件檔案管理水平還沒有達到一定的高度，部分工作內容仍然需要進行改進與完善。因此，電子文件檔案管理事業(yè)在日后發(fā)展的過程中，不僅需要對相關管理內容進行深入的分析與了解，同時還要根據實際情況制定科學合理的風險防范措施。這樣才能有效提升電子文件檔案的管理水平，為企業(yè)單位發(fā)展奠定良好基礎。

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