淺談供電企業(yè)如何提高會議效率

王琦

摘要：會議是企業(yè)信息交流、協(xié)調(diào)溝通的過程，在供電企業(yè)發(fā)展過程中，提高會議效率，能夠集思廣益、統(tǒng)一認(rèn)識，有利于實現(xiàn)企業(yè)的發(fā)展目標(biāo)。因此，做好會議管理工作，提高會議效率對企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展有著重要意義?；诖?，文章主要對供電企業(yè)會議分類進(jìn)行了簡單的分析，并對會議管理中存在的問題進(jìn)行了研究，提出了提高會議效率的措施。

關(guān)鍵詞：供電企業(yè)；會議；管理問題；措施

引言

近年來，隨著社會經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，時間逐漸成為創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益的關(guān)鍵因素。如何在相同的時間內(nèi)創(chuàng)造更多的經(jīng)濟(jì)價值已成為當(dāng)前企業(yè)發(fā)展重點(diǎn)關(guān)注的問題。會議作為企業(yè)內(nèi)部溝通交流的主要平臺，提高會議的效率，能夠有效提升企業(yè)的工作效率，促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。因此，供電企業(yè)在發(fā)展過程中，應(yīng)重視會議工作的開展，做好會議管理工作，為企業(yè)價值的提升奠定堅實的基礎(chǔ)。

1企業(yè)會議概述

1.1會議的定義

會議是人們?yōu)榱私鉀Q某個共同的問題或出于不同的目的聚集在一起進(jìn)行討論、交流的活動，它往往伴隨著一定規(guī)模的人員流動和消費(fèi)。作為會展業(yè)的重要組成部分，大型會議特別是國際性會議在提升城市形象、促進(jìn)市政建設(shè)、創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益等方面具有特殊的作用。

1.2企業(yè)會議作用

在企業(yè)發(fā)展過程中，會議的作用主要包括以下幾點(diǎn)：

第一，會議可以反映企業(yè)的組織活動。有關(guān)企業(yè)所組織的各項活動，都必須要在會議中進(jìn)行安排，通過參加會議，參加者不僅僅可以產(chǎn)生情感上的交流與溝通，而且還可以獲得身份、地位的優(yōu)越感。

第二，企業(yè)會議集思廣益。通過參加有關(guān)企業(yè)會議，與會者都會在價值觀、理想、目標(biāo)上達(dá)成一致，這種一致性不僅僅可以使得與會者更好地對于會議工作內(nèi)容進(jìn)行溝通，還可以更清晰地進(jìn)行工作分配，從而使得企業(yè)各個部門之間的聯(lián)系與溝通更加的緊密。

第三，會議可以明確企業(yè)工作目標(biāo)。企業(yè)會議可以使得與會者對于工作分配有著更為清晰的認(rèn)知，從而根據(jù)本部門實際需求，制定出本部門的實際工作目標(biāo)，進(jìn)而更好地為實現(xiàn)有關(guān)企業(yè)總體目標(biāo)而努力。

2供電企業(yè)會議效率底下的原因

2.1會前準(zhǔn)備不充分

會議組織者和參會人員對會議目標(biāo)不清就貿(mào)然開會，難免開會時東拉西扯，浪費(fèi)時間；有的會議雖有目標(biāo)，但目標(biāo)過于抽象和空洞，也達(dá)不到應(yīng)有效果。此外，在企業(yè)會議開展過程中，有的會議議題與會議目標(biāo)無關(guān)，分散與會者精力；有的會議議題排列順序不當(dāng)，將重要的、緊急的、帶有普遍性的議題排在后面，將次要議題排在前面，占據(jù)過多時間，致使討論重要議題時，參會者已感筋疲力盡，往往隨便議議，草草收場，造成會議達(dá)不到應(yīng)有的效果。

2.2議程設(shè)計不合理

很多會議事前沒有制定議程，或者議程制定得不合理，會議過程中，主持人隨心所欲，既不控制討論內(nèi)容，又不控制節(jié)奏和時間，參會成員隨意發(fā)揮，各說各的話，難以達(dá)成共識。同時，時間安排不恰當(dāng)，有的會議安排在事務(wù)特別繁忙的時候，與會人員時刻惦記著自己繁多的事情，開會時容易分心；或者把會議安排在人們即將就餐、下班、度周末的時間，與會人員或饑腸轆轆，或歸心似箭，無心開會。

2.3會中控制較混亂會后缺乏追蹤

在企業(yè)會議管理中，會議主持人缺乏觀察力、影響力、說服力，一旦與會人員產(chǎn)生意見分歧，主持人不能正確對待和妥善處理，就容易出現(xiàn)矛盾和沖突，影響會議的正常進(jìn)行，使會議的目標(biāo)難以實現(xiàn)。同時，缺乏統(tǒng)一認(rèn)識和溝通技能的參會者往往也是導(dǎo)致會議失敗的原因。此外，會議對于所討論的事項及決議沒有做記錄，也沒有明確各項決議的責(zé)任人及完成會議的時間、標(biāo)準(zhǔn)等，導(dǎo)致會議決議事項或不了了之，或執(zhí)行情況無據(jù)可查，從而無法進(jìn)行反饋和修正。會后缺乏追蹤導(dǎo)致會議收效甚微，其成本被大量浪費(fèi)。

3提高供電企業(yè)會議效率的措施

3.1做好充足的會前準(zhǔn)備

第一，做好議題審核和確認(rèn)。會議主導(dǎo)部門要做好參會部門提報議題的會前審核工作，確定議題在本次會議進(jìn)行討論的必要性，確保上會議題在會前已與有關(guān)部門達(dá)成較為一致的意見，避免出現(xiàn)因事前溝通不足而在會上發(fā)生爭議的狀況。

第二，準(zhǔn)備充分的上會材料。圍繞決策性會議主題來準(zhǔn)備上會材料，明確提報會議審議的目的、依據(jù)，提報內(nèi)容要詳實，為與會者提供充分的決策依據(jù)，提報部門匯報要直觀簡潔，論點(diǎn)突出。

第三，提前通知。提前預(yù)約重要的參會人員，至少提前2日將會議通知送達(dá)各與會部門和人員，同時知會會務(wù)部門做好配套的會議服務(wù)工作。

第四，確定會場管理人員，包括會議主席、會議主持人、會議記錄人、會議決議督辦人、會議計時人等，可以一人多職，明確人員職責(zé)，保證會議順暢進(jìn)行。

第五，做好前期會議督辦。主導(dǎo)部門或指定的督辦部門應(yīng)掌握前期會議決議事項的執(zhí)行狀況，定期向會議或有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)通報，以敦促各決議事項盡快關(guān)閉。

3.2做好會中控制工作

首先，準(zhǔn)時召開會議。如果無特殊情況會議必須準(zhǔn)時召開，對于遲到的與會者不管是何種身份都要提出警告。會議的準(zhǔn)時召開要求是提高會議效率的前提。

其次，根據(jù)會前準(zhǔn)備按計劃進(jìn)行。根據(jù)已確定的會議主題和內(nèi)容召開會議、進(jìn)行討論。圍繞主題進(jìn)行，避免出現(xiàn)與會者偏離主題的現(xiàn)象，當(dāng)出現(xiàn)有發(fā)言者開始偏離議題時會議主持人應(yīng)及時提醒。同時也要提醒與會人員認(rèn)真傾聽他人發(fā)言，尊重他人意見，盡量不要打斷發(fā)言，防止造成分歧拖延了一項議題的解決。

再次，注意強(qiáng)調(diào)會議時間。應(yīng)對與會者的發(fā)言時間進(jìn)行限制，為了使與會者有時間觀念，建議時間不安排太長。時間觀念的增強(qiáng)，會使得會議上討論的效率大大提高，避免無謂的浪費(fèi)時間。同時要強(qiáng)調(diào)發(fā)言突出主題，只提有建設(shè)性的意見，如到發(fā)言時間，主持人要及時提醒、督促和限制。

最后，認(rèn)真做好會議記錄，及時處理會中突發(fā)事件，避免面對突發(fā)緊急事件而手忙腳亂影響會議進(jìn)程，從而保證會議效率的提高。

2.4做好有效的會后執(zhí)行

第一，及時形成會議記錄。會議記錄人負(fù)責(zé)記錄會議的決議事項，如有必要相關(guān)部門可對紀(jì)要內(nèi)容進(jìn)行確認(rèn)。安排專人跟進(jìn)會議決議的落實情況。并及時公布，將會議決定落實和執(zhí)行結(jié)果作為對相關(guān)責(zé)任人考評的指標(biāo)之一，防止出現(xiàn)會議“決而不行”現(xiàn)象。

第二，加強(qiáng)督辦管理。會議主導(dǎo)部門或會議指定督辦部門負(fù)責(zé)將需督辦事項納入會議管理系統(tǒng)進(jìn)行管理，并督辦決議事項的執(zhí)行情況，對已經(jīng)完成的事項，可根據(jù)分管審批意見給予關(guān)閉，對進(jìn)度較慢的事項應(yīng)提醒責(zé)任部門或責(zé)任人；同時，應(yīng)定期對會議督辦事項進(jìn)行匯總，擇機(jī)通報。

第三，建立配套的獎懲機(jī)制。對會前的準(zhǔn)備溝通、會上的紀(jì)律遵守以及會后的落實執(zhí)行都應(yīng)該制定詳細(xì)的獎懲規(guī)范，獎勵先進(jìn)和優(yōu)秀的部門及個人，懲罰落后和違反規(guī)定的部門和個人，并及時公示獎懲信息。

第四，建立反饋、總結(jié)、公示制度。工作落實情況的好與壞，信息反饋、總結(jié)很重要，因為在工作的推進(jìn)過程中不斷的反饋信息、總結(jié)成績與問題，可以讓決策者不斷完善工作推進(jìn)思路，不斷調(diào)整工作策略，以便更高質(zhì)量地完成工作任務(wù)。

結(jié)束語

綜上所述，企業(yè)在發(fā)展過程中，要想做好會議管理工作，提高會議效率，就需要做好會議前的準(zhǔn)備工作、會議中的控制工作以及會議后的執(zhí)行工作等等，以此來保證會議工作的順利進(jìn)行，提高各部門之間的溝通、協(xié)調(diào)效率，為企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略及決策的制定提供基礎(chǔ)保障。

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