新時(shí)期高級(jí)中學(xué)檔案管理信息化建設(shè)方案探究

劉麗萍

(江蘇省靖江高級(jí)中學(xué)，江蘇 靖江 214500)

一、高級(jí)中學(xué)檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀分析

信息技術(shù)不斷發(fā)展，進(jìn)入了生活與生產(chǎn)活動(dòng)的方方面面。信息技術(shù)在高級(jí)中學(xué)也得到了應(yīng)用，但其主要還是在教育教學(xué)、日常工作中得到運(yùn)用，在檔案管理工作中還并未深入使用相關(guān)技術(shù)。即使運(yùn)用到了信息化技術(shù)，也往往停留在把資料進(jìn)行掃描存儲(chǔ)等簡(jiǎn)單層面?？偟膩?lái)說(shuō)，高級(jí)中學(xué)檔案管理的信息化建設(shè)發(fā)展相對(duì)遲緩，其中存在一定的缺陷與不足。

(一)缺乏科學(xué)的管理理念

盡管一些學(xué)校一直都有檔案管理的專(zhuān)業(yè)部門(mén)，但是隨著時(shí)代的進(jìn)步，相關(guān)人員年齡的增長(zhǎng)，過(guò)去的管理理念已經(jīng)不再適應(yīng)學(xué)校發(fā)展的需要。許多學(xué)校檔案管理部門(mén)仍然沿用過(guò)去的思維，不與時(shí)俱進(jìn)地進(jìn)行改革，缺乏進(jìn)行檔案管理信息化的動(dòng)力。此外，一些檔案管理信息化也沒(méi)有正確的認(rèn)識(shí)，一部分人將信息化與數(shù)字化混淆，也有人認(rèn)為信息化就是單純地使用電腦，這些錯(cuò)誤的理念與錯(cuò)誤的認(rèn)知都對(duì)檔案管理信息化產(chǎn)生了消極影響。

(二)工作人員專(zhuān)業(yè)性不強(qiáng)

新時(shí)期高級(jí)中學(xué)檔案管理信息化對(duì)相關(guān)人員提出了更高的要求，然而目前高素質(zhì)的信息化建設(shè)團(tuán)隊(duì)在高級(jí)中學(xué)還很缺乏，工作人員的相關(guān)技能水平也參差不齊。甚至很多學(xué)校沒(méi)有專(zhuān)職的檔案管理人員和專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)，而由其他教職工兼任，這些工作人員往往缺乏必要的知識(shí)與技能，制約了檔案管理信息化的建設(shè)。

(三)缺乏必要的基礎(chǔ)設(shè)施

當(dāng)前高級(jí)中學(xué)對(duì)檔案管理的投入還很不夠，無(wú)論是硬件設(shè)施還是軟件投入都不能夠得到充分的保證。很多學(xué)校缺乏專(zhuān)門(mén)的檔案管理設(shè)備，計(jì)算機(jī)、存儲(chǔ)設(shè)備、掃描設(shè)備老舊、落后，不適應(yīng)現(xiàn)代檔案管理信息化的需要，阻礙檔案管理的發(fā)展與進(jìn)步。

二、促進(jìn)檔案管理信息化的措施

(一)引入現(xiàn)代化檔案管理理念，促進(jìn)檔案信息化建設(shè)

新時(shí)期的檔案管理信息化體系可以分為硬件設(shè)施、軟件資源、信息資料三個(gè)部分。其中硬件設(shè)施和軟件資源可以通過(guò)外部獲取，具有可替換性。而信息資料主要來(lái)自于學(xué)校多年的積累，也是新時(shí)期高級(jí)中學(xué)檔案管理信息化的核心，這也就要求所有檔案工作者以及領(lǐng)導(dǎo)層樹(shù)立起現(xiàn)代化的管理理念，加大對(duì)信息資料等無(wú)形資產(chǎn)的關(guān)注度，以積極的態(tài)度面對(duì)檔案信息化建設(shè)，要能夠結(jié)合實(shí)際情況以及工作需要，確立起實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)的總體規(guī)劃，并一步一步完成規(guī)劃。在這個(gè)過(guò)程中，要摒棄一些落后的理念，積極接受新的理念與新的技術(shù)，充分利用現(xiàn)代化手段，構(gòu)建起與時(shí)代發(fā)展同步的檔案管理，從而有效推進(jìn)信息化建設(shè)。

(二)整合檔案資源，提高查詢(xún)和利用效率

對(duì)于現(xiàn)有的檔案資源，不能僅僅將它們掃描存儲(chǔ)到電腦里就算完成了信息化，更重要的是要將所有資源按照類(lèi)型實(shí)踐分類(lèi)、整理、匯總，構(gòu)建起一個(gè)完整體系。可以通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)，充分利用掃描設(shè)備、相機(jī)、電子存儲(chǔ)設(shè)備，將檔案資源盡可能地匯集，建立電子化、信息化的數(shù)據(jù)庫(kù)。在建立起電子資源體系以后，要開(kāi)放特定的接口，以方便職能部門(mén)、教職員工以及其他人員的查詢(xún)、使用。對(duì)檔案資源進(jìn)行信息化建設(shè)的同時(shí)，原文件也要進(jìn)行分類(lèi)，妥善保管。此外，建設(shè)檔案管理信息化建設(shè)的最終目的還是開(kāi)發(fā)與利用，學(xué)校要充分利用已有檔案資源，將這些資源作為評(píng)獎(jiǎng)評(píng)優(yōu)、編纂出版物的原材料，進(jìn)行二次開(kāi)發(fā)利用。

(三)加強(qiáng)檔案管理團(tuán)隊(duì)建設(shè)，提高檔案工作人員專(zhuān)業(yè)水平

加強(qiáng)檔案管理團(tuán)隊(duì)建設(shè)是推動(dòng)高級(jí)中學(xué)檔案信息化建設(shè)的重要保證。當(dāng)前檔案管理信息化建設(shè)中對(duì)于相關(guān)技術(shù)具有較高的要求，不僅要求工作人員對(duì)于計(jì)算機(jī)知識(shí)熟悉，能夠熟練地使用各類(lèi)軟件，還要對(duì)檔案管理理論與專(zhuān)業(yè)技術(shù)有足夠的了解。這也就要求對(duì)檔案管理人員的培養(yǎng)提起更高的重視，要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的工作培訓(xùn)，不斷提高提升新時(shí)期高級(jí)中學(xué)檔案管理工作人員的知識(shí)水平和專(zhuān)業(yè)能力。具體方法有很多，可以組織檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)來(lái)提高業(yè)務(wù)水平；也可以組織檔案管理人員進(jìn)行計(jì)算機(jī)教育來(lái)熟悉軟件使用；還可以通過(guò)組織相關(guān)課題研究來(lái)接觸學(xué)科前沿知識(shí)。

三、結(jié)語(yǔ)

人員培養(yǎng)和資金投入對(duì)于檔案管理信息化都不可或缺，高級(jí)中學(xué)在進(jìn)行信息化建設(shè)的時(shí)候一定要注意統(tǒng)籌兼顧。除此之外，還要在建設(shè)檔案管理信息化的過(guò)程中堅(jiān)持創(chuàng)新的理念，提高檔案管理人員以及領(lǐng)導(dǎo)層的創(chuàng)新意識(shí)，致力于培養(yǎng)現(xiàn)代化信息化檔案管理人才，不斷加大對(duì)信息化建設(shè)的資本、設(shè)施建設(shè)投入。只要高要求高質(zhì)量地完成以上任務(wù)，必然可以建設(shè)出一個(gè)不會(huì)被新時(shí)代淘汰的信息化檔案管理體系。

[1]孫翠云.新時(shí)期高級(jí)中學(xué)檔案管理信息化建設(shè)方案探究[J].教育：文摘版，2016(8)：00306-00306.

[2]王黎明.新時(shí)期普通高級(jí)中學(xué)檔案管理信息化建設(shè)方案探究[J].教育科學(xué)：全文版，2017(1)：00309-00309.