采購(gòu)物資的質(zhì)量控制與管理

方俊宇，余海東

（衢州華友鈷新材料有限公司，浙江 衢州 324000）

1 背景

在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)激烈的當(dāng)下，如何平衡采購(gòu)物資成本與質(zhì)量的關(guān)系，在有效降低成本的同時(shí)又保證生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)正常有序穩(wěn)定進(jìn)行，顯得格外重要。企業(yè)物資采購(gòu)過(guò)程中的質(zhì)量問(wèn)題主要有供應(yīng)商本身的原因、我方自身的原因及其他外部的原因，具體歸納起來(lái)主要包括六個(gè)問(wèn)題：一是供應(yīng)商丟棄誠(chéng)信，違反采購(gòu)合同與技術(shù)協(xié)議條款，包括工藝、制造、包裝、交貨期問(wèn)題；二是供應(yīng)商存在欺詐，不具備技術(shù)、制造能力；三某些采購(gòu)人員與設(shè)備專工缺乏責(zé)任心、專業(yè)素養(yǎng)，簽訂的合同或技術(shù)協(xié)議存在漏洞；四是專業(yè)工程師選型草率；五是物流環(huán)節(jié)造成的破損、丟失；六是供應(yīng)商遭遇的運(yùn)營(yíng)難題，造成物資供應(yīng)鏈條斷裂。

上述各種問(wèn)題如果出現(xiàn)，就會(huì)造成采購(gòu)方的經(jīng)濟(jì)損失。在現(xiàn)實(shí)采購(gòu)的環(huán)節(jié)中，質(zhì)量和成本存在一定的沖突性因素，采購(gòu)的一方想要在滿足質(zhì)量規(guī)定的基礎(chǔ)上，盡量的減少采購(gòu)的成本費(fèi)用。采購(gòu)成本假如一直減少就必然會(huì)使得原材料質(zhì)量不高。怎樣在采購(gòu)過(guò)程中保證質(zhì)量與成本費(fèi)用的均衡性，怎樣確保采購(gòu)物資的質(zhì)量是目前采購(gòu)企業(yè)面臨的重要難題。

2 過(guò)程管控方法

為了降低與避免企業(yè)在采購(gòu)環(huán)境中出現(xiàn)的不良問(wèn)題，采購(gòu)方應(yīng)該從完善企業(yè)采購(gòu)管控系統(tǒng)、創(chuàng)建優(yōu)良的供應(yīng)商管控系統(tǒng)、健全內(nèi)在質(zhì)量管控系統(tǒng)三方面采用改進(jìn)對(duì)策，強(qiáng)化物資采購(gòu)的管控方法。

2.1 創(chuàng)建完善的企業(yè)采購(gòu)管控系統(tǒng)

（1）創(chuàng)建崗位清晰的組織結(jié)構(gòu)。當(dāng)前，有很多大規(guī)模的公司將供應(yīng)商開(kāi)發(fā)與供應(yīng)商管理功能進(jìn)行分開(kāi)處理，分別創(chuàng)建了獨(dú)立的資源開(kāi)發(fā)以及資源管控機(jī)構(gòu)，并且安排專門的人員對(duì)供應(yīng)商產(chǎn)品質(zhì)量進(jìn)行把關(guān)；供應(yīng)商質(zhì)量管控包含和供應(yīng)商績(jī)效有關(guān)的原材料質(zhì)量、成本費(fèi)用、交貨時(shí)間以及服務(wù)內(nèi)容等各項(xiàng)指標(biāo)的管控；確定分工明確的職責(zé)規(guī)定；供應(yīng)商研發(fā)工程師負(fù)責(zé)對(duì)供應(yīng)商的產(chǎn)品科學(xué)性以及技術(shù)水平做出科學(xué)的評(píng)判；供應(yīng)商質(zhì)量工程師要在生產(chǎn)的過(guò)程中使用各種各樣的系統(tǒng)性工具對(duì)供應(yīng)商的質(zhì)量效益做出科學(xué)的管控以及定時(shí)的評(píng)價(jià)。這樣構(gòu)造了高效的管控并且預(yù)防了風(fēng)險(xiǎn)的出現(xiàn)。

（2）提升采購(gòu)人員的專業(yè)技能、道德素質(zhì)。高素質(zhì)的購(gòu)買團(tuán)隊(duì)能夠提高供應(yīng)管理的效率與質(zhì)量，并且可以在降低成本支出的過(guò)程中，科學(xué)的評(píng)判與防范采購(gòu)的風(fēng)險(xiǎn)；高水平的溝通能力、對(duì)物資市場(chǎng)的熟悉性以及市場(chǎng)的觀察能力直接決定了物資采購(gòu)人員是不是高效的管控風(fēng)險(xiǎn)的產(chǎn)生；一些采購(gòu)人員為了減少成本支出，并沒(méi)有對(duì)成本進(jìn)行研究，采用降低供應(yīng)商價(jià)格的全部辦法，常常使得供應(yīng)商選擇不合格的便宜的材料開(kāi)展生產(chǎn)，或者是降低生產(chǎn)過(guò)程中的質(zhì)量管控要求，最終造成質(zhì)量不合格，這就讓采購(gòu)方出現(xiàn)更大的成本支出。所以，培養(yǎng)與提升采購(gòu)人員自身的專業(yè)素質(zhì)，創(chuàng)建高水平的采購(gòu)隊(duì)伍十分的關(guān)鍵。

（3）制定完善的物資采購(gòu)合同，加強(qiáng)技術(shù)類文件管控。市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的實(shí)施增加了采購(gòu)工作的不確定因素，所以要嚴(yán)格管理采購(gòu)文件，防止出現(xiàn)管理缺陷。在和分承包方創(chuàng)建良好穩(wěn)定關(guān)系的同時(shí)，需要在全部的采購(gòu)資料中將每一項(xiàng)技術(shù)規(guī)定用文字的方式在訂貨合同中顯示出來(lái)，包含執(zhí)行的標(biāo)準(zhǔn)或者是技術(shù)規(guī)定，質(zhì)量檢驗(yàn)要求，抽樣檢驗(yàn)方式以及選定基礎(chǔ)，以及檢驗(yàn)不合格產(chǎn)品的處理方法，質(zhì)量問(wèn)題的責(zé)任承擔(dān)方，質(zhì)量的管控，以及產(chǎn)品出現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題的索賠與判定，產(chǎn)品的標(biāo)志以及包裝、運(yùn)輸?shù)?。全部采?gòu)資料都需要經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的審批流程。

（4）強(qiáng)化采購(gòu)物資倉(cāng)庫(kù)管理強(qiáng)度。在物資倉(cāng)庫(kù)管控步驟中需要確定生產(chǎn)部門負(fù)責(zé)物資入庫(kù)、存儲(chǔ)以及出庫(kù)業(yè)務(wù)的管控工作。各個(gè)庫(kù)房要設(shè)置待檢驗(yàn)區(qū)域一隔離區(qū)域；物資在沒(méi)有驗(yàn)收以前要放在等待檢驗(yàn)的區(qū)域。對(duì)于不合格的物資要放置在隔離區(qū)域，在最短時(shí)間內(nèi)辦理貨物退貨以及維修手續(xù)，嚴(yán)格杜絕檢驗(yàn)不合格的產(chǎn)品進(jìn)入到倉(cāng)庫(kù)；并且要定時(shí)的組織采購(gòu)物資盤點(diǎn)，同時(shí)檢查質(zhì)量狀況，并做出有效處理。目前，倉(cāng)儲(chǔ)管理的難點(diǎn)是庫(kù)房面積小、無(wú)備件專用存放點(diǎn)、當(dāng)天配件材料基本當(dāng)天入庫(kù)出庫(kù)，按上述要求執(zhí)行存在困難。

2.2 創(chuàng)建穩(wěn)定的供應(yīng)商管控系統(tǒng)

（1）選擇最佳的供應(yīng)商。最合理的供應(yīng)商應(yīng)該具有多方面的條件，能夠提供高品質(zhì)、大量的物資并且迅速的交貨，科學(xué)合理的價(jià)格還有熱情周到的服務(wù)。為了更好的選擇供應(yīng)商，遵循以下的步驟：成立評(píng)選小組，對(duì)合格供應(yīng)商各項(xiàng)資格或條件進(jìn)行分析審議，包括經(jīng)營(yíng)狀況、制造能力、技術(shù)能力、管理能力之績(jī)效、品質(zhì)能力等；對(duì)合格供應(yīng)商分類別分等級(jí)，預(yù)防供應(yīng)主次不分。

（2）實(shí)施清楚的供應(yīng)商認(rèn)可步驟。對(duì)潛存的供應(yīng)商開(kāi)展認(rèn)真細(xì)致的審查與認(rèn)可是全方位了解掌控供應(yīng)商水平的最佳方法；運(yùn)用供應(yīng)商開(kāi)展認(rèn)真的審查和認(rèn)可是全方位了解供應(yīng)商能力的最好方法；經(jīng)過(guò)供應(yīng)商的現(xiàn)場(chǎng)審查與核實(shí)，采購(gòu)方面能夠全方位掌控供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)情況、技術(shù)能力、研究能力、管控系統(tǒng)，為規(guī)避采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)的產(chǎn)生奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)；審查與核實(shí)的內(nèi)容包含：質(zhì)量認(rèn)證系統(tǒng)、設(shè)施和工藝水平、研發(fā)水平、生產(chǎn)步驟以及過(guò)程管控、生產(chǎn)能力以及生產(chǎn)飽和度、經(jīng)濟(jì)情況、訂單管控、客戶管控以及客戶服務(wù)、資料管控、員工整體素質(zhì)以及環(huán)境保護(hù)對(duì)策等。

（3）監(jiān)督供應(yīng)商的質(zhì)量保障水平，幫助供應(yīng)商提高產(chǎn)品的整體質(zhì)量。采購(gòu)方應(yīng)該設(shè)定清楚的質(zhì)量管理要求，并且及時(shí)的傳遞到供應(yīng)商上。企業(yè)在和供應(yīng)商合作的時(shí)候，為了保證供應(yīng)商產(chǎn)品的質(zhì)量，預(yù)防供應(yīng)商的產(chǎn)品下降，企業(yè)要對(duì)供應(yīng)商的質(zhì)量保障水平開(kāi)展科學(xué)的管控；并且企業(yè)在供應(yīng)商遭遇到質(zhì)量方面以及技術(shù)方面的困難的時(shí)候，應(yīng)該和供應(yīng)商一同找到質(zhì)量提高的入腳點(diǎn)，從而創(chuàng)造更高的價(jià)值；在大部分環(huán)境下，采購(gòu)方要選派質(zhì)量管控或者是技術(shù)方面的人員和供應(yīng)商一同討論提高產(chǎn)品質(zhì)量的渠道，能夠極大的提高產(chǎn)品的質(zhì)量。

（4）確保供應(yīng)商進(jìn)行科學(xué)競(jìng)爭(zhēng)。傳統(tǒng)購(gòu)買管控常常傾向于一種物料有多家供應(yīng)商，這樣有一個(gè)良好的保障；然而現(xiàn)代管控的走向是縮減供應(yīng)商數(shù)量，并且創(chuàng)建相互信任、相互獲利、從而有長(zhǎng)期穩(wěn)定的合作關(guān)系；這樣的優(yōu)勢(shì)就是：化簡(jiǎn)采購(gòu)步驟以及調(diào)配方案；能夠構(gòu)成經(jīng)濟(jì)采購(gòu)批量化，獲得更高的利潤(rùn)；降低供應(yīng)方的專用工藝花費(fèi)；科學(xué)化運(yùn)輸管控；縮小庫(kù)存總量，進(jìn)而有助于管控產(chǎn)品質(zhì)量，減少費(fèi)用；對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行動(dòng)態(tài)的選取、比較與淘汰制度，能夠從根本上提升整個(gè)供應(yīng)鏈條的水平，提高供應(yīng)鏈的競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力。

（5）創(chuàng)建和戰(zhàn)略供應(yīng)商的合作關(guān)系。購(gòu)買管理的公司，并不是減少采購(gòu)商品的價(jià)格，最關(guān)鍵的是能夠讓公司和戰(zhàn)略供應(yīng)商之間創(chuàng)建合作關(guān)系，從而減少新產(chǎn)品研發(fā)的成本費(fèi)用以及耗時(shí)；企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)從企業(yè)彼此間的競(jìng)爭(zhēng)，逐步轉(zhuǎn)變到了供應(yīng)鏈條之間的競(jìng)爭(zhēng)，這就需要企業(yè)開(kāi)展高效的供應(yīng)商管控，與供應(yīng)商之間持續(xù)長(zhǎng)期穩(wěn)定的合作關(guān)系，開(kāi)展一定程度的調(diào)整，構(gòu)成“虛擬企業(yè)聯(lián)盟”，讓企業(yè)獲得穩(wěn)定的物資供應(yīng)以及迅速的反饋市場(chǎng)的信息，這是企業(yè)在進(jìn)行物資采購(gòu)時(shí)的最佳方式。

2.3 完善內(nèi)部質(zhì)量管理體系

（1）不斷完善內(nèi)部質(zhì)量驗(yàn)收管理制度。建立內(nèi)部質(zhì)量管理制度有利于規(guī)范驗(yàn)收工作，使驗(yàn)收人員有章可循，也有利于科學(xué)規(guī)范驗(yàn)收人員的職業(yè)道德；同時(shí)企業(yè)內(nèi)部質(zhì)量驗(yàn)收管理制度建立有利于驗(yàn)收人員獨(dú)立行使監(jiān)督職能，并按國(guó)家有關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和有關(guān)合同、技術(shù)協(xié)議對(duì)產(chǎn)品質(zhì)量進(jìn)行嚴(yán)格檢驗(yàn)，保證對(duì)供應(yīng)商的公平公正；內(nèi)部管理制度有效執(zhí)行，才能保證裝置長(zhǎng)周期穩(wěn)定生產(chǎn)。

（2）建立一支具備專業(yè)素養(yǎng)、職業(yè)道德、吃苦耐勞的驗(yàn)收隊(duì)伍。驗(yàn)收工作“實(shí)打?qū)崱?，工作量大辛苦，而且?jīng)常奔波在現(xiàn)場(chǎng)，加上庫(kù)房小的原因，大多數(shù)物資需當(dāng)天入庫(kù)出庫(kù)，需要隨叫隨到、著力為公司排憂解難，所以驗(yàn)收人員必須具備責(zé)任、奉獻(xiàn)的意識(shí)；要想把設(shè)備質(zhì)量檢驗(yàn)工作搞好，還需有一支懂機(jī)械設(shè)備性能、基礎(chǔ)知識(shí)的驗(yàn)收人員，否則提高質(zhì)量檢驗(yàn)水平無(wú)疑紙上談兵。

（3）不斷提高驗(yàn)收檢測(cè)技術(shù)水平、升級(jí)配置硬件工具。質(zhì)量管理中談到理念更新、制度更新，而質(zhì)量檢驗(yàn)中檢驗(yàn)方法和檢驗(yàn)設(shè)備更新更具實(shí)際意義，立桿見(jiàn)影；傳統(tǒng)檢驗(yàn)方法檢驗(yàn)?zāi)骋恢笜?biāo)可能費(fèi)時(shí)費(fèi)精力，結(jié)果有可能還欠理想，一旦更新方法、設(shè)備，檢驗(yàn)起來(lái)方法簡(jiǎn)便、快捷和可靠，對(duì)于質(zhì)量檢驗(yàn)十分有利，可極大提高工作效率。

（4）要重視驗(yàn)收人員的培訓(xùn)和技術(shù)交流。專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)是提升驗(yàn)收人員能力的一種有效途徑；產(chǎn)品在不斷更新，技術(shù)水平也應(yīng)不斷提高，驗(yàn)收人員的素質(zhì)也要不斷提高才能勝任日新月異的檢驗(yàn)工作；通過(guò)培訓(xùn)，可接觸到新知識(shí)、技能；在培訓(xùn)過(guò)程中質(zhì)量管理人員也應(yīng)加強(qiáng)與設(shè)備科、車間交流，理論聯(lián)系實(shí)際，不僅可以擴(kuò)大驗(yàn)收人員的視野，還有助于解決一些實(shí)際問(wèn)題和加強(qiáng)質(zhì)量文化建設(shè)。

3 結(jié)語(yǔ)

采購(gòu)件的質(zhì)量直接決定了公司生產(chǎn)產(chǎn)品的整體質(zhì)量以及所花費(fèi)的費(fèi)用，會(huì)直接影響公司的社會(huì)形象，對(duì)企業(yè)的發(fā)展以及提升起到了十分關(guān)鍵的意義。所以，企業(yè)有關(guān)部門需要尤其注重采購(gòu)件的質(zhì)量管控工作，實(shí)施必要地質(zhì)量控制方法，并且對(duì)企業(yè)供應(yīng)商開(kāi)展合理、科學(xué)的動(dòng)態(tài)管控，保證采購(gòu)質(zhì)量有高水平的管控，為公司跨越式發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。