高校人事檔案管理信息化建設(shè)問題的探究

馮瑞芳

摘要：在新形勢下，傳統(tǒng)檔案管理模式已無法滿足當前高校人事檔案的管理需求。因此，探索新的管理模式，運用信息化手段對高校人事檔案管理進行改革，已成為高校人事檔案管理發(fā)展的必然趨勢。鑒于此，本文針對當前高校人事檔案信息化建設(shè)中存在的問題進行探討，并提出了有利的改進對策，以期促進高校人事檔案信息化建設(shè)的順利發(fā)展。

關(guān)鍵詞：高校人事檔案管理；信息化建設(shè)；現(xiàn)狀；途徑

現(xiàn)階段，隨著我國高校規(guī)模的擴大，傳統(tǒng)的人事檔案管理模式已無法滿足高效檔案管理的需求。在新形勢下，結(jié)合現(xiàn)代化信息技術(shù)，對高校人事檔案管理進行改革，實施信息化建設(shè)，以信息化手段對高校人事檔案進行管理勢在必行。然而，在高校人事檔案信息化建設(shè)及管理的過程中，會遇到較多問題，本文基于對信息化建設(shè)重要性的分析，對當前存在的問題進行探討，并提出了相應的改進對策，為高校人事檔案的信息化建設(shè)及管理提供一定借鑒。

一、高校人事檔案信息化建設(shè)的重要性分析

（一）有利于提高檔案管理工作效率

傳統(tǒng)高校人事檔案管理是通過手工對實體檔案進行管理，管理人員需要花費大量的時間與精力對檔案進行分類、編號、存放及整理。尤其是對人事檔案的編號，無論采取何種編號方法，都需要面臨檢索費事及對文檔案柜進行調(diào)整的問題，這些無疑都增加了高校人事檔案管理的難度，而且是工作效率低、工作量大，還容易出現(xiàn)錯誤。然而，對高校檔案進行信息化建設(shè)，利用信息化手段對其進行管理，能夠有效提升工作效率，降低工作量，減少錯誤率，而且能夠通過網(wǎng)絡平臺進行檔案信息的共享，極大提升了辦事效率。

（二）有利于紙質(zhì)檔案的保存

高校人事檔案手工管理模式，除費時費力、效率低等缺點外，還容易出現(xiàn)實體檔案丟失及破損的情況，這主要由于手工管理實體檔案的過程中，檔案的保存環(huán)境對檔案的完整性會形成一定的影響，如陰暗潮濕的環(huán)境，實體檔案可能會出現(xiàn)發(fā)霉情況，導致紙質(zhì)變質(zhì)，字體模糊，同時在對實體檔案翻閱過程中，也會出現(xiàn)損壞檔案的情況。此外，檔案在調(diào)動過程中，由于第三轉(zhuǎn)移責任方的疏忽，還會致使檔案丟失情況的出現(xiàn)。然而，高校人事檔案信息化建設(shè)，以信息化手段對其進行管理，極大減少紙質(zhì)檔案的調(diào)閱頻率，有效保存了檔案的原件；同時，檔案信息通過互聯(lián)網(wǎng)進行傳輸與共享，也避免了檔案轉(zhuǎn)移過程中丟失情況的發(fā)生。

二、高校人事檔案管理信息化建設(shè)存在的問題

（一）認識不到位，重視力度不夠

高校人事檔案管理認識不到位、重視力度低主要體現(xiàn)于三個方面，分別是：（1）認為高校人事檔案管理工作并非高校的重要工作，僅是一項輔助性的工作，沒有引起足夠的重視；（2）認為高校人事檔案只是對高校的發(fā)展歷史及現(xiàn)狀進行記錄，也包括一些人的功過是非、學生及高校工作人員的人事檔案等進行管理，這些對于高校的發(fā)展及實際工作沒有太多價值；（3）由于缺乏足夠的重視，導致人事檔案管理也相對滯后，沒有嚴格的人事檔案管理制度。

（二）缺乏人事檔案信息化系統(tǒng)及專業(yè)的人事檔案管理人才

當前許多高校仍采用手工管理的模式，信息化的人事檔案管理系統(tǒng)仍沒有建立。同時，有些已建立的信息化人事檔案管理系統(tǒng)，缺乏較強的實用性，僅能提供檔案的查詢、編輯及轉(zhuǎn)移等簡單的功能，其信息化程度不高，難以適應現(xiàn)代檔案網(wǎng)絡化的發(fā)展趨勢[1]。此外，高校也缺乏專業(yè)的人事檔案管理人才，現(xiàn)有的人事檔案管理人員多為非專業(yè)人士，僅能從事一般性的事務性工作，極不利于高校人事檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展。

三、高校人事檔案信息化建設(shè)的對策

（一）加強宣傳，增強檔案信息化管理的意識

一方面，應加大對檔案管理重要性的宣傳力度，引起校領(lǐng)導對檔案管理的重視，改變他們對人事檔案管理工作的認識，將高校人事檔案管理納入高校管理的規(guī)劃之中；另一方面，加強信息化建設(shè)的宣傳，使得人事檔案管理人員意識到信息化檔案管理的優(yōu)勢，提高他們信息化管理的認知，同時加強領(lǐng)導對信息化建設(shè)的關(guān)注，促使領(lǐng)導能夠加大對信息化建設(shè)的投入力度，利于信息化建設(shè)的順利實施。

（二）健全高校人事檔案管理體制，統(tǒng)一規(guī)劃，統(tǒng)一標準

國家有關(guān)政府部門應針對高校的人事檔案實際情況，編制統(tǒng)一的高校人事檔案管理機制，以確保高校人事檔案信息化建設(shè)的順利實施。具體應包括（1）制定科學的高校人事檔案管理制度規(guī)范，并堅持與時俱進，不斷更新與修訂；（2）檔案管理人員的崗位職責及各項管理流程，如轉(zhuǎn)移流程、信息查詢、檔案整理及保存流程等，促使各項檔案管理事務均有章可循；（3）建立統(tǒng)一的信息化技術(shù)標準要求，包括檔案的記錄、壓縮、轉(zhuǎn)換、加密及軟硬件系統(tǒng)等技術(shù)標準，避免出現(xiàn)數(shù)據(jù)沖突、不能相互兼容的情況，實現(xiàn)檔案信息共享，提高檔案管理的工作效率。

（三）堅強信息化建設(shè)及專業(yè)人才的引進

為了進一步適應現(xiàn)代化人事檔案管理的需求，高校必須加強對人事檔案的信息化建設(shè)，包括數(shù)據(jù)庫搭建、查詢機制及各項信息化功能的完善，促使高校人事檔案信息化建設(shè)更加符合現(xiàn)代社會發(fā)展的需求。此外，引進專業(yè)的信息化檔案管理人才，以提高檔案管理工作的專業(yè)性水平，增強高校人事檔案管理工作的有效性。

參考文獻：

[1]龍安梅，黃建強.淺析基于人力資源管理的高校人事檔案信息化建設(shè)[J].檔案時空，2016（8）：11-13.endprint