會計檔案管理中的問題

摘要：隨著社會經(jīng)濟的快速發(fā)展，企事業(yè)財務(wù)管理工作的規(guī)范化與正規(guī)化要求越來越高，會計檔案管理也逐步成為企事業(yè)財務(wù)運作的重要記錄與反映。因此，會計檔案管理作為企事業(yè)信息材料管理的重要部分，能夠切實反映企事業(yè)財務(wù)檔案管理工作的質(zhì)量與水平。本文即以會計檔案管理問題為切入點，分析會計檔案管理工作的重要特征，總結(jié)會計檔案管理存在的問題，探討會計檔案管理的具體路徑。

關(guān)鍵詞：會計；檔案管理；問題；財務(wù)工作

檔案管理屬于一門專業(yè)性較強的學(xué)問，需要從業(yè)人員不斷學(xué)習(xí)、探索及提升自我。而會計檔案管理作為檔案管理工作的一個重要分支，可以說是企事業(yè)單位社會經(jīng)濟情況的史料性證明和重要依據(jù)，更是其財務(wù)工作的關(guān)鍵構(gòu)成部分。然而，會計管理工作又是管理工作中容易被忽視的一項，能夠嚴(yán)重影響企事業(yè)單位財會工作的管理質(zhì)量與水平。因此，促使會計檔案管理人員加強自我學(xué)習(xí)，不斷提升自身的素質(zhì)與水平，增強管理水平，構(gòu)建完善的會計管理體系等十分必要。

一、會計檔案管理的重要特征

（一）信息渠道的廣泛性

任何一個企事業(yè)單位只要能夠獨立進行會計核算，則會計人員就可以將企業(yè)的一切經(jīng)濟信息歸類到會計檔案的信息管理中。由此可見，只要具備獨立的財務(wù)收支與經(jīng)濟核算能力的企事業(yè)單位，就會形成會計檔案。[1]因此，會計檔案管理的信息來源路徑十分廣泛。

（二）資料歸檔的特殊性

會計檔案主要是指以數(shù)字化記錄為主的檔案管理工作，是反映企事業(yè)經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要歷史性資料。由于會計報表、會計帳簿、財務(wù)決算及會計憑證等都有固定的格式與記錄內(nèi)容，同其他類型的文字性資料有所不同，其保管的方式、裝訂的樣式等也會與普通的文件性資料有所差異，因而具有顯著的特殊性。

（三）年度劃分的整體性

會計資料通常以年度作為整體，即從一月至十二月出現(xiàn)的會計報表、會計賬簿、會計憑證等具有緊密關(guān)系，到年末則會組成一個整體。因此，確保會計檔案的整體性、統(tǒng)一性與完整性是其管理水平的重要基礎(chǔ)。

二、會計檔案管理存在的問題

（一）會計檔案的管理制度有待完善

目前，相當(dāng)一部分企事業(yè)單位并未嚴(yán)格按照《會計檔案管理辦法》的具體要求進行會計檔案保管，而是由會計人員予以保管；部分企事業(yè)單位則是沒有專門的檔案管理室，各種檔案都是由有關(guān)人員進行保管；還有一些企事業(yè)單位雖然設(shè)置有專門的檔案室，但卻不保管會計檔案；少數(shù)企事業(yè)單位甚至缺乏必要的檔案柜等基礎(chǔ)設(shè)施，隨意將會計檔案堆放到紙箱中。以上這些問題，都是會計檔案管理制度不完善造成的。

（二）會計檔案管理人員的業(yè)務(wù)素養(yǎng)參差不齊

企事業(yè)單位是否可以保持健康可持續(xù)發(fā)展，不僅需要考慮資金的周轉(zhuǎn)問題，而且還要重點加強人才的整體質(zhì)量。但是，目前我國諸多企事業(yè)單位的會計管理工作者普遍缺乏較強的專業(yè)水準(zhǔn)、安全管理觀念，且綜合素養(yǎng)不高等等。[2]會計檔案管理隊伍不強，易于造成企事業(yè)單位的信息泄露或缺失，同時還會給企事業(yè)單位自身的資金安全帶來隱患。

（三）會計檔案電算化管理不夠完整

當(dāng)前我國的大多數(shù)企事業(yè)單位都疏于會計檔案的管理，一些會計檔案管理人員出現(xiàn)變動時，也未對會計檔案進行完整的對接與移交，更沒有構(gòu)建規(guī)范化的會計檔案日常管理與查閱章程，隨意借閱、復(fù)印會計檔案的現(xiàn)象十分普遍。這種缺乏清晰明確職責(zé)劃分的問題，極容易造成會計檔案管理工作的無序化，進而導(dǎo)致會計檔案信息的蓄意銷毀或丟失，不利于企事業(yè)檢查或監(jiān)督工作的進行，也會讓會計檔案信息處于不安全的狀態(tài)。

三、會計檔案管理的具體路徑

（一）建立健全會計檔案管理制度

細化會計檔案管理工作的各個細節(jié)，逐步完善會計檔案管理制度是解決當(dāng)前會計檔案管理工作的重中之重。具體而言，一是要構(gòu)建完善的紙質(zhì)類檔案管理體系和電算化檔案管理系統(tǒng)，以確保各種類型的會計檔案都能得到有效的管理；[3]二是創(chuàng)建信息化會計管理平臺，充分發(fā)揮局域網(wǎng)與互聯(lián)網(wǎng)的功能，加強會計管理部門與其他部門之間的溝通及聯(lián)系，實現(xiàn)會計檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化與制度化。

（二）提升會計檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平

人才是企事業(yè)單位健康、有序、長期發(fā)展的重點與關(guān)鍵，必須予以高度重視。因此，企事業(yè)單位必須加強會計檔案管理人員在職在崗的常規(guī)化與制度化建設(shè)，定期組織會計檔案管理培訓(xùn)、茶話會、競技等活動，利用一切機會與平臺增強會計檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平與綜合素養(yǎng)，努力培養(yǎng)出高水平、高能力的會計檔案管理人才，切實提升企事業(yè)單位的會計檔案管理水平。

（三）增強會計檔案的電算化管理

會計檔案的電算化管理首先需要保證電算化系統(tǒng)的安全性，這就需要企事業(yè)單位確立完善的會計檔案電算化管理責(zé)任制度、操作制度、硬軟件管理制度、以及系統(tǒng)維護與開發(fā)制度等；其次需要創(chuàng)建優(yōu)良的會計檔案電算化運行環(huán)境，以此確保會計檔案管理電算化系統(tǒng)的有序運行；[4]最后要培養(yǎng)會計檔案管理人員樹立良好的電算系統(tǒng)操作習(xí)慣，如正常登陸、退出會計檔案管理系統(tǒng)等，最大程度保護會計檔案電算化管理系統(tǒng)的正常運轉(zhuǎn)。

總而言之，會計檔案管理屬于一種藝術(shù)性工作，在我國社會經(jīng)濟發(fā)展中發(fā)揮著至關(guān)重要的積極作用。因此，在會計檔案管理工作的推進過程中，必須在確保會計檔案管理思想高度統(tǒng)一的基礎(chǔ)上，切實強化管理人員的責(zé)任意識，提升管理人員的管理技能，從而有效避免會計檔案管理工作中的諸多問題發(fā)生，增強會計檔案管理工作的整體質(zhì)量與效率，推動我國市場經(jīng)濟的健康有序發(fā)展。

【參考文獻】

[1]劉超.企事業(yè)單位會計檔案管理中存在的問題及對策分析[J].檔案信息管理，2011（05）：78-79.

[2]侯春蘭.新形勢下會計檔案管理存在的問題及改善措施[J].揚州教育學(xué)院學(xué)報，2013（04）：28-29.

[3]賈莉.探究如何加強會計檔案管理工作的措施分析[J].東方企業(yè)文化，2015（03）：110-111.

[4]薛洪敏，宋桂玲.試論新形勢下會計檔案管理工作中存在的問題及對策[J].黑龍江科學(xué)，2014（06）：261-262.

作者簡介：黃艷洪（1981-），女，漢族，廣東佛山人，本科，佛山市第一人民醫(yī)院，會計。研究方向：會計復(fù)核和檔案管理。endprint