管理體系升級版內(nèi)審策劃與實施

2017年，中國航空規(guī)劃設(shè)計研究總院有限公司響應(yīng)國務(wù)院開展的質(zhì)量提升行動，積極參加了國家認(rèn)監(jiān)委打造質(zhì)量管理體系認(rèn)證升級版試點活動，成為勘察設(shè)計行業(yè)首批10家試點單位之一，并獲得了AAA級（頂級）質(zhì)量管理體系認(rèn)證證書。通過此次試點活動，我們認(rèn)識到升級版的好處不僅僅是多得到一張認(rèn)證證書，而是通過升級版實現(xiàn)企業(yè)質(zhì)量管理的全面提升。成為升級版試點之后，公司積極運(yùn)用升級版的思想，策劃并實施了管理體系升級版內(nèi)審，助推公司發(fā)展，促進(jìn)管理提升。升級版賦予了內(nèi)審更廣闊的視野，提供了切實可行的工具和方法，提升了內(nèi)審的價值，將管理體系內(nèi)審由查底線轉(zhuǎn)向揚(yáng)高線。

實施背景

中國航空規(guī)劃設(shè)計研究總院有限公司始建于1951年，與共和國航空工業(yè)同步成長，是中國航空工業(yè)集團(tuán)直屬業(yè)務(wù)板塊，是香港上市公司——中國航空科技工業(yè)股份有限公司旗下全資子公司，國家大型綜合勘察設(shè)計企業(yè)。2007年，獲得全國首家勘察設(shè)計企業(yè)綜合甲級資質(zhì)。公司現(xiàn)有5個成員單位，9個總部管理部門，11個直屬實體院。公司于1996年開始實施質(zhì)量管理體系認(rèn)證，至今已有22年，產(chǎn)值從1996年的6000余萬元，增至現(xiàn)今的100多億元，質(zhì)量等級體系認(rèn)證為公司的持續(xù)發(fā)展提供了重要保障。其間，管理體系認(rèn)證經(jīng)歷了4個里程碑節(jié)點：1996年咨詢設(shè)計業(yè)務(wù)實施質(zhì)量管理體系；2007年工程總承包業(yè)務(wù)實施質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全管理體系；2011年咨詢設(shè)計業(yè)務(wù)和工程總承包業(yè)務(wù)整合成統(tǒng)一的三體系；2017年再整合施工總承包業(yè)務(wù)為三體系四標(biāo)準(zhǔn)，并進(jìn)行質(zhì)量管理體系升級版認(rèn)證。2017年8月8日，公司進(jìn)行了升級版認(rèn)證現(xiàn)場審核，國家認(rèn)監(jiān)委副主任許增德、中國勘察設(shè)計協(xié)會副秘書長田軍親臨現(xiàn)場觀摩指導(dǎo)?；顒娱_展得深入、有效，獲得各方好評，國內(nèi)多家媒體進(jìn)行了專題報導(dǎo)，公司榮獲了AAA級質(zhì)量管理體系認(rèn)證證書。

升級版之后，公司為了調(diào)整年度內(nèi)審和管理評審時間，補(bǔ)短板、促進(jìn)升級版成果轉(zhuǎn)化應(yīng)用，并進(jìn)一步提升管理能力和管理水平，本著“要事優(yōu)先”的原則，決定于2017年四季度開展本年度第二次管理體系內(nèi)審——升級版內(nèi)審。本次內(nèi)審借鑒分級認(rèn)證的思想和標(biāo)準(zhǔn)，從項目過程管理和資源配置兩方面開展質(zhì)量管理提升活動，持續(xù)提升各實體院的項目管理水平和管理效率，逐步形成公司質(zhì)量管理成熟度的管理模型，更好地為客戶提供滿意的產(chǎn)品和服務(wù)，為客戶創(chuàng)造價值。

升級版內(nèi)審策劃

2017年9月，公司發(fā)布了“中航規(guī)劃2017年第二次內(nèi)審工作方案”。本次內(nèi)審方案是建立在充分認(rèn)識了公司目前所處的內(nèi)外部環(huán)境、理解相關(guān)方的需求和期望的基礎(chǔ)上制定的，內(nèi)審工作方案著重確定以下內(nèi)容：

定原則。依據(jù)GB/T 19001、24001、28001、50430四個國家標(biāo)準(zhǔn)以及公司的2017版管理體系文件、新編制的三體系內(nèi)審設(shè)計院檢查標(biāo)準(zhǔn)，按升級版方式實施內(nèi)審，同時將公司四季度的各項監(jiān)督檢查融入內(nèi)審，內(nèi)審結(jié)果納入公司年度考核。

定目標(biāo)。加強(qiáng)公司制度的貫徹落實，提升全員的質(zhì)量責(zé)任意識，大力推進(jìn)“實體主建”和“項目主戰(zhàn)”的戰(zhàn)略落地。通過升級版內(nèi)審發(fā)現(xiàn)體系運(yùn)行深層次的問題，改進(jìn)短板，全面提升管理。

定框架。明確內(nèi)審標(biāo)準(zhǔn)；做好標(biāo)準(zhǔn)學(xué)習(xí)、內(nèi)審員培訓(xùn)、實體院自查等內(nèi)審準(zhǔn)備工作；確定內(nèi)審組構(gòu)成；確定審核工作時間計劃安排等。

升級檢查標(biāo)準(zhǔn)。引進(jìn)試點時，北京中設(shè)認(rèn)證服務(wù)有限公司編制的分級認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)，聚焦公司要求，組織相關(guān)管理部門將標(biāo)準(zhǔn)要求本地化、具體化，按照可量化、可實施、可考核、高標(biāo)準(zhǔn)的目標(biāo)編制檢查標(biāo)準(zhǔn)，即檢查表。檢查表的編制質(zhì)量直接影響內(nèi)審效果，為了在有效的時間內(nèi)最大限度地體現(xiàn)內(nèi)審的價值，編制檢查標(biāo)準(zhǔn)時公司提出“抓大放小、突出重點、直擊要害”，細(xì)化補(bǔ)充新增要求、高標(biāo)準(zhǔn)要求和平時做得不好屢抓不見效之處，關(guān)注重點環(huán)節(jié)，省略非重點或已經(jīng)做得比較好的地方。“三體系內(nèi)審設(shè)計院檢查標(biāo)準(zhǔn)”分為組織環(huán)境、領(lǐng)導(dǎo)作用、支持、項目管理、監(jiān)督檢查與改進(jìn)、績效評價6個章節(jié)，滿分1000分，共分為8個獨立評分單元，每個單元滿分均為100分，檢查時按百分制打出每部分的分?jǐn)?shù)后，按分配的權(quán)重即可計算出該實體院千分制總得分。

創(chuàng)新內(nèi)審方式。按照升級版的思路，大質(zhì)量概念，公司總工程師兼管理者代表帶隊，相關(guān)管理部門部長或模塊負(fù)責(zé)人參加，對公司各管理部門“總部管總”情況進(jìn)行深入檢查，對各實體院的“實體主建”、“項目主戰(zhàn)”能力實施全面審核。

升級版內(nèi)審實施

選派內(nèi)審員，組建內(nèi)審組。管理部門審核實體院，1個大內(nèi)審組，由公司總工程師擔(dān)任組長，相關(guān)職能部門負(fù)責(zé)人進(jìn)入內(nèi)審組，1個多月審核完11個實體院。

實體院審核管理部門，組長由實體院的總工程師擔(dān)任，實體院及管理部門人員參加，1周審核完公司9個總部職能部門和2個總部直管中心。

按過程分組。審核每個實體院時，將1個大審核組28人按過程分為5個小組。第1小組審核組織環(huán)境（市場、客戶）、領(lǐng)導(dǎo)作用（質(zhì)量文化建設(shè)、制度建設(shè)、目標(biāo)管理、風(fēng)險管理、員工滿意）、支持（組織機(jī)構(gòu)及崗位管理、人力資源管理）。第2小組審核支持（財務(wù)管理、合同管理）。第3小組審核支持（技術(shù)科研、信息化、檔案管理）。第4小組審核咨詢設(shè)計項目。第5小組審核總承包項目。按照“業(yè)務(wù)誰主管，過程誰審核”的原則，一個大審核組查遍11個實體院職能管理和項目管理的各個角落，一把尺子量到底。

時間安排。每個實體院現(xiàn)場審核時間為一天，內(nèi)審員提前上項目管理系統(tǒng)和總承包現(xiàn)場查項目，做好準(zhǔn)備工作。審核時審核員帶著問題，與受審核方代表進(jìn)行對接，充分溝通審核發(fā)現(xiàn)，審核員采用“聽”“查”“訪”的方式進(jìn)行溝通、詢問、確認(rèn)。最終的審核發(fā)現(xiàn)形成院審核清單，審核清單由問題、意見及建議、管理亮點3部分構(gòu)成，內(nèi)審員及受審核方代表雙方當(dāng)場簽字確認(rèn)。所有的不合格報告都源于簽字確認(rèn)過的審核清單，所有的總結(jié)分析都以此為依據(jù)，提高審核效率，防止事后扯皮。

首末次會。每個實體院于內(nèi)審當(dāng)日單獨召開院內(nèi)審首次會，本次內(nèi)審共召開了11次首次會，在首次會上，管理者代表向與會人員宣講新版標(biāo)準(zhǔn)的7項質(zhì)量管理原則，強(qiáng)調(diào)每項質(zhì)量管理原則的依據(jù)、背景和意義，開展質(zhì)量教育。管理者代表在會上向參會雙方提出本次內(nèi)審要求，低調(diào)做人，高調(diào)做事，務(wù)求實效。受審核方要擺正心態(tài)，積極配合，充分溝通展示，通過內(nèi)審要有學(xué)習(xí)、有收獲。內(nèi)審員要像外審專家一樣，具備專業(yè)的能力，抓問題要穩(wěn)、準(zhǔn)、狠，同時兼具客觀公正的態(tài)度，立足服務(wù)，通過內(nèi)審，給實體院以幫助，體現(xiàn)內(nèi)審價值，實現(xiàn)增值審核。2017年12月中下旬，公司召開了一次集中的大型末次會議，對本次內(nèi)審情況進(jìn)行了全面系統(tǒng)地總結(jié)。公司的質(zhì)量氛圍、全員的質(zhì)量意識均得到明顯提升。

事先組織各實體院開展自評打分活動。為了踐行領(lǐng)導(dǎo)的作用，在有限的時間內(nèi)高效完成審核任務(wù)，內(nèi)審組除了向公司全體人員發(fā)放電子版內(nèi)審檢查標(biāo)準(zhǔn)外，還印制了70本紙質(zhì)書，提前發(fā)給各位內(nèi)審員、受審核方單位主要領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)人員，要求各院先行開展自評活動，得出自評分，審核院領(lǐng)導(dǎo)層時聚焦要求，按條款順序回答問題。

不重形式，重效果。內(nèi)審時發(fā)現(xiàn)問題，充分溝通，一查到底。對問題要深入追蹤，升級版不僅要查出事情做了與否、是否到位，更要究其原因，將問題進(jìn)行分類，進(jìn)一步了解大家是不會做、不愿做，想做好但不會做，會做而不想做，會做但沒做好，還是做了卻沒記錄好？以便實施針對性的幫助并采取有效的糾正措施。

例如，查目標(biāo)管理時，內(nèi)審員不再只看有無目標(biāo)，而要重點關(guān)注目標(biāo)的內(nèi)容是否落實了公司戰(zhàn)略、“十三五”規(guī)劃、年度總體要求，實施情況如何，具體責(zé)任人是否了解。查市場環(huán)境分析時，要查各院的市場劃分是否清晰，是否符合公司發(fā)展方向，每塊業(yè)務(wù)的競爭對手是誰，有無競爭策略，對標(biāo)企業(yè)是否明確、合理，一年來做了哪些具體工作，效果怎樣，下一步的努力方向是什么。

升級版內(nèi)審結(jié)果

公司整體內(nèi)審報告。公司編制了143頁的內(nèi)審報告，從公司、職能管理、實體院、項目各層次、多角度對本次升級版內(nèi)審情況進(jìn)行了詳細(xì)報告。內(nèi)審報告分為內(nèi)審情況通報、主要問題分析、下一步工作要求3部分。第一部分主要概述了本次內(nèi)審總體情況、各單位主要管理亮點、本次內(nèi)審發(fā)現(xiàn)的問題統(tǒng)計、不合格項報告、改進(jìn)意見和建議等；第二部分從實體院、咨詢設(shè)計項目、總承包項目、公司職能管理4個方面對發(fā)現(xiàn)的主要問題進(jìn)行了舉例剖析；第三部分提出整改工作及管理評審要求。通過內(nèi)審，公司對各管理部門、各實體院的職能管理和項目管理有了較為清晰客觀的認(rèn)識，給體系以有力地推動，也為公司下一步的改進(jìn)及機(jī)構(gòu)調(diào)整提供了事實依據(jù)。

各實體院內(nèi)審報告。除了公司整體內(nèi)審報告外，每個實體院還會得到一份針對本院的內(nèi)審報告，包括問題清單、意見和建議清單、管理亮點、設(shè)計項目分項報告、總承包項目分項報告、本單位得分表。問題清單中列出了具體問題描述、標(biāo)準(zhǔn)條款、扣分明細(xì)。意見和建議主要集中在市場環(huán)境分析、市場策略、客戶關(guān)系、院級制度建設(shè)、風(fēng)險評估、合同管理、總承包現(xiàn)場安全技術(shù)和安全管理等方面，改進(jìn)意見不僅指出了改進(jìn)的方向，更提出了解決的方法，立足發(fā)現(xiàn)問題、解決問題，體現(xiàn)內(nèi)審價值，實現(xiàn)增值服務(wù)。管理亮點指出了公司的規(guī)定動作之外，各院實施的有改進(jìn)、有創(chuàng)新、有效果的自選動作，旨在推動公司內(nèi)各兄弟院之間的管理成果交流、促進(jìn)管理提升，達(dá)到開拓思路、推廣經(jīng)驗、共享管理成果的目的，提升了內(nèi)審的意義。項目整體報告對本院過程管理的薄弱環(huán)節(jié)一目了然，項目的分項報告可細(xì)化追蹤到每個項目的過程控制的具體問題。實體院得分表可對照查看本院管理上的優(yōu)勢、劣勢以及與標(biāo)準(zhǔn)要求的差距。

公司各實體院總得分表。將11個院的總分及各過程得分匯總到一張總表上，縱向為條款、過程、滿分分值，橫向為各實體院，中間填寫各院每個過程的得分。該表既可用于院內(nèi)部、各院之間的整體、細(xì)節(jié)的橫向?qū)Ρ龋也罹?。亦可用于各管理部門對實體院相關(guān)過程的運(yùn)行情況進(jìn)行監(jiān)控分析，相關(guān)管理部門的負(fù)責(zé)人加入到內(nèi)審組，在內(nèi)審中與各實體院進(jìn)行了深入地溝通交流，發(fā)現(xiàn)了體系運(yùn)行的關(guān)鍵問題，收集了一線執(zhí)行者的意見和建議，獲得了寶貴的一手資料用于內(nèi)審后的管理改進(jìn)、提升。例如，某個過程，各院均做得不好，總部的管理部門應(yīng)該分析原因，制定改進(jìn)措施，提升整體管理水平。如果是某一個單位做得不好，屬于個案，則應(yīng)加強(qiáng)培訓(xùn)和監(jiān)督。如果各實體院都得到滿分，但升級版外審時公司評定過程得分并不高，則說明公司管理部門的管理能力有待提升，自我識別自我改進(jìn)能力不強(qiáng)，不能發(fā)現(xiàn)問題，對實體院的管理提不出要求，需要加強(qiáng)指導(dǎo)，提升管理部門的業(yè)務(wù)管理能力。

內(nèi)審結(jié)果輸入管理評審。各管理部門均對本次內(nèi)審的審核發(fā)現(xiàn)認(rèn)真進(jìn)行了總結(jié)分析，應(yīng)用7項質(zhì)量管理原則之循證決策，在完善市場經(jīng)營激勵約束機(jī)制、深化項目成本管理、進(jìn)一步優(yōu)化考核模式、優(yōu)化人才結(jié)構(gòu)、提升產(chǎn)品實物質(zhì)量、繼續(xù)修訂完善公司三體系文件等方面，提出下一步改進(jìn)意見和建議，輸入管理評審。

質(zhì)量管理，一直在路上！我們勇于創(chuàng)新、不怕問題、不懼困難。萬物皆有裂痕，那是光照進(jìn)來的地方。只有發(fā)現(xiàn)問題，解決問題，不斷學(xué)習(xí)，才能在積累中成長。我們堅信，辦法總比困難多！ 公司將繼續(xù)以三體系為抓手，全方位實施管理，嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)，多做精品，為客戶創(chuàng)造更多的價值。