機(jī)關(guān)公文處理與檔案管理問題探索

陳 紅

（荊州市荊江分洪工程南北閘管理處北閘管理所，湖北 荊州 434302）

1 機(jī)關(guān)公文檔案管理的重要性

機(jī)關(guān)公文標(biāo)準(zhǔn)的制定具有嚴(yán)肅性和法定效力，有相當(dāng)一部分公文完成其現(xiàn)行效用后，還將轉(zhuǎn)化為文書檔案長期甚至永久保管，公文的質(zhì)量直接影響日后歸檔文書檔案的質(zhì)量，必須在其生成時保證物質(zhì)形態(tài)符合檔案保管的要求。

2 檔案管理的作用

2.1 助力單位工作科學(xué)開展

公文檔案等有關(guān)材料，以文件形式，真實且客觀地記錄著單位內(nèi)部各項工作，反映了自身發(fā)展的整個過程，是所獲成果與累積經(jīng)驗的綜合。將公文檔案管理規(guī)范化，能有效地深入發(fā)掘，高效地開發(fā)，合理地利用公文檔案資源，進(jìn)而科學(xué)地指導(dǎo)單位內(nèi)部管理工作的開展，切實地提升單位內(nèi)部管理的水平與成效。

2.2 助推單位持續(xù)穩(wěn)健發(fā)展

公文檔案管理，綜合著所獲成果與累積經(jīng)驗，在單位各項戰(zhàn)略決策發(fā)展層面上，可為其提供科學(xué)、有效、可參考的依據(jù)。提升檔案管理水平，革新管理模式、方法，做好公文檔案的管理、開發(fā)與利用工作，能充分發(fā)揮檔案資源的真正效用，助推單位持續(xù)、穩(wěn)健發(fā)展，提升硬核實力。

3 機(jī)關(guān)公文處理與檔案管理之間存在的問題

3.1 公文處理與檔案管理的銜接意識不強(qiáng)

檔案管理現(xiàn)代化的重要一環(huán)，既要做好硬件設(shè)施的建設(shè)，同時做好軟件工作的規(guī)范，如何實現(xiàn)檔案工作規(guī)范管理，首先，必須從檔案的源頭環(huán)節(jié)把關(guān)。目前有單位，檔案管理意識不強(qiáng)、存在文件不能及時收集、甚至丟失、沒有專門的檔案管理部門，或檔案保管條件差或無專職檔案人員的問題，各職能部門自行保管等現(xiàn)象，直接導(dǎo)致公文處理與檔案管理脫節(jié)。如：公文的收集、公文管理部門在公文進(jìn)行傳閱后，沒有及時收集并存放，文件傳到某個部門或某位領(lǐng)導(dǎo)手里后不問不理，不了了之，導(dǎo)致文件丟失。其次，沒有按相關(guān)規(guī)定以年度為單位上交檔案管理部門，檔案管理部門也沒有進(jìn)行文件丟失情況進(jìn)行追溯。

3.2 公文處理與檔案管理的制度不完善

有地方或單位在當(dāng)前經(jīng)費緊縮、且歷史檔案積壓較多、未及時進(jìn)行整理歸檔、檔案整理、管理任務(wù)重、難度大，公文處理與檔案管理仍存在發(fā)展不平衡問題，公文處理與檔案管理各行其是，兩者之間沒有形成統(tǒng)一的完整的管理辦法，存在責(zé)任不清、標(biāo)準(zhǔn)不明、要求不具體、在收集與歸檔過程中沒有形成相關(guān)制度加以管理，導(dǎo)致檔案管理不規(guī)范、不達(dá)標(biāo)現(xiàn)象。

3.3 公文處理和檔案管理缺乏規(guī)范性

當(dāng)前部分單位公文用紙不符合要求，裝訂不規(guī)范；公文文種多達(dá)十幾種，許多單位在使用時經(jīng)常錯用文種，給公文受理機(jī)關(guān)帶來不便，影響公文效率，同時也給檔案管理帶來不便；公文打印、排版都有格式要求，不規(guī)范會影響檔案的整理，使得公文無法立卷歸檔；公文附件不規(guī)范等問題。

3.4 工作人員工作素質(zhì)有待提升

首先，一些工作人員沒有經(jīng)過專業(yè)知識和技能的培訓(xùn)，對工作流程不熟悉，沒有主動學(xué)習(xí)的意識，對新的知識技能沒有掌握，導(dǎo)致工作能力不高，影響了公文處理和檔案管理工作。其次，工作人員的責(zé)任意識不強(qiáng)，造成了收集不全、歸類不細(xì)，記錄不明等現(xiàn)象。

4 做好公文處理與檔案管理對接的有效措施

4.1 完善公文處理和檔案管理信息化建設(shè)

1）加強(qiáng)“文檔一體化”建設(shè)，增強(qiáng)公文處理與檔案管理的對接意識。文檔管理一體化就是把文件工作和檔案工作整合為一個工作體系，進(jìn)行統(tǒng)一管理。隨著新時期信息工作和檔案工作的開展，檔案學(xué)術(shù)界提出了新的檔案管理文檔管理一體化。文檔一體化是從文書管理和檔案管理的全局出發(fā)，實現(xiàn)從文件生成、辦理到檔案歸檔管理的全過程管理，保證文件內(nèi)容的完整性、元數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的一致性，從文書到檔案的數(shù)據(jù)暢通、完整性。包括文檔實體生成一體化、文檔管理一體化、文檔信息利用一體化、文檔規(guī)范一體化。這一問題首次提出是在1985年6月教育部和國家檔案局召開的檔案專業(yè)教育改革座談會上，是一種較為科學(xué)的管理理論，它的出現(xiàn)為檔案管理學(xué)理論注入了新的內(nèi)容。首先，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，提高意識。加快文檔管理一體化建設(shè)，要提高領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識，使檔案信息化有個正確的引路人。作為檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，必須要不斷加強(qiáng)業(yè)務(wù)知識的學(xué)習(xí)和提高。努力把檔案信息化建設(shè)作為業(yè)務(wù)建設(shè)的一個首要工作，不斷完善和加強(qiáng)檔案信息平臺，提高管理水平、工作效率和服務(wù)質(zhì)量。其次，積極支持投入，提升軟、硬件配置。要舍得投入財力，配置軟、硬件要從長遠(yuǎn)的發(fā)展考慮，適當(dāng)提高配置能級，以適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代發(fā)展的步伐。同時，作為檔案部門，也要積極爭取多方支持，創(chuàng)造條件實現(xiàn)文檔自動化管理，加快文檔管理一體化建設(shè)的發(fā)展。第三，提高全員“文檔一體化”意識?！拔臋n一體化”意識不僅僅需要領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員進(jìn)行強(qiáng)化，同樣也需要各個部門充分尊重“文檔一體化”的意識并主動配合檔案管理人員進(jìn)行管理工作。首先，與文書檔案管理工作具有密切聯(lián)系的各個部門都應(yīng)該開展意識強(qiáng)化活動，將“文檔一體化”意識深入人心，從而使得文書檔案管理工作進(jìn)行更為順利。其次，對于“文檔一體化”意識的落實也應(yīng)該加強(qiáng)監(jiān)督，當(dāng)檔案管理過程中出現(xiàn)任何阻礙因素時，可以通過意見反應(yīng)通道直接上報，從而使得文書檔案管理過程更為通暢。

2）完善傳統(tǒng)管理向信息化管理有效機(jī)制。檔案信息化是一個系統(tǒng)工程，必須統(tǒng)籌規(guī)劃，分步實施，要結(jié)合單位檔案工作實際，認(rèn)真總結(jié)檔案工作新經(jīng)驗，準(zhǔn)確把握檔案工作特點規(guī)律，以創(chuàng)新思維推動檔案管理工作新發(fā)展。

機(jī)關(guān)事業(yè)單位若想提高檔案管理信息化建設(shè)的有效性，使其能夠在檔案管理工作中發(fā)揮出積極作用，則要建立相應(yīng)的信息化管理體系，發(fā)揮其自身的指導(dǎo)作用，保障檔案信息管理的安全性與規(guī)范性。第一，要根據(jù)信息化的檔案管理流程，制定出相對應(yīng)的信息化管理制度，促使檔案管理體系的完善，使其能夠與整個檔案信息化管理模式相符合，有效指導(dǎo)信息化檔案管理工作，發(fā)揮出信息化檔案管理模式的實效性。第二，要充分利用信息化手段，加快檔案資料信息化進(jìn)程，把紙質(zhì)保存與電子版存儲有機(jī)結(jié)合起來，充分發(fā)揮信息化檔案的作用。在進(jìn)行數(shù)字化檔案信息管理的同時，也要做好紙質(zhì)檔案的保存工作。在保存紙板檔案時，可以對檔案目錄進(jìn)行數(shù)字化編輯，利于查詢。對于一些特別珍貴的紙質(zhì)檔案，可以將其掃描下來進(jìn)行存檔，從而延長這些檔案的保存時間。對一些受溫度、濕度等環(huán)境影響較大的紙質(zhì)檔案，可以利用先進(jìn)的技術(shù)人為改變紙質(zhì)檔案存放的環(huán)境，從而延長他們的保存期限。因此，只有充分地發(fā)揮科學(xué)技術(shù)的作用，才能促進(jìn)檔案管理工作的不斷向前發(fā)展。第三，要全面梳理存量檔案，運用新技術(shù)，把立卷歸檔、精準(zhǔn)查找、快速存取、安全調(diào)閱等方面的工作，研究透、建起來、運用好，提升檔案管理工作科學(xué)化水平。圍繞檔案管理“規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化”要求，進(jìn)一步創(chuàng)新機(jī)制，加快信息化檔案建設(shè)步伐，努力為公文處理與改革發(fā)展發(fā)揮高質(zhì)量的檔案服務(wù)保障作用。

4.2 完善公文處理與檔案管理的對接制度

首先，要提高領(lǐng)導(dǎo)重視意識，只有解決了主抓領(lǐng)導(dǎo)意識觀念上的重視度不足的問題，才能夠使檔案的接收與管理工作不會出現(xiàn)亂作為、缺位的現(xiàn)象。其次，應(yīng)當(dāng)建立健全相應(yīng)的公文處理和檔案管理相關(guān)工作制度，安排專人負(fù)責(zé)抓好公文處理及檔案管理工作，切實推進(jìn)檔案管理工作的規(guī)范化、制度化進(jìn)程。第三，嚴(yán)格各項制度的落實，充分發(fā)揮制度能管人、管事的管理效應(yīng)。第四，充分發(fā)揮公文管理和檔案管理人員的主觀能動性，制定獎懲制度，實行獎罰分明，制定交接手制度，確保公文能有效轉(zhuǎn)讓化為檔案材料。

4.3 提高工作人員的素質(zhì)和工作能力

檔案管理工作中，第一，工作人員的素質(zhì)起著非常重要的作用，只有提高工作人員的文化素質(zhì)，才能促進(jìn)檔案管理進(jìn)一步提高科學(xué)化水平，這就需要檔案工作人員不斷學(xué)習(xí)新知識，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理思想理念，樹立新時代思想理念，明確新時代檔案管理中需要解決的問題，從而制定有針對性的措施，提高檔案管理質(zhì)量。第二，檔案管理工作人員的工作能力也是影響檔案管理工作質(zhì)量和效率的重要因素之一，因此，加強(qiáng)工作人員的培訓(xùn)也是一項重要的工作。要定期組織培訓(xùn)學(xué)習(xí)，組織檔案管理人員參與相關(guān)專業(yè)機(jī)構(gòu)的年度學(xué)習(xí)和短期培訓(xùn)班，尤其是信息化檔案管理的相關(guān)培訓(xùn)學(xué)習(xí)，例如計算機(jī)以及信息化檔案管理系統(tǒng)的使用與維護(hù)，及時掌握新的管理知識。第三，隨著時代的發(fā)展，檔案管理數(shù)據(jù)庫的建立非常有必要，這對提高檔案管理工作效率有著非常大的幫助。具體實施過程中，可以由檔案局或是檔案館派人在預(yù)定的地點采取全員培訓(xùn)的方式，專門講解檔案收集、歸檔與管理等要求，且在做好保密工作的前提下，借用微信群或是QQ群等基于互聯(lián)網(wǎng)的實時溝通工具進(jìn)行群內(nèi)業(yè)務(wù)培訓(xùn)和答疑。第四，檔案管理工作人員要時刻關(guān)注市場發(fā)展情況和社會發(fā)展情況等，提高檔案管理安全意識，避免造成檔案信息的丟失與損毀，使檔案信息發(fā)揮出最大的利用價值。第五，要明確每位工作人員的崗位職責(zé)，做好分工和協(xié)作，使他們能各司其職，做好自己的本職工作，從而使檔案管理各項工作業(yè)務(wù)都能順利進(jìn)行。

5 結(jié)束語

總而言之，機(jī)關(guān)檔案管理的規(guī)范化是機(jī)關(guān)實現(xiàn)檔案工作高效化的基礎(chǔ)、前提，檔案工作者務(wù)必要正確認(rèn)識檔案管理情況，提高檔案意識，完善管理制度，實施嚴(yán)格的規(guī)范化管理，促使檔案管理工作越來越規(guī)范，不斷深化檔案管理改革，最大限度發(fā)揮檔案的價值，為高效履職提供可靠支撐。