疾控中心文書檔案的規(guī)范化管理策略解析

張 力

(公主嶺市疾病預(yù)防控制中心，吉林 公主嶺 136100)

在疾控中心開展相關(guān)工作的時候，往往會涉及到大量的文書檔案，這些都真實地記錄了疾控中心的發(fā)展軌跡，可以把基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)及人力資源的構(gòu)建情況清楚的反映出來。因此，要格外重視疾控中心的文書檔案管理工作，努力實現(xiàn)規(guī)范化的管理模式，保證彰顯出文書檔案的應(yīng)用價值，確保為疾控中心的發(fā)展提供有效依據(jù)。

一、疾控中心文書檔案管理現(xiàn)狀分析

(一)缺少管理人員及基礎(chǔ)設(shè)施

對疾控中心的文書檔案管理工作運作現(xiàn)狀加以分析，發(fā)現(xiàn)在人力資源方面還是缺乏較為專業(yè)的人才支持，很多工作人員都是兼職身份，尚未獲取相關(guān)的資格證書。疾控中心文書檔案管理人員的綜合能力有待提升，在進(jìn)行檔案移交及歸檔方面，還是未能顯現(xiàn)出規(guī)范化和專業(yè)化的姿態(tài)，無法在第一時間及時地完成檔案的收集和移交工作，很多業(yè)務(wù)檔案處理不及時不到位，還存在對部分文書檔案資料未進(jìn)行合理分類的情況，因此難以積極的落實歸檔工作。

(二)對應(yīng)的管理制度不科學(xué)

現(xiàn)階段，很多疾控中心已經(jīng)逐步優(yōu)化了疾病預(yù)防控制工作管理制度，但是所運用的疾控文書檔案管理制度不科學(xué)，缺乏統(tǒng)一性和規(guī)范性。疾控中心文件材料歸檔范圍不夠明確，資料收集工作尚未落實到實處，難以實現(xiàn)較高價值的文件收集，以至于檔案的收集并不齊全。疾控中心的相關(guān)部門缺乏最基本的檔案整理意識，在實際工作過程中，出現(xiàn)了隨意丟棄文件資料的情況，久而久之，便讓擁有著保存價值的文件資料丟失并損壞，難以從根本上實現(xiàn)對文書檔案的科學(xué)化管理。

二、疾控中心文書檔案的規(guī)范化管理策略

(一)重視相關(guān)工作人員的大力培訓(xùn)與指導(dǎo)

為保證疾控中心文書檔案的管理工作提升的基本效率，應(yīng)該重視對相關(guān)工作人員的培訓(xùn)和指導(dǎo)，使其接受專業(yè)化、系統(tǒng)化的培訓(xùn)，加深對文書檔案管理工作的認(rèn)識，采取相對專業(yè)的檔案管理辦法。在文書檔案管理崗位的人員安置上，應(yīng)該重視具有上崗資格證的人，對其加大教育及培訓(xùn)的力度。除此之外，還應(yīng)該為其創(chuàng)造繼續(xù)教育的機會，使其可以積極地參與到學(xué)術(shù)交流活動中。檔案管理人員自身應(yīng)該加強學(xué)習(xí)的意識，掌握更多更專業(yè)的知識，提升自身的專業(yè)素養(yǎng)。在歸檔資料的收集中，需要保證完整性和準(zhǔn)確性的體現(xiàn)，給疾控中心文書檔案管理工作的開展提供可靠的人力支持。

(二)逐步強化檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

目前在疾控中心建設(shè)現(xiàn)代化的辦公大樓，能夠為相關(guān)工作的開展提供便利條件，但縱觀基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)還是缺乏足夠的力度。文書檔案保管所采用的設(shè)施多是傳統(tǒng)的鐵皮檔案柜，只是有少數(shù)的地區(qū)配置了較為先進(jìn)的移動式密集架，因此很難對文書檔案的溫度和濕度實現(xiàn)有效控制。疾控中心想要保證文書檔案管理工作趨向規(guī)范化，應(yīng)該重視基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，逐步加快基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的步伐，給檔案管理部門提供更為充足的資金支持，讓文書檔案管理軟硬件設(shè)備得以優(yōu)化，檔案保管室的環(huán)境得到及時改善，安裝相應(yīng)的自動監(jiān)控系統(tǒng)，保證防火及防盜的能力得到穩(wěn)步提升。還應(yīng)該結(jié)合疾控中心的基本情況，適當(dāng)?shù)嘏渲秒娮訖n案管理軟件，構(gòu)建起文書檔案信息存儲系統(tǒng)，在軟件的支持之下，踐行檔案立卷及編目等工作。

(三)健全檔案管理的相應(yīng)制度

通過對文書檔案管理制度的完善，能夠保證文書檔案管理工作的正常開展。在逐步完善文書檔案管理工作細(xì)則的同時，應(yīng)該及時將相關(guān)條例及法律制度相結(jié)合。疾控中心必須要依照自身的情況，構(gòu)建相對完善的檔案管理制度，保證檔案整理工作的流程更為規(guī)范，有條不紊的落實分類及編號工作，確定檔案歸檔的范圍，降低工作環(huán)節(jié)中的隨意性及盲目性。

(四)關(guān)注新型管理方案的運用

隨著信息技術(shù)日新月異的發(fā)展，新型管理方案在疾控中心文書檔案管理工作中的應(yīng)用備受矚目，需要疾控中心的相關(guān)工作人員注重規(guī)范化管理模式的采取，結(jié)合著新型的技術(shù)手段，提升疾控中心文書檔案管理效率。比如采取智能化檢索模式，讓文書檔案的應(yīng)用更為便利，同時也可適當(dāng)借助信息軟件，通過智能手機即可完成對文書檔案的查閱，這將對文書檔案規(guī)范化管理起到積極的影響。

三、結(jié)語

文書檔案管理工作屬于疾控中心管理中的基本內(nèi)容，應(yīng)該對其格外關(guān)注。在多種因素的影響下，疾控中心文書檔案管理工作顯得較為粗放，因此需要對其適當(dāng)?shù)囊?guī)范。在充分考慮不足的基礎(chǔ)上，采取積極的應(yīng)對策略，促使疾控中心文書檔案管理工作更加順暢地開展。