陳彩勤,鄧一航
(深圳職業(yè)技術(shù)學(xué)院,廣東 深圳 518055)
高校資產(chǎn)在財(cái)務(wù)管理中,既是“資產(chǎn)”,也是“投入”,由于資產(chǎn)的分布廣、使用期限較長(zhǎng),所產(chǎn)生的效益又難以計(jì)算與監(jiān)管,其增值保值問題一直困擾著大家,通過傳統(tǒng)管理手段又不能輕松得以解決.而隨著高校的辦學(xué)規(guī)模的不斷增加,這個(gè)問題也越來越突出,成為了政府、財(cái)政部門、審計(jì)部門和高校管理層關(guān)注的重點(diǎn)和“心病”.例如我校,全校的資產(chǎn)價(jià)值已超過13億元,總數(shù)量約為30萬件.其中單價(jià)低于5000元的價(jià)格占比僅約為30%,數(shù)量占比卻達(dá)80%以上.但在高校目前普遍使用的資產(chǎn)管理系統(tǒng)功能中,資產(chǎn)盤點(diǎn)實(shí)現(xiàn)方式采用手持機(jī)掃描資產(chǎn)條碼或進(jìn)行人工導(dǎo)出表格計(jì)數(shù)盤點(diǎn);資產(chǎn)信息只在入庫時(shí)登記,而資產(chǎn)及其卡片數(shù)據(jù)的收集和更新完全依靠人員上報(bào)和手工登記等方式.與真正落實(shí)當(dāng)前國家財(cái)稅體制改革新形勢(shì)下提出的要進(jìn)一步強(qiáng)化預(yù)算管理、實(shí)行滾動(dòng)項(xiàng)目庫、完善控制與監(jiān)督、加強(qiáng)績(jī)效考評(píng)等要求還有不少的差距.本文介紹RFID技術(shù)解決大量的資產(chǎn)盤點(diǎn)問題、各類傳感器獲取資產(chǎn)運(yùn)行數(shù)據(jù)和使用狀況的途徑,并探討了局域物聯(lián)網(wǎng)和廣域物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)適用于高校資產(chǎn)管理的場(chǎng)景和方案選型,力求解決高校資產(chǎn)管理難題[1].
1)盤點(diǎn)困難.由于高校的實(shí)物資產(chǎn)數(shù)量龐大,傳統(tǒng)的盤點(diǎn)方式非常費(fèi)時(shí)費(fèi)力,盤點(diǎn)時(shí)幾乎無法做到一次性全部清點(diǎn),這也使得每次全面盤點(diǎn)清查的時(shí)間間隔較長(zhǎng)或只能進(jìn)行局部抽查盤點(diǎn).無法進(jìn)行全面盤點(diǎn),會(huì)導(dǎo)致資產(chǎn)價(jià)值與數(shù)量無法準(zhǔn)確及時(shí)反映資產(chǎn)實(shí)物情況,從而產(chǎn)生管理漏洞,造成資產(chǎn)減值甚至流失的風(fēng)險(xiǎn).
2)報(bào)廢困難.實(shí)物資產(chǎn)都有其使用期限,5000元以下的低價(jià)值資產(chǎn)又有易于移動(dòng)和替換的屬性,一般為成批次購入和成批次管理,這就產(chǎn)生了批次與每個(gè)單件物品之間大量存在不完配的情況,如同批次的每個(gè)物件新舊變化不同步、移動(dòng)和存放地點(diǎn)不同步等,造成實(shí)際已無法使用的往往因同批次資產(chǎn)未達(dá)報(bào)廢條件而成為待處理資產(chǎn)存放在倉庫,沒有辦法及進(jìn)行處置與報(bào)廢,對(duì)重新配置和后續(xù)處理帶來責(zé)任風(fēng)險(xiǎn).
3)監(jiān)控困難.高校資產(chǎn)一般實(shí)行分級(jí)管理,資產(chǎn)歸口管理部門很難獲取全面有效的資產(chǎn)的使用情況、使用數(shù)據(jù),無法統(tǒng)計(jì)分析資產(chǎn)的利用率、投資回報(bào)率等具體信息,更無法監(jiān)測(cè)資產(chǎn)使用的績(jī)效情況,資產(chǎn)閑置不用、隨意采購造成浪費(fèi)和資產(chǎn)流失等風(fēng)險(xiǎn)增多.
近些年科技在不斷的發(fā)展,通過物聯(lián)網(wǎng)Internet of things(IoT)技術(shù),理論上能夠?qū)崿F(xiàn)通過無線傳感器網(wǎng)絡(luò)將實(shí)物資產(chǎn)與信息系統(tǒng)相連,將物體本身也納入資產(chǎn)管理系統(tǒng),從而改變每個(gè)資產(chǎn)都是信息“孤島”的狀態(tài).完全物物相連的資產(chǎn)管理系統(tǒng)不再是一本被動(dòng)更新的資產(chǎn)賬,而是每個(gè)資產(chǎn)都會(huì)主動(dòng)報(bào)告狀態(tài)和情況的自動(dòng)化系統(tǒng).在實(shí)際應(yīng)用過程中,各類的物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)都具備自己的特長(zhǎng)和缺點(diǎn).
1)RFID射頻識(shí)別技術(shù).在眾多物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)中,最成熟的硬件技術(shù)是RFID射頻識(shí)別技術(shù),其中無源超高頻RFID標(biāo)簽已經(jīng)廣泛運(yùn)用在各行業(yè)資產(chǎn)管理系統(tǒng)中.
2)有源物聯(lián)網(wǎng)技術(shù).作為REID的補(bǔ)充,近距離低功耗有源物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)也不斷被運(yùn)用在資產(chǎn)監(jiān)控和資產(chǎn)數(shù)據(jù)采集的場(chǎng)景中.
3)低功耗廣域物聯(lián)網(wǎng)技術(shù).更值得一提的是,低功耗廣域物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)(LPWAN)也在近幾年形成了商業(yè)化和產(chǎn)品化的資產(chǎn)管理解決方案.
在沒有使用電子標(biāo)簽的情況下,短期內(nèi)完成高校全部資產(chǎn)的盤點(diǎn)幾乎是不可能的.高校的資產(chǎn)非常的多,要做到在短時(shí)間內(nèi)每一個(gè)資產(chǎn)都能夠被清查盤點(diǎn)到,就需要發(fā)動(dòng)大量的人力物力,之后的匯總和核對(duì)工作也非常困難.而使用了無源RFID電子標(biāo)簽后,絕大部分的資產(chǎn)將會(huì)被快捷查找出來,相關(guān)的匯總與核對(duì)的工作也將會(huì)由計(jì)算機(jī)快速完成.
RFID射頻識(shí)別技術(shù)的基本工作原理并不復(fù)雜,標(biāo)簽進(jìn)入磁場(chǎng)后,接收解讀器發(fā)出的射頻信號(hào),憑借感應(yīng)電流所獲得的能量發(fā)送出存儲(chǔ)在芯片(無源標(biāo)簽)中的信息或者主動(dòng)發(fā)送(有源標(biāo)簽)某一頻率的信號(hào),解讀器讀取信息并解碼后,送至信息系統(tǒng)進(jìn)行有關(guān)數(shù)據(jù)處理[2].
1)輕松快速,數(shù)據(jù)準(zhǔn)確.在進(jìn)行資產(chǎn)盤點(diǎn)時(shí),盤點(diǎn)人持有RFID讀寫手持機(jī),手持機(jī)可識(shí)別范圍在 0.5~2m 內(nèi)的電子標(biāo)簽.由于手持機(jī)的天線存在一定發(fā)射角度(一般為 120°),盤點(diǎn)人可將手持機(jī)對(duì)資產(chǎn)所在大致位置進(jìn)行掃描,盤點(diǎn)人只需要不斷的走動(dòng)并調(diào)整手持機(jī)的掃描方向即可.
報(bào)廢時(shí),工作人員可按一定規(guī)律裝箱裝車,裝車過程中,需報(bào)廢的資產(chǎn)將會(huì)通過安裝了電子標(biāo)簽讀寫器的一道“門”,讀寫器可以快速讀取車上的廢舊資產(chǎn)的信息,信息及時(shí)上傳到系統(tǒng)進(jìn)行處理.
2)硬件多樣,集成管理.市面上的手持機(jī)多為智能PDA(安卓或IOS系統(tǒng))附加RFID天線和讀寫器的集成產(chǎn)品,如為了減少硬件成本,用戶也可以采購具備RFID天線和讀寫器的硬件產(chǎn)品,將自己的手機(jī)與之對(duì)接組裝成手持機(jī).收集數(shù)據(jù)之后,通過手持機(jī)上的資產(chǎn)管理APP中完成盤點(diǎn).
3)標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一,價(jià)格可控.技術(shù)成熟的無源RFID解決方案中,標(biāo)簽和手持機(jī)均為比較成熟的量產(chǎn)產(chǎn)品,技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一可在不同的廠家之間采購.成本上來說無源RFID方案也是較為可行的,標(biāo)簽的市場(chǎng)單價(jià)根據(jù)采購量和附加功能多少大約為 0.1~50元不等,手持機(jī)采購價(jià)格約在20000元以下.
無源RFID方案可以大大降低盤點(diǎn)所需的人工和時(shí)間成本,提高了資產(chǎn)對(duì)賬質(zhì)量,但該技術(shù)使用時(shí)還是會(huì)存在一些問題.最常見的是在盤點(diǎn)過程中,手持機(jī)快速的找出了絕大部分資產(chǎn),但無法識(shí)別被信號(hào)干擾、屏蔽或物理脫落的電子標(biāo)簽.如何在大量的資產(chǎn)中定位這些遺漏的部分也是一個(gè)難題.如果不能夠快速找出這部分資產(chǎn),則需要人工重新逐個(gè)排查.因此,在標(biāo)簽的選型中,應(yīng)確保標(biāo)簽?zāi)軌蜷L(zhǎng)時(shí)間固定在資產(chǎn)上,同時(shí)將標(biāo)簽固定面的材質(zhì)與標(biāo)簽的類型進(jìn)行對(duì)應(yīng),減少資產(chǎn)標(biāo)簽堆疊的情況,減少信號(hào)干擾的問題.
1)避免信號(hào)干擾.由于固定面材質(zhì)、資產(chǎn)所在環(huán)境的不同,電子標(biāo)簽的信號(hào)反饋強(qiáng)度也有所不同,標(biāo)簽應(yīng)根據(jù)資產(chǎn)表面材質(zhì)、使用環(huán)境的不同進(jìn)行固定,通常絕緣材質(zhì)(木質(zhì)、PVC、橡膠、塑料等)物品表面可以使用普通的貼紙類的標(biāo)簽;金屬表面的物品則必須使用帶陶瓷絕緣層的抗金屬標(biāo)簽.對(duì)于無源電子標(biāo)簽,通過優(yōu)化物理安裝位置,或加強(qiáng)手持機(jī)的發(fā)射功率,可一定程度減少信號(hào)干擾帶來的影響.對(duì)于放置于特定區(qū)域、金屬盒箱內(nèi)部的資產(chǎn),現(xiàn)有技術(shù)中沒有更好的解決電磁信號(hào)屏蔽的辦法,只有通過加大增強(qiáng)信號(hào)覆蓋范圍的方式局部解決.
2)減少標(biāo)簽脫落.標(biāo)簽脫落一直是資產(chǎn)管理的難點(diǎn),傳統(tǒng)標(biāo)簽只有通過選取更好的固定方式,例如螺絲固定、更牢固的膠水來解決.而對(duì)于電子標(biāo)簽來說,除了傳統(tǒng)的方式外,也可以采用脫落失效或脫落告警的標(biāo)簽功能.
有源電子標(biāo)簽成本較無源標(biāo)簽的成本要更高也存在電量限制,但是有源標(biāo)簽可附帶傳感器.由于資產(chǎn)的多重多樣,對(duì)資產(chǎn)標(biāo)簽的安裝方式應(yīng)保證統(tǒng)一性,即不對(duì)資產(chǎn)本身進(jìn)行個(gè)性化改裝的情況下,通過膠水粘貼、螺絲固定、吊環(huán)外掛等方式安裝有源電子標(biāo)簽.通過資產(chǎn)上安裝的有源標(biāo)簽/終端,資產(chǎn)標(biāo)簽中傳感器數(shù)據(jù)發(fā)送到接收器/網(wǎng)關(guān),接收器/網(wǎng)關(guān)與資產(chǎn)管理系統(tǒng)對(duì)接,由資產(chǎn)管理系統(tǒng)完成對(duì)接收器數(shù)據(jù)的處理和統(tǒng)計(jì).
4.1.1 局域網(wǎng)物聯(lián)網(wǎng)通信協(xié)議
常見的局域網(wǎng)物聯(lián)網(wǎng)通信協(xié)議有 RFID 2.4G、ZIGBEE、藍(lán)牙BLE等,主要適用在校內(nèi)或建筑物中部署搭建網(wǎng)路,管理建筑物中的較為密集區(qū)域的貴重資產(chǎn).局域網(wǎng)不同通信協(xié)議的參數(shù)對(duì)比見表1[3].
4.1.2 廣域網(wǎng)物聯(lián)網(wǎng)通信協(xié)議
局域網(wǎng)物聯(lián)網(wǎng)通信協(xié)議則有 GPRS、4G、LoRa、NB-IoT等,以下為常見的物聯(lián)網(wǎng)通信協(xié)議,主要適用于地理位置分布廣泛的、能夠移動(dòng)的、需要定位的貴重資產(chǎn).局域網(wǎng)物聯(lián)網(wǎng)通信協(xié)議參數(shù)對(duì)比見表2[4].
在選擇具體標(biāo)簽及終端時(shí),應(yīng)從需求出發(fā)考慮.一般系統(tǒng)應(yīng)向資產(chǎn)提出3個(gè)問題:一是資產(chǎn)在不在;二是資產(chǎn)在哪里;三是資產(chǎn)在干什么.
1)通過驗(yàn)證電子標(biāo)簽是否通信正常,回答了“在不在”的問題,這也直接解決了資產(chǎn)的盤點(diǎn)問題.
表1 主流局域物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)參數(shù)對(duì)比
2)通過電子標(biāo)簽中集成的衛(wèi)星定位模塊,回答了“在哪里”的問題,滿足了可移動(dòng)資產(chǎn)定位需求.
3)通過電子標(biāo)簽中集成的電流、震動(dòng)、數(shù)據(jù)監(jiān)測(cè)等傳感器獲取相應(yīng)的數(shù)據(jù),回答了“在干什么”的問題.其使用場(chǎng)景多種多樣,例如,可以通過監(jiān)測(cè)設(shè)備的通電情況獲得設(shè)備的使用時(shí)長(zhǎng)和頻率,同時(shí)也可通知技術(shù)人員設(shè)備出現(xiàn)了斷電故障.又例如,通過監(jiān)測(cè)資產(chǎn)的振動(dòng)情況獲取設(shè)備是否被移動(dòng),起到了一定的防盜作用.
在選取技術(shù)方案時(shí),除了根據(jù)需求選擇和對(duì)比功能參數(shù)以外,還應(yīng)該注意以下問題:
1)成本問題.物聯(lián)網(wǎng)標(biāo)簽/終端的使用極大的提高了工作效率和數(shù)據(jù)質(zhì)量,為管理提供了很多方便,但在建設(shè)時(shí)也應(yīng)考慮到整體的成本問題.局域網(wǎng)終端標(biāo)簽的單價(jià)根據(jù)采購量和附件功能少大約為 20~1000元,接收器布線點(diǎn)位在 3000~5000元.廣域網(wǎng)終端的單價(jià)根據(jù)采購量、附件定制功能的多少大約為100-5000元,如選擇自建網(wǎng)關(guān)的LoRa方案,網(wǎng)關(guān)單價(jià)在3000~50000元,如選擇中國電信的 NB-IoT物聯(lián)網(wǎng)卡的單價(jià)約為 20~50元/終端/年.
2)電源問題.功耗一直是物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)發(fā)展的瓶頸,現(xiàn)在市面上的電子標(biāo)簽電池的實(shí)際壽命均在 2~5年,使用標(biāo)簽傳輸頻率越高則電子標(biāo)簽功耗越大.因此在選擇技術(shù)方案的同時(shí),我們也要根據(jù)管理需求的特點(diǎn)對(duì)功耗做出評(píng)估.對(duì)于一般性的資產(chǎn)來說,可以通過增加投入給有源標(biāo)簽配備更好電池.對(duì)而于需要頻繁或?qū)崟r(shí)收集數(shù)據(jù)的標(biāo)簽,采用配備外部電源的方式可確保傳感器和標(biāo)簽長(zhǎng)時(shí)間能持續(xù)運(yùn)行.
在資產(chǎn)監(jiān)控管理的技術(shù)方案選型時(shí),應(yīng)綜合考慮自身管理需求、校區(qū)環(huán)境、資產(chǎn)位置分布、資產(chǎn)價(jià)值、資產(chǎn)數(shù)量進(jìn)行綜合、方案成本等各方面進(jìn)行綜合考慮.以深職院為例,深職院5萬元以上的適合監(jiān)控的資產(chǎn)約3800個(gè),根據(jù)管理需求,管理部門應(yīng)獲取資產(chǎn)的使用情況、使用頻率等信息.因此,選取傳感器時(shí),其中有2500個(gè)可使用電流傳感器進(jìn)行監(jiān)控,50個(gè)經(jīng)常移動(dòng)應(yīng)使用定位傳感器,其余設(shè)備為不插電小型設(shè)備可使用震動(dòng)傳感器.
在選取物聯(lián)網(wǎng)時(shí),對(duì)于電流傳感器的終端,如果設(shè)備擺放較為集中,可在一定范圍內(nèi)選用較成熟的有源RFID或ZIGBEE進(jìn)行布點(diǎn).如果設(shè)備分散程度較高,則應(yīng)選用廣域物聯(lián)網(wǎng)的 LoRa和 nb-IoT技術(shù)減少布線成本.對(duì)于震動(dòng)和定位傳感器,使用nb-IoT技術(shù)由于使用中國電信的 4G基站,無需布線,并且可在整個(gè)城市范圍內(nèi)定位車輛和監(jiān)測(cè)移動(dòng)設(shè)備.
1)極大減少工作量.使用RFID技術(shù)后,盤點(diǎn)工作的工作量極大減少,而資產(chǎn)賬的質(zhì)量則有本質(zhì)提高,因此資產(chǎn)流失的風(fēng)險(xiǎn)大大降低.例如,在盤點(diǎn)某會(huì)議室中30件資產(chǎn)時(shí),盤點(diǎn)人只需在會(huì)議室中走3圈,完成盤點(diǎn)用時(shí)為60s.但是同樣的條件下,盤點(diǎn)人使用傳統(tǒng)方式則需要超過 10min,因?yàn)槠湫枰饌€(gè)找出物品并瞄準(zhǔn)掃碼.隨著資產(chǎn)數(shù)量的增加,傳統(tǒng)的盤點(diǎn)方式用時(shí)是線性遞增的,而使用 RFID盤點(diǎn)的用時(shí)則基本不受影響.另外,由于數(shù)據(jù)的自動(dòng)收集與匯總,核對(duì)、匯總和統(tǒng)計(jì)工作可由資產(chǎn)管理系統(tǒng)自主完成,極大的減少了資產(chǎn)管理部門的工作量.
2)有效節(jié)約管理成本.原有的管理模式中,資產(chǎn)相關(guān)的管理工作是由各部門的兼職資產(chǎn)管理員進(jìn)行操作,資產(chǎn)的相關(guān)工作既重復(fù)又耗時(shí),同時(shí)也不能有效的保證數(shù)據(jù)質(zhì)量.從人力成本的角度,在應(yīng)用了物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)后,自動(dòng)化的系統(tǒng)極大的減輕了資產(chǎn)管理人員的工作量,讓兼職資產(chǎn)管理人員可投入更多的精力在本職工作中,意味著相應(yīng)的人員生產(chǎn)力有效提高,同時(shí),減少專門負(fù)責(zé)資產(chǎn)的崗位,也有效的降低了人員薪酬的支出.以深職院為例,資產(chǎn)5萬元以上的資產(chǎn)數(shù)量為3800個(gè),總價(jià)值超過8億元.如果要保證能夠?qū)崟r(shí)監(jiān)控資產(chǎn)使用情況數(shù)據(jù),可使用均價(jià)為1000元物聯(lián)網(wǎng)終端進(jìn)行監(jiān)控,每五年需投入約380萬元,且硬件采購價(jià)格隨時(shí)間逐步降低.但如果采用使用人工填報(bào),在確保同等數(shù)據(jù)質(zhì)量的情況下,需要最少10個(gè)人(按每年15萬薪酬支出)進(jìn)行長(zhǎng)期監(jiān)控,每五年需投入750萬元,且人力成本隨時(shí)間逐步增加.
3)實(shí)時(shí)全程跟蹤資產(chǎn)管理及績(jī)效.由于傳統(tǒng)的資產(chǎn)管理無法做到資產(chǎn)的績(jī)效監(jiān)控,只能靠各使用部門自覺登記使用情況和投入產(chǎn)出情況,因此大部分資產(chǎn)實(shí)際處于歸口管理部門的監(jiān)管真空地帶.在使用了物理網(wǎng)技術(shù)之后,系統(tǒng)可做到貴重設(shè)備的資產(chǎn)進(jìn)行常態(tài)化和自動(dòng)化監(jiān)控.各級(jí)管理部門可以通過系統(tǒng)及時(shí)的發(fā)現(xiàn)設(shè)備的使用率和投入產(chǎn)出的情況,甄別出閑置資產(chǎn),并針對(duì)閑置資產(chǎn)提出相應(yīng)的整改措施達(dá)到減少閑置浪費(fèi)的目的.資產(chǎn)使用情況監(jiān)控也能對(duì)資產(chǎn)申報(bào)部門產(chǎn)生監(jiān)督作用,從而減少資產(chǎn)的重復(fù)申購率,并提高資產(chǎn)的共享使用率.總之,通過獲取實(shí)時(shí)資產(chǎn)使用數(shù)據(jù),資產(chǎn)管理部門可將資產(chǎn)使用率和預(yù)算執(zhí)行率相結(jié)合,做到對(duì)資產(chǎn)使用部門的績(jī)效考核,從而降低國有資產(chǎn)浪費(fèi)的風(fēng)險(xiǎn).
綜上所述,通過物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的選型與綜合應(yīng)用,能夠極大的提高資產(chǎn)盤點(diǎn)核對(duì)的工作效率,同時(shí)也能對(duì)資產(chǎn)運(yùn)行情況進(jìn)行完整的追蹤和監(jiān)控,充分的解放了人力.通過資產(chǎn)使用情況的分析可以獲得資產(chǎn)使用績(jī)效,以資產(chǎn)使用績(jī)效對(duì)高校資產(chǎn)預(yù)算進(jìn)行有效的管控.而在選取具體的方案時(shí),應(yīng)更多的考慮使用需求及使用場(chǎng)景下資產(chǎn)本身各項(xiàng)屬性,也要考慮使用成本和技術(shù)瓶頸.同時(shí)在運(yùn)用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)時(shí),更應(yīng)關(guān)注技術(shù)變化帶來的流程和管理方式的變化和使用技術(shù)帶來的新問題.
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