辦公自動(dòng)化背景下醫(yī)院文書(shū)檔案管理探討

賈方琦

(唐山市婦幼保健院，河北 唐山 063000)

一、醫(yī)院文書(shū)檔案辦公自動(dòng)化管理剖析

首先，辦公自動(dòng)化保密性不高。醫(yī)院沒(méi)有重視辦公自動(dòng)化的保密性，文書(shū)檔案進(jìn)行管理得到了良好的管理效果。然而，在實(shí)際管理過(guò)程中，還是存在醫(yī)院文書(shū)檔案保密性差的問(wèn)題。主要因?yàn)樵跈n案載體發(fā)生變化之后，電子文件內(nèi)容穩(wěn)定性較差，經(jīng)常會(huì)受到各類因素的干擾出現(xiàn)保密問(wèn)題。例如：沒(méi)有對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行必要的加密，不法分子進(jìn)入醫(yī)院檔案系統(tǒng)中，然后對(duì)電子文件進(jìn)行修改，導(dǎo)致出現(xiàn)難以解決的問(wèn)題[1]。

其次，醫(yī)院文書(shū)檔案管理規(guī)范性不高。對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行管理還沒(méi)有制定完善的管理制度，不能提高文書(shū)檔案管理的規(guī)范性，難以達(dá)到良好的管理效果。例如：在對(duì)醫(yī)院文書(shū)檔案進(jìn)行分類與編碼的時(shí)候，不能根據(jù)各類醫(yī)院文件情況進(jìn)行分類，不僅分類效率低，還影響了醫(yī)院文書(shū)檔案的使用價(jià)值，難以提高醫(yī)院文書(shū)檔案管理工作質(zhì)量[2]。

二、自動(dòng)化辦公技術(shù)在醫(yī)院文書(shū)檔案管理中的優(yōu)點(diǎn)

醫(yī)院文書(shū)檔案管理人員在應(yīng)用辦公自動(dòng)化技術(shù)的過(guò)程中，可以有效提高其工作效率，達(dá)到預(yù)期的管理目的。具體表現(xiàn)為以下幾點(diǎn)：

首先，想要提高辦公效率，主要針對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，在處理文書(shū)檔案的過(guò)程中，能夠自動(dòng)輸入數(shù)據(jù)與處理文件，減少了人工操作，減少中間環(huán)節(jié)，進(jìn)而減少了人工操作的時(shí)間，可以有效提升辦公效率，過(guò)去，文書(shū)檔案管理人員都是通過(guò)手動(dòng)錄入數(shù)據(jù)的，而自動(dòng)化辦公技術(shù)可以提高文字輸入效率，提升辦公效率，實(shí)現(xiàn)一體化操作[3]。

其次，醫(yī)院文書(shū)檔案管理人員應(yīng)用自動(dòng)化辦公技術(shù)，可以實(shí)現(xiàn)信息資源共享。在傳統(tǒng)的醫(yī)院文書(shū)檔案管理過(guò)程中，文書(shū)檔案信息很難得到共享，導(dǎo)致文書(shū)檔案應(yīng)用價(jià)值降低。然而，在應(yīng)用辦公自動(dòng)化技術(shù)之后，可以利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)對(duì)文件信息進(jìn)行共享，進(jìn)而提高醫(yī)院文書(shū)檔案的應(yīng)用價(jià)值。

最后，可以提高文件保存質(zhì)量。傳統(tǒng)的醫(yī)院文書(shū)檔案管理中，都是利用紙張對(duì)文件進(jìn)行保存，很容易因?yàn)榧垙垞p壞出現(xiàn)文件保存問(wèn)題，難以達(dá)到良好的文書(shū)檔案管理效果，然而，在應(yīng)用辦公自動(dòng)化技術(shù)之后，相關(guān)管理人員可以利用數(shù)據(jù)庫(kù)等對(duì)文件進(jìn)行保管，并且做好備份工作，這樣，除了可以提高文書(shū)檔案?jìng)鬏斝手?，還能保證文書(shū)檔案信息的可靠性，從根本上增強(qiáng)醫(yī)院文書(shū)檔案管理效果。

三、醫(yī)院文書(shū)檔案管理中辦公自動(dòng)化技術(shù)應(yīng)用措施

醫(yī)院文書(shū)檔案管理人員在實(shí)際工作過(guò)程中，要想提高工作質(zhì)量與工作效率，就要重視辦公自動(dòng)化技術(shù)的應(yīng)用，保證可以提高工作質(zhì)量與工作效率。

(一)提升文書(shū)檔案信息的安全性

針對(duì)文書(shū)檔案信息工作，安全性要重視。首先，及時(shí)發(fā)現(xiàn)其中存在的危險(xiǎn)性問(wèn)題，并且采取有效措施解決問(wèn)題，避免出現(xiàn)危險(xiǎn)事故。其次，管理人員要根據(jù)醫(yī)院文書(shū)檔案管理工作實(shí)際要求，在文書(shū)檔案系統(tǒng)中設(shè)置殺毒軟件與防火墻等，這樣，才能避免出現(xiàn)文書(shū)檔案信息安全問(wèn)題。再次，要實(shí)時(shí)重視檔案信息安全工作，定期檢查網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行環(huán)境，定期對(duì)電子設(shè)備進(jìn)行體檢、檢修，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，杜絕重大安全隱患。最后，管理人員可以針對(duì)醫(yī)院文書(shū)檔案系統(tǒng)設(shè)置身份驗(yàn)證密碼，保證可以提升醫(yī)院文書(shū)檔案信息的安全性。

(二)制定完善的工作計(jì)劃

醫(yī)院文書(shū)檔案管理人員必須要針對(duì)辦公自動(dòng)化技術(shù)的應(yīng)用，制定完善的工作計(jì)劃，進(jìn)而提高辦公自動(dòng)化技術(shù)的應(yīng)用質(zhì)量。

首先，管理人員要制定一套完整的管理體系，包括規(guī)章制度、管理辦法，要以此為管理準(zhǔn)則和規(guī)范。其次，醫(yī)院文書(shū)檔案管理人員要在提高工作量的基礎(chǔ)上，為醫(yī)院提供完善的工作計(jì)劃書(shū)，在院領(lǐng)導(dǎo)審核之后，按照工作計(jì)劃書(shū)開(kāi)展相關(guān)工作。再次，在年中要對(duì)工作計(jì)劃進(jìn)行梳理，查對(duì)工作進(jìn)度，撰寫(xiě)階段性報(bào)告，根據(jù)工作計(jì)劃查缺補(bǔ)漏，在工作中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題要及時(shí)在下一年度中進(jìn)行改進(jìn)。最后，醫(yī)院文書(shū)檔案人員除了要保證文書(shū)檔案信息數(shù)據(jù)安全性之外，還要重視數(shù)據(jù)傳統(tǒng)環(huán)境的優(yōu)化，保證可以提高數(shù)據(jù)管理的便利性。

(三)建設(shè)高素質(zhì)人才隊(duì)伍

為文書(shū)檔案管理工作的實(shí)施奠定基礎(chǔ)。首先，要聘請(qǐng)專業(yè)素質(zhì)較高的文書(shū)檔案管理人才，要求其在具有較高學(xué)歷與素質(zhì)的基礎(chǔ)上，掌握一定工作經(jīng)驗(yàn)，在工作過(guò)程中積極學(xué)習(xí)新知識(shí)，不斷地提高認(rèn)知，有利于提升醫(yī)院文書(shū)檔案管理工作質(zhì)量。其次，在聘用高素質(zhì)人才之后，要階段性的對(duì)其進(jìn)行專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)，使其可以掌握先進(jìn)的辦公自動(dòng)化工作技能，提高工作效率，完成工作正確率高，優(yōu)質(zhì)完成工作任務(wù)，進(jìn)而提升管理工作質(zhì)量。再次，相關(guān)部門(mén)要對(duì)文書(shū)檔案管理人員進(jìn)行思想知識(shí)的培訓(xùn)，使其養(yǎng)成良好的職業(yè)道德素養(yǎng)。最后，要求管理人員要和專職管理人員共同學(xué)習(xí)，管理者了解文書(shū)檔案管理工作。

四、結(jié)語(yǔ)

醫(yī)院文書(shū)檔案管理人員必須要重視自身工作方式，積極學(xué)習(xí)先進(jìn)的辦公自動(dòng)化技術(shù)知識(shí)，全面掌握各類軟件與硬件的應(yīng)用策略。同時(shí)，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)人員還要全面監(jiān)督文書(shū)檔案管理工作，及時(shí)發(fā)現(xiàn)存在的問(wèn)題，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)解決，并提出改進(jìn)措施，避免在今后的工作中出現(xiàn)類似錯(cuò)誤，有持續(xù)改進(jìn)目標(biāo)，并且利用相關(guān)制度解決問(wèn)題。

[1]孫濤，陳小琤.辦公自動(dòng)化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理探討[J].中國(guó)病案，2014(01).

[2]馬睿.論信息化在醫(yī)院文書(shū)檔案管理中的創(chuàng)新型應(yīng)用[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014(01).

[3]崔文霞.淺論文書(shū)檔案的信息化管理[A].齊魯檔案論壇[C].2015.