淺析檔案信息化建設(shè)的影響因素與對(duì)策

賈 磊

(哈爾濱市軍隊(duì)離休退休干部第五休養(yǎng)所，黑龍江 哈爾濱 150090)

近年來(lái)，在國(guó)家檔案行政管理部門的規(guī)劃組織下，以信息技術(shù)為核心的檔案信息化建設(shè)不斷推進(jìn)，極大地提高了檔案信息管理的水平。然而，需要注意的是檔案的信息化建設(shè)不能夠各自為政，而需要有統(tǒng)一的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和制度，因此需要針對(duì)檔案信息化建設(shè)的影響因素展開研究。

一、檔案信息化建設(shè)的基本現(xiàn)狀

(一)檔案信息化建設(shè)的主要概念

檔案的信息化建設(shè)是指以國(guó)家信息化建設(shè)和檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃的要求為導(dǎo)向，以檔案的基礎(chǔ)設(shè)施與資源信息建設(shè)為核心，依托制度、人才、安全體系的工作。檔案的信息化建設(shè)是一個(gè)動(dòng)態(tài)的系統(tǒng)工程，其最終目的是加強(qiáng)檔案信息資源的管理與利用效率。

(二)我國(guó)檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀與影響因素

我國(guó)現(xiàn)階段的檔案信息化建設(shè)發(fā)展極不平衡，部分單位還存在著由于技術(shù)更迭、技術(shù)人員青黃不接所造成的崗位空白。即使已經(jīng)投入了檔案信息化管理系統(tǒng)，其實(shí)現(xiàn)的功能也較為單一，通常只注重檔案的錄入、存儲(chǔ)、檢索，而忽視了檔案的管理功能。從檔案管理流程上看，缺乏系統(tǒng)的培訓(xùn)與規(guī)范要求，且沒有足夠的安全體系保障檔案信息的安全性。而隨著國(guó)家對(duì)檔案信息化建設(shè)的全面推進(jìn)，數(shù)字檔案館資源建設(shè)勢(shì)在必行。檔案管理人員需要在現(xiàn)有的信息資源基礎(chǔ)上，建立起有利于資源整合、信息共享、數(shù)據(jù)發(fā)掘的更完善的檔案信息管理系統(tǒng)；根據(jù)國(guó)家的相關(guān)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)一步完善電子檔案的保護(hù)、保存工作，處理好檔案信息的利用與安全保密的關(guān)系。

二、檔案信息化建設(shè)的對(duì)策

(一)加強(qiáng)檔案信息化的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)設(shè)施，包括了硬件設(shè)備與軟件網(wǎng)絡(luò)。所謂硬件設(shè)備，即是指服務(wù)器、掃描儀、計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)等在檔案信息化管理過(guò)程中常用的儀器設(shè)備。而軟件網(wǎng)絡(luò)則包含了檔案館內(nèi)部的局域網(wǎng)絡(luò)、檔案館連接外部的互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)以及在單位各部門之間進(jìn)行連接的網(wǎng)絡(luò)等。信息化檔案館建設(shè)中，硬件設(shè)施的配備是十分重要的。硬件設(shè)備是保證檔案館運(yùn)行的物質(zhì)基礎(chǔ)，這其中又以服務(wù)器與終端設(shè)備最重要。檔案館的服務(wù)器數(shù)量與規(guī)模，取決于檔案管理任務(wù)的復(fù)雜程度與數(shù)據(jù)規(guī)模，在保證夠用的情況下可以為后期功能拓展留有一定冗余；終端設(shè)備是指檔案信息的輸入輸出設(shè)備，作為交互設(shè)備，其保證了檔案信息在交互過(guò)程中的效率。硬件設(shè)備投入在整個(gè)檔案信息化建設(shè)投資中一般要占到一半以上。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境則是檔案信息管理工作得以正常運(yùn)行的基礎(chǔ)。連接檔案館內(nèi)部和單位各部門之間的局域網(wǎng)絡(luò)，可以保證檔案資源錄入、管理、利用等日常業(yè)務(wù)。而對(duì)外的互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)可以更方便地獲取所需要的數(shù)字信息，幫助進(jìn)行系統(tǒng)更新與資源整合。

(二)加強(qiáng)檔案信息化的資源建設(shè)

檔案信息管理，歸根結(jié)底是對(duì)其中的信息資源的管理。檔案信息資源來(lái)源于各單位所移交的電子數(shù)據(jù)。隨著檔案信息形式要求的不斷提高，檔案信息既包括了傳統(tǒng)的文本、圖片等平面數(shù)據(jù)，也出現(xiàn)了音頻、視頻甚至生物信息等復(fù)合的信息資源。因此檔案信息化的資源建設(shè)包含兩個(gè)內(nèi)容，不僅要對(duì)傳統(tǒng)的平面數(shù)據(jù)進(jìn)行數(shù)字化，而且要開發(fā)新的方式來(lái)存儲(chǔ)和管理更多形式的數(shù)據(jù)。

(三)規(guī)范檔案信息化的流程體系

檔案信息化的系統(tǒng)規(guī)范，最重要的是保證檔案建立與管理流程的標(biāo)準(zhǔn)化。已有的標(biāo)準(zhǔn)化內(nèi)容，包含了基礎(chǔ)設(shè)施的標(biāo)準(zhǔn)化、信息資源的標(biāo)準(zhǔn)化、網(wǎng)絡(luò)通信方式的標(biāo)準(zhǔn)化、信息安全管理的標(biāo)準(zhǔn)化以及業(yè)務(wù)管理的標(biāo)準(zhǔn)化等。檔案規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，有利于不同地區(qū)之間檔案信息的統(tǒng)一管理，便于國(guó)家方針政策的實(shí)施。檔案的信息化規(guī)范體系應(yīng)當(dāng)涵蓋管理、業(yè)務(wù)、技術(shù)三個(gè)層面，其中要適當(dāng)參考先進(jìn)的國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)以及行業(yè)規(guī)范。

(四)加強(qiáng)檔案信息化的人才體系建設(shè)

檔案的信息化建設(shè)，相關(guān)的技術(shù)人才是一項(xiàng)重要資源。鑒于信息化檔案管理對(duì)計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)有一定要求，因此，相關(guān)單位可以采用多種手段進(jìn)行人才體系建設(shè)。一方面可以與相關(guān)的高校、企業(yè)和研究所進(jìn)行人才建設(shè)合作，委托培養(yǎng)或引進(jìn)信息管理相關(guān)的人才；同時(shí)要對(duì)已有的人員定期組織技術(shù)培訓(xùn)，學(xué)習(xí)檔案管理信息技術(shù)相關(guān)知識(shí)。

(五)加強(qiáng)檔案信息化的安全體系建設(shè)

檔案信息化建設(shè)的組織單位需要建立完善的安全規(guī)章制度，確保檔案信息的安全，防止泄密事件發(fā)生。在信息檔案儲(chǔ)存場(chǎng)所中，如機(jī)房、服務(wù)器庫(kù)房，需要單獨(dú)設(shè)置在符合保密要求的區(qū)域內(nèi)，并配備必要的視頻監(jiān)控設(shè)備，做好防火、防盜措施，保證供電穩(wěn)定。在進(jìn)行檔案信息的錄入與使用過(guò)程中，需要進(jìn)行全程錄像監(jiān)控，影像信息需保存三年以上。檔案信息保密場(chǎng)所嚴(yán)禁攜帶具有拍照、攝像設(shè)備和微型存儲(chǔ)設(shè)備入內(nèi)。各級(jí)檔案保密管理部門應(yīng)當(dāng)在職責(zé)范圍內(nèi)進(jìn)行監(jiān)督檢查，對(duì)于違反規(guī)范的，要及時(shí)查處并予以上報(bào)。

三、結(jié)語(yǔ)

總而言之，檔案信息化建設(shè)就是傳統(tǒng)檔案信息數(shù)字化的過(guò)程。因此如何對(duì)檔案資源進(jìn)行數(shù)字化處理，既能夠提高檔案管理的效率，又能夠保證檔案信息的完整性、準(zhǔn)確性，是相關(guān)研究工作的重點(diǎn)內(nèi)容。本文僅針對(duì)檔案信息化建設(shè)的主要影響因素，提出了加強(qiáng)建設(shè)的一些對(duì)策，對(duì)相關(guān)工作的深入具有一定的參考意義。

參考文獻(xiàn)：

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