淺析檔案管理工作在信息化背景下的改革建設

金微

摘要：隨著科學技術的不斷進步發(fā)展，我國逐步邁入信息化社會。信息技術的不斷發(fā)展，不僅給我們的生活帶來了便捷，而且也使得社會的發(fā)展模式發(fā)生巨大改變。在信息化背景下，檔案管理的建設具有眾多的優(yōu)勢，但目前的檔案管理中存在較多的問題，因此，本文針對目前信息化背景下檔案管理工作的問題，對其改革建設提供合理化建議，望推動我國檔案管理工作的改革建設。

關鍵字：檔案管理工作；信息化；改革建設

引言

現(xiàn)階段，我國已經(jīng)邁入信息化的社會。隨著時間的累積，傳統(tǒng)的檔案管理工作已經(jīng)不能滿足未來的發(fā)展的需要。因此，在此大背景下，將檔案管理工作與信息化技術相結合，能夠有效提高檔案管理工作的效率，并進一步為管理工作進入新階段提供一個有力的平臺。

1信息化檔案管理工作的優(yōu)勢分析

1.1實現(xiàn)檔案信息的安全性與持久性

傳統(tǒng)的檔案信息是存入書頁本子中，在存放、查找的過程中，難免會遇到丟失、損壞等情況。不同的天氣情況對紙質(zhì)檔案的存放影響較大，天氣陰雨潮濕時，紙質(zhì)已發(fā)霉變質(zhì)、天氣干燥時易發(fā)生火災。且紙質(zhì)的檔案信息一經(jīng)損壞，幾乎沒有復原的可能，檔案信息的安全性與持久性時常出現(xiàn)隱患。若將檔案信息管理與信息化技術相結合，則直接可將大量的檔案信息儲存成電子檔，進行備份，這樣檔案信息不僅不會再受到天氣的影響，而且能夠長久的進行保存，提高了檔案信息保存的安全性與持久性。

1.2提高信息的查詢與共享效率

由于傳統(tǒng)的檔案信息是儲存在紙張上，只有相關的檔案館才能進行檔案信息查詢，這給用戶帶來了極大的不便。且在一個本子中會記錄很多的信息，多個用戶同時舉行查詢時，效率低下。而在信息化的檔案管理中，用戶或相關工作人員在對檔案進行查詢時，只需要輸入檔案人員的信息和查詢的密碼即可，查詢效率具有巨大的提高。同時，檔案信息的網(wǎng)絡化，使得信息可在不同的地方進行復制、儲存，能夠較為便捷的實現(xiàn)檔案信息的共享。

1.3有效更改并更新檔案信息

傳統(tǒng)的檔案信息是存放在檔案館中，并不是人人都能夠查閱，在檔案信息建立之后，會讓相關人員進行信息核對。對于不正確或者遺漏的信息，需要相關工作人員進行更新。這個工作較為繁瑣、且易出錯。而現(xiàn)在的信息化檔案管理只需要獲得授權便可進入內(nèi)部對資料進行下載、更新，給下一階段提供了有利的條件。

2檔案管理工作在信息化背景下存在的問題

2.1規(guī)范標準問題

目前，由于沒有檔案管理的相關規(guī)范、標準，導致一些系統(tǒng)與數(shù)據(jù)格式出現(xiàn)異構問題，相關部門應關于檔案信息化管理工作盡快的給予一些規(guī)范、標準。同時，我國信息化檔案管理建設過程中，存在著管理軟件的適用性與通用性嚴重不足的問題。計算機的內(nèi)部設備與外部設備的型號不匹配、質(zhì)量等級不同，且對于硬件設備沒有統(tǒng)一的標準，對于檔案編碼、檔案分類也沒有相同的規(guī)范，限制了我國信息化檔案管理的建設發(fā)展。

2.2數(shù)據(jù)質(zhì)量問題

由于上邊提到的檔案管理規(guī)范標準不完善、不詳細，導致前期的信息采集工作出現(xiàn)不規(guī)范、不全面、不準去的問題，達不到所需要的智能查詢、精確搜索等功能。

2.3相關人員思想問題

人力資源是任何一門職業(yè)和單位最為寶貴的資源，是工作的核心，無論擁有多么先進的管理方法與管理技術，缺少人才的投入，都是沒有用的。目前，我國檔案管理信息化改革建設中最為突出的就是缺乏精通檔案管理和計算機的復合型人才。目前，檔案管理單位的需要操作型的工作人員，能夠?qū)崿F(xiàn)簡單的信息導航、程序運營維護服務一級開發(fā)系統(tǒng)的高科技人才。在檔案管理軟件出現(xiàn)問題時，大部分的檔案管理單位只能向運營商尋求幫助，這嚴重影響了檔案信息化建設的速度與進程。

2.4工作效率問題

檔案管理由于其工作本身的復雜性，且目前仍存在利用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理的單位，因此，在進行歸類分檔、校訂更新檔案時，需要大量的人進行合作才能完成，而且工作的性質(zhì)決定著工作的質(zhì)量不能完全保證，嚴重的損耗人力、財力，工作效率低下。

2.5檔案管理的基礎設施差

據(jù)相關資料調(diào)查顯示，我國12萬多的檔案管理單位中，有一半的單位沒有專用庫房。配有庫房的單位中有百分之十的庫房中沒有配備空調(diào)和去濕器?？h一級有一半以上的單位還沒有計算機等現(xiàn)代裝置設備。這些情況雖然隨著時間的推移不斷的完善，但據(jù)調(diào)查，有些較高級的單位，如高等院校等，人事檔案部門沒有空調(diào)和去濕器等設備，大多是人工操作，條件較為艱苦。

3檔案管理工作在信息化背景下的改革建議

3.1完善檔案管理機制，制定規(guī)范化的標準

近年來，許多具有檔案管理的高校、人事處等機構都提出了要構建檔案管理信息化的目標，然而在運行的過程中，很少形成完備的準則，導致構建工作的成效不理想。尤其是在硬件軟件的挑選、技能準則、業(yè)務標桿式管理等過程，由于缺少監(jiān)督、監(jiān)控，導致檔案管理工作較為懶散。因此，在今后的檔案管理相關結構中，必須落實檔案管理規(guī)范標準，結合多方面因素，構建統(tǒng)一全面的標準。另外，為了發(fā)揮信息化管理的優(yōu)勢，各個檔案管理相關部門必須嚴格按照管理的規(guī)范標準進行實施，確保信息化體系建設的科學合理與切實可行性。

3.2優(yōu)化檔案管理模式

納入管理模式、非納入管理模式是目前檔案管理單位常用的兩種檔案信息管理模式。納入模式是檔案館管理各個部門所用的資料，實行檔案業(yè)務管理；非納入式檔案管理是相對于納入式管理模式而言的，表現(xiàn)形式不一，不同的檔案管理部門和單位不一樣。針對此兩種檔案管理模式，筆者認為非納入式的檔案管理模式能夠充分發(fā)揮現(xiàn)有設施的功能，實現(xiàn)檔案信息資源的共享，投入的人力物力也相對較少，而納入式管理模式對于檔案管理前期搜集過程中存在的問題以及檔案查找的方式補充等較為方便。

3.3檔案信息數(shù)字化endprint

針對檔案單位的自身特點，相關管理人員要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)思路，運用先進的科學技術，推動檔案信息化檔案管理的數(shù)字化。檔案信息數(shù)字化在前期需要投入較多的人力、物力和財力，需要獲得多方面的支持。在數(shù)字化過程中，考慮到有些單位資料量巨大，且不同的信息具有的重要度不同，因此，在處理過程中對于價值較高的資料可以優(yōu)先錄入，對于不重要的信息可以選擇不錄入，這樣就可以有效的提高檔案信息的數(shù)字化效率?？偠灾?，檔案信息的數(shù)字化要重視成本，減少浪費，提高效益。

3.4依照標準對檔案信息進行管理

當相關的檔案管理信息化建設的規(guī)則標準建立之后，要嚴格按照相關的規(guī)范標準進行建設，以保障檔案信息化建設內(nèi)容的準確性、安全性以及運行的暢通性。此外，在檔案管理實現(xiàn)信息化、現(xiàn)代之前，對于檔案信息的錄入、代碼符號的編制以及轉(zhuǎn)換的原則進行制定，為檔案信息標準化建設打下堅固的基礎。檔案信息標準化主要包括管理性標準規(guī)范、業(yè)務性管理規(guī)范和技術性標準規(guī)范三個內(nèi)容。相關制定澤謠綜合全面考慮各種因素對其進行制定，并在實行過程中不斷改進。

3.5提升檔案管理人員素質(zhì)

檔案管理人員的整體素質(zhì)與檔案管理工作的進程、效果息息相關。由于檔案管理員在信息使用者與檔案數(shù)據(jù)庫之間充當著橋接的作用，且在我國全面推行工作資訊化發(fā)展的背景下，檔案管理員的工作尤為重要。在網(wǎng)絡化環(huán)境下，檔案管理員需要保持持續(xù)學習的態(tài)度，掌握先進的管理技術，尤其是對各種管理軟件或者系統(tǒng)的基礎應用技巧，以便滿足現(xiàn)代不斷發(fā)展的社會的需求。此外，檔案管理機構還可通過引進人才，來提升整個檔案管理隊伍的素質(zhì)。信息化的檔案管理工作對管理人員提出了新要求，對于新引進的人才，不但需要其具有扎實的檔案學管理知識，而且對于計算機也要掌握，以便于在實際的操作過程中能夠快速的適應檔案信息化管理工作，并且成為檔案信息化管理的人才。

4總結與展望

未來是信息化的時代，檔案管理在此背景下必然會迎來改革建設。通過完善檔案管理機制，制定規(guī)范化的標準、將檔案信息數(shù)字化、依照標準對檔案信息進行管理、提升檔案管理人員素質(zhì)等措施，能夠使我國檔案管理信息化建設的步伐更快、更穩(wěn)，使得檔案管理更加適應社會發(fā)展的需要。

參考文獻：

[1]易蓮.淺析高校檔案管理的信息化建設策略[J].湖北成人教育學院學報，2014（6）：115-117.

[2]馬偉.試論信息化背景下高校檔案管理制度的建設[J].辦公室業(yè)務，2016（23）：57-57.endprint