高校后勤檔案管理存在的問題及對(duì)策

蘇洋

摘要：高校后勤檔案是高校檔案的重要組成部分，它不僅能客觀真實(shí)的反映高校后勤改革和發(fā)展的歷史進(jìn)程，也能為高校未來的發(fā)展起到重要的參謀借鑒作用。基于此，文章首先對(duì)高校后勤檔案管理的重要性進(jìn)行了簡單的介紹，分析了高校后勤檔案管理工作中存在的問題，并提出了加強(qiáng)高校后勤檔案管理的對(duì)策。

關(guān)鍵詞：高校后勤檔案管理；重要性；問題；對(duì)策

引言

高校后勤檔案是高校后勤進(jìn)行項(xiàng)目建設(shè)、管理的直接信息來源，在高校后勤管理工作中具有十分重要的作用。隨著近些年來高校后勤社會(huì)化改革的不斷深入發(fā)展，我國的高校后勤檔案管理工作中出現(xiàn)了一些新的問題，如高校對(duì)后勤檔案管理工作的重視程度不足、管理手段落后以及檔案管理人員素質(zhì)不高等，這些問題的存在嚴(yán)重阻礙了高校后勤檔案管理工作的有效進(jìn)行。因此，文章對(duì)開展對(duì)高校后勤檔案管理存在的問題及對(duì)策的研究就顯得十分重要。

1高校后勤檔案管理的重要性

對(duì)于高校后勤部門來說，其在日常管理活動(dòng)中會(huì)形成大量的且種類繁多的檔案，尤其是基建與設(shè)備檔案，高校后勤檔案對(duì)保證學(xué)校正常運(yùn)轉(zhuǎn)具有十分重要的意義。首先，后勤檔案是后勤管理和決策的基石。高校后勤檔案是在后勤部門日常管理中形成的，它是整個(gè)后勤工作歷史面貌的寫照。高校后勤檔案的有效管理不但可以確保各項(xiàng)工作的順利實(shí)施，還可以為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供一定的幫助；其次，后勤檔案是規(guī)劃建設(shè)和維修的指南。近年來，教育事業(yè)不斷發(fā)展，高校的各種設(shè)施、設(shè)備以及樓房建筑也隨之增多，同時(shí)電力電纜、給排水、水暖、通訊工程等的布線也愈加復(fù)雜，必須要以檔案為依據(jù)，才能正確規(guī)劃、建設(shè)，避免不必要的浪費(fèi)和損失；最后，后勤檔案是對(duì)職工和學(xué)生進(jìn)行素質(zhì)教育的好教材。

2高校后勤檔案管理工作中存在的問題

2.1高校對(duì)后勤檔案管理工作的重視程度不足

高校后勤檔案管理工作是一項(xiàng)長期性的工作，不能產(chǎn)生直接的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，對(duì)高校辦學(xué)水平的提升難以取得立竿見影的效果，因此也很難得到高校領(lǐng)導(dǎo)的重視，這直接導(dǎo)致了高校后勤管理工作中出現(xiàn)了諸多問題。首先，高校后勤檔案管理人員兼職人員比較多，且大多數(shù)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)水平有限，再加上崗位不夠固定，調(diào)動(dòng)性比較大，這就會(huì)對(duì)檔案管理與交接工作產(chǎn)生直接的影響；其次，后勤檔案管理人員缺乏一定的服務(wù)意識(shí)，在實(shí)際的工作過程中，無法做到對(duì)各種繁雜的檔案管理到位。

2.2管理手段落后

隨著數(shù)字信息技術(shù)突飛猛進(jìn)的發(fā)展，對(duì)后勤檔案進(jìn)行數(shù)宇化管理已是檔案管理工作的整體趨勢(shì)，然而現(xiàn)階段我國大多數(shù)高校的后勤檔案管理卻仍然停留在對(duì)紙質(zhì)檔案的分類、保存、整理的操作階段。一方面，紙質(zhì)檔案不易保管，容易引發(fā)檔案損毀、丟失等情況。另外，對(duì)于部分較為珍貴的檔案資料，也經(jīng)常會(huì)由于保存時(shí)間較長且保存方法不當(dāng)而導(dǎo)致霉變，進(jìn)而造成巨大的損失，對(duì)檔案的可用性造成極大的影響；另一方面，對(duì)于高校后勤檔案來說，其覆蓋面比較廣且種類繁多，如果單純的采用手工操作的方式進(jìn)行管理，就會(huì)使得后勤檔案整體種類劃分工作的難度極大，這就極易導(dǎo)致檔案存放無序、檔案資料不完整的現(xiàn)象發(fā)生。

2.3檔案管理人員素質(zhì)不高

檔案管理人員素質(zhì)較低，影響了檔案管理質(zhì)量。合格的檔案管理人員應(yīng)具備一定的理論水平和政治素養(yǎng)，懂得黨和國家關(guān)于檔案管理方面的政策，懂得檔案工作的基本理論原則和方法，具備一定的工作能力和文字表達(dá)能力。隨著校園網(wǎng)建設(shè)與信息化的高速發(fā)展，高校檔案管理隊(duì)伍中還需要一批精通信息管理技術(shù)的人才，但是，從目前高校檔案管理現(xiàn)狀來看，檔案管理人員還無法達(dá)到上述要求。另外，由于多種因素的影響，大量檔案管理專業(yè)人員流失現(xiàn)象較為嚴(yán)重，這就會(huì)進(jìn)一步降低高校檔案管理人員的素質(zhì)水平。

3加強(qiáng)高校后勤檔案管理的對(duì)策

3.1提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

檔案工作是一門管理科學(xué)，檔案人員除了具備良好的政治素養(yǎng)外還應(yīng)有很強(qiáng)的業(yè)務(wù)能力素質(zhì)。首先，要培養(yǎng)他們無私奉獻(xiàn)的工作精神和認(rèn)真、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，使他們樹立起高度的事業(yè)心與責(zé)任感；其次，定期對(duì)后勤檔案管理人員開展專業(yè)培訓(xùn)，加強(qiáng)他們對(duì)檔案管理專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)，不斷豐富其專業(yè)知識(shí)，提高其業(yè)務(wù)能力。另外，相關(guān)檔案管理人員還要掌握檔案管理的新技術(shù)與新辦法，在檔案管理的過程中積極采用新技術(shù)與新方法，為后勤檔案管理水平的有效提升奠定基礎(chǔ)。

3.2完善后勤檔案管理制度

檔案管理制度一般有文件的整理立卷制度、外借制度、檔案利用制度、保密制度等。制度的制定是為了加強(qiáng)檔案的管理服務(wù)，是為了有效地保護(hù)和利用檔案。根據(jù)實(shí)際情況，對(duì)不同層次的利用人員確定不同的利用范圍，對(duì)不同的審批手續(xù)進(jìn)行合理的規(guī)定，確保利用工作有章可循。另外，在檔案利用工作開展的過程中，還要保證檔案不失密、不泄密，確保檔案完好無損。對(duì)于各項(xiàng)檔案來說，要對(duì)其利用規(guī)章制度的條文進(jìn)行明確，使其嚴(yán)密而簡明，方便執(zhí)行。

3.3強(qiáng)化對(duì)檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)

為了解決高校后勤檔案管理中存在的問題，就要增強(qiáng)相關(guān)人員對(duì)檔案管理工作的重視程度。首先，加大檔案工作的宣傳力度。根據(jù)具體情況，在校內(nèi)開展專題講座等活動(dòng)，以增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)與文秘人員的檔案意識(shí)，讓相關(guān)人員能夠充分認(rèn)識(shí)到檔案的價(jià)值與意義；其次，做到“三納入”，即將檔案工作納入到單位工作計(jì)劃，納入到領(lǐng)導(dǎo)工作議事日程，納入到單位職工崗位責(zé)任制中。要求他們以對(duì)學(xué)校發(fā)展負(fù)責(zé)的態(tài)度，認(rèn)真做好檔案工作。

結(jié)束語

總的來說，高校后勤檔案對(duì)高校各校工作的有效開展具有十分重要的作用，因此，做好高校后勤檔案管理工作尤為重要。在今后的工作中，相關(guān)人員應(yīng)針對(duì)高校后勤檔案管理中存在的問題，進(jìn)行認(rèn)真的分析，并采取有效的措施，促進(jìn)高校后勤檔案管理工作水平的有效提升。

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