運用FOCUS-PDCA提高醫(yī)療設備科倉庫的賬物相符率

林鋒，杜間開，潘見歡，羅慧敏，程婷婷

佛山市中醫(yī)院 a.設備科；b.骨科；c.制劑中心；d.急診科，廣東 佛山 528000

引言

醫(yī)療設備科倉庫主要承擔我院醫(yī)用耗材及醫(yī)療器械的倉儲和日常供應工作。目前，倉庫庫存的常用醫(yī)用耗材種類約100多種，月出入庫量約1400萬元。我院為了加強醫(yī)院的庫房管理，引入并運用FOCUS-PDCA循環(huán)這一科學的管理工具，提高醫(yī)院庫房的管理水平，保障耗材及時和有效的供應，減少流動資金占用和損失，降低醫(yī)療成本，提高醫(yī)院資金的使用效益[1-2]。

1 FOCUS-PDCA循環(huán)工具的應用

PDCA循環(huán)，即戴明環(huán)，是計劃（Plan）、實施（Do）、檢查（Check）、行動（Action）的英文縮寫，是管理學中的一個通用模型，是一種程序化、標準化、科學化的基本管理方式，由美國質(zhì)量統(tǒng)計控制之父休哈特提出的Plan Do See （PDS）演化而來[3-4]，為全面品質(zhì)管理最常用的科學程序，其通過建立質(zhì)量改善邏輯并綜合運用各類管理工具和方法，以優(yōu)化流程等途徑改善整體質(zhì)量[5]。FOCUS-PDCA是美國醫(yī)院組織于20世紀90年代創(chuàng)造的一項持續(xù)質(zhì)量改進的模式，旨在更仔細了解和分析程序中的環(huán)節(jié)，改進質(zhì)量。其將聚焦問題（FOCUS）和改進問題兩個階段相結合，可分為9大步驟：發(fā)現(xiàn)需要改進的問題，選定改進的主題；成立質(zhì)量改進小組；明確現(xiàn)行流程和規(guī)范，查找最新知識和有用的信息，設立改進目標；出現(xiàn)問題的根本原因分析；選擇改進流程的方案；制定行動計劃和數(shù)據(jù)監(jiān)測計劃；實施階段；檢查改進效果；標準化處理、鞏固改進成果或?qū)ふ疫M一步改進空間[6-7]。

2 資料來源

資料來源于2015年1月1日～11月10日，我院醫(yī)療設備科倉庫應用FOCUS-PDCA循環(huán)管理方法，分別收集、統(tǒng)計并分析FOCUS-PDCA循環(huán)實施前（2015年1～4月）、實施中（2015年5～9月）、實施后（2015年10～11月）的賬物相符率[8]，研究實施前后數(shù)據(jù)的變化，并計算最大降幅和目標達標率。

3 方法與結果

3.1 F階段—發(fā)現(xiàn)問題

醫(yī)療設備科按照醫(yī)院的財務管理制度，于2015年1～4月的月底對倉庫的庫存物資進行實物盤點，并分別和倉管員出入庫卡、ERP物資管理系統(tǒng)調(diào)出的數(shù)據(jù)進行比對，發(fā)現(xiàn)賬物相符率（倉庫賬冊上的貨物存儲量與實際倉庫中保存的貨物數(shù)量之間的相符合程度）較低，平均只有59.8%，鑒于問題的嚴重性，醫(yī)療設備科馬上成立特許質(zhì)量改進（Continuous Quality Improvement，CQI）小組，對倉庫賬物進行系統(tǒng)分析，力求以最快速度有效地解決問題。

3.2 O階段—成立質(zhì)量改進小組

從科室的不同層面恰當?shù)剡x擇成員組成PDCA質(zhì)量改進小組，設備科科長擔任組長，負責掌握計劃進度，主持質(zhì)量改進會議（1次/月），組織與協(xié)調(diào)小組成員。小組組員包括設備科管理組組長、倉管員、采購員等相關人員7名，主要負責數(shù)據(jù)收集、分析，及時發(fā)現(xiàn)相關問題，并將信息整理后及時反饋給倉庫員，及時與科長溝通，進一步改進工作流程。

3.3 C階段—明確現(xiàn)有流程與規(guī)范

（1）繪制流程圖并討論。質(zhì)量改進小組成員根據(jù)醫(yī)療設備科倉庫現(xiàn)有的物資申請流程，繪制成流程圖，見圖1。

（2）數(shù)據(jù)分析。小組成員運用5W2H法，收集并分析倉庫2015年1～4月的盤點表，盤點貨物總例數(shù)697例，賬物不符的例數(shù)共有282例，具體見表1。

表1 倉庫2015年1～4月盤點統(tǒng)計表

（3）改善前柏拉圖。改善前柏拉圖，見圖2。根據(jù)2015年1～4月的盤點數(shù)據(jù)表明，物資名稱相似、外包裝相似、出庫單丟失、發(fā)貨與出庫單不符、入庫錯等是造成倉庫賬物符合率低的原因；根據(jù)80/20法則，此次PDCA活動將改善重點定位“物資名稱相似、外包裝相似、出庫單丟失、發(fā)貨與出庫單不符”。

圖1 醫(yī)療設備科倉庫庫存物資申請流程

圖2 改善前柏拉圖

（4）目標及目的。根據(jù)現(xiàn)狀分析，并結合醫(yī)院管理的要求，整個質(zhì)量改進小組的組能力，設定此次活動的目標為：于2015年11月10日前，賬物符合率由59.8%提高到95%。并通過活動提高組員的QC手法、積極性、責任感、溝通配合、團隊凝聚力、解決問題的能力等。

3.4 U階段—問題的根本原因分析

運用頭腦風暴法，組員們根據(jù)多年的工作經(jīng)驗，羅列出種種原因，繪制成特性要因圖（圖3），再進行歸納總結出倉庫庫存物資賬物符合率低的根本原因為：① 物品名稱相似；② 外包裝相似；③ 出庫單丟失；④ 發(fā)貨種類、數(shù)量與出庫單不符。

3.5 S階段—擬定改進方案

全體組員運用頭腦風暴法和5W1H法，依據(jù)可行性、經(jīng)濟性、效益性、自主性等項目，針對選出的根本原因進行對策擬定討論[9]，提出的改進方案：① 按類別、名稱、領用頻率等重新規(guī)劃倉儲布局；② 實行“三號定位”標識法；③ 出庫單增加貨位號；④ 倉管人員統(tǒng)一管理出庫單；⑤ 加強出庫單管理。

圖3 醫(yī)療設備科倉庫的賬物符合率低原因魚骨圖

3.6 P階段—制定行動計劃

根據(jù)改進方案，明確制定行動計劃和資料收集與分析計劃，落實責任負責人及每個實施步驟的工作和方法，根據(jù)工作內(nèi)容及完成工作的難易程度，估計各階段所需時間，并將整體內(nèi)容繪制成甘特圖，見圖4。

3.7 D階段—實施階段

3.7.1 “三號定位”標識法

運用6S管理手法，重新規(guī)劃倉儲布局，實行“三號定位”標識法，出庫單增加貨位號，通過對倉庫實施6S管理[10]，倉管人員能快速找到物資。即使是不在庫房工作的人員，熟悉物資編碼規(guī)則后也能快速找到所需物資。對物資貨位進行科學規(guī)劃，能有效地防止同一物資不同規(guī)格的混淆，而且能為物資盤點工作的開展打好基礎。按物資貨架位打印盤點表，極大地提高了盤點效率。

（1）根據(jù)物資發(fā)貨頻率、存儲條件及功能，重新規(guī)劃倉儲布局，分為常備物資區(qū)、暫存物資區(qū)、陰涼區(qū)、退貨區(qū)、應急物資區(qū)，并對倉庫物資區(qū)域分區(qū)畫線，貼附標識，并繪制平面制圖上墻。

（2）實行“三號定位”標識法，對各個貨架上的貨物編碼（A），垛架上貨位編碼（B），陰涼區(qū)貨位編碼（C），編碼原則為：貨架號-層號-位號，如A01-02-03。

（3）出庫單上的常備物資，每個物資名稱前對應相應的貨位號。

3.7.2 改善出庫單管理制度

（1）倉管員每日8:30前提前打印好出庫單，放置在規(guī)定位置，規(guī)范化管理。

（2）規(guī)范領物人員的隨意找單行為，發(fā)貨時，每發(fā)一個物資，在相應的出庫單上畫上“√”，表示該項已完成發(fā)貨。

（3）每日下午核對當天的出庫單數(shù)量是否與當日系統(tǒng)出庫單據(jù)數(shù)量相同，并一一核對。

圖4 提高醫(yī)療設備倉庫的賬物相符率改進計劃甘特圖

3.7.3 加強崗位規(guī)則和盤點工作

加強崗位規(guī)則和操作規(guī)范，提高員工的思想認識，把盤點作為一件重要的事情來對待。盤存前做好充分準備工作，沒有入庫品種放在待驗區(qū)。分成若干個工作小組，每個小組按照貨架位的責任區(qū)進行盤點，雙人核對無誤后進行電腦輸入。盡量杜絕漏盤、錯判、錯誤輸入現(xiàn)象發(fā)生。

3.8 C階段—效果評價

通過此次FOUCS-PDCA活動，小組成員運用各種QC手法，使目標達標率為100.6%，進步率為59.2%（表2）。并重新布局倉庫、貨架等，整理出許多閑置物資及近效期物資。我們與各臨床科室溝通，將長期閑置物資重新利用起來，同時和供應商溝通，將快過期物資與之更換，減少了醫(yī)院醫(yī)用物資的浪費，為醫(yī)院節(jié)省了5.4萬元。

表2 改善前后數(shù)據(jù)對照表

3.9 A階段—標準化

將以上實施效果良好的措施進行文件標準化、格式化，形成規(guī)章制度和操作標準，使之能夠長期執(zhí)行，最終制定的標準化流程文件如下：① 建立領物流程標準化，規(guī)范物業(yè)管理中心領物人員的領物規(guī)范；② 將重新修訂的醫(yī)療設備科倉庫發(fā)貨制度和倉庫收貨制度上墻，落實到實處；③改善盤點方法：實行不定時抽盤和月末雙人核對盤點的方式，將賬物不符納入績效考核。

4 討論

在衛(wèi)生部頒發(fā)的《三級綜合醫(yī)院評審標準實施細則》（2011年版）中指出：科室要能夠運用質(zhì)量管理工具開展質(zhì)量與安全管理，持續(xù)改進[11]。此次實踐表明，我院運用FOCUS-PDCA循環(huán)管理方法這一強有力的管理工具，最大限度的找出導致差錯出現(xiàn)的各個原因、擬定對策，嚴格執(zhí)行[12]，從提高醫(yī)療設備科倉庫的賬物相符率對提高醫(yī)院資金使用效益，減少流動資金占用和損失，降低醫(yī)療成本有著舉足輕重的影響[13]。PDCA循環(huán)是一種簡單可行、易于調(diào)動團隊合作的質(zhì)量改進方法，F(xiàn)OCUS-PDCA是對PDCA循環(huán)的細化，明確了具體工作步驟，組建的質(zhì)量改進小組通常來自于不同崗位，能夠帶來各個方面的信息，從各個角度找尋問題的根源并實施改進措施，能夠有效防止跨崗位的合作鴻溝，高效利用各種資源，從而達到改善工作質(zhì)量、優(yōu)化工作流程、提高工作效率的效應[14]。

FOCUS-PDCA循環(huán)是動員團隊力量持續(xù)提升醫(yī)院品質(zhì)的重要方法，既適用于解決醫(yī)院的整體問題，又適用于解決各科室的問題，而且在管理中容易被接受和運用。我院醫(yī)療設備科積極響應醫(yī)院的質(zhì)量改進活動，學習并運用FOCUS-PDCA、6S現(xiàn)場管理手法，以人為本，組員們?nèi)婵紤]工作各個環(huán)節(jié)，運用QC手法（魚骨圖、流程圖、頭腦風暴法、甘特圖、柏拉圖等）來調(diào)研現(xiàn)狀[15]，歸納主要原因，挖掘改進策略，推進項目展開，不僅提高了倉庫的賬物相符率，更為重要的是在活動中增強了團隊的凝聚力和執(zhí)行力[16]，員工的潛能得到挖掘，個人價值得到體現(xiàn)，工作觀念發(fā)生了巨大的改變，提高了醫(yī)院、領導、員工的滿意度。

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