淺析工程檔案在重大工程項(xiàng)目安全管理中的作用

王晨瑜

【摘 要】隨著我國社會(huì)的不斷發(fā)展，國民經(jīng)濟(jì)生產(chǎn)總值不斷提高，工程項(xiàng)目的建設(shè)速度不斷加快，工程檔案在重大工程項(xiàng)目安全管理中的地位也越來越高。鑒于此，論文對(duì)工程檔案在重大工程項(xiàng)目安全管理中存在的問題進(jìn)行分析，通過分析工程檔案在重大工程項(xiàng)目安全管理中存在的問題，提出了解決問題的具體措施。此次研究的主要目的是為了更好地管理工程檔案，提高工程檔案在重大工程項(xiàng)目中的安全管理水平。

【Abstract】With the continuous development of our society， the gross national product and the construction speed of engineering projects are accelerating. Engineering archives play an increasingly important role in the safety management of major projects. In view of this， the paper analyzes the problems existing in the safety management of major projects in engineering archives， analyzes the existing problems in the safety management of major projects， and puts forward specific measures to solve the problems. The main purpose of this study is to improve the management of engineering files and improve the safety management level of engineering files in major projects.

【關(guān)鍵詞】工程檔案；工程項(xiàng)目；安全管理

【Keywords】 engineering files； engineering projects； safety management

【中圖分類號(hào)】C29 【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A 【文章編號(hào)】1673-1069（2018）01-0147-02

1 引言

隨著我國經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，現(xiàn)代化建設(shè)不斷完善，許多地區(qū)都在進(jìn)行各項(xiàng)工程項(xiàng)目建設(shè)，一些綜合性較強(qiáng)、對(duì)一個(gè)地區(qū)經(jīng)濟(jì)發(fā)展有重大影響的工程項(xiàng)目也紛紛實(shí)施。安全是工程項(xiàng)目建設(shè)中的首要理念，工程檔案記錄工程項(xiàng)目立項(xiàng)以來的審批、勘測、施工等全過程，既是重大工程項(xiàng)目的及時(shí)反映，又是影響重大工程項(xiàng)目的重要部分，對(duì)重大工程項(xiàng)目安全管理起著至關(guān)重要的作用。

2 工程檔案的簡介及其特點(diǎn)

工程檔案管理主要包括紙質(zhì)檔案的工程管理和電子檔案工程管理，紙質(zhì)檔案工程管理中由于工程企業(yè)的部分工作人員的檔案管理意識(shí)薄弱，歸檔工作存在不足，企業(yè)相關(guān)工作人員對(duì)工程檔案的監(jiān)管力度較小，防范措施不完善等多種因素造成工程檔案內(nèi)容的缺失，電子工程檔案是通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳輸，但是由于網(wǎng)絡(luò)的共享性，使電子檔案的安全存在隱患。工程檔案的特點(diǎn)主要包括五方面：完整與系統(tǒng)性、廣泛與流通性、專業(yè)與復(fù)雜性、龐大與細(xì)致性、滯后與完善性。

3工程檔案在重大工程項(xiàng)目安全管理中存在的問題

3.1 紙質(zhì)工程檔案在重大項(xiàng)目安全管理中存在的問題

3.1.1 檔案管理人員的安全意識(shí)不高

從我國現(xiàn)代化工程紙質(zhì)檔案的管理現(xiàn)狀來看，在工程紙質(zhì)檔案重大項(xiàng)目的檔案管理中還存在著很多的問題，安全管理意識(shí)不高，就是當(dāng)前紙質(zhì)工程檔案管理中存在的一個(gè)重要性問題，由于相關(guān)的檔案管理人員沒有明確檔案管理的重要性，因此在檔案的管理中存在著檔案安全管理意識(shí)不高現(xiàn)象。

3.1.2 檔案管理的機(jī)制建設(shè)不夠完善

檔案管理機(jī)制是檔案管理中比較重要的一項(xiàng)管理要素，但是在我國現(xiàn)有的工程檔案管理機(jī)制建設(shè)中，由于缺少專門的檔案管理機(jī)制，導(dǎo)致檔案在管理過程中存在著較為散漫的管理現(xiàn)象，同時(shí)在檔案的管理中，由于檔案機(jī)制的建設(shè)不夠完善，因此會(huì)出現(xiàn)檔案管理秩序混亂現(xiàn)象[1]。

3.1.3 員工檔案歸檔能力欠缺

檔案管理人員的歸檔管理能力是直接影響檔案管理的因素，在我國現(xiàn)有的工程檔案歸檔管理中，由于檔案管理人員的歸檔管理能力較差，因此在這種背景下就會(huì)出現(xiàn)檔案管理的能力欠缺現(xiàn)象，同時(shí)也會(huì)出現(xiàn)檔案管理的流程混亂現(xiàn)象，在這種情況下，出現(xiàn)檔案管理的借閱逾期現(xiàn)象是較為常見的。因此在這種背景下，必須要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的管理能力提升，這樣才能確保檔案管理的安全。

3.2 電子工程檔案在重大項(xiàng)目安全管理中存在的問題

3.2.1 電子工程檔案傳輸過程中的信息安全問題

電子工程檔案的傳輸形式是一種運(yùn)用磁盤、光盤、硬盤等形式進(jìn)行傳輸，另一種是利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行傳輸，與紙質(zhì)工程檔案相比，電子工程檔案可以超越時(shí)間、空間的限制，傳輸速度也快于紙質(zhì)工程檔案，但電子工程檔案在網(wǎng)絡(luò)中進(jìn)行傳輸時(shí)，檔案信息容易被盜，不利于工程檔案的保密性建設(shè)。

3.2.2 電子工程檔案歸檔過程中的信息安全問題

電子工程檔案在歸檔過程中，工程檔案經(jīng)過修改加工之后，存在檔案管理工作人員的歸檔文件字體與設(shè)計(jì)人員檔案的字體不同的現(xiàn)象[2]。

3.2.3 電子工程檔案保管過程中的信息安全問題

部分工程企業(yè)由于工程檔案管理經(jīng)費(fèi)有限，將保存電子工程檔案信息的磁盤、光盤存放在一般的檔案柜中，但電子工程檔案容易受到磁性載體的影響，導(dǎo)致存儲(chǔ)信息失效，不利于電子工程檔案的安全性建設(shè)。endprint

4 解決工程檔案在重大工程項(xiàng)目安全管理中存在問題的具體措施

4.1 提高工程檔案安全意識(shí)，加強(qiáng)工程檔案安全教育

在工程檔案管理過程中，企業(yè)應(yīng)該對(duì)員工進(jìn)行工程檔案安全教育，不僅要加強(qiáng)工程檔案工作人員的安全意識(shí)，還要加強(qiáng)一般工作人員對(duì)工程檔案的安全意識(shí)。工程檔案管理工作不僅僅關(guān)系到重大工程項(xiàng)目的安全工作，甚至關(guān)系到黨和國家的利益[3]。工程檔案管理工作人員要加強(qiáng)自身的檔案安全意識(shí)，在日常工作中認(rèn)識(shí)到工程檔案在重大工程項(xiàng)目安全管理中的重要性，保證工程檔案的完整性，確保重大工程項(xiàng)目的順利實(shí)施。

4.2 重視紙質(zhì)工程檔案歸檔工作，健全工程檔案安全機(jī)制

在工程檔案工作管理過程中，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該重視工程檔案管理工作，在重大項(xiàng)目發(fā)展規(guī)劃中，建健全工程檔案安全機(jī)制，明確檔案管理部門的職責(zé)，并將檔案管理部們與問責(zé)制聯(lián)系在一起，形成嚴(yán)明的獎(jiǎng)懲制度，一定程度上保證了工程檔案的安全性，形成安全管理制度，保證工程檔案工作人員按制度工作，形成檔案管理安全機(jī)制，保證重大項(xiàng)目工程檔案的安全性，確保重大工程各項(xiàng)工作順利進(jìn)行。

4.3 強(qiáng)化工程檔案收集與整理，加快紙質(zhì)檔案的數(shù)字化管理

工程檔案管理工作主要是檔案收集工作，做好工程檔案收集工作，保證工程檔案在重大項(xiàng)目中的安全作用，檔案管理人員應(yīng)該嚴(yán)格檢查歸檔部門提供的檔案資料。檢查資料是否缺失，提高檔案管理工作的準(zhǔn)確性[4]。隨著時(shí)代的進(jìn)步，計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理部門應(yīng)該加強(qiáng)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化管理，將紙質(zhì)的檔案進(jìn)行掃描存檔，保證工程檔案的安全性，提高重大項(xiàng)目的安全系數(shù)。

4.4 規(guī)范工程檔案的利用機(jī)制，強(qiáng)化檔案安全管理工作

規(guī)范工程檔案的利用機(jī)制，應(yīng)該制定檔案管理整個(gè)過程的管理規(guī)定，包括檔案的借閱管理，檔案室的責(zé)任制，庫房的管理制度等。企業(yè)在檔案管理過程中應(yīng)該加強(qiáng)檔案管理的借閱制度，借閱的工作人員在一定時(shí)間內(nèi)必須返還工程檔案，保證工程檔案的完整性[5]。工程檔案工作人員離職或退休時(shí)，應(yīng)該將工程檔案管理工作進(jìn)行全面交接后方可離職或退休。加強(qiáng)檔案管理入庫出庫登記工作，對(duì)電子工程檔案設(shè)立專門的安全保管場所，保證電子工程檔案的安全性，有利于突出電子工程檔案在重大工程項(xiàng)目中安全管理的作用。

4.5 加強(qiáng)電子工程檔案的信息化，保證電子工程檔案的安全性

在電子工程檔案管理過程中，應(yīng)該加強(qiáng)電子工程檔案的信息化，保證電子工程檔案的安全。電子檔案的管理應(yīng)該依據(jù)相關(guān)的法律法規(guī)，工程檔案中的非公開檔案信息不得上外網(wǎng)，在管理過程中，采用身份認(rèn)證的方式，進(jìn)行人員管理的登記，利用防火墻，備份重要檔案的安全保護(hù)措施，保證電子工程檔案信息的安全，使工程檔案在重大工程項(xiàng)目安全管理中發(fā)揮重要作用。

5 結(jié)語

在此次研究中，主要分析了工程檔案在重大工程項(xiàng)目安全管理中存在的問題，提出了提高工程檔案安全意識(shí)、加強(qiáng)工程檔案安全教育，重視工程檔案歸檔工作、健全工程檔案安全機(jī)制，強(qiáng)化工程檔案收集與整理、加快紙質(zhì)檔案的數(shù)字化管理，規(guī)范工程檔案的利用機(jī)制、強(qiáng)化檔案安全管理工作等具體有效措施，這對(duì)工程檔案在重大工程項(xiàng)目的安全管理有重要的指引作用，望此次研究對(duì)工程安全管理提供指引，確保重大工程項(xiàng)目各項(xiàng)工作順利實(shí)施。

【參考文獻(xiàn)】

【1】張孫妍.RFID技術(shù)應(yīng)用在市政基礎(chǔ)設(shè)施工程檔案中的可行性分析[J].檔案管理理論與實(shí)踐-浙江省基層檔案工作者論文集，2015，26（00）：258-262.

【2】孟莉，孫麗.松江河梯級(jí)電站二期工程檔案管理的探索與實(shí)踐[J].中外企業(yè)家，2014，13（26）：254+261.

【3】宋守君.工程檔案信息化管理系統(tǒng)的功能與對(duì)策研究——以山東建筑大學(xué)為例[J].山東建筑大學(xué)學(xué)報(bào)，2014，29（04）：364-367+373.

【4】陳玉蘭.工程檔案管理對(duì)促進(jìn)建設(shè)工程質(zhì)量作用的研究[J].城建檔案，2014，25（06）：57-59.endprint