醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀分析及對(duì)策

劉太新

摘要：近年來(lái)，隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)水平的提高，我國(guó)醫(yī)療保障基本實(shí)現(xiàn)全覆蓋，公民生活水平和健康意識(shí)日益增強(qiáng)。因此，社會(huì)對(duì)醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)提出了新的更高的要求和期待。這種情況下，醫(yī)院檔案管理部門作為醫(yī)院重要組成部門之一，應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院檔案管理的創(chuàng)新，從而保障醫(yī)院檔案的嚴(yán)密性。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；檔案管理；現(xiàn)狀；對(duì)策

前言

醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院職工在從事各項(xiàng)醫(yī)療管理過(guò)程中集成的一種具有保存價(jià)值和參考價(jià)值的檔案資料，也是從事醫(yī)療管理活動(dòng)或醫(yī)療科研工作中必須利用的資料。然而現(xiàn)階段的醫(yī)院檔案管理中存在很多亟需解決的問(wèn)題，為此，檔案管理人員應(yīng)該在分析檔案管理現(xiàn)狀的基礎(chǔ)之上對(duì)檔案管理進(jìn)行創(chuàng)新。

1醫(yī)院檔案管理工作的重要性

1.1醫(yī)院檔案管理是重要的參考資料

檔案是醫(yī)院廣大工作者在從事醫(yī)療管理活動(dòng)中凝聚而成具有保存或參考價(jià)值的資料，它能反映醫(yī)院在各個(gè)歷史時(shí)期的醫(yī)療工作情況，在醫(yī)院工作中起著承前啟后的作用，且分析利用醫(yī)院檔案能有效地提高醫(yī)療管理和醫(yī)療科研水平。因此，如何做好醫(yī)院檔案管理對(duì)醫(yī)療管理以及科研等方面起著十分重要的作用。

1.2檔案是醫(yī)院的記錄

醫(yī)院的檔案是記錄醫(yī)院歷史的重要載體，也是醫(yī)療管理中的重要組成部分。醫(yī)院檔案管理主要包括文件資料管理、醫(yī)療文化建設(shè)、職工履歷管理、科教研究、基建、設(shè)備、財(cái)務(wù)等方面產(chǎn)生的文字材料、聲像、電子資料，記載著全院職工的德、能、勤、績(jī)等，具有十分大的信息量，其真實(shí)地記載了醫(yī)院的發(fā)展歷程和重要信息資源。因此，管理好醫(yī)院檔案管理對(duì)醫(yī)院有著十分重要的作用。

1.3具有很大的開發(fā)價(jià)值

醫(yī)院檔案是醫(yī)院各方面匯集具有知識(shí)成果和奮斗的沉積寶鑒，具有很大的開發(fā)利用價(jià)值。對(duì)醫(yī)院的檔案進(jìn)行綜合分析，能夠幫助有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)掌握醫(yī)院的發(fā)展情況，從而為新時(shí)期醫(yī)院的建設(shè)提供有效依據(jù)，推動(dòng)醫(yī)院自身形象和價(jià)值觀的形成。

2醫(yī)院檔案管理工作現(xiàn)狀

2.1管理制度不完善

醫(yī)院檔案管理制度不完善是一些小醫(yī)院檔案管理工作存在的普遍問(wèn)題，一方面，醫(yī)院對(duì)檔案管理工作重要性認(rèn)識(shí)不到位，制定的管理制度僅是從大框架上進(jìn)行說(shuō)明，沒(méi)有詳細(xì)闡述具體的落實(shí)細(xì)節(jié)，或制定的部分制度未考慮醫(yī)院實(shí)際問(wèn)題，導(dǎo)致制度要求與醫(yī)院檔案管理現(xiàn)實(shí)狀況存在一定的脫節(jié)。另一方面，管理制度對(duì)管理人員沒(méi)有約束作用，部分工作人員在崗位上較為隨意，認(rèn)為檔案管理工作就只是對(duì)檔案進(jìn)行簡(jiǎn)單的整理、分類、保存。這種情況下，檔案管理人員只會(huì)考慮采用何種有效方法來(lái)提高檔案管理水平和效率，而對(duì)檔案如何不被破壞卻考慮的較少，導(dǎo)致檔案管理的質(zhì)量和水平一直得不到提升。

2.2領(lǐng)導(dǎo)重視程度有待進(jìn)一步加強(qiáng)

對(duì)檔案管理的重視程度與領(lǐng)導(dǎo)有著直接的關(guān)系，多數(shù)領(lǐng)導(dǎo)重視業(yè)務(wù)科室，重視創(chuàng)收的科室，往往忽視了這些所謂的“消耗科室”，認(rèn)為檔案管理做些常規(guī)的工作就滿足了，沒(méi)有將其提升到一定的高度。此外，檔案管理部門滿足于現(xiàn)在的工作狀態(tài)，既不增加檔案管理工作的投資，也不在管理模式上進(jìn)行創(chuàng)新，導(dǎo)致檔案管理水平和效率呈下降趨勢(shì)。

2.3檔案管理人員嚴(yán)重缺乏且專業(yè)水平較低

有的醫(yī)院在檔案管理工作中，為了應(yīng)付，雖然已經(jīng)設(shè)置檔案管理科，但是由一人兼職，而且是身兼數(shù)職，難以做好檔案管理工作。另外，有些檔案管理人員是退居二線的人員，或者是老弱帶病的人員，真正有專業(yè)知識(shí)的人員很少，這在一定程度上影響了檔案管理水平的提高，從而給醫(yī)院檔案管理的發(fā)展帶來(lái)不利影響。

2.4現(xiàn)代化的檔案管理模式?jīng)]有形成

由于領(lǐng)導(dǎo)的重視程度不足，在人、財(cái)、物上投入少，檔案管理的信息化建設(shè)還沒(méi)有列入議事日程，影響檔案管理的智能化。

3醫(yī)院檔案管理創(chuàng)新策略

3.1完善檔案管理制度

醫(yī)院檔案管理工作出現(xiàn)的問(wèn)題多數(shù)由管理制度不完善造成，因此，醫(yī)院管理者應(yīng)注重從管理制度入手，結(jié)合檔案管理工作實(shí)際，制定切實(shí)可行的制度，尤其應(yīng)認(rèn)真分析當(dāng)前制度存在的問(wèn)題，避免制定的制度僅是大的框架，而應(yīng)從細(xì)節(jié)上對(duì)檔案管理工作加以約束。同時(shí)，在完善檔案管理制度時(shí)，有關(guān)人員需要對(duì)管理制度進(jìn)行創(chuàng)新。在進(jìn)行檔案管理制度創(chuàng)新的過(guò)程中，有關(guān)部門要積極鼓勵(lì)管理人員提出新的想法和工作思路，并通過(guò)會(huì)議進(jìn)行討論，從而在符合醫(yī)院檔案管理相關(guān)規(guī)定和要求的情況下對(duì)制度進(jìn)行創(chuàng)新。此外，在制定管理工作制度時(shí)，有關(guān)人員應(yīng)考慮其工作態(tài)度、工作質(zhì)量、工作效率與績(jī)效掛鉤，即根據(jù)檔案管理工作人員實(shí)際表現(xiàn)，給予對(duì)應(yīng)的獎(jiǎng)懲，鞭策醫(yī)院檔案管理工作人員按照制度辦事。另外，制定檔案管理制度時(shí)，管理部門注重檔案管理人員形象的塑造。衣著簡(jiǎn)潔、大方，待人有禮貌，可以為醫(yī)院樹立良好的外在形象，從而在一定程度上反映出醫(yī)院的整體管理水平。

3.2加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，擺正檔案管理工作位置

醫(yī)院一把手要認(rèn)清檔案管理工作的重要性，與時(shí)俱進(jìn)，完善各項(xiàng)規(guī)章制度。制定并完善檔案的歸檔、保管、借閱、移交、保密、銷毀及庫(kù)房管理等各項(xiàng)規(guī)章制度，明確檔案管理員職責(zé)，并且盡量細(xì)化，做到有法可依，用制度來(lái)約束相關(guān)人員。

3.3加強(qiáng)對(duì)電子檔案管理人員的培訓(xùn)

隨著信息化的發(fā)展，電子檔案已經(jīng)成為當(dāng)今檔案管理的重要組成部分，醫(yī)院要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，使其掌握計(jì)算機(jī)軟硬件的知識(shí)和技術(shù)，或聘請(qǐng)相關(guān)專家來(lái)院講座，從而提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平。利用電子計(jì)算機(jī)管理檔案信息的收集、傳遞功能。此外，管理人員還要按照檔案內(nèi)容將其分為不同的類別，并錄入到計(jì)算機(jī)中，方便后期的查詢；還要建立完善的電子檔案能夠幫助醫(yī)生很快的找到相關(guān)信息，從而對(duì)患者的快速就醫(yī)提供幫助。因此，檔案管理人員一定要加大對(duì)電子檔案的管理，并加強(qiáng)對(duì)其宣傳，從而使檔案信息處理、傳輸?shù)男视兴岣摺?/p>

3.4加大投入

醫(yī)院要在人、財(cái)、物等方面加大投入，引進(jìn)高素質(zhì)的檔案專業(yè)人才，完善管理機(jī)制，才能有效地促進(jìn)檔案管理工作上水平、上臺(tái)階。

3.5構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)

當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計(jì)算機(jī)發(fā)展迅速，很多單位利用網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)技術(shù)構(gòu)建自己的網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)，不但提高了管理工作效率，而且降低了管理方面的資金投入。因此，醫(yī)院應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)的優(yōu)勢(shì)，將其引入到醫(yī)院檔案管理工作中。一方面，醫(yī)院應(yīng)認(rèn)真分析網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)與檔案管理工作的契合點(diǎn)，根據(jù)檔案管理工作實(shí)際，加以充分論證，決定自己開發(fā)網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)，還是購(gòu)買市場(chǎng)上銷售的網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)，確保網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)的實(shí)用性。另一方面，檔案管理部門要組織工作人員進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)，從而轉(zhuǎn)變管理人員工作思路，為醫(yī)院檔案管理平臺(tái)的使用奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，進(jìn)而提高檔案管理的水平和質(zhì)量。此外，檔案管理部門還需要完善網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)與其他系統(tǒng)的對(duì)接，最大限度地為檔案使用人員提供服務(wù)。

結(jié)束語(yǔ)

總而言之，醫(yī)院檔案管理工作是醫(yī)院的基礎(chǔ)工作之一，其對(duì)于醫(yī)院的發(fā)展具有十分重要的作用。因此，醫(yī)院檔案管理人員需要做好檔案的收集、整理、歸納和保存等工作，并且將檔案管理工作和管理方法科學(xué)化、信息化，從而提高檔案管理質(zhì)量和效率，使檔案價(jià)值得以充分體現(xiàn)，進(jìn)一步推進(jìn)醫(yī)療事業(yè)健康發(fā)展。

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