淺析檔案管理工作效率提升途徑

馬勝紅

摘要：檔案管理工作的效率對(duì)于單位管理起到了重要作用。尤其是在信息社會(huì)中，必須充分利用現(xiàn)代信息科技，進(jìn)一步提高檔案管理工作的效率。因此，在總結(jié)目前檔案管理工作效率問題的基礎(chǔ)上，分析了這些問題產(chǎn)生的原因，進(jìn)而提出了相關(guān)的改進(jìn)策略，以更好地促進(jìn)檔案管理工作效率的提升。

關(guān)鍵詞：檔案管理；工作效率；提升途經(jīng)

0.引言

21世紀(jì)是科技快速發(fā)展的信息時(shí)代，面對(duì)新的社會(huì)發(fā)展環(huán)境，企事業(yè)單位辦公環(huán)境也發(fā)生了很大變化，尤其是單位的各項(xiàng)管理活動(dòng)，各個(gè)部門、科室之間的職責(zé)越來越細(xì)化。作為企事業(yè)單位管理活動(dòng)中的一項(xiàng)重要工作，檔案管理工作在新時(shí)代背景下逐漸由手工管理狀態(tài)進(jìn)入到自動(dòng)化管理狀態(tài)。當(dāng)前，在辦公室檔案管理工作中仍然存在一系列問題，嚴(yán)重阻礙了該項(xiàng)工作的順利開展。

1、檔案管理工作的重要性

1.1要適應(yīng)時(shí)代發(fā)展對(duì)辦公室工作的要求，就要提高檔案管理的工作效率。

檔案是單位的一種重要的信息。實(shí)施辦公室檔案管理工作，主要目的是為了方便工作人員查詢信息，進(jìn)而提高辦公室工作的效率。隨著信息時(shí)代的不斷發(fā)展，檔案管理也逐漸發(fā)揮出了更重要的作用。不斷完善檔案管理工作，提高辦公室工作的效率，以適應(yīng)時(shí)代發(fā)展對(duì)辦公室工作的要求進(jìn)而更好地為單位服務(wù)。

1.2完善檔案管理工作可以促進(jìn)檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

檔案管理工作本身具有連續(xù)性、連貫性的特點(diǎn)，鑒于檔案管理工作的幾個(gè)特點(diǎn)，我們有必要重視檔案管理工作。此外，我們還要充分結(jié)合檔案管理工作的實(shí)際情況，然后采取針對(duì)性的應(yīng)對(duì)措施，通過完善檔案管理工作來促進(jìn)檔案管理的可持續(xù)發(fā)展。檔案的形成是一個(gè)長(zhǎng)期的過程，具有歷史性和時(shí)間性的特點(diǎn)，全面系統(tǒng)地管理紙質(zhì)檔案，有助于促進(jìn)檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。

2 檔案管理中存在的問題

2.1檔案管理工作缺乏信息風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)

新時(shí)代，檔案管理工作的環(huán)境在信息化社會(huì)呈現(xiàn)出更加開放的特性，而且在管理理念上也實(shí)現(xiàn)了一定性的突破。但是，隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，黑客攻擊等惡意行為給檔案管理工作帶來信息風(fēng)險(xiǎn)。由于檔案管理涉及到單位各個(gè)部門的重要文件，一旦受到網(wǎng)絡(luò)或者黑客惡意攻擊，會(huì)直接導(dǎo)致檔案文件信息出現(xiàn)安全隱患，尤其是對(duì)于涉及到一些機(jī)密性文件的單位來說，這種文件一旦泄密將會(huì)給企事業(yè)單位帶來巨大的不可挽回的損失。但是，當(dāng)前很多檔案管理工作人員并沒有強(qiáng)烈的信息安全意識(shí)，再加上檔案管理工作內(nèi)容較為繁雜，因此導(dǎo)致檔案管理信息泄露的事件時(shí)有發(fā)生。

2.2 管理人員的管理方式與單位的發(fā)展進(jìn)程不相符

社會(huì)的創(chuàng)新與發(fā)展，使各行業(yè)的崗位分工更加精細(xì)化，對(duì)檔案管理工作的精密性要求也越來越高，管理工作量加大，各種類型的檔案管理方法、形式以及內(nèi)容也都呈現(xiàn)著多元化的發(fā)展態(tài)勢(shì)。為了迎合社會(huì)發(fā)展步伐，檔案管理工作在新時(shí)代的影響下也有了新的任務(wù)與要求，但目前的某些部門中，檔案管理方法無(wú)法真正貼合部門的實(shí)際發(fā)展需要。在具體管理中不能運(yùn)用計(jì)算機(jī)軟硬件設(shè)備對(duì)檔案歸類與云端儲(chǔ)存，而仍舊采用落后的檔案整理與管理方法，這導(dǎo)致檔案管理工作效率無(wú)法提升，一些重要文件經(jīng)常發(fā)生丟失現(xiàn)象，在檔案的編輯、分類、儲(chǔ)存中還會(huì)出現(xiàn)人工操作失誤、管理難度增大現(xiàn)象。

2.3 檔案管理工作的基礎(chǔ)設(shè)施不到位

檔案管理工作是一種系統(tǒng)性的、規(guī)模較大且耗時(shí)較長(zhǎng)的工作，需要一定時(shí)間進(jìn)行系統(tǒng)整理和長(zhǎng)期摸索式的開展，同時(shí)需要一定的基礎(chǔ)設(shè)施輔助。但是，當(dāng)前很多檔案管理工作條件十分有限，部分辦公室由于沒有一定的投入，而缺乏設(shè)施，最終使得檔案管理工作嚴(yán)重不到位，經(jīng)常出現(xiàn)檔案文件缺損或者丟失等情況，而這就嚴(yán)重影響了檔案管理工作的有效開展。

3提升檔案管理工作的效率方法

3.1改進(jìn)檔案管理的思想觀念。

第一，單位的領(lǐng)導(dǎo)人員要將檔案管理置于工作的重要位置，加強(qiáng)單位的檔案綜合管理，在謀劃階段和實(shí)施階段都要做好檔案管理工作。第二，完善檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)考核制度、獎(jiǎng)懲制度，增強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視，提高工作人員的工作效率，同時(shí)還要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的監(jiān)督，激發(fā)管理工作人員的工作積極性，開展檔案管理教育和培訓(xùn)。

3.2培養(yǎng)檔案管理專業(yè)人才。

當(dāng)前，企、事業(yè)單位；部門中的檔案管理工作人員能力和素質(zhì)不統(tǒng)一，互相之間缺乏良好的配合，團(tuán)隊(duì)缺乏協(xié)作力，嚴(yán)重影響了工作效率。因此，第一要加強(qiáng)對(duì)高素質(zhì)人才的引進(jìn)和對(duì)專業(yè)人員的訓(xùn)練，完善各單位檔案管理工作的人力資源力量。第二，定期開展檔案管理工作人員的教育培訓(xùn)，通過參加國(guó)家檔案管理綜合管理部門的調(diào)訓(xùn)，獲取檔案管理資格，提升自身的管理能力。

3.3無(wú)紙化辦公技術(shù)。

隨著信息化建設(shè)步伐的加快，為進(jìn)一步提高文件轉(zhuǎn)辦效率，降低辦公成本，發(fā)揮OA自動(dòng)化辦公的最大功能，向著現(xiàn)代化辦公又邁出重要一步。無(wú)紙化辦公的推行和使用，極大地提高了辦公效率，節(jié)省了因傳遞過程中重復(fù)復(fù)印所花費(fèi)的大量時(shí)間和紙張，使轉(zhuǎn)辦工作效率、特別是急件的處置工作及時(shí)率得到很大提高。

4 結(jié)束語(yǔ)

隨著社會(huì)科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案管理工作的水平必然會(huì)得到更高程度的提升，在現(xiàn)代社會(huì)不斷進(jìn)步的大背景下，檔案管理工作也面臨著更高的工作要求，承擔(dān)著更加繁重的工作壓力，我們必須要緊緊追隨時(shí)代前進(jìn)的腳步，緊跟社會(huì)發(fā)展的形勢(shì)，在檔案管理中不斷進(jìn)行深化與調(diào)整，進(jìn)一步提高檔案管理科學(xué)化水平。

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