大數(shù)據(jù)背景下電子信息檔案管理創(chuàng)新研究

林勁

（江蘇省第二中醫(yī)院，江蘇 南京 210000）

一、大數(shù)據(jù)時代檔案信息化管理模式構(gòu)建

（一）檔案信息資源建設(shè)

大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用到檔案信息資源管理中要注重以紙質(zhì)文獻為主的資源利用主體建設(shè)，包括檔案記錄、檔案信息采集及特色檔案資源建設(shè)等。檔案資源建設(shè)面向不同的服務(wù)人群提供資源支持，在自身職能發(fā)揮過程中要發(fā)揮出特色檔案資源的優(yōu)勢，使特色檔案資源符合人們的使用需求?？紤]到檔案管理部門有限的人力物力，以檔案資源為核心的檔案管理模式構(gòu)建首先要滿足檔案信息查詢需求；其次要滿足檔案文獻查詢需要，對于不同部門的檔案信息查詢需求可協(xié)同其他信息服務(wù)機構(gòu)和政府部門為相應(yīng)的部門使用檔案資源提供保障，面向檔案信息使用者提供開放獲取服務(wù)，與社會其他領(lǐng)域的檔案信息化服務(wù)相區(qū)分，滿足不同需求的用戶的資源獲取需求。

（二）檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)

大數(shù)據(jù)檔案管理模式逐漸以信息使用者的開放獲取資源服務(wù)為核心在檔案資源利用領(lǐng)域興起，檔案管理部門作為檔案資源體系的重要支撐部分在面向不同部門提供相關(guān)檔案信息查詢服務(wù)的基礎(chǔ)上，著重于檔案資料存儲數(shù)據(jù)庫建設(shè)，以相關(guān)的存儲數(shù)據(jù)庫面向用戶提供優(yōu)質(zhì)的檔案資源服務(wù)，為了滿足不同使用需求檔案管理者需求在整合大部分開放性數(shù)據(jù)資源的基礎(chǔ)上建設(shè)數(shù)據(jù)檔案庫，針對不同方面的檔案資源提供長期保存服務(wù)，與社會科學網(wǎng)絡(luò)對接，既發(fā)揮檔案資源的時效性價值，也著力擴展相關(guān)的檔案資源服務(wù)，使檔案更能滿足用戶的個性化需求。

（三）對各類檔案資源采集、加工、存儲

對分散的檔案數(shù)據(jù)資源采集、加工是檔案管理的重要組成部分，針對大量資源的集成與應(yīng)用服務(wù)，大數(shù)據(jù)管理模式的構(gòu)建更應(yīng)側(cè)重對各個層面分散的檔案資源的采集、加工、存儲，尤其是針對大量開放的科學數(shù)據(jù)進行采集，并從海量的資源數(shù)據(jù)中提取出高價值的信息，通過進一步的聚類優(yōu)化，使其成為有價值可供用戶參考咨詢的檔案信息。這點可借鑒美國佛羅里達州政府的檔案管理經(jīng)驗，使用數(shù)據(jù)采集技術(shù)針對分散在各個網(wǎng)絡(luò)空間及領(lǐng)域的檔案資源進行采集，采用分布式數(shù)據(jù)庫技術(shù)進一步存儲，建設(shè)大量的科學數(shù)據(jù)集豐富館藏資源體系，為用戶提供大量專業(yè)的學科數(shù)據(jù)，構(gòu)建AMCC資源共享網(wǎng)絡(luò)，與檔案使用者分享檔案資源，使大數(shù)據(jù)分析技術(shù)與資源共享有效結(jié)合。

二、推進大數(shù)據(jù)檔案管理模式構(gòu)建方略

（一）完善檔案資源管理系統(tǒng)建設(shè)

基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)還未完善，網(wǎng)絡(luò)制度還不健全的環(huán)境下，使用大數(shù)據(jù)技術(shù)構(gòu)建檔案管理模式還存在一定困難，而且檔案資源管理系統(tǒng)建設(shè)也絕非一日之功，需要決策者慎重對待。隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)快速發(fā)展，檔案信息管理系統(tǒng)也面臨越來越多的安全風險，要求檔案管理部門要從根本上重視新技術(shù)、新標準的使用，注重結(jié)合不同的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及時更新系統(tǒng)平臺。在開放的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，為了對檔案管理系統(tǒng)在后期進行有效維護，可以考慮由政府、互聯(lián)網(wǎng)科技公司以及不同資本財團合作開發(fā)的模式設(shè)計檔案資源管理系統(tǒng)，可以發(fā)揮各自的功能優(yōu)勢，根據(jù)我國檔案管理行業(yè)發(fā)展情況，開發(fā)出適用于本行業(yè)使用的檔案管理系統(tǒng)，以此突破國外的技術(shù)壟斷。政府和科技企業(yè)可以作為水利檔案資源管理系統(tǒng)的資源提供方和資金供給方，除了在政策和資金方面給予指導(dǎo)之外，政府還要積極引進優(yōu)質(zhì)的IT資源，及時利用新技術(shù)降低研發(fā)成本，使大數(shù)據(jù)技術(shù)與檔案管理有機結(jié)合。

（二）使用大數(shù)據(jù)技術(shù)提高檔案資源管理系統(tǒng)信息風險防范能力

推進大數(shù)據(jù)技術(shù)與檔案管理有機結(jié)合，要在保障檔案資源管理系統(tǒng)具有一定的信息風險防范能力，能有效應(yīng)對各方面的風險。要從加密技術(shù)與信息安全管理兩個方面入手，提升自身的風險防御能力。首先是信息加密技術(shù)方面，信息加密技術(shù)是指水利檔案資源管理部門利用先進的技術(shù)手段對重要信息進行加密，在用戶登錄信息系統(tǒng)時，要對用戶身份進行全面認證。先進的信息加密技術(shù)手段是指檔案管理部門可以采用生物識別技術(shù)、區(qū)塊鏈技術(shù)、層級加密技術(shù)對重要的信息資源進行層層加密。生物識別技術(shù)可以應(yīng)用到用戶的身份驗證方面，可以采用指紋識別、面部識別、虹膜識別等方法對用戶的身份進行確認，對用戶識別的生物特征與系統(tǒng)存儲的資料相符時，才能賦予用戶系統(tǒng)登錄的權(quán)利，給予用戶一定的權(quán)限查詢重要的檔案信息資源資源，當用戶的身份與系統(tǒng)的備案資料不相符時，系統(tǒng)不能賦予用戶登錄權(quán)利，用戶也不具備查詢與下載檔案資源的權(quán)限。區(qū)塊鏈技術(shù)與層級加密技術(shù)是針對重要檔案資源以電子代碼或是數(shù)字代碼的方式進行加密，區(qū)塊鏈技術(shù)適用于標注檔案資源進行加密，將不同的信息資源分割成獨立的信息模塊，以一種隱性代碼的方式確定各個不同信息模塊間的數(shù)字關(guān)系，進而防止重要檔案資源泄露；層級加密技術(shù)可針對各種結(jié)構(gòu)的檔案資源進行加密，包括圖片及影音資料，通過建立不同疊層的防護機制保障信息安全，為大數(shù)據(jù)系統(tǒng)對檔案資源的有效分析提供保障。

（三）構(gòu)建科學的大數(shù)據(jù)檔案管理法律體系

雖然我國大數(shù)據(jù)技術(shù)近年來快速發(fā)展，但是有關(guān)大數(shù)據(jù)檔案資源的立法工作、法規(guī)制度建設(shè)、系統(tǒng)構(gòu)建及標準確立還處在探索中。由此，政府及相關(guān)領(lǐng)域機構(gòu)，要意識到大數(shù)據(jù)檔案管理模式構(gòu)建的重要意義，將推動檔案資源管理系統(tǒng)建設(shè)提到議事日程上。要以政府為主導(dǎo)積極牽手社會各領(lǐng)域力量，積極推進檔案資源管理系統(tǒng)建設(shè)，在確定其建設(shè)模式的基礎(chǔ)上，盡快根據(jù)檔案資源信息系統(tǒng)模型，構(gòu)建相關(guān)的標準體系，根據(jù)檔案信息系統(tǒng)在不同領(lǐng)域的使用標準完善法規(guī)制度建設(shè)，要對檔案資源信息化相關(guān)的監(jiān)督、管控、懲戒予以明確，要明確水利檔案資源管理系統(tǒng)的標準化問題，確定系統(tǒng)的使用規(guī)范，保障大數(shù)據(jù)技術(shù)與檔案管理有機融合。

綜上所述，以大數(shù)據(jù)為核心的檔案管理是一項系統(tǒng)工程，不僅要有其他先進技術(shù)的支持，還要健全相關(guān)的技術(shù)應(yīng)用標準、檔案管理系統(tǒng)及數(shù)據(jù)分析模式，在推進數(shù)據(jù)有效利用的基礎(chǔ)上，加快技術(shù)創(chuàng)新，使檔案資源得到高效利用。