信息時(shí)代下中學(xué)學(xué)籍檔案管理路徑探究

文·盧青

學(xué)籍檔案是學(xué)生入校到畢業(yè)發(fā)展情況的全記錄，也是學(xué)校教學(xué)發(fā)展及學(xué)生學(xué)習(xí)狀況的原始憑證。學(xué)籍管理是學(xué)校對(duì)學(xué)生所獲得的學(xué)籍資格進(jìn)行管理。雖然很多中學(xué)已經(jīng)逐漸普及電子學(xué)籍檔案，但面對(duì)龐大冗雜的數(shù)據(jù)信息，學(xué)籍管理呈現(xiàn)出效率低下、缺乏監(jiān)督的局面，難以滿足現(xiàn)代化的教學(xué)需求。因此，探索實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化、規(guī)范化、一體化“三化”建設(shè)，是提升學(xué)籍檔案管理服務(wù)水平的必然要求，也是建設(shè)現(xiàn)代化學(xué)校的必然要求。

一、電子學(xué)籍檔案管理的重要性

（一）更真實(shí)反映學(xué)生綜合素質(zhì)

隨著電子學(xué)籍檔案的推廣，學(xué)生學(xué)籍檔案內(nèi)容在學(xué)校、學(xué)生、家長(zhǎng)等方面協(xié)調(diào)管理形成，其內(nèi)容是學(xué)生在校期間的真實(shí)記錄，可有效呈現(xiàn)學(xué)生的學(xué)習(xí)量化、獎(jiǎng)懲及表現(xiàn)，能更真實(shí)反映綜合素質(zhì)水平情況，有效解決虛假注冊(cè)學(xué)籍和跨省、跨地區(qū)、跨學(xué)校重復(fù)注冊(cè)學(xué)籍等問題。

（二）更準(zhǔn)確提供政策依據(jù)

全國(guó)統(tǒng)一的學(xué)生學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)建立后，全程網(wǎng)絡(luò)跟蹤學(xué)生從入學(xué)、注冊(cè)、轉(zhuǎn)學(xué)異動(dòng)等學(xué)籍情況，對(duì)全國(guó)范圍內(nèi)的學(xué)生流動(dòng)情況實(shí)時(shí)監(jiān)控和管理。為各級(jí)教育行政管理部門劃撥義務(wù)教育經(jīng)費(fèi)、政府資助等方面提供依據(jù)，為優(yōu)化區(qū)域教育資源配置提供數(shù)據(jù)保障。

（三）更高效提供教育服務(wù)

電子學(xué)籍系統(tǒng)能夠極大提高工作效率，方便校方和家長(zhǎng)，能對(duì)現(xiàn)有的檔案進(jìn)行統(tǒng)一有效管理，方便查閱和開展服務(wù)。如轉(zhuǎn)學(xué)，傳統(tǒng)學(xué)籍轉(zhuǎn)接模式需要家長(zhǎng)在兩地往返奔波辦理轉(zhuǎn)學(xué)手續(xù)，學(xué)籍轉(zhuǎn)接效率低、成本高，而在電子學(xué)籍系統(tǒng)環(huán)境下，家長(zhǎng)只需向轉(zhuǎn)入學(xué)校提出申請(qǐng)，其他流程均可通過網(wǎng)絡(luò)辦理。

二、現(xiàn)行學(xué)籍管理中存在的突出問題

（一）學(xué)籍信息化程度低

現(xiàn)在大部分學(xué)校雖然已經(jīng)普及學(xué)籍信息管理系統(tǒng)，但部分系統(tǒng)是學(xué)校依據(jù)自身需求開發(fā)的，還有部分是購(gòu)買的學(xué)籍管理軟件。這些軟件之間兼容性差，格式不一，歸檔難度大。隨著學(xué)籍檔案的逐步完善，數(shù)據(jù)量增大，而現(xiàn)有數(shù)據(jù)處理設(shè)備更新?lián)Q代慢，難以滿足信息化需求。

（二）管理手段有待提高

學(xué)籍檔案管理牽涉部門多，部分學(xué)校尚未建立規(guī)范的學(xué)籍檔案管理制度，只注重新生學(xué)籍集中注冊(cè)環(huán)節(jié)，缺乏日常更新，使得學(xué)籍記錄不完整，無(wú)法準(zhǔn)確反映學(xué)生情況。教育部尚未建立統(tǒng)一的電子學(xué)籍檔案標(biāo)準(zhǔn)，學(xué)校間的電子檔案缺乏統(tǒng)一性，利用率遠(yuǎn)沒有達(dá)到預(yù)期。

（三）專業(yè)人才隊(duì)伍不穩(wěn)定

目前教師資源緊張，檔案管理人員時(shí)常因教學(xué)需求更換崗位；部分管理人員習(xí)慣傳統(tǒng)的管理方式，參加培訓(xùn)少、技能更新慢。這導(dǎo)致專業(yè)人才占比較低，學(xué)籍檔案管理工作專業(yè)人才匱乏，人才隊(duì)伍不穩(wěn)定。

三、學(xué)籍檔案管理創(chuàng)新路徑

教育部門和學(xué)校在學(xué)籍管理實(shí)踐中，積極轉(zhuǎn)變觀念，將學(xué)生作為真正主體，探索適合校情的教學(xué)管理模式，推進(jìn)學(xué)籍管理信息化、規(guī)范化、一體化“三化”模式，真正實(shí)現(xiàn)學(xué)籍信息管理創(chuàng)新管理、數(shù)據(jù)共享。

（一）夯實(shí)基礎(chǔ)，設(shè)施建設(shè)信息化

不斷完善學(xué)籍管理信息系統(tǒng)，積極推廣全國(guó)中小學(xué)生學(xué)籍信息管理系統(tǒng)，統(tǒng)一建立電子檔案；對(duì)學(xué)生學(xué)籍實(shí)行動(dòng)態(tài)管理，包括對(duì)學(xué)生注冊(cè)、畢業(yè)、學(xué)籍異動(dòng)等情況及時(shí)更新，全面掌握學(xué)生的真實(shí)情況，努力做到學(xué)號(hào)唯一、接口統(tǒng)一、覆蓋全面。學(xué)校設(shè)立專業(yè)管理部門，注重引進(jìn)培育專門工作人員，提高檔案管理人員信息處理能力。教育部門明確責(zé)任，將學(xué)籍管理信息化納入學(xué)校信息化建設(shè)總體規(guī)劃中，加大資金投入，配齊電腦、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)器、圖文掃描儀、打印機(jī)、攝像機(jī)等硬件設(shè)施，為學(xué)籍信息化建設(shè)提供物質(zhì)保障。

（二）加強(qiáng)設(shè)計(jì)，制度建設(shè)規(guī)范化

健全學(xué)籍管理制度， 完善檔案管理流程，檔案數(shù)字化加工前，要預(yù)先清點(diǎn)、檢查、登記，并做好監(jiān)控防范措施，防止學(xué)籍信息外泄。建立健全學(xué)籍檔案管理人員培訓(xùn)制度，定期舉辦業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提升業(yè)務(wù)水平。建立健全學(xué)籍信息化管理監(jiān)督評(píng)價(jià)體系，強(qiáng)化對(duì)學(xué)籍管理規(guī)范操作的監(jiān)督。學(xué)籍信息管理制度的制定要結(jié)合學(xué)校的教學(xué)等規(guī)章制度，對(duì)違反學(xué)籍管理等規(guī)定的學(xué)生，應(yīng)以教育為主、處罰為輔，寬嚴(yán)適度地執(zhí)行學(xué)籍管理制度。只有建立健全的學(xué)籍管理制度才能夠保證學(xué)生學(xué)籍信息的安全性，推進(jìn)學(xué)校教學(xué)管理工作的高效運(yùn)轉(zhuǎn)。

（三）優(yōu)化服務(wù)，管理效用一體化

學(xué)校與主管部門之間、不同學(xué)校之間、學(xué)校與社會(huì)之間實(shí)現(xiàn)學(xué)籍信息共享，將成長(zhǎng)檔案納入學(xué)籍管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案信息管理動(dòng)態(tài)、透明、準(zhǔn)確。教育部門與學(xué)校之間學(xué)籍信息系統(tǒng)搭建通用接口，按照“入學(xué)建檔，各學(xué)段隨轉(zhuǎn)”的原則進(jìn)行管理，實(shí)現(xiàn)學(xué)籍號(hào)唯一、系統(tǒng)共通，保證學(xué)生學(xué)籍信息的準(zhǔn)確性、唯一性、連續(xù)性。不同學(xué)校之間學(xué)籍信息管理系統(tǒng)要實(shí)現(xiàn)最終學(xué)籍檔案格式一致，如高中學(xué)生升入大學(xué)，實(shí)行統(tǒng)一格式后，只需通過教育部門把學(xué)籍信息轉(zhuǎn)到相應(yīng)高校，避免中間環(huán)節(jié)，降低轉(zhuǎn)接風(fēng)險(xiǎn)。學(xué)校、教師、學(xué)生和家長(zhǎng)之間實(shí)現(xiàn)學(xué)籍信息互聯(lián)共通，學(xué)校教務(wù)處可以通過管理系統(tǒng)總體把握全校學(xué)生的學(xué)籍信息；班主任可以在線及時(shí)查閱學(xué)生各科成績(jī)、出勤情況；家長(zhǎng)可以分配賬號(hào)，了解學(xué)生在學(xué)校的活動(dòng)動(dòng)態(tài)和成績(jī)變化。實(shí)現(xiàn)學(xué)籍信息管理一體化，減少學(xué)籍信息錯(cuò)誤，實(shí)現(xiàn)管理透明化，提高學(xué)籍管理效率。

總之，教育部門、學(xué)生和社會(huì)要轉(zhuǎn)變觀念，協(xié)同推進(jìn)學(xué)籍檔案管理“三化”建設(shè)，為學(xué)校的教學(xué)管理工作提供完備規(guī)范的支持保障。