論如何提高辦公室檔案管理工作的效率

李養(yǎng)崢

摘 要：檔案管理，是辦公室工作的重要內(nèi)容之一。辦公室檔案管理水平，直接決定了辦公室的工作質(zhì)量，影響著單位整體管理水平。因此，如何不斷提高辦公室檔案管理工作的效率，已成為辦公室管理中亟待解決的首要問題。本論文基于辦公室的檔案管理，著重研究和分析了辦公室檔案管理工作中的問題，并提出了相應(yīng)的解決措施。

關(guān)鍵詞：辦公室 檔案管理 工作效率 提升策略

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1003-9082（2017）12-00-01

辦公室的檔案管理工作是辦公室工作的重要內(nèi)容之一，主要負(fù)責(zé)資料數(shù)據(jù)的收集、整理以及保存等工作，并給日后的查詢和檢查，提供一定的便利。單位辦公室檔案管理工作的效率的高低與否，直接影響到了單位的工作效率。因此，作為辦公室的檔案管理工作人員，一定要充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，不斷優(yōu)化并提高檔案管理的策略。

一、做好檔案管理的必要性

1.檔案管理概述

檔案管理，亦稱之為檔案工作。辦公室的檔案管理，主要是企業(yè)管理的基礎(chǔ)，主要包括對(duì)檔案的整理、收集，并采用現(xiàn)代化的手段，對(duì)其進(jìn)行科學(xué)、合理的管理，以便單位能夠更好地進(jìn)行查詢、檢查。

2.辦公室檔案管理的必要性

辦公室的檔案是企業(yè)、單位內(nèi)部最重要的檔案資料，真實(shí)地記錄了辦公室各項(xiàng)活動(dòng)，做好辦公室的檔案管理工作，是辦公室工作不可或缺的重要組成部分。具體主要表現(xiàn)在以下幾方面：

第一，辦公室檔案全面反映了單位內(nèi)部的工作情況，并為將來的發(fā)展有很大的參考價(jià)值。提升辦公室的檔案管理的效率，可全面提升單位內(nèi)部的工作效率。

第二，辦公室檔案真實(shí)地記錄了辦公室各項(xiàng)活動(dòng)，同時(shí)也為展開其他工作提供了一定的服務(wù)基礎(chǔ)。因此，通過提高辦公室檔案管理效率，可全面了解單位的情況，從而幫助制定出更為科學(xué)、合理的策略。

第三，辦公室檔案管理工作的水平，直接體現(xiàn)了單位的管理水平，以及發(fā)展?fàn)顩r，是一個(gè)單位、企業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn)狀況的縮影。因此，必須要加強(qiáng)辦公室的檔案管理工作，不斷地使檔案管理工作走向規(guī)范化、制度化、科學(xué)化。

3.辦公室檔案管理原則

辦公室的檔案管理工作是單位進(jìn)行其他一切活動(dòng)的重要依據(jù)。因此，做好辦公室檔案管理工作，是目前所有企業(yè)單位的核心。要充分做好辦公室檔案管理工作，就要遵循以下三個(gè)原則：

第一，準(zhǔn)確性

準(zhǔn)確性是檔案管理的最重要原則之一，主要是指在進(jìn)行檔案管理的過程中，一定要保證相關(guān)檔案內(nèi)容記錄的準(zhǔn)確性。在工作中，如果檔案管理人員對(duì)相關(guān)的檔案內(nèi)容不能進(jìn)行準(zhǔn)確的反應(yīng)，就無法發(fā)揮檔案管理工作的特性。

第二，嚴(yán)謹(jǐn)性

辦公室檔案工作的本身特點(diǎn)，決定其在進(jìn)行管理時(shí)，必須要遵循嚴(yán)謹(jǐn)性的工作原則。在辦公室檔案管理工作中，工作人員需要本著嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，對(duì)檔案中的細(xì)節(jié)要素進(jìn)行充分關(guān)注。尤其是在當(dāng)前，精細(xì)化管理已經(jīng)成為所有企業(yè)、單位的主要經(jīng)營模式，辦公室檔案管理工作人員在工作時(shí)，必須要對(duì)檔案進(jìn)行精準(zhǔn)化的管理。

第三，高效化

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，辦公室檔案管理手段的不斷提升，檔案的管理工作也開始邁入高效化時(shí)代。要保證對(duì)辦公室檔案管理的高效化，就必須要重視掌握信息化的管理工具，通過高效的科學(xué)技術(shù)，不斷優(yōu)化檔案管理工作的方法，不斷提升檔案管理工作的效率。

二、辦公室檔案管理工作現(xiàn)狀

1.檔案管理人員意識(shí)薄弱，且專業(yè)素質(zhì)偏低

辦公室檔案管理，原本是一項(xiàng)非常重要的工作。但就目前而言，我國大部分檔案管理人員都沒有意識(shí)到檔案管理工作的重要性?？梢哉f，檔案管理工作人員的意識(shí)薄弱，已經(jīng)成為制約檔案管理工作效率的一個(gè)關(guān)鍵性因素。

在我國許多從事檔案管理人員，并非專業(yè)出身，更有甚者，是通過關(guān)系而獲得這一工作職位。如此一來，這些人便無法正確認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性。即便是檔案管理工作中存在一定的不足，或者已經(jīng)暴露出來管理錯(cuò)誤，這些非專業(yè)的檔案管理人員也絲毫察覺不到。

2.檔案管理制度落后

就目前而言，我國大部分單位都存在檔案管理制度落后這一現(xiàn)象。由于企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的不重視，從而忽視了對(duì)檔案管理制度的建立；也有一部分單位即便建立了相關(guān)的檔案管理制度，也因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)不重視實(shí)施，以至于檔案管理工作的相關(guān)人員在工作時(shí)，經(jīng)常會(huì)無視這些管理制度。

缺少檔案管理制度，不按檔案管理制度行事，這都在一定程度上給檔案管理工作帶來了威脅：檔案管理人員工作不認(rèn)真、對(duì)檔案的保密工作不到位、檔案沒有及時(shí)分類、檔案沒有及時(shí)歸為，甚至出現(xiàn)檔案損失等現(xiàn)象。

3.新技術(shù)，新硬件投入少

隨著信息化的發(fā)展，辦公室檔案管理工作，要想不斷提升管理效率，就必須要引起新技術(shù)，不斷地利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案管理。但在現(xiàn)實(shí)中，由于種種問題：領(lǐng)導(dǎo)不重視，檔案管理工作人員專業(yè)水平差等，他們接受新事物的能力比較差，以至于目前很多企業(yè)仍然采用紙質(zhì)形式進(jìn)行檔案管理。如此一來，檔案管理工作效率自然跟不上社會(huì)發(fā)展的步伐。

4.辦公室檔案的利用率偏低

檔案資料借閱的繁瑣、復(fù)雜性，也是制約檔案管理效率地下的重要因素。目前，在一些企業(yè)中由于借閱檔案的步驟比較繁瑣，就會(huì)自動(dòng)放棄檔案的借閱。如此一來，就降低了文檔的使用率，從而使得一些有重大價(jià)值的檔案進(jìn)入了閑置境地。

三、不斷提高辦公室檔案管理工作的效率

1.轉(zhuǎn)變檔案管理人員的理念，提升檔案管理人員的專業(yè)水平

首先，要改變傳統(tǒng)的檔案管理意識(shí)，使其充分意識(shí)到檔案管理工作的價(jià)值所在，從思想上給以重視，在檔案管理工作中，始終保持正確的工作態(tài)度。

另外，要不斷提升檔案管理工作人員的專業(yè)知識(shí)水平，可通過加強(qiáng)培訓(xùn)的方式，不斷增強(qiáng)檔案管理工作人員的專業(yè)知識(shí)水平，提高其工作效率。

2.健全完善的辦公室檔案管理制度

健全的辦公室檔案管理制度，是提升辦公室檔案管理效率的一個(gè)重要保障。所以，必須有針對(duì)性的健全辦公室檔案管理制度，制定出明確的措施，確保檔案管理工作能夠順利進(jìn)行。

而對(duì)于已經(jīng)擁有管理制度的單位來說，一定要加強(qiáng)檔案管理制度在實(shí)際中的貫徹落實(shí)，充分保障辦公室檔案管理工作高效展開。

3.辦公室檔案管理現(xiàn)代化

辦公室檔案管理現(xiàn)代化是提高辦公室檔案管理效率的一個(gè)重要舉措。因此必須要改進(jìn)傳統(tǒng)落后的管理手段，不斷更新管理辦法，引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理工具，使的辦公室的檔案管理符合時(shí)代發(fā)展的趨勢(shì)，只有這樣，才能切實(shí)提高辦公室檔案管理效率。

結(jié)束語

綜上所述，辦公室的檔案管理是單位各項(xiàng)工作息息相關(guān)，其管理水平的高低和效率直接影響了單位的整體管理效率。本論文基于辦公室檔案管理效率的相關(guān)問題，對(duì)其進(jìn)行了詳細(xì)的研究，具有一定的參考價(jià)值。

參考文獻(xiàn)

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