信息化環(huán)境下辦公室管理效率提升應(yīng)用研究

梁宏音

(深圳信息職業(yè)技術(shù)學(xué)院交通與環(huán)境學(xué)院，廣東 深圳 518172)

辦公室管理工作涉及到的內(nèi)容比較復(fù)雜，這就對(duì)管理工作的效率有著很高要求，只有充分注重信息化技術(shù)的科學(xué)應(yīng)用，才能真正有助于提高辦公室管理的效率。通過從理論層面深化信息化技術(shù)的應(yīng)用研究，就能為辦公室管理工作提供相應(yīng)理論參考。

一、信息化環(huán)境對(duì)辦公室管理影響和信息技術(shù)應(yīng)用必要性

(一)信息化環(huán)境對(duì)辦公室管理的影響

信息化環(huán)境對(duì)辦公室的管理工作產(chǎn)生的影響比較大，從產(chǎn)生的積極影響層面來看，主要就是對(duì)信息技術(shù)的應(yīng)用促進(jìn)了辦公室管理的效率，改善了傳統(tǒng)的管理模式，使得信息量以及傳播的速度都得到了提高，也大大提高了辦公室管理的精確度[1]。

(二)辦公室管理信息技術(shù)應(yīng)用必要性

辦公室的管理工作中對(duì)信息技術(shù)的應(yīng)用，是保障管理質(zhì)量的重要支持力量，這是提高辦公室管理綜合能力的應(yīng)用技術(shù)。信息技術(shù)的應(yīng)用過程中，有助于相關(guān)政策的推廣，將一些新的規(guī)章制度通過信息技術(shù)的共享功能加以實(shí)施，方便了信息的傳遞及時(shí)。辦公室的工作涉及到的內(nèi)容較多，而其自身有著樞紐的作用，所以這就要求辦公室的管理工作要注重效率的提高，而通過信息技術(shù)的應(yīng)用，就能實(shí)現(xiàn)精簡(jiǎn)高效的作用，能協(xié)作配合具體的管理工作，提高管理工作的整體效率。

二、辦公室管理信息化的現(xiàn)狀和應(yīng)用策略

(一)辦公室管理信息化的現(xiàn)狀

其一，不注重辦公室管理信息化發(fā)展。處在當(dāng)前信息化發(fā)展時(shí)期，辦公室的管理工作開展，就要注重信息技術(shù)的科學(xué)應(yīng)用，從而才能保障管理工作的質(zhì)量。但是在實(shí)際的管理工作開展中，一些管理人員沒有注重辦公室信息化建設(shè)和管理，沒有樹立新的管理思想，對(duì)信息化管理的重要性和需求沒有準(zhǔn)確的分析，這些都會(huì)影響辦公室管理工作的進(jìn)一步深化開展，不利于辦公室管理效率的提高[2]。

其二，辦公室管理信息化制度不完善。實(shí)現(xiàn)辦公室管理質(zhì)量水平提高的目標(biāo)，就要充分重視制度的完善建立，按照制度進(jìn)行操作才能保障管理工作有序開展。但是從實(shí)際的現(xiàn)狀能看到，一些辦公室的管理工作缺乏制度的支撐，以及制度的建設(shè)不完善等問題比較突出，這些都會(huì)影響信息化管理工作順利開展。制度的缺失造成信息化管理工作責(zé)權(quán)得不到有效落實(shí)，分工方面也不能明確，這些就會(huì)影響更高層的決策。

其三，不注重信息化管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。辦公室信息化管理工作的開展，需要在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)方面進(jìn)一步深化實(shí)施，這是保障辦公室管理質(zhì)量提高的基礎(chǔ)[3]。但是實(shí)際中的信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)還沒有完善，這就不利于信息化管理工作的進(jìn)一步實(shí)施，未來在這一方面的投入就要進(jìn)一步加強(qiáng)。

(二)辦公室管理信息化技術(shù)應(yīng)用策略

第一，及時(shí)轉(zhuǎn)變信息化管理觀念。辦公室信息化管理目標(biāo)實(shí)現(xiàn)，需要相應(yīng)信息化技術(shù)的支持，要進(jìn)一步加強(qiáng)信息化技術(shù)的科學(xué)應(yīng)用，和實(shí)際辦公室管理的內(nèi)容能緊密的結(jié)合起來。管理人員自身要及時(shí)轉(zhuǎn)變辦公室信息化管理的觀念，和時(shí)代發(fā)展的要求緊密結(jié)合起來，這樣才能真正有助于辦公室管理水平的提高。要注重信息的收集以及整理分類等，從而保障辦公室信息化管理目標(biāo)實(shí)現(xiàn)。

第二，加強(qiáng)信息化管理制度完善制定。辦公室管理工作的開展過程中，對(duì)信息技術(shù)的應(yīng)用就要充分注重相應(yīng)制度的完善制定，按照規(guī)范化管理的流程制定完善的信息化管理制度體系，只有如此才能規(guī)范辦公室的管理[4]。這就要能和辦公室管理的性質(zhì)以及功能相結(jié)合，融入信息化管理的內(nèi)容和行為規(guī)范，保障辦公室信息化管理系統(tǒng)的完善實(shí)施。加強(qiáng)辦公室管理的重點(diǎn)突出，將其管理的重點(diǎn)和信息化技術(shù)能緊密的結(jié)合起來，從而促進(jìn)管理工作的順利進(jìn)行。

第三，注重辦公室信息化基礎(chǔ)設(shè)施完善建立。保障辦公室信息化管理目標(biāo)實(shí)現(xiàn)，首先在相應(yīng)的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)層面要能加強(qiáng)，注重完整開放的信息網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施的投入，從而促進(jìn)辦公室信息化管理工作的順利開展。注重信息化網(wǎng)絡(luò)的升級(jí)以及管理維護(hù)等工作的完善，加強(qiáng)信息的收集以及處理效率的提高，方便信息的查詢以及交換等。進(jìn)一步加強(qiáng)辦公室信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的投入力度，從這些基礎(chǔ)層面得到了加強(qiáng)，才能有助于辦公室信息化管理目標(biāo)實(shí)現(xiàn)。

第四，保障信息的流通順暢。辦公室管理工作開展中，信息化技術(shù)的應(yīng)用首先就要保障信息的暢通，及時(shí)的發(fā)布企業(yè)或者單位的各種各樣的工作信息，保障工作能順利的開展[5]。注重部門以及處室工作的計(jì)劃編寫以及綜合整理等，通過多樣化的信息化管理形式，提高辦公室綜合管理能力，如此才能有助于整體工作完成的效率。

三、結(jié)語

總而言之，保障辦公室管理的效率提高，就要將信息化技術(shù)應(yīng)用其中，結(jié)合辦公室管理工作的內(nèi)容，制定相應(yīng)的管理方案，從多方面著手實(shí)施，保障管理工作順利實(shí)施。希望能通過此次對(duì)辦公室信息化管理的研究分析，能為解決實(shí)際的管理問題以及促進(jìn)實(shí)際管理工作的順利實(shí)施提供相應(yīng)發(fā)展思路，保障辦公室管理工作的質(zhì)量。

[1]鄒春連.現(xiàn)代企業(yè)辦公室管理工作的優(yōu)化與完善[J].中國(guó)高新技術(shù)企業(yè)，2016(30).

[2]何玉琴.用科學(xué)發(fā)展觀指導(dǎo)地勘單位辦公室管理工作[J].國(guó)土資源職教改革與創(chuàng)新，2016(Z1).

[3]付志軍.如何創(chuàng)新石油企業(yè)的辦公室管理[J].現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息，2017(18).

[4]任浩明.新形勢(shì)下如何做好辦公室管理工作[J].企業(yè)改革與管理，2016(12).

[5]李志偉.煤礦企業(yè)辦公室管理工作存在的問題及對(duì)策[J].東方企業(yè)文化，2014(22).