科技檔案歸檔及開發(fā)利用的思考

劉莉娜

科技檔案是指在自然科學研究、生產技術、基本建設等活動中形成的應當歸檔保存的圖紙、圖表、文字材料、計算材料、照片、影片、錄像、錄音帶等科技文件材料。科技檔案是社會科技資源的積累，儲備科學技術的重要依托，它對提高社會經濟效益、傳播交流科技信息有著長遠的歷史查考價值和參考依據(jù)。

一、科技檔案的歸檔

科技檔案的歸檔是指將辦理完畢且有保存價值的科技文件，經過收集、整理、鑒定后交檔案室或檔案館保存的過程，它能反映出開展一項科技工作的歷史真實面貌。

1.科技檔案的收集

科技檔案收集工作的基本要求是維護科技檔案的完整、準確和系統(tǒng)，這也是科技檔案收集工作的基本要求。收集的內容包括科研、生產、基建等活動中形成的應當歸檔保存的圖紙、圖表、文字材料、計算材料、照片、影片、錄像、錄音等科技文件材料。這些文件材料收集情況，直接決定著整個工程項目檔案的完整性、準確性和系統(tǒng)性，關乎科技檔案在后續(xù)工程項目的運行維護、科學研究等各方面發(fā)揮作用的大小?？萍紮n案的收集渠道包括接受科技部門歸檔的成套科技檔案，向科技部門或科技人員收集零散科技檔案，向本單位職工征集非職務科研成果檔案，向外單位購買或接受外單位贈送的科技檔案等幾種方式。由于科技項目實施過程比較長，科技檔案的收集過程也相對較長，因此為保證應歸檔材料的完整、準確和系統(tǒng)，應在收集的同時做好應歸檔材料的預立卷等整理工作，并及時收集補充相關材料。

2.科技檔案的整理

科技檔案整理工作的具體內容，包括對科技檔案的分類、組卷、排列、編目。其中排列可以細分為卷內文件排列和卷的排列兩部分；編目工作也可以分為卷內文件的編目和編制案卷目錄兩部分。具體工作過程為分類、組卷、卷內文件排列、卷內文件編、案卷排列、編制案卷目錄、庫房排架等。

科技檔案的分類主要依據(jù)是各個項目的分類方案和應歸檔文件材料保管期限表。應歸檔文件材料的分類，應保持文件材料之間的有機聯(lián)系。鑒定其價值的大小不能僅僅依據(jù)管理期限表，應在此基礎上考慮其與其他文件的相互關系后，確定其保管期限。在組卷時，應根據(jù)不同項目的實際進行合理組卷，遵循文件材料的形成規(guī)律，案卷不宜過薄或過厚，以便于檔案的保管和利用。以國家重大建設項目歸檔為例，項目施工文件按單項工程、單位工程或裝置、階段、結構、專業(yè)組卷；項目竣工圖按建筑、結構、水電、暖通、電梯、消防、環(huán)保等順序組卷等。卷內文件和案卷的排列應遵循文件材料的形成規(guī)律，保持其有機聯(lián)系，反映工程項目的建設過程。著錄編目是固化檔案順序、反映內容的過程，應按照相應的國家或行業(yè)規(guī)范進行，其規(guī)范與否也直接影響檔案利用的效率。檔案的收集、整理、歸檔歸根結底都是為了檔案的利用，實現(xiàn)檔案的價值，因此，檔案工作開展的程度最直接的反映就是檔案的利用工作。

二、科技檔案的利用

科技檔案利用工作就是科技檔案部門通過一定的方式方法，提供科技檔案資源為各項事業(yè)服務的一種業(yè)務活動。它是連接檔案工作與經濟建設的紐帶，更是實現(xiàn)科技檔案工作目標的體現(xiàn)。

科技檔案利用工作的基本方式大致包括：（1）直接提供科技檔案資料，包括閱覽、出借、復制供應、出具檔案證明等；（2）提供口頭咨詢服務，包括科技咨詢、檢索咨詢、管理咨詢等；（3）提供科技檔案資料的編研成果，包括提供匯編型成果、文摘型成果和編撰型成果等。此外還有在掌握用戶需求之后，主動送卷或提供借閱等方式。

三、科技檔案歸檔與開發(fā)利用存在的主要問題

1.收集歸檔不及時

因科技檔案管理制度不完善，有的科技部門受利益驅動，設置技術壁壘，加之科技人員的檔案意識不強，造成重要科技檔案沒有及時歸檔，嚴重阻礙了科技檔案信息資源的共享和開發(fā)利用。

2.重保管輕利用

檔案管理部門的管理思想仍然停留在你來我取、看門守攤、重藏輕用的思想，服務方式還顯得較為被動，缺乏檔案利用效益的反饋機制建設。檔案的價值在于利用，檔案沒有提供利用服務就是死檔案，其價值和潛力無法體現(xiàn)。

3.管理方式落后

科技檔案管理工作沒有完全跟上信息化、智能化發(fā)展步伐，管理方法和手段落后，計算機技術、網絡技術、數(shù)字處理技術、“互聯(lián)網+”技術在檔案管理上的應用尚處于起步階段。檔案管理機構在運用計算機網絡技術對科技檔案進行管理的時候，還只停留在計算機輔助管理的階段，數(shù)字化、智能化水平不高。

四、改進科技檔案歸檔與開發(fā)利用的對策

1.完善科技檔案管理制度

科技檔案管理不僅僅是收集、整理和保管科技文件資料的簡單過程，具體還應包括對科技檔案的形成、積累和對歸檔業(yè)務進行指導，對歸檔的科技檔案進行再利用等方面的內容。各歸檔單位應根據(jù)《檔案法》和《科學技術檔案工作條例》等有關法律規(guī)定，結合自身的科研性質，制定適合本單位特點的科技檔案管理辦法，辦法中應包括歸檔、保管、查閱、編研等內容。要隨時了解和掌握科技檔案工作發(fā)展動態(tài)，超前控制，主動出擊，為科技檔案信息資源的開發(fā)利用創(chuàng)造條件。

2.加強科技檔案的保密和知識產權保護

保守國家機密，維護國家科技檔案機密，是檔案信息資源開發(fā)利用工作應遵守的重要原則。我國頒布的《檔案法》《科學技術保密條例》《專利法》《著作權法》等法律法規(guī)，為科技檔案信息資源的開發(fā)利用和科技成果轉化為現(xiàn)實生產力營造了一個良好的法制環(huán)境。要正確處理新形勢下科技檔案開發(fā)利用中公開與保密的關系，采取有效措施和技術手段，在保護國家利益，保證科技檔案信息管理系統(tǒng)運行安全、可靠，保護科技檔案中需要保密的科學技術和知識產權的前提下，進行科技檔案信息的交流和科技成果推廣，實現(xiàn)科技信息資源共享。

3.與時俱進，以信息化建設加快科技檔案開發(fā)利用進程

科技檔案信息化建設就是將現(xiàn)代計算機技術、通訊技術、網絡技術充分運用于檔案信息資源的形成、收集、整理、保存、管理和開發(fā)利用等活動中，以實現(xiàn)科技檔案的最大經濟價值和社會價值。隨著信息技術不斷發(fā)展以及計算機應用的日益普及和深入，科技檔案的信息化建設已經是必然趨勢。一是建立統(tǒng)一的檔案管理平臺和網絡系統(tǒng)，實現(xiàn)辦公自動化與檔案信息管理互通、檔案宣傳利用與網絡信息服務相連通，形成高效管理和開發(fā)利用檔案信息資源的網絡管理系統(tǒng)，達到科技檔案管理自動化、信息傳遞網絡化；二是積極推進科技檔案數(shù)據(jù)庫建設和多媒體數(shù)據(jù)庫建設，通過對紙質、錄音、錄像、照片或其他類型載體科技檔案的數(shù)字化工作，使科技檔案資料更加便于研究和利用，提高科技檔案檢索、內容查詢功能的實用性、快捷性、多樣性，實現(xiàn)科技檔案信息數(shù)字化、存儲海量化；三是全面收集、安全管理、有效利用科技檔案，使科技檔案管理向著信息化方向發(fā)展，為檔案的開發(fā)利用提供更為廣闊的空間。

四、結語

新時代的科技檔案管理，將面臨著檔案數(shù)量急劇增長、檔案內容更加豐富、各種載體不斷出現(xiàn)的新局面，科技檔案管理工作任務會越來越繁重。作為科技檔案工作者要面對挑戰(zhàn)，調整工作思路，加大科技檔案基本建設力度，認真搞好科技檔案工作業(yè)務建設，規(guī)范科技檔案管理，認真履行《檔案法》所賦予的職責和權限，不斷提高科技檔案管理水平，開發(fā)科技檔案信息資源，努力提高科技檔案工作的科技含量