于細微處見精神
—— 一位基層檔案工作者對檔案整理工作改革的回顧

文·李樹敏 梁輝

1978年，以黨的十一屆三中全會為標志，中國開啟了改革開放的輝煌歷史大幕。40年改革開放，中國發(fā)生了翻天覆地的變化，取得了令人矚目的輝煌業(yè)績。習近平總書記指出：改革開放這場中國的第二次革命，不僅深刻改變了中國，也深刻影響了世界！

檔案是人類和社會文明的重要標志成果，在中國五千年的文明史上閃耀著瑰麗的光芒。特別是改革開放40年以來，伴隨著改革開放的偉大洪流，中國的檔案事業(yè)取得驕人的成績，讓我們檔案人倍感驕傲與自豪。

作為一名在來自基層的檔案工作者，自八十年代中期參加工作以來，一直沒有離開過檔案戰(zhàn)線，總的感覺，檔案工作是一項相對穩(wěn)定的業(yè)務(wù)工作，年復一年，收集、整理、保管、利用，確實有過一種單調(diào)沉悶的感覺，但細細品來，不變中蘊含著變化，作為檔案業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)中的最基礎(chǔ)工作――檔案整理，或者說是文件材料的整理方法，在四十年中就發(fā)生了三次改革，使檔案整理越來越適應(yīng)機關(guān)工作的實際情況，為檔案工作增加生機和活力。我把我的一些親身體會連綴成文，權(quán)做對檔案工作改革開放四十年、從事檔案工作三十余年的回顧。

一、不變的檔案整理原則——檔案工作的典型經(jīng)驗

我從一個不知道檔案為何物的學生考入檔案專業(yè)大專班，接觸到的第一本專業(yè)書籍是何寶榮、陳兆祦兩位老前輩編著的《檔案工作基本知識》，也第一次學習掌握了檔案整理的原則?！稒n案管理學》方面的專著從改革開放前的個位數(shù)到八十年代，呈現(xiàn)出井噴式出版，增加到十幾部。對于檔案整理原則的表述，雖然有些文字方面的出入，但在總體發(fā)展上具有相對穩(wěn)定性。“遵循文件形成的特點和規(guī)律，保持文件之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分文件的保存價值，便于保管利用?！边@四句原則，從立卷到立小卷再到歸檔文件整理都被一直遵循沿用。它已經(jīng)成為我們檔案人員整理檔案的一個公理。但隨著改革的進程加快，科技發(fā)展的日新月異，特別計算機在檔案中的廣泛應(yīng)用，檔案整理原則也會在不變中求得變化。

二、立卷方法的確立——曾經(jīng)長期執(zhí)行的標準

新中國成立以后，我們在五十年代建立起比較完備的的機關(guān)檔案工作體制機制，制定了一系列檔案業(yè)務(wù)標準、原則和方法，其中立卷原則就是具有基礎(chǔ)性意義的工作原則之一。我們經(jīng)常講的文書立卷，其實應(yīng)包括兩個含義：一是文書部門立卷的原則，二是文書檔案組卷的工作方法。經(jīng)過幾十年的工作實踐，文書立卷已經(jīng)形成了一套比較完整的理論和整理方法，1987年國家檔案局頒布《機關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》，將立卷作為文件材料的整理最主要規(guī)范方法確定下來。就是根據(jù)文件產(chǎn)生形成的特點及文件自身的各種特征，靈活運用了問題、作者、時間、名稱、通訊者、地區(qū)等六個要素，將具有密切聯(lián)系的文件組合成一個固定的保管單位。在具體指導基層檔案工作中，我們發(fā)現(xiàn)按照這六個特征立卷基本涵蓋了文件內(nèi)外典型特征。它的優(yōu)點是通過立卷，固化了文件之間的內(nèi)在聯(lián)系，通過案卷標題，揭示了文件內(nèi)容，方便了手工檢索；同時案卷作為一個保管單位也易于保存，不易造成丟失損毀，提高了安全性。但其缺點也顯而易見：整理方法不易掌握，煩瑣復雜；對于“問題”特征的理解，主觀隨意性強；開放鑒定限制太多，不易操作。擬寫標題不準確性，對立卷人要求較高等。雖然現(xiàn)在可以理性分析，但在當時的執(zhí)行中，廣大檔案工作者還是盡其所能，做到客觀、規(guī)范?，F(xiàn)在不時去翻閱那些老卷，看到手寫的封面、熟悉的字跡、曾經(jīng)的同事、典型的時代特征，依然感慨良多。

三、一事一卷、立小卷——適時的業(yè)務(wù)探索

其實“一事一卷”并不是新概念，我國傳統(tǒng)的檔案整理就采用“一案一卷”、“一事一卷”的方法。伴隨的機關(guān)行政職能的擴大，業(yè)務(wù)量不斷增加，文件材料數(shù)量越來越多。靈活運用“六特征”立卷的方法，在實際執(zhí)行的過程中，經(jīng)常被機械地簡化為、固化為“年度-科室-保管期限”立卷法。傳統(tǒng)立大卷方法造成內(nèi)容龐雜，給借閱、復印、鑒定、保密等工作帶來很大不便和隱患。于是開始逐步探索立小卷的方法，“一事一卷”的提法重現(xiàn)在各種檔案專業(yè)報刊上，學者、專家和檔案專業(yè)人員開展了理論和實踐方面的雙重探索。我認為，“六特征”與“一事一卷”兩種立卷方法，沒有本質(zhì)的區(qū)別，所不同的是立卷標準的側(cè)重點不同而已。從六個特征中，把“問題”作為主要特征，并且把“問題”盡量具體化，具體到一次活動、一次會議、一個事件一項工作。具體的量化標準，則體現(xiàn)在“立小卷”上。它的特點是解決了大厚卷、大雜卷的問題，方便了擬寫案卷標題，方便了查閱利用，方便了鑒定開放。同時，突破保管期限的約束，保持了“問題”的完整性。其優(yōu)越性是顯而易見的，故一俟推行，便受到了基層檔案人員的歡迎?！耙皇乱痪怼币驗榕c“立小卷”結(jié)合起來，便被賦予新的活力。也正是因為這個原因，“一事一卷、立小卷”這種立卷方法，較難確定運用的準確時間段限。我市普遍執(zhí)行是在90年代左右。不過，“立小卷”也帶來了諸如立卷工作量增加、卷皮占據(jù)空間大的問題，有的甚至出現(xiàn)了一件一卷的現(xiàn)象，被基層檔案人員戲稱為“一櫥檔案半櫥皮”。

四、《歸檔文件整理規(guī)則》——檔案史上的重大改革

2000年國家檔案局在充分調(diào)研的基礎(chǔ)上出臺了《歸檔文件整理規(guī)則》，推行以“件”為單位的文件材料整理方法，從根本上改變了傳統(tǒng)的立卷整理模式，這是為適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化而發(fā)布的一項具有重大改革意義的檔案業(yè)務(wù)標準?！兑?guī)則》的頒布實施，獲得了基層檔案人員的廣泛歡迎，切實解決了檔案整理過程中原來難度最大的案卷材料排列組合和每個案卷標題的擬寫問題，又能減少對檔案原件的損傷，尤其讓基層檔案室工作者感到易學，易操作，有較快的適應(yīng)性。《規(guī)則》所秉持的“簡化整理，深化檢索”的原理與方法，滿足了機關(guān)檔案工作簡化操作程序，縮短了工作時間，節(jié)約人力物力財力，提高了整理效率的要求。從理論層面上分析，《規(guī)則》的運用，具有四個突出優(yōu)勢，一是比較客觀地保持了文件的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，克服了整理過程中的一些主觀因素，這是對檔案整理原則的最好遵循。二是有利于檔案館、室業(yè)務(wù)的銜接。原有的館編件號取消后，增加了檔案門類代碼，為檔案進館保存提供了便利。同時還解決以卷為單位的空號、斷號和無預(yù)留號等棘手問題，靈活性強。三是方便了檔案館的鑒定工作和開放服務(wù)。以件為單位極大地方便了檔案鑒定、保密、開放和提供利用。四是為實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化、資源共享奠定了基礎(chǔ)。促進了機關(guān)文檔一體化管理的實現(xiàn)，為以計算機技術(shù)為中心的現(xiàn)代科學技術(shù)在檔案管理工作中的有效應(yīng)用鋪平道路；同時，為設(shè)計合理的電子文件整理方法打下了基礎(chǔ)。

五、展望檔案整理改革的前景——手工勞動的全面解放

最近，中共中央政治局委員、中央辦公廳主任丁薛祥同志指出：檔案工作是一項記錄歷史、傳承文明、服務(wù)社會、造福人民的事業(yè)，是黨和國家發(fā)展事業(yè)不可或缺的一項基礎(chǔ)性支撐性工作，檔案工作者使命光榮、責任重大。隨著數(shù)字化、大數(shù)據(jù)、云計算等信息技術(shù)日新月異，檔案工作面臨著前所未有的機遇與挑戰(zhàn)，新時代要求我們必須適應(yīng)信息化發(fā)展的需要，在深化改革的大潮中，讓檔案工作越來越綻放出絢麗的光彩。

伴隨著計算機技術(shù)與各項事業(yè)，特別是與機關(guān)、企事業(yè)單位辦公事務(wù)的深度融合，辦公自動化程度越來越高，從文件材料的形成到歸檔已全部實行了電子化。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案面臨著要不要、整不整和怎么整、怎么存的原則性問題。紙質(zhì)檔案和電子文件“雙軌制”與全面電子檔案“單軌制”都在進行理論與實踐方面的探索，據(jù)報道，個別西方國家已經(jīng)制定“單軌制”發(fā)展規(guī)劃。但無論是“雙軌制”還是“單軌制”都會帶來手工勞動的全面解放，即使在“雙軌制”背景下，紙質(zhì)文件的作用僅限于存檔備份，利用功能僅限于特殊情況下的憑證作用，整理工作也必將極盡簡化。

作為一名基層檔案工作者，也許我們無法預(yù)測檔案整理工作的發(fā)展前景，但我們一定會堅定改革的銳氣，適應(yīng)新時代，樹立新觀念，學習新技術(shù)，掌握新本領(lǐng)，扎扎實實做好基礎(chǔ)工作，迎接檔案事業(yè)更加燦爛的明天！