淺議實(shí)現(xiàn)電子文書檔案收集工作的前移

陳德凝

【摘 要】計(jì)算機(jī)技術(shù)與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展讓各個(gè)行業(yè)均發(fā)生了重大革新，在文書檔案收集工作中，電子文書檔案收集工作的前移已經(jīng)是必然趨勢(shì)。本文首先對(duì)電子文書檔案收集工作前移的作用作出闡述，然后對(duì)電子文書檔案數(shù)字化管理現(xiàn)狀進(jìn)行分析，最后結(jié)合實(shí)際情況，提出幾點(diǎn)實(shí)現(xiàn)電子文書檔案收集工作前移的策略。

【關(guān)鍵詞】電子文書檔案；數(shù)字化檔案；管理軟件

前言

文書檔案主要指的是社會(huì)團(tuán)體、國(guó)家各級(jí)機(jī)關(guān)和其他相關(guān)組織在職能活動(dòng)中形成的文書資料信息，如指示、命令、請(qǐng)示、批復(fù)、報(bào)告等，這些資料十分珍貴，需要對(duì)其進(jìn)行妥善保管?，F(xiàn)階段，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不能夠?qū)Ξ?dāng)前檔案管理要求予以適應(yīng)，利用數(shù)字化管理方式，可以讓檔案管理水平得到提升。

一、電子文書檔案收集工作前移的作用

現(xiàn)階段，計(jì)算機(jī)技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)已經(jīng)涉足日常工作生活中的各個(gè)領(lǐng)域，文書檔案管理工作也開始逐漸應(yīng)用這些先進(jìn)技術(shù)。無(wú)論是圖像還是文字文書，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)都可以得到良好的展現(xiàn)。在未來(lái)發(fā)展中，文書資料存檔的主要方式就是電子文檔。在此趨勢(shì)的大潮中，我們需要對(duì)思維方式進(jìn)行改變，需要提升自身的技術(shù)應(yīng)用能力和操作水平，進(jìn)而促進(jìn)文書檔案資料收集工作前移至資料提供方，利用一定收集手段，文書檔案資料提供方可以將基礎(chǔ)文書檔案資料提供給檔案管理部門，這可以讓檔案管理部門對(duì)于某項(xiàng)工作不夠熟悉的問題得到解決，可以讓誤解而導(dǎo)致的檔案資料缺憾問題得到有效避免，同時(shí)，可以讓工作效率得到提升。讓電子文書檔案取得及時(shí)、準(zhǔn)確且具有高效性的利好效應(yīng)。

二、電子文書檔案數(shù)字化管理現(xiàn)狀

現(xiàn)階段，一些單位檔案已經(jīng)全部實(shí)現(xiàn)數(shù)字化保存，各種材料集中收集，再交專人進(jìn)行存檔，和傳統(tǒng)的文書檔案管理工作相比，這種方法可以減少紙張的使用，可以避免因紙質(zhì)材料的損壞而對(duì)檔案資料信息完整性帶來(lái)的問題，同時(shí)，計(jì)算機(jī)技術(shù)也可以減少紙質(zhì)檔案所需的大量空間，在進(jìn)行查閱時(shí)也會(huì)更為方便，能夠提升查閱效率。但是，在平常收集材料中還沒有無(wú)紙化辦公，檔案數(shù)字化處理設(shè)備的配備還需要進(jìn)一步完善，僅擁有計(jì)算機(jī)、掃描機(jī)等基本處理設(shè)備是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，更為專業(yè)的數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器、存儲(chǔ)設(shè)備以及相應(yīng)的安全設(shè)備都需要進(jìn)行引進(jìn)或革新，除此之外，檔案文書數(shù)字化管理人員的管理水平依然存在一定問題，管理人員對(duì)于數(shù)字化管理理念的理解程度依然不夠深入，這樣也就使得數(shù)字化檔案管理工作會(huì)受到影響，在數(shù)字化檔案管理軟件予以引進(jìn)之后，檔案管理人員如果不能熟練操作此軟件，就有可能讓此軟件作用的發(fā)揮大打折扣。

三、實(shí)現(xiàn)電子文書檔案收集工作前移的策略

（一）提高文書檔案管理認(rèn)識(shí)

文書檔案可以帶我們回顧歷史，以史為鑒，可以為未來(lái)的發(fā)展起到指導(dǎo)作用，因此，我們需要對(duì)此使命予以積極承擔(dān)，不論是社會(huì)團(tuán)體還是國(guó)家機(jī)關(guān)，相關(guān)組織人員都需要擺脫本位主義束縛，利用自身的實(shí)際行動(dòng)來(lái)讓文書檔案管理工作建設(shè)得到進(jìn)一步支持。進(jìn)而促進(jìn)電子文書檔案收集工作的前移。除此之外，還需要在互相支撐中努力形成工作合力，相關(guān)職能部門與其他部門之間需要構(gòu)建起協(xié)作關(guān)系，文書檔案資料收集崗位的工作人員應(yīng)該具有文字水平高、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、電子技術(shù)能力過硬、政治覺悟高的特點(diǎn)，對(duì)此，相關(guān)方可以將滿足這些要求的人員進(jìn)行合理安排，檔案管理部門需要針對(duì)性的指導(dǎo)與培訓(xùn)崗位人員，在多方的共同努力下，可以讓文書檔案管理工作隊(duì)伍整體素質(zhì)得到進(jìn)一步提升。

（二）強(qiáng)化專業(yè)人才建設(shè)

為實(shí)現(xiàn)電子文書檔案收集工作前移，需要做好兩方面工作：（1）檔案管理職能部門需要構(gòu)建起科學(xué)有效的培訓(xùn)機(jī)制，相關(guān)部門工作人員需要得到技術(shù)培訓(xùn)，這種培訓(xùn)應(yīng)該是全流程、全要素的，進(jìn)而讓工作人員在檔案管理知識(shí)、文書材料撰寫、技術(shù)應(yīng)用能力以及保密意識(shí)等方面得到進(jìn)一步強(qiáng)化，現(xiàn)階段，某些單位檔案已經(jīng)全部數(shù)字化保存，計(jì)算機(jī)技術(shù)已經(jīng)得到充分使用，因此，相關(guān)工作人員都應(yīng)具有提高自己能力的自覺意識(shí)，熟知在計(jì)算機(jī)技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)使用下的新的數(shù)字化保存技術(shù)，在組織學(xué)習(xí)中，可以聘請(qǐng)相應(yīng)領(lǐng)域的專業(yè)人員進(jìn)行指導(dǎo)；（2）崗位人員需要得到合理安排，在新技術(shù)的使用中，很多工作人員的操作能力基礎(chǔ)水平以及基礎(chǔ)知識(shí)水平存在差異，管理部門在安排工作人員時(shí)，需要針對(duì)工作人員能力的不同、發(fā)展方向的不同進(jìn)行合理調(diào)整，確保人員能力可以得到充分發(fā)揮。

（三）明確歸檔標(biāo)準(zhǔn)

為讓電子文書檔案基本資料形式前移至提供方，檔案管理職能部門需要保證所制定的標(biāo)準(zhǔn)具有詳細(xì)化特點(diǎn)，以此來(lái)為相關(guān)操作人員實(shí)際工作的開展起到指導(dǎo)意義。在管理部門拿到相關(guān)資料之后，不會(huì)因?yàn)槭占藛T不明要領(lǐng)而使得二次反工現(xiàn)象發(fā)生，現(xiàn)階段，在平常工作中還沒有實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公，很多操作都需要人員進(jìn)行實(shí)際操作，如分類文書資料、統(tǒng)計(jì)文書資料等，同時(shí)，為方便后期檔案保存工作，我們還需要清楚提供移動(dòng)硬盤的規(guī)格等多種問題，歸檔標(biāo)準(zhǔn)的明確化可以讓工作人員按圖索驥，可以讓歸檔工作的工作效率得到提升。諸如文件材料歸檔制度、查閱利用制度、檔案保管制度需要得到進(jìn)一步完善，以部門為單位，可以對(duì)檔案進(jìn)行分類，結(jié)合過去的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，可以對(duì)未來(lái)制度的完善起到借鑒意義，讓改善方向更為明確。

（四）加大數(shù)字化檔案管理投入

現(xiàn)階段，大多數(shù)單位在引進(jìn)多樣化的數(shù)字化檔案管理設(shè)備和相應(yīng)的軟件之后，已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了全部檔案的數(shù)字化保存，但辦公系統(tǒng)與無(wú)紙化辦公技術(shù)依然相對(duì)缺乏，對(duì)此，為實(shí)現(xiàn)電子文書檔案收集工作的徹底前移，需要繼續(xù)加大數(shù)字化檔案管理的投入，讓數(shù)字化檔案管理設(shè)備更為健全，同時(shí)，單位應(yīng)該構(gòu)建起有效的監(jiān)督機(jī)制，確保資金投入可以全方位落實(shí)到檔案數(shù)字化管理設(shè)備和辦公系統(tǒng)上，在對(duì)設(shè)備進(jìn)行選擇時(shí)，需要緊密結(jié)合實(shí)際需求以及經(jīng)濟(jì)合理標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)設(shè)備進(jìn)行擇優(yōu)選擇，以此來(lái)讓檔案管理數(shù)字化水平得到全面提升。

（五）增強(qiáng)安全防范力度

增強(qiáng)安全防范力度既是實(shí)現(xiàn)電子文書檔案收集工作前移的保障，也是在前移格局形成之后，確保收集工作效率的重要策略。檔案職能部門決不能產(chǎn)生依賴思想，需要和交送人員進(jìn)行面對(duì)面復(fù)核，如果出現(xiàn)問題，那么需要對(duì)其進(jìn)行及時(shí)解決，確保問題不會(huì)殘留，否則就會(huì)讓檔案管理工作嚴(yán)肅性受到影響。簽字確認(rèn)需要依照嚴(yán)格的工作流程，需要確保雙方均經(jīng)過確認(rèn)，且沒有任何問題，并做好備案留查工作。除此之外，需要備份當(dāng)前已經(jīng)具有的文書檔案資料，避免資料丟失或資料篡改等現(xiàn)象出現(xiàn)。在“互聯(lián)網(wǎng)+”的時(shí)代中，我們既需要將網(wǎng)聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和檔案管理工作予以進(jìn)一步融合，還需要做好互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)所帶來(lái)風(fēng)險(xiǎn)問題的防范工作，如在文書檔案形成的初期，我們就需要構(gòu)建起具有科學(xué)性的授權(quán)限制，可以將“只讀性”權(quán)利授予查閱者，同時(shí)，還需要做好防火墻設(shè)置工作，引入相應(yīng)的安全防范軟件，確保文書檔案資料不會(huì)被刪除、篡改。

四、結(jié)論

綜上所述，針對(duì)電子文書檔案數(shù)字化管理現(xiàn)狀，通過提高文書檔案管理認(rèn)識(shí)、強(qiáng)化專業(yè)人才建設(shè)、明確歸檔標(biāo)準(zhǔn)、加大數(shù)字化檔案管理投入和增強(qiáng)安全防范力度的方法可以實(shí)現(xiàn)實(shí)現(xiàn)電子文書檔案收集工作的前移，進(jìn)而讓檔案資料缺憾等問題得到有效解決，讓電子文書檔案資料作用得到充分發(fā)揮。

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